Статьи: Электронный документооборот

Электронный документ (ЭДО) позволяет обмениваться документами исключительно в электронном виде, без передачи бумажных носителей. Подробно рассказываем, как настроить ЭДО в организации и что для этого необходимо.

Рассылка писем с уведомлениями по электронной почте в 1С Документооборот, это оперативный, удобный и очень мощный инструмент работы в системе. В этой статье мы рассмотрим его настройки и возможности.

Большинство компаний при ведении документооборота ориентируются на номенклатуру дел, в свою очередь порядок ведения которой определен положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству принятой в компании. Номенклатура дел – систематизированные папки дел с указанными сроками их хранения для упорядочения, учета и хранения архива бумажных документов и взаимосвязи с электронным документооборотом организаций.

В системе электронного документооборота 1С:Документооборот есть много разных функциональных подсистем, в том числе – подсистема работы с электронной почтой, которая позволяет принимать сообщения и файлы в систему и отправлять созданные документы, файлы и другие объекты внешним корреспондентам.

Объем документооборота растет пропорционально росту организации, и в какой-то момент развития, если фирма не отказывается от бумажного документооборота в пользу электронного, а также продолжает хранить сопровождающие файлы в разных местах, это может стать настоящей проблемой. Большой объем данных, с которым не могут справиться имеющиеся специалисты, потребует привлечения новых ресурсов, все равно оставаясь «неподъемным грузом», который трудно хранить, трудно осуществлять поиск и также трудно оперативно получить информацию.

В программе 1С:Документооборот предусмотрено использование электронной почты. Почта может быть встроенной – в этом случае программа выступает в роли почтового клиента, и легкая – предполагающая синхронизацию программы со сторонним почтовым клиентом: фактически происходит обмен корреспонденцией с почтового ящика, указанного в настройке, и отправка сформированных писем из программы.

Ежедневно в организациях принимается большое количество самых разнообразных управленческих решений, поэтому важнейшая функция системы используемого в компании электронного документооборота – реализовывать задания и поручения.

Одной из важных задач, которые решает 1С:Документооборот – предоставлять необходимую отчетность пользователям для анализа и оперативного контроля. Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных в структурированном виде.

Компания 1С предлагает несколько версий системы электронного документооборота «1С:Документооборот». В чем же разница? Детальное сравнение версий поможет разобраться в этом вопросе.

Для своевременного уведомления пользователей в 1С Документооборот существует функционал оповещения о произошедших событиях. Причем способов уведомлений несколько, и каждый пользователь при определенной настройке может настроить нужные ему уведомления и очередь уведомлений под себя. Давайте посмотрим, как настраивать данные функции в 1С Документооборот.

Система электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП может работать и с бумажными документами – сканировать и распознавать отсканированные документы, переводя файлы PDF в текстовый формат.

Сложные бизнес-процессы обработки документов не получиться использовать без того, чтобы предварительно не настроить маршруты их прохождения. Давайте посмотрим, как настраивать и использовать маршрутизацию в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.