Электронный архив документов в 1С Документооборот

В статье рассказываем, что такое электронный архив документов, чем он отличается от варианта работы с бумажными документами, какие преимущества и недостатки у разных вариантов архивов. Как подступиться к организации электронного архива и как это сделать с помощью программы 1С:Документооборот 8 на примере успешной реализации.

«1С:Документооборот позволяет навести порядок с документами, организовать взаимодействие сотрудников компании, обеспечить структурирование информации. На основе 1С:ДО 8 КОРП можно создавать самые различные полезные решения для бизнеса, одно из них – это электронный архив документов»

Документы на бумаге: основные проблемы этого варианта

Огромное количество предприятий продолжают использовать традиционную практику ведения бумажного архива документов.

Бумажные архивы имеют серьезные недостатки, исключить которые существует единственная возможность – перейти на электронный архив документов с использованием современных IT-технологий.

Основные проблемы, возникающие у компаний при использовании бумажных архивов:

• потеря документов;
• низкая скорость доступа к документу;
• необходимость содержания специального помещения для хранения бумаг;
• возможность порчи бумажного документа (порча физического носителя, выцветание текста, затопление, пожар, поражение грибком и плесенью);
• необходимость в профессиональных архивариусах, обслуживающих пыльный склад бумажных документов;
• невозможность использования документа одновременно несколькими людьми;
• отсутствие версионирования документа;
• возможность несанкционированного доступа к архивным документам.

Электронный архив документов – что это такое?

Цифровой архив – это хранилище, в которое из различных систем и источников поступают документы. Входящий поток оцифровывается, если это изначально бумажный документ, и архивируется. Все документы в электронном архиве упорядочиваются, классифицируются в соответствие с заданными нормами. Таким образом архив содержит электронные документы.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

Электронный архив документов организуется по нормам предприятия, а также в соответствие с ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» и ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.

Плюсы и минусы перехода на электронный архив

Переход на электронный архив документов с каждым годом все актуальнее, и список преимуществ для организаций, реализующих данный процесс, множится:

• высокий уровень безопасности в целом;
• контролируемый настраиваемый доступ к документам;
• возможность работы многих людей одновременно с оригинальным документом;
• невозможность порчи документа в архиве (информация отвязана от носителя);
• при разделенном в пространстве кластеров серверов устранение риска стихийных бедствий и/или других экстренных событий (авария, отключение электропитания);
• возможность практически мгновенно самостоятельно осуществлять поиск нужных документов и получать к ним доступ в рамках выданных прав доступа;
• возможность версионирования изменений документа (установка отметок, комментариев, внесение разрешенных правок);
• отсутствие расходов на содержание помещения под электронный архив и содержание штата архивариусов;
• значительно снижаются расходы на офисную бумагу и расходные материалы для принтеров;
• увеличение объема электронного архива не требует практически никаких дополнительных усилий и ресурсов;
• возможность быстрой выборки электронных документов для предоставления их в государственные органы. В некоторых случаях, эти документы могут быть распечатаны на бумагу, например, для судебных разбирательств, в некоторых случаях электронные документы могут быть переданы в электронном виде;
• есть потрясающая возможность предоставить прямой доступ к электронному архиву документов для проверяющих/инспектирующих/государственных субъектов (например, налоговым органам или акционерам). В этом случае, область документов, доступная для этих субъектов настраивается правами доступа к электронному архиву;
• возможность вести протокол работы пользователей: кто, в какое время и к каким данных имел доступ;
• простота и эффективность работы с электронным архивом из любого места.

Минусы перехода от бумажного архива к цифровому не так многочисленны, и без них никак:

• необходимость финансовых вложений на покупку программного продукта для организации системы электронного архива и эффективное внедрение его в IT-инфраструктуру компании;
• трудозатраты на изучение новых возможностей и адаптацию к программе.

Требования к созданию электронного архива

Подготовка проекта создания электронного архива документов

Для создания на своем предприятии электронного архива потребуется провести предварительную подготовку к этому проекту:

• определить функциональность электронного архива;
• определить множество документов для электронного архива;
• сделать оцифровку уже имеющихся архивных документов;
• подготовить загрузку в электронный архив нормализованных уже электронных документов из других систем;
• подготовить дорожную карту проекта и план работ;
• определиться с командой сотрудников/специалистов, кому вы можете доверить эту серьезную работу;
• выбрать вариант организации электронного архива и программное обеспечение.

Электронный архив документов может быть организован следующими способами:

• Аутсорсинг - серверы, хранилища, программное обеспечение и лицензии предоставляются внешней компанией. Условия доступа и все условия по сервису обсуждаются с поставщиком этой услуги;
• Облачное хранилище – хранение документов в электронном виде производится на внешнем сервере, как правило, в специализированных дата-центрах. Выделяемые ресурсы, доступы предоставляются дата-центром на согласованных условиях через Интернет-соединение;
• Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательских серверов организации.

Сделать самостоятельно или привлечь специалистов

Существует множество нормативной документации, которая определяет термин «электронный документ» и то, как он должен взаимодействовать с системой документооборота.

Безусловно, необходимо прекрасно ориентироваться в функциональных возможностях программы 1С:Документооборот 8 – оптимальной многофункциональной системы управления всем контентом компании.

Чтобы избежать этих трудностей, не разбираться с формальностями и регламентами, не погружаться в тонкости настройки программы 1С:Документооборот, а получить в сжатые сроки электронный архив, лучше всего привлекать к этим работам сертифицированных фирмой «1С», специалистов со знаниями и реальным опытом подобных решений.

Консалтинговая компания WiseAdvice-IT поможет вам организовать качественный документооборот в электронном формате – без бумаг. Мы умеем успешно справляться с проектами самого разного уровня сложности.

Однако, вы должны понимать, что создание электронного архива/системы электронного документооборота компании требует активного участия в этой работе ответственных сотрудников от вашей организации.

Создание цифрового архива документооборота с помощью 1С Документооборот 8 КОРП

Программа 1С:Документооборот 8 (далее рассматриваем функционал на примере самой популярной у пользователей версии конфигурации КОРП) позволяет навести порядок с документами, организовать взаимодействие сотрудников компании, обеспечить структурирование информации. На основе 1С:Документооборот 8 КОРП можно создавать самые различные полезные решения для бизнеса, одно из них – это электронный архив документов.

Классификация видов документов в архиве

Настройками программы 1С:Документооборот 8 КОРП определяется то множество документов, которые характерны для вашей организации и/или важны для их оцифровизации.

Очень важно на этапе подготовки модели электронного архива продумать и составить качественную систему классификации видов документов.

Разные виды документы определяются по следующим критериям:

• это документы разные по сути;
• для документов должны быть организованы разные политики доступа;
• у документов различный реквизитный состав;
• разные способы их обработки;
• необходим развернутый детальный анализ по этим видам.

Структура папок для документов

Архивные документы, создаваемые по настроенной классификации видов документов, могут быть размещены по различным папкам для документов. Для папок и их подпапок настраиваются права доступа, а также некоторые другие функции программы 1С:Документооборот 8 КОРП.

Структура папок размещения документов должна быть хорошо продумана, и помогать пользователям работать с документами.

Номенклатура дел, разделы, дела, тома хранения

Номенклатура дел – это замечательный функционал программы 1С:Документооборот 8 КОРП, который позволяет связать документы в электронном виде и документы, которые все еще должны оставаться на бумажном носителе и, как правило, хранятся в специальных папках у делопроизводителей или в подразделениях.

Даже если документ существует только в электронном виде, использование номенклатуры дел, отнесение электронного документа (его карточки в программе) в заданный раздел номенклатуры дел, в определенный том, позволит четко структурировать работу с электронным архивом документов.

Использование Номенклатуры дел также даст еще один хороший вариант классификации ваших архивных документов – классификация по номенклатуре дел. Программа 1С.Документооборот 8 КОРП позволяет просматривать документы по структуре:

• папок размещения;
• видов документов;
• номенклатуре дел.

Права доступа к архивным документам

Права доступа настраиваются в соответствие с Политиками доступа программы в следующих разрезах:

• организации;
• виды документов;
• подразделения;
• группы контрагентов;
• вопросы деятельности;
• грифы доступа.

Мы также помним из вышеописанного, что права доступа настраиваются и по папкам размещения документов.

Для отдельных видов документов доступ можно организовать по составу рабочей группы документа. Это когда доступ к документу имеют только участники, указанные в документе. Они могут добавляться вручную или автоматически процессами обработки документа.

Аудит процессов документооборота

Оценим готовность вашей компании к внедрению 1С:ДО. Диагностика и заключение от сертифицированных экспертов

Подробнее

250 преимуществ 1С:ДО КОРП

-99,9% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.

Подробнее

Поиск документов в электронном архиве документов

В программе 1С:Документооборот 8 КОРП есть мощные возможности для быстрого поиска и отбора документов.

Поиск в списках

Уже в самой форме списка можно воспользоваться быстрыми отборами, и поиском по строке. В этом случае, список документов будет мгновенно обновлен с учетом заданных отборов или слов поиска.

Поиск по заданным параметрам

Когда пользователь знает, что он ищет, используется функционал Поиск документов и файлов. Определяется область поиска, параметры для поиска и отбора документов, и пользователь мгновенно получает нужную выборку документов и/или файлов.

Такие поисковые запросы можно сохранять и использовать их в дальнейшем. Состав поисковых запросов определяется реквизитным составом документов.

Полнотекстовый поиск

Когда пользователю необходимо найти определенные документы и/или файлы, но нет четкого критерия поиска, то лучшим решением является полнотекстовый поиск по заданной области.

Функционал полнотекстового поиска похож на привычные поисковые запросы в интернет (Google, Yandex). Более того, также, как и в интернете, пользователь может формировать специальные поисковые запросы (например, чтобы определенные слова были рядом друг с другом, или поиск с учетом синонимов или даже ошибок).

Полнотекстовый поиск позволяет искать в том числе и по содержимому файлов (офисных, графических сканов, а также PDF).

Разработка инструкции/регламента для работы с архивом документов

При создании системы электронного документооборота (СЭД) и/или электронного архива документов на основе программы 1С:Документооборот 8 КОРП важно:

• подготовить правила работы с электронным архивом – регламент;
• написать инструкции для пользователей о правилах работы с настроенным функционалом в соответствие с утвержденными регламентами;
• провести обучение пользователей;
• убедиться, что пользователи, работающие с программой, знают, как регламент, так и инструкцию для пользователей.

Практика: пример архива электронных документов

В конце статьи хочется привести пример качественно реализованного проекта «Электронный архив в программе 1С:Документооборот 8 КОРП» для группы компаний, состоящей из 150+ закрытых и открытых акционерных обществ (производство и переработка мяса птицы, свинины и комбикормов).

В рамках этого проекта был организован электронный архив всех юридически значимых документов этих 150+ компаний. Основными пользователями электронного архива был юридический департамент группы компаний - 75 юристов высочайшей квалификации. Проект был реализован в 2011 году. Результатом был практически мгновенный доступ юристов в соответствие с их полномочиями и настроенными правами доступа к документам в электронном виде.

Электронные документы содержали цветные сканы документов в высоком разрешении. При необходимости юрист мог распечатать такой документ на цветном принтере и поставить штамп «Копия верна» и в большинстве случаев, этого было достаточно для работы юриста.

В случаях, когда требовался именно оригинал документа, юрист прямо в программе формировал запрос архивариусу на выдачу ему оригинала документа. Дальнейшее взаимодействие между архивариусом и юристом, запросившем бумажный документ (оригинал), происходило в программе 1С:Документооборот 8 КОРП. Процессы и задачи, как базовый функционал программы, обеспечивали соблюдение регламентов работы с архивом.

Стоит отметить, что после создания электронного архива был подготовлен регламент по работе с архивом. После обсуждений и согласования его в юридическом департаменте, он был принят в работу и обеспечил соблюдение технологии.

В заключение отметим, что внедрение безбумажного документооборота подразумевает создание электронного архива. Переход на СЭД позволяет быстро, выгодно и безопасно обмениваться любыми видами документов с помощью технологии, которая на 100% соответствует законодательным требованиям.

Заполните форму заявки на консультацию эксперта, и мы предложим все оптимальные варианты автоматизации бизнес-процессов, необходимые конкретно в вашем случае.