О клиенте
Компания «Славянский торг», вышедшая на рынок в 2010 году как поставщик товаров народного потребления, всего за два года работы обзавелась широкой дилерской сетью и собственными торговыми точками на территории Москвы и Московской области. По внутренним оценкам оборот компании вырос более чем в десять раз. Также компания приобрела новое направление деятельности, открыв производственную площадку товаров для дома.
Что сделано
Компания WiseAdvice-IT завершила проекта создания системы электронного документооборота в компании Славянский торг. На базе программного продукта «1С:Документооборот ПРОФ» были автоматизированы процессы делопроизводства, документооборота и учета и хранения документов. На базе разработанной в рамках проекта методологии составлен регламент согласования документов и заявок, а также стандартизированы обязанности сотрудников.
Как выполнялся проект
Поскольку у компании «Славянский торг» выросло количество контрагентов, контролировать индивидуальные условия сотрудничества, оплат, сроков действия и соблюдения договорных обязательств, без автоматизированной системы стало затруднительно: возникали просрочки, компании пришлось заплатить пени. Помимо этого подготовка бумажных копий документов занимала много времени, возникали дополнительные траты.
Для оптимизации работы с документами, организации оперативного обмена с контрагентами, ускорения принятия управленческих решений и согласования, а также для организации электронного хранилища с эффективным поиском и контролируемым доступом, руководство компании приняло решение об автоматизации документооборота.
Для автоматизации работы с документами было выбрано решение «1С:Документооборот 8 ПРОФ», созданное на платформе «1С:Предприятие 8». Партнером по проекту внедрения решения и созданию эффективной автоматизированной системы документооборота стала компания WiseAdvice-IT, официальный сертифицированный партнер фирмы 1С с 2003 года, имеющий сертификат соответствия международному стандарту в области качества ГОСТ Р ИСО 9001-2015.
В качестве предпроектного обследования эксперты WiseAdvice-IT провели аудит документооборота компании «Славянский торг», разработали методологию работы с документами для офиса компании, для торговых точек и производства.
Внедрение «1С:Документооборот 8 ПРОФ» позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:
- Делопроизводство;
- Учет и хранение документов;
- Ведение номенклатуры дел;
- Учет договоров;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Согласование документации.
В рамках наполнения системы, с помощью консультантов WiseAdvice-IT была произведена выверка и «очистка» документов от дублей и потерявших актуальность экземпляров. Заказчику была оказана всесторонняя поддержка на этапе опытной эксплуатации системы, проведено обучение.
Результаты проекта
- Установка системы документооборота на базе 1С:Документооборот 8 ПРОФ сократила срок согласования документов на 50%;
- Исключены просрочки договоров;
- Система контроля поручений не позволяет «зависать» согласованию;
- Количество автоматизированных рабочих мест – 10.
На базе разработанной экспертами WiseAdvice-IT методики работы с документами, составлен регламент согласования документов и заявок, а также стандартизированы обязанности сотрудников. Теперь каждый ответственный за тот или иной документ сотрудник может оперативно отследить состояние документа и отреагировать на замечания. Создана единая среда работы с документами в соответствии с проверенными методиками и лучшими практиками, ориентированная на эффективную совместную работу сотрудников разных уровней.
