Единая автоматизированная система электронного документооборота

Современный мир настолько наполнен информацией, что структурирование и управление информацией давно стало важной потребностью как бизнеса, так и обычных людей. Любая организация управляется с помощью документов. Они фиксируют фактически совершенные операции в бизнесе, а также указания, распоряжения, запросы информации, отчеты, изменения порядка работы, предложения, контракты и т.д.

Для крупного и растущего бизнеса единая автоматизированная система электронного документооборота – одна из ключевых потребностей менеджмента компании

• Управленцам нужно организовать процесс функционирования организации.
• Руководителям подразделений важно, чтобы процессы были отлажены и позволяли бы сотрудникам эффективно выполнять свои обязанности.
• Для юристов необходимо обеспечить корректность документов и их юридическую значимость.
• Для каждого сотрудника организации удобно, когда понятно, кто и чем занимается, весь документопоток прозрачен и удобен.

Люди не тратят лишнее время на никому не нужную суету, перекладывание бумажек, поиск документов в пыльной кипе.

Существуют разные технологии для организации электронного документооборота. Стоит отметить, что системы бывают разные по назначению и функциональности. И каждая организация выбирает для себя те технологии, которые помогают им создать единую систему электронного документооборота, достаточно полную и действительно полезную.

Важно понимать, что существуют 2 понятия электронного документооборота:

• Внутренний электронный документооборот компании (СЭД);
• Внешний электронный документооборот с контрагентами (ЭДО).

Ниже мы раскрываем эти понятия.

Системы управления контентом (класс ECM/СЭД)

Программные продукты класса ECM/СЭД — это практически все существующие на сегодняшний день системы документооборота. Вендоры присутствуют на рынке разное время, имеют разный опыт и разные решения. Однако с определенного момента все системы электронного документооборота имеют максимальную функциональность, достаточную для создания хорошей СЭД.

Давайте перечислим тот функционал, который обеспечивает СЭД:

• Возможность хранения любого контента в электронном виде;
• Структурирование контента для возможности группировки, отбора, поиска;
• Версионирование данных. При изменениях контента должна оставаться предыдущая версия информации;
• Создание документов в электронном виде. Полноценный реквизитный состав для каждого вида документа, с возможностью расширить его при необходимости;
• Совместная работа разных людей с одним и тем же контентом, причем с его актуальной версией;
• Процессы обработки данных (документов и файлов) должны обеспечивать формирование задач для всех участников процесса в заданный момент с указанием того, что сотрудник должен сделать и в какой срок;
• Система должна обеспечивать надежное распределение прав доступа пользователей к данным;
• Система должна обеспечивать быстрый поиск и доступ к найденным документам;
• Безусловно существует множество сервисов, которые важны, но носят для автоматизированной СЭД уже в какой-то степени вспомогательный характер.

Итог: Системы класса ECM/СЭД обеспечивают полноценную работу пользователей с любой информацией в виде файлов и документов, обеспечивают их движение между сотрудниками по заданным правилам с учетом существующих ограничений прав доступа.

Системы обмена электронными документами с контрагентами (ЭДО)

Система электронного документооборота с контрагентами (ЭДО) – это именно обмен документами в электронном виде между участниками рынка, деловых отношений.

В этом случае документы также должны быть в электронном виде, но теперь появляется еще одно условие – документ должен быть подписан квалифицированной цифровой подписью, выданной лицензированным оператором.

Для обмена документами используется специальный сервис операторов ЭДО. То есть обмен электронными документами происходит через третье лицо, ответственное за юридическую значимость транспортируемых документов. Хочется напомнить, что с января 2022 года требования к операторам ЭДО изменились и выдавать цифровую подпись и обеспечивать сервис теперь могут только те центры, которые прошли сертификацию.

Следует отметить, что крупнейший российский вендор фирма «1С» в своем решении «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает поддержку цифровой подписи и обмен через сервисы операторов ЭДО.

Цели создания единой системы электронного документооборота

Мы разобрали выше потребности бизнеса и причины востребованности систем, которые помогают структурировать и упорядочить работу с огромным количеством информации. Будет полезно также перечислить проблемы «человеческого фактора», которые закрываются с помощью внедрения СЭД в инфраструктуру компании.

Проблемы, которые требуют решения:

• Сотрудники не справляются с огромным потоком документов;
• Эффективность работы сотрудников низкая;
• Одни и те же документы делаются по несколько раз;
• Люди не уверены, что работают с актуальной версией документа;
• После обработки (согласования) неизменность документа не гарантирована;
• Неизвестно у кого находится документ, требуется время, чтобы его найти;
• Одновременно работать с документом может только один человек, остальные в режиме ожидания;
• Все попытки ускорить работу с документами приводят к увеличению беспорядка;
• Документы долго (непредсказуемо долго) обрабатываются. Это невозможно контролировать;
• Непонятно кто из сотрудников чем занимается, кто загружен работой, а у кого поток документов невелик;
• Низкая исполнительская дисциплина. Отдельные поручения руководителей могут просто не выполняться, руководитель может забывать о тех задачах, которые он поставил сотрудникам;
• Документы могут теряться. Кто получает документ, цель его выдачи, срок возврата не фиксируется;
• Разные сотрудники используют разные образцы документов. Нет единых шаблонов;
• В разных подразделениях компании существуют разные правила работы с документами;
• Чтобы посмотреть на оригинал документа, требуется достать его из соответствующей папки Номенклатуры дел, нет возможности посмотреть в скан-копию оригинала;
• Обмен документами с контрагентами занимает много времени. Наиболее ценные документы требуют специальную курьерскую службу. При обмене возможна потеря конфиденциальности, а в отдельных ситуациях и потеря самого документа.

Проблемы можно очень долго перечислять. В разных организациях они будут, конечно, разными, но суть их в том, что сложно организовать работу людей с огромным количеством документов, которые плохо структурированы и хранятся в бумажном виде.

Ключевая цель внедрения СЭД – это создание единого безопасного информационного пространства для всех сотрудников компании

Эффект от внедрения единой системы электронного документооборота:

• Сотрудники всех входящих в компанию юридических лиц, распределенных офисов, а также находящиеся «на удаленке», работают в единой СЭД с одними и теми же документами гарантировано последней актуальной версии;
• Процессы работы строго регламентированы и настроены в программе, обеспечивают эффективную работу с большими объемами документопотока;
• Руководители видят полную картину бизнеса, фактическую занятость их сотрудников, имеют возможность отслеживать «узкие места» в обработке документов и основания для корректировки работы своих людей;
• Весь объем данных распределен между группами пользователей правами доступа – каждый работает только с той информацией, которая необходима ему для выполнения своих обязанностей;
• Повышается надежность и сохранность данных. Управляемость предприятием, понимание текущего момента.

Создание системы электронного документооборота на базе 1С:ДО

«1С:Документооборот 8 КОРП» (1С:ДО) – это промышленный тиражный программный продукт от российского вендора с многолетней репутаций надежного разработчика ПО.

Решение 1С:ДО с 2010 года используется для создания систем электронного документооборота более чем на 2800 предприятиях в России и за рубежом.

Функциональность системы разработана для работы в режиме «Все включено». Нет необходимости докупать недостающие блоки, как это практикуют другие производители ПО.

Функциональность 1С Документооборот 8 КОРП

Документы. Управление документами в разрезе организаций, грифов доступа, вопросов деятельности, контрагентов, подразделений, а также любых дополнительных разрезов, которые могут быть добавлены на этапе настройки системы электронного документооборота.

Комплекты. Поддерживается работа с комплектами документов, это очень удобно, когда есть взаимосвязанные документы, которые должны обрабатываться в одном пакете.

Номенклатура дел. Дополнительный классификатор документов и возможность связать электронные документы с бумажными, а также обеспечить их управляемое хранение.

Связи. Любые электронные документы в СЭД могут быть связаны между собой через механизм связей. Связи бывают один к одному, один ко многим, многие ко многим. Как пример, связь Договор и его дополнительное соглашение (ДС), связываются один ко многим (один договор может иметь много ДС). И наоборот, ДС может принадлежать только к одному договору (связь много к одному), причем такую связь можно сделать обязательной (ДС не может существовать без договора). Все связи документа отображаются в карточке, и из него можно сразу перейти в другие документы.

Сканирование. Поддерживается сканирование документов, а также потоковое сканирование. Это когда на потоковый сканер кладется стопка бумажных документов, они сканируются и сканы распределяются по соответствующим карточкам документов. Для этого сервиса используется штрихкодирование, которое «1С:Документооборот» также поддерживает.

Файлы. Удобные операции со вложенными в карточку документа файлами: групповое сохранение, групповая печать или только печать оригиналов.

Версионирование. Поддерживается коллективная работа пользователей с файлами. При этом все версии сохраняются: всегда можно посмотреть, как менялся документ, и откатиться на более раннюю версию.

Процессы. «1С:Документооборот 8 КОРП» поддерживает механизм процессов – способ организовать совместную работу сотрудников. Процессы могут быть как элементарные (согласование, исполнение, ознакомление и т.д.), так и составными или вообще комплексными. При помощи комплексных процессов можно реализовать взаимодействие сотрудников любой сложности. Комплексные процессы состоят из любого количества элементарных и других комплексных процессов. Причем переходы от одного процесса к другому могут быть по заданным условиям. В процессах удобно использовать ролевую адресацию, это позволяет при изменении исполнителей продолжать использовать настроенные маршруты, особенно когда их много, и они достаточно сложные. Каждый процесс создает задачи для пользователей с указанием, что конкретно нужно сделать, с каким предметом, в какой срок.

Работа людей в организации становится более организованной и прозрачной для контроля и управления. Процессы могут быть организованы иерархическими. Процессы могут быть периодическими (регулярное исполнение по договору, например). Есть процессы с отложенным стартом по заданному расписанию. С помощью этого, действительно, мощного функционала можно реализовать практически любые задачи для бизнеса и обеспечить сотрудникам удобный инструмент для работы.

Проекты. СЭД от 1С содержит полноценный функционал для управления проектами. Из карточки проекта можно сразу видеть все те документы, которые созданы в рамках проекта. По проектным задачам можно запускать процессы (например, на исполнение), контролировать сроки выполнения и трудозатраты.

Сервис 1С-Контрагент. Добавлять новых контрагентов в справочник очень удобно через сервис 1С-Контрагент. Вы указываете ИНН и нажимаете на кнопку «Заполнить по ИНН». Карточка контрагента будет заполнена автоматически, гарантировано достоверной информацией из Федеральной базы данных. Также вы получаете доступ к данным об этом контрагенте (финансовые показатели, данные бухгалтерских балансов, состав руководителей и учредителей, участие в судебных разбирательствах, налоговые проверки и т.д.). Самое удобное, вы сразу можете получить анализ контрагента на его надежность.

ЭДО. Программа поддерживает обмен электронными документами с контрагентами.

Совещания. В программе реализован функционал по управлению совещаниями со всеми его циклами: подготовка, сбор материалов от выступающих, проведение, принятие решений по каждому из вопросов, составление, рассылка и согласование протокола, исполнение решений через механизм процессов, анализ выполнения решений. Есть организации, в которых этот функционал был определяющим фактором для внедрения СЭД.

Встроенная почта. Полноценный клиент для работы с почтой, имеющий дополнительные возможности. Изначально является частью 1С:ДО.

Календарь. Механизм планирования и управления временем, а также координации сотрудников.

Мобильный клиент. На смартфоне или планшете с мобильного клиента вы всегда будете в курсе событий. Ни одна задача для вас «не зависнет», вы оперативно получите задачу для вас с карточкой документа и вложенными файлами. Сможете принять решение, например, согласовать/не согласовать договор. Также прямо с мобильного телефона вы сможете поставить задачу сотрудникам или даже себе, и эта задача не потеряется в текущей рутине.

Интеграционные возможности. «1С:Документооборот 8 КОРП» имеет уже встроенные удобные механизмы для бесшовной интеграции с другими программами на платформе 1С, а также для интеграции с любыми системами сторонних разработчиков.

250 преимуществ 1С:ДО КОРП

-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.

Подробнее

Предварительная оценка внедрения 1С:ДО

Оценим проект внедрения 1С:Документооборот по стоимости и срокам. Быстро и без затрат

Подробнее

Рекомендации по внедрению СЭД от экспертов WiseAdvice-IT

Внедрение единой системы электронного документооборота независимо от сфер бизнеса - это, как правило, организационно сложные проекты. В них участвует множество сотрудников из разных подразделений, причем у всех них разные задачи и нередко разное видение, какой должна быть единая СЭД. Поэтому на таких проектах достаточно важно наличие экспертной внешней команды, которая поможет сгладить эту проблему.

Создание СЭД в организации меняет технологии работы людей, меняет привычную культуру взаимоотношений сотрудников. Это может вызывать по-человечески понятную реакцию сопротивления. Здесь важно наличие поддержки этого проекта от руководства компании и, по возможности, активное личное участие.

Создание СЭД всегда заставляет внимательно посмотреть на существующие процессы, классификации, маршруты и роли сотрудников. Как правило, в рамках проекта происходит некоторый реинжиниринг процессов. Тут без поддержки руководителей обойтись сложно. Но благодаря независимому профессиональному взгляду опытных экспертов в области документооборота вы можете оптимизировать ваши бизнес-процессы.

Привлекая экспертную команду, вы также не отрываете своих людей от операционной деятельности, экономите ресурсы.

Обязательно проведите обучение ваших сотрудников, участников проекта с вашей стороны. Это позволит сделать их работу и работу экспертной команды более эффективной.

Разбивайте проект по созданию СЭД на отдельные блоки, добивайтесь запуска блока в работу, получайте результат уже в ходе проекта, и только потом переходите на следующий этап, или …завершайте «безрезультатный» проект.

Внимательно выбирайте внешнюю экспертную команду. Это должны быть опытные сертифицированные специалисты, с успешными завершенными проектами такого же масштаба, как и ваш. От этого зависит успех проекта, качество созданной в итоге единой системы электронного документооборота.