Регламент КЭДО

Значение регламентов кадрового делопроизводства и документооборота сложно переоценить. Это важная составляющая основы любого бизнеса и деятельности государственных организаций. Организовать работу кадровой службы достаточно просто и в тоже время сложно. Какие же законы и положения регламентируют организацию кадровой работы с персоналом в электронном формате, разберем в статье.

Хорошо проработанные в программе электронные инструкции закрывают на 75% все потребности в регламентации работы сотрудников с КЭДО. Это кропотливая задача требует времени и профессиональной концентрации, поэтому лучше привлекать интеграторов или даже разработчиков систем.

Человеческий капитал – источник развития бизнеса

Человеческие ресурсы (или еще часто говорят: «Человеческий капитал») для любой организации – это ключевой элемент. Без умного адекватного управления человеческим капиталом трудно рассчитывать на успех. Именно поэтому на предприятиях так важна кадровая служба и ее работа.

Чтобы системно решить эту проблему существуют регламенты организации кадрового делопроизводства на уровне государственных законов и положений. А также каждое предприятие может, а по-хорошему должно, разработать свои собственные регламенты по кадровому делопроизводству, которые однозначно определят области действия и правила.

Регламент кадрового документооборота по ТК РФ или своим силами

Трудовой кодекс РФ является главным законодательным документом, который задает кадровое делопроизводство и документооборот, регламентирует трудовые отношения.

К сожалению, в Трудовом кодексе РФ регламенты, определяющие трудовую деятельность и все ее составляющие, не являются однозначными с юридической точки зрения.

Например, в статье 128 ТК РФ указано, что отпуск без сохранения заработной платы работник может оформить на основании письменного заявления. Идет акцент, что заявление должно быть оформлено письменно в виде документа. А в статье 255 ТК РФ – отпуск по беременности и родам предоставляется женщине на основании больничного и заявления. Такая формулировка делает возможным и достаточным устное заявление работницы. Опытные профессионалы-юристы могут найти таких фрагментов казуистики и нестыковок достаточно много.

Поэтому, как правило, многие предприятия организуют свой кадровый документооборот на основании своего собственного Положения о кадровом документообороте и Инструкций по кадровому делопроизводству. Также могут быть и другие документы, определяющие кадровый электронный документооборот (КЭДО), в тех случаях, когда эта работа автоматизирована с помощью специальных программ.

Напомним, с 2022 года, согласно Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ, установлен регламент и порядок обмена кадровыми документами в электронном формате. Переход на КЭДО пока необязательный, но уже идет стройными рядами среди дальновидных организаций.

Программы на базе 1С для КЭДО

• 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Любые самые расчеты зарплаты, управление человеческим капиталом на уровне учета компетенций, знаний, повышений квалификации и прочее;
• 1С:Документооборот (ДО). Обеспечивает ведение КЭДО и взаимодействия внутри предприятия по всем документам;
• 1С:Кабинет сотрудника (КС). Новый развивающийся сервис для покрытия основных задач КЭДО;
• Личный кабинет сотрудника (WA_ЛКС). Удобный сервис с мобильным приложением для двустороннего взаимодействия кадровой службы и сотрудников. Простая интеграция с 1С_

1С:Кабинет сотрудника для перехода на КЭДО

Современный сервис для онлайн взаимодействия сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией. Интеграция с типовыми 1С

от 280 руб./мес.

Подробнее

Гарантия качественной установки 1С

Корректная установка и настройка 1С снижает риск дальнейших ошибок в учете в 2 раза. Работаем с 2003 года!

от 1600 ₽

Подробнее

Области документов кадрового учета

Для задания правил и регламента кадрового делопроизводства и документооборота необходимо для каждого конкретного предприятия определить:

• области/группы кадровых документов, которые будут применяться на предприятии;
• виды кадровых документов и их назначение;
• реквизитный состав и формы для каждого вида документа, а также правила заполнения и правила обработки каждого такого вида документа;
• ну и конечно, необходимо определить зоны ответственности за отдельные области/группы кадровых документов, а также ограничения и условия доступа к таким документам.

Как правило, выделяют три основные группы кадровых документов на предприятии:

1. Локальные нормативные акты, положения, инструкции, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, график отпусков и прочие регламентирующие документы.
2. Документы по личному составу: приказы по личному составу, карточки сотрудников, трудовые договоры, заявления, прочие документы.
3. Информационно-справочные документы: служебные и докладные записки, другая корреспонденция (входящая, исходящая, внутренняя).

Практически на каждом крупном предприятии, с правильно организованным кадровым документооборотом присутствуют следующие процедуры (и их виды документов):

1. Прием на работу:
   • заявление о приеме на работу;
   • трудовой договор (контракт);
   • приказ о приеме на работу;
   • протокол общего собрания учредителей.
2. Перевод на другую работу:
   • заявление о переводе;
   • служебная записка (представление) о необходимости перевода сотрудника;
   • приказ о переводе.
3. Увольнение и сокращение:
   • уведомление работника о предстоящем сокращении;
   • заявление об увольнении;
   • приказ об увольнении.
4. Отпуск:
   • график отпусков;
   • заявление на отпуск;
   • приказ об отпуске.
5. Дисциплинарное взыскание:
   • служебная (докладная) записка;
   • акт о нарушении трудовой дисциплины;
   • объяснительная записка;
   • приказ о дисциплинарном взыскании поощрения и награждения.
6. Поощрения и награждения:
   • представление к награждению;
   • приказ о награждении.

Ниже приведена классификация кадровых документов с реального проекта автора статьи. Классификация была тщательно проработана специалистами кадровой службы производственного предприятия и настроена в программе 1С:Документооборот 8 КОРП также автором статьи.

Документы связаны между собой в цепочки документов и создают цепочки кадровых процессов. Хорошо продуманная и структурированная система кадровых документов и их обработки – это основа для качественного КЭДО.

Этот пример иллюстрирует хороший инструмент для организации кадрового делопроизводства и кадровой работы. Программа 1С:Документооборот 8 КОРП отлично справляется с назначением: организовать работу сотрудников, навести порядок в кадровых документах, сделать работу кадровой службы эффективной.

Регламенты КЭДО в организации

Лучший способ нормализовать и оптимизировать регламенты кадрового ДО в компании – это создать систему КЭДО на основе уже имеющихся программных продуктов от фирмы «1С» с использованием практик опытных интеграторов.

Эксперты не просто помогут настроить кадровый документооборот и делопроизводство, но и подскажут наиболее оптимальные варианты организации этой работы, проанализируют существующие регламенты и приведут их в стандарты, соответствующие Федеральным законам и положениям. Плюс помогут оптимально выстроить кадровую работу на предприятии.

Документов, регламентирующих кадровый документооборот и тем более КЭДО достаточно много. В каждом конкретном случае формируется свой уникальный пакет документов с содержанием, которое определяется потребностями и особенностями конкретного предприятия.

Ниже список регламентирующих документов, часто используемых в работе. Некоторые из них обязательны, другие являются дополняющими основные регламенты.

1. Инструкция по делопроизводству.
2. ГОСТ по делопроизводству (официальный государственный документ).
3. Положение по кадровому делопроизводству с учетом требований ГОСТа.
4. Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов.
5. Номенклатура дел в кадровой службе.
6. Должностные инструкции:
   • начальника службы ДОУ;
   • руководителя канцелярии;
   • делопроизводителя;
   • секретаря делопроизводителя.
7. Должностные инструкции для кадровой службы:
   • руководителя кадровой службы;
   • специалиста по кадровому делопроизводству с учетом требований профстандарта «Специалист по управлению персоналом».
8. Регламент кадровой службы с учетом особенностей кадрового делопроизводства конкретного предприятия.

В случае автоматизации кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов важным дополнением к регламентам работы будут являться Инструкции для пользователей по электронному кадровому документообороту. Инструкций может быть достаточно много, особенно, если они созданы точечно, по каждому документу, по каждому кадровому процессу, по особым случаям кадрового учета и управления персонала.

В программных продуктах «1С» и смежных сервисах есть возможность прямо в программе создать или загрузить инструкции для пользователей, которые будут отображаться в карточке документа с учетом текущего контекста (вид документа, организация, состояние в котором находится документ). Можно также разместить Инструкции в программе 1С с учетом текущего контекста, что очень сильно облегчает работу пользователей.

Хорошо проработанные электронные инструкции внутри программы закрывают на 75% все потребности в регламентации работы людей с КЭДО. Это кропотливая задача требует времени и профессиональной концентрации, поэтому лучше привлекать интеграторов или даже разработчиков систем.

Преимущества КЭДО

• Все кадровые процессы происходят в одной системе;
• Информация гарантировано актуальна;
• Все взаимодействия прозрачны, происходят быстро и без задержек, даже если люди работают в разных территориальных офисах;
• Все документы находятся «под контролем»;
• У участников кадровой работы нет возможности что-то забыть или потерять, как это случается с бумажными документами.

Одним словом, сравнивать бумажный и электронный кадровый документооборот – это как сравнивать разные технологии. Например, поездки на автомобиле и перелеты на самолетах. Да могут быть ситуации, когда «заморачиваться» с КЭДО просто не имеет смысла. Например, для компаний с небольшой численностью сотрудников, условно до 50. В этом случае, проще или вести кадровую работу в бумажном виде, или лучше отдать на аутсорс.

Ключевые преимущества электронного документооборота давайте назовем в явном виде:

1. Документы обрабатываются быстро в реальном времени. Интервалы обработки задаются регламентами по кадровой работе. А программные продукты позволяют руководителю анализировать как скорость обработки документов, так и загруженность сотрудников. А также выявлять «узкие места» в организации этой работы.
2. Документы в электронном виде не меняют свои качества – не выцветают, не собирают пыль, не могут прийти в негодность из-за воды, огня или других факторов, портящих носитель документа.
3. ЭД позволяют одновременно работать с ними нескольким сотрудникам. Каждый имеет доступ к актуальной версии документа.
4. Доступ к документам настраивается легко и надежно. В отдельных случаях ведется контроль на работу с документами, протоколирование доступа к персональным данным.
5. При использовании электронной подписи появляется возможность создавать юридически значимые кадровые документы. Причем подделать электронную подпись гораздо сложнее, чем личную подпись на бумажном документе.
6. С помощью ключей и паролей появляется возможность передавать по защищенным каналам связи закрытые виды информации. Это повышает надежность и защиту документов.
7. Документы, если они полностью переведены в электронный вид, не требуют отдельного помещения для хранения, специальных людей для работы с ними. Электронный архив документов удобнее и менее затратен. Особенно, к примеру, для крупного производственного предприятия, где кадровых документов каждый месяц возникает огромное количество.
8. При включении в работу с документами работников взаимодействие кадровой службы с работниками в обоих направлениях становится более простым и удобным для всех сторон.