Система электронного архива документов

В работе любой организации используется большое количество документов. Это могут быть различные приказы и акты, кадровые документы, транспортные, товарные накладные и другие документы. Все они формируют документооборот компании.

Создание и использование корпоративных электронных архивов, объединение и систематизация документов, является разумным и актуальным решением. Программа 1С:Документооборот является эффективным инструментом для построения, наладки, автоматизации ЭДО и упрощения ряда процессов

Переход на безбумажный документооборот

При использовании бумажного делопроизводства компания несет существенные расходы на закупку канцелярии. При увеличении количества бумажных документов их сдают в архив, возникает необходимость организации специального места для хранения документов, приходится нанимать дополнительных сотрудников.

Поиск нужного документа может занять много времени. Бумажный архив документов не гарантирует безопасного хранения документов. Существует высокий риск порчи и утраты документа.

Архивы в традиционном виде, со стеллажным хранением и многочисленными кипами документов уходят постепенно в прошлое. Все больше компаний переходят на электронный документооборот и архивное хранение в электронном формате.

При электронном документообороте (ЭДО) в системе учитывается каждый документ (файл) и совершенные с ним действия, сохраняется история выполнения задач. Для осуществления этого разрабатывается программное обеспечение специального назначения — информационные системы электронного архива.

Документы хранятся под надежной защитой в логически структурированном электронном архиве документов организации. Поиск не займет много времени.

Сегодня электронные архивы входят в комплексные системы автоматизации ЭДО. В них хранятся гигабайты данных. Поиск нужного документа простой и понятный. Риск потери или порчи документа сводится к минимуму.

Актуальность использования электронного архива

Самоизоляция и ограничения в период пандемии заставили весь мир уйти «на удаленку». Многие компании уже перешли и продолжают переходить в онлайн-формат и дистанционное взаимодействие. ЭДО дает полною свободу, доступ из любой точки мира. По данным специалистов, рост электронного документооборота на российском рынке в 2021 году составил 12-15 %.

Перевести архив бумажных документов в электронный стоит по нескольким существенным причинам:

• Размер архива бумажных документов ограничен размером ящика, шкафа или целого помещения. Размер электронного архива безграничен, не требует выделения специальных помещений;
• Поиск нужного документа в архиве бумажных документов может занять длительное время. Поиск документа в электронном архиве прост и удобен, занимает мало времени;
• Документы, хранящиеся в оцифрованном виде в электронном архиве надежно защищены от порчи и утраты, хранятся на защищенном сервере. Бумажный архив документов подвержен риску потери и порчи (пожар, потоп, “человеческий фактор” и др.).

Трудно представить сегодня сферу делового общения без интернета, без обмена электронной информацией, без информационных накопителей с терабайтами различных архивных данных (файлов), логически сортированных по дискам и папкам. Стоит заметить, просто перевести документы в цифровой формат недостаточно - при больших объемах хранимой информации, отличий от «бумажного хаоса» практически не будет.

Создание и использование корпоративных электронных архивов, объединение и систематизация документов, является разумным и актуальным решением. К плюсам электронных архивов можно отнести:

• быстрый и удобный поиск документа;
• контроль доступа к документам;
• многопользовательское использование документов;
• возможность предоставления прямого доступа к электронному архиву проверяющим органам;
• порча документа в архиве электронных документов невозможна;
• отпадает потребность в архивариусе;
• при увеличении объема архива электронных документов не потребуется дополнительных ресурсов.

Из минусов электронного архива стоит отметить необходимость финансовых вложений на покупку и внедрение системы ЭДО, а также затрата времени на обучение и адаптацию персонала. Но и эти инвестиции окупаются уже в первый год пользования системой.

Способы организовать электронный архив

Формирование, обработка и отправка документов в электронном виде намного проще и быстрее, чем в бумажном формате. Электронные документы позволяют ускорить рабочие процессы и сэкономить ресурсы компании. Именно поэтому предприятия, бизнес, государственные и контролирующие органы активно переводят делопроизводство компании на ЭДО.

Несмотря на то, что хранение электронных документов проще, а поиск нужного - быстрее, следует помнить о соблюдении правил и обеспечении технической возможности. Информацию необходимо защищать от вмешательств и сбоев, а также правильно оформлять.

Существует несколько способов хранения электронных документов:

• Внешние носители. Хранение электронных документов на внешних носителях (диски или флешки) является самым ненадежным способом. Высока вероятность потери, порчи или выхода из строя. Безопасность информации самая низкая, легко взломать защиту носителя;
• Облачный электронный архив. Организация такого архива не требует дополнительной установки программного обеспечения, настроек и больших финансовых затрат. Для доступа к электронным данным, хранящимся в электронном архиве, нужен стабильный интернет. Электронные документы в этом случае хранятся под надежной защитой с соблюдением всех правил и законов. Настраивается в соответствии с запросами компании и нуждами бизнеса, дает возможность управлять ролями сотрудников;
• Собственный электронный архив. Чаще всего это некая папка на компьютере. Некоторым сотрудникам предоставляются права доступа к этой папке. Такой вариант хранения информации самый простой, но небезопасный. При поломке компьютера можно потерять все данные. Для того, чтобы оградить электронный архив от нежелательных изменений, копирований и утери, простой защиты папки недостаточно. На обучение сотрудников работе с архивом может уйти много времени;

• Программы электронного архива. Электронные архивы в системе ЭДО или как отдельное программное обеспечение дают необходимый уровень защиты документов и обеспечивают оперативный доступ к информации. Защита файлов в таком архиве на высоком уровне, структура понятна. Из недостатков можно выделить необходимость немалых затрат на организацию архива.

Составляющие системы электронный архив

Программа 1С:Документооборот является эффективным инструментом для построения, наладки, автоматизации ЭДО и упрощения многих процессов. Внедрение 1С не потребует много времени и финансовых затрат, но предоставит перспективу для более интенсивного развития на рынке.

«1С:Документооборот» дает возможность ведения учета, контроля и корректировки бизнес-процессов, организации и координации работы сотрудников. Функционал продуман до мельчайших подробностей и обеспечивает полный цикл обработки документации.

Автоматизация процесса обработки и хранения любой документации предполагает внедрение электронного архива 1С. Предназначением этой специальной системы управления документооборотом является объединение процесса хранения всей документации компании, обеспечение доступа сотрудникам организации к электронным документам для просмотра и редактирования, сокращение временных затрат на поиск необходимой информации.

Сканирование документов в электронный архив 1С - эффективный способ для организации удобной работы с документами их упорядочивания и хранения. Позволяет оптимизировать процесс работы с документооборотом организации. Отпадает необходимость выделения отдельных помещений для архива бумажных документов, появляется возможность полного отказа от хранения бумажной документации и снижение затрачиваемого времени на поиск нужных документов.

После сканирования документ отправляют в архив, сотрудники работают только с электронным архивом, оригиналы надежно защищены. Сканирование оригиналов документов предполагает выбор ПО, установку и настройку оборудования, утверждение регламента поддержки и техобслуживания СЭД.

При использовании специальной системы штрихкодирования, каждый файл обозначается индивидуальным штрих-кодом. В этом случае значительно упрощается процесс поиска нужной информации/документа. Достаточно просто отсканировать штрихкод и на экране компьютера отобразится нужная информация.

В электронном архиве информация хранится в больших объемах в упорядоченном виде. Поиск нужного документа можно осуществлять по нескольким критериям:

• реквизиты документа;
• поиск по списку;
• полнотекстовый поиск;
• поиск по штрих-коду.

Внедрение 1С:Документооборота

Эффективное управление процессами +47%, дисциплиной + 45%, скоростью обработки документов +100%

Подробнее

Демоверсия 1С:Документооборот

Тестируйте программу до покупки. 6 баз на выбор. 14 дней доступа. Бесплатная оценка проекта внедрения!

Подробнее

Как можно организовать электронный архив с использованием 1С:ДО

Для организации электронного архива в компании необходимо провести ряд подготовительных действий. Решить вопрос с функциональностью архива, продумать что должна уметь система:

• функции, которые будут доступны пользователям;
• методы хранения документов;
• источники поступления информации.

Важно понимать, какой будет сформированная система, проанализировать работу своей организации, решить какие документы будут поступать на хранение в архив, какие документы подвергнутся оцифровке в первую очередь. Обязательно разработайте и составьте план с указанием очередности внедрения блоков в систему. Блоки могут содержать различные типы документов.

Проведите оценку имеющегося бумажного архива, при необходимости отсканируйте его. В первую очередь оцифровку проходят документы, оформленные за последний год. После этого добавьте файлы в систему и можно начинать работу.

Существует нормативная документация по работе с документами в электронном архиве, в которой указано каким образом электронный документ взаимодействует с системой ЭДО. Получить электронный архив в короткое время вы сможете? обратившись к специалистам.

Внедрение и оценка СЭД требуют специальных знаний и реальных человеческих ресурсов (сотрудники, которые будут формировать архив). Специалисты WiseAdvice-IT помогут вам с организацией качественного электронного документооборота без бумаг.

Перед передачей документации в цифровой архив по регламентированным нормам проводится оценка ценности по следующим критериям:

• оценка степени сохранности документа;
• метод содержания;
• оценка возможности длительного хранения.

В электронном архиве учет документации осуществляется единицами, делами. Каждому делу присваивается уникальный номер учета, который становится частью шифра. В свою очередь шифр содержит следующую информацию:

• номер дела в соответствии с описью;
• номер описи;
• номер фонда архива.

Вкладыш электронного носителя содержит следующую информацию:

• наименование организации;
• наименование подразделения;
• информация об ограничении доступа;
• время записи на цифровой носитель;
• номер описи.

Электронные документы должны поступать в электронный архив в соответствии с требованиями, установленными TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012 и регламентами. Опись прикладывается к делу, в ней указываются все документы, входящие в дело. Затем все описи указываются в одном реестре. Это облегчит поиск необходимых документов в будущем.

Передача и факт хранения электронных документов фиксируются в соответствующих книгах учета. Это помогает автоматизации электронного архива. Все усилия, приложенные к созданию архива электронных документов окупятся быстро.

Пример работы корпоративного электронного архива

Закончить статью хочется примером качественно организованного специалистами WiseAdvice-IT архива электронных документов в компании «Славянский торг», поставщика товаров народного потребления, со стремительно растущей дилерской сетью и собственными торговыми точками на территории Москвы и Московской области.

В компании были автоматизированы процессы делопроизводства, документооборота и учета и хранения документов на базе «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Благодаря этому мгновенный доступ к документам получили все задействованные в документообороте компании отделы.

В результате в компании появился грамотно организованный архив электронных документов, с цветными сканами, разграниченными правами доступа и абсолютно защищенный. Теперь также каждый ответственный за тот или иной документ сотрудник может оперативно отследить состояние документа и отреагировать на замечания.

Переход на безбумажное делопроизводство предусматривает организацию электронного архива документов. Внедрение систем ЭДО дает возможность безопасного и быстрого обмена любыми документами в соответствии с законодательными требованиями.