Обмен файлами через почту, мессенджеры или специальные формы на сайте – обычная на сегодняшний день практика делового общения. У такого обмена есть и ряд понятных преимуществ, и немалое количество существенных недостатков, которые ярче всего иллюстрирует, например, обмена документами с контрагентами, то есть передача сведений, подтверждающих договоренности бизнеса, по электронной почте.
Помимо того, что письмо или сообщение с файлом может просто не дойти до адресата, из-за фильтров почтовых систем попав в спам, документы, переданные таким образом, не могут быть подписаны электронной подписью. Соответственно, стороны не могут предоставить никаких гарантии в юридической достоверности данных.
Значительно снизить риски передачи можно, используя программы, в которых реализован механизм обмена электронными документами с электронной же подписью, которая гарантирует получателю, что присланный документ подлинный и обладает юридической силой
Помимо этого системные инструменты – классификация документов, организация папок и т.д., позволяют грамотно организовать хранение всей документации, что значительно облегчает и ускоряет ее поиск и работу с ней.
В «1С:Бухгалтерия» реализованы модули документооборота, которые позволяют обмениваться юридически значимыми сведениями. Отметим, что обмен через оператора предполагает оплату его услуг и затраты на приобретение электронной подписи. Прямой обмен с контрагентами предполагает только наличие ЭП, но имеет ряд ограничений. Мы не будем рассматривать плюсы и минусы того или иного способа организации ЭДО, а остановимся на настройке и функциональных возможностях конфигурации в этом плане.
Внедрим ЭДО с быстрой настройкой роуминга с различными операторами
Чтобы активировать возможность подключения к электронному документообороту, необходимо зайти в раздел «Администрирование-Обмен электронными документами».
Отметим «Сервисы ЭДО». Основные сервисы, предусмотренные в стандартной конфигурации – 1С-ЭДО и 1С-Такском.
При настройке подключения к сервису открывается окно мастера настроек. Заполняем все имеющиеся поля для корректной работы ЭДО.
Создаем и заполняем профиль настроек (также их можно заполнить в разделе «Администрирование»).
Профиль можно выбрать: для сервиса 1С-ЭДО (который поддерживает несколько операторов) или для 1С-Такском (который сам является оператором), а также можно настроить прямой обмен с контрагентами.
Подключение к прямому обмену потребует указать в помощнике организацию и ее идентификатор, который заполняется автоматом на основании ИНН организации и ее КПП. В качестве способа обмена можно указать обмен через каталог с общим доступом, обмен по электронной почте или с помощью FTP-каталога.
Если установить флаг «Подписывать электронные документы», то включится механизм использования электронных подписей, а значит потребуется заполнить для данной организации сертификат ключа электронной подписи.
Только подписанные документы имеют юридическую значимость при электронном документообороте между организациями!
Быстро настроим 1С-ЭДО для обмена электронными документами в соответствии с законодательством РФ
Далее мы работаем в окне настройки профиля ЭДО через почту. Для 1С-ЭДО 8.3 нужно выделить отдельную учетную почтовую запись, с которой будут отправляться документы и на которую они будут возвращаться от контрагента. Также в профиле необходимо флагами выделить типы документов, которые будут участвовать в обмене.
После закрытия формы откроется окно выбора контрагента, с которым требуется установить обмен документами в 1С 8.3.
После выбора контрагента открывается настройка ЭДО с ним. Из настройки профиля переносятся данные об организации, ее идентификатор, список документов, участвующих в электронном документообороте, и их формат. Автоматически формируется идентификатор контрагента. Договор контрагента заполняется только в том случае, когда для данного контрагента будут использоваться более одного идентификатора.
На вкладке «Входящие электронные документы» для каждого входящего можно указать, как системе его обрабатывать и нужно ли создавать одноименный документ в базе.
На вкладке «Дополнительные настройки» указывается адрес почты контрагента, куда будут уходить исходящие документы. При необходимости защиты документов следует установить флаг «Шифровать данные пакета электронного документа», а также выбрать сертификаты для шифрования и расшифровки. Установленный флаг «Проверять сертификаты подписей контрагента для входящих документов» потребует загрузки из файла соответствующего сертификата.
Шифрование обеспечивает только конфиденциальность передаваемых данных, а не контролирует их целостность и авторство. За это отвечает электронная подпись. Поэтому при необходимости такого подтверждения перед шифрованием следует внести в файл электронную подпись.
После включения опций и выполнения настроек в базе появляются новые кнопки по работе с ЭДО.
Созданный электронный документ можно просмотреть, а также отправить его способом, выбранным в настройках профиля – с помощью сервисов, то есть через оператора, или через прямой обмен контрагенту.
При нажатии кнопки «Создать электронный документ» формируется документ и открывается форма его просмотра.
Из открывшейся формы можно сразу отправить сформированный документ. В этой же форме можно просмотреть подписи и составить сопроводительную записку. Полный список документов можно открыть через раздел «Администрирование-Архив ЭДО».
Здесь же можно просмотреть входящие и исходящие, а с помощью различных отборов по виду документов и статусу ЭДО легко настроить удобный список для просмотра.
Для текущей работы, получения или отправки электронных документов нужно зайти в «Текущие дела ЭДО» непосредственно из панели кнопок работы с ЭДО в списках документов или через раздел «Продажи или покупки».
В текущих делах можно увидеть документы готовые для отправки и отправить их адресату прямо из списка.
В системе, кроме типовых электронных документов, можно сформировать произвольные. Сделать это можно через меню «Продажи/Покупки-Произвольные документы».
Созданные формы можно отправлять повторно, проверять наличие подписи, сохранять в файл или печатать.
100%
Сервис представляет услуги по получению оплаты от клиентов (по картам, платежным системам и т.д.), по предварительно выставленному счету на оплату. На следующий день денежные средства зачисляются на расчетный счет, указанный в счете на оплату.
Сервис работает в двух вариантах:
Для подключения к сервису, необходимо постоянное соединение с интернетом и действующая подписка 1С:ИТС. Сервис очень удобен для компаний, которые осуществляют продажи через сайт.
Через 1С:ДиректБанк можно обмениваться платежками и получать банковские выписки в онлайн-режиме. ПП формируют, подписывают электронной подписью и сразу отправляют в банк, не выходя из рабочей базы, поскольку обмен происходит напрямую с сервером банка. Доступные следующие опции:
В отличие от предыдущего, ДиректБанк не требует выгрузки в промежуточные файлы и устанавливать доп.приложения банков на компьютер. Выписки банка происходят не на следующий день, а в любой момент по команде пользователя.
Сервис доступен для организаций, имеющих действующую подписку на информационно-технологическое сопровождение, но также может потребоваться заключение доп.договора с банком на обслуживание (данную информацию необходимо уточнять непосредственно у вашего банка). В инструкции по настройке имеется список банков, с которыми уже работает данный сервис, и их количество постоянно увеличивается.
Облачный сервис 1С:Бизнес сеть нужен для взаимодействия поставщиков и покупателей (поиск новых покупателей или новых поставщиков). Он работает как торговая площадка, где «Поставщик» размещает свое предложение по товарам/услугам, находит покупателя и оформляет сделку. Такой функционал, как правило, интересен малому и среднему бизнесу.
Для подключения к нему нужна действующая подписка 1С:ИТС, так как взаимодействие происходит через механизмы 1С. Регистрация также происходит через программу 1С, откуда и возникает одно из преимуществ данного сервиса – работа без цифровой подписи (что накладывает определенные ограничения на список документов к обмену). На данный момент доступен обмен следующими документами:
Механизм электронного документооборота позволяет хранить и обрабатывать очень большой объем документальной информации. ЭДО существенно сокращает трудозатраты работников, экономит средства на закупку бумажных носителей и эксплуатацию МФУ. Также не стоит забывать о важном преимуществе ЭДО – безопасность и сохранность данных, отправку которых можно в любой момент подтвердить или продублировать.
Если вам не хватает функционала типового ЭДО, встроенного в программы 1С, или вы хотите оптимизировать, упростить или удешевить ваш ЭДО, предлагаем рассмотреть технологию WA:ЭДО, разработанную специалистами компании WiseAdvice. WA:ЭДО имеет прямую интеграцию с 1С-ЭДО и Контур.Диадок и позволяет избежать «ручной» настройки роуминга между этими операторами. Доступен как в качестве готового сервиса, к которому можно быстро и просто подключиться, так и в качестве технологии для внедрения на вашей территории с быстрой кастомизацией под бизнес-процессы любой сложности. WA:ЭДО предлагает расширенные функциональные возможности и позволяет существенно сэкономить на ЭДО.
Выгрузка из 1С ЗУП 3 в 1С Бухгалтерия не самая трудная задача: нужно лишь настроить обмен, права и все это отрегулировать в соответствии с возникающими потребностями. В этой статье мы рассмотрим как перенести...
