Обмен файлами через почту, мессенджеры или специальные формы на сайте – обычная на сегодняшний день практика. У такого обмена есть понятные преимущества, так и ряд существенных недостатков. Их ярче всего иллюстрирует, к примеру, обмен документами с контрагентами, то есть сведениями, подтверждающими договоренности бизнеса.
Помимо того что письмо или сообщение с файлом может не дойти до адресата из-за фильтров почтовых систем, попав в спам, документы, отправленные по электронной почте, не имеют цифровой подписи, а соответственно стороны не могут предоставить никаких гарантии в юридической достоверности данных.
Напротив, программы, в которых реализован механизм обмена электронными документами с цифровой подписью, гарантируют получателю, что присланный документ подлинный и обладает юридической силой. Помимо этого системные инструменты – классификация документов, организация папок и т.д. позволяют грамотно организовать хранение всей документации, что значительно облегчает и ускоряет ее поиск и работу с ней.
В «1С:Бухгалтерия» внедрены модули документооборота, которые позволяют обмениваться юридически значимыми сведениями. Рассмотрим возможности их настройки и функционала.
Подключение к 1С ЭДО
Через «Бухгалтерию» можно подключаться к двум сервисам обмена документами:
1С-ЭДО. Сервис фирмы 1С. 1С-Такском.Для того чтобы включить поддержку данных сервисов, необходимо зайти в раздел «Администрирование-Обмен электронными документами».
Рис.1 Обмен в 1С
Отметим и активируем «Сервисы ЭДО».
Рис.2 Включение подсистемы ЭДО
При настройке подключения к сервису открывается окно мастера настроек. Необходимо заполнить все имеющиеся поля для корректной работы ЭДО.
Рис.3 Мастер подключения к сервисам 1С-ЭДО и 1С-Такском
Рис.4 Настройка параметров обмена ЭД
Создаем и заполняем профили настроек. Делается это через раздел «Администрирование» (Рис. 4).
Существует способ создать профиль через помощник подключения к сервису 1С-ЭДО (несколько операторов) или только к 1С-Такском, а также посредством помощника настройки прямого обмена с контрагентами.
Рис.5 Помощники создания профиля обмена ЭД
Например, если подключаться к прямому обмену, то в помощнике потребуется указать организацию и ее идентификатор, который заполняется автоматически на основании ИНН организации и ее КПП. В качестве способа обмена можно указать обмен через каталог с общим доступом, обмен по электронной почте или с помощью FTP-каталога.
Рис.6 Форма помощника организации прямого обмена
Если установить флаг «Подписывать электронные документы», то включается механизм использования электронных подписей. Только подписанные документы имеют юридическую значимость при электронном документообороте между организациями. Здесь надо заполнить для данной организации сертификат ключа электронной подписи.
Как настрить1С ЭДО
После закрытия помощника открывается окно настройки профиля ЭДО. В профиле указано, через какую почту будет происходить обмен. Для 1С ЭДО 8.3 нужно выделить отдельную учетную почтовую запись, с которой будут отправляться документы и на которую будут приходить от контрагента. Также в профиле необходимо флагами выделить типы документов, которые будут участвовать в обмене.
Рис.7 Форма профиля настроек ЭДО
После закрытия формы откроется окно выбора контрагента, с которым требуется установить обмен документами в 1С 8.3.
Рис.8 Выбор контрагента для настройки под него ЭДО
После выбора контрагента открывается настройка ЭДО с ним. Из настройки профиля переносятся данные об организации, ее идентификатор, список документов, участвующих в электронном документообороте, и их формат. Автоматически формируется идентификатор контрагента. Договор контрагента заполняется только в том случае, если для данного контрагента будут использоваться более одного идентификатора.
Рис.9 Настройка ЭДО под контрагента
На вкладке «Входящие электронные документы» можно для каждого входящего указать, как его обрабатывать системе и нужно ли создавать одноименный документ в базе.
Рис.10 Выбор способа отражения в учете входящих документов
На вкладке «Дополнительные настройки» указывается адрес почты контрагента, куда будут уходить исходящие документы. При необходимости защиты документов следует установить флаг «Шифровать данные пакета электронного документа», а также выбрать сертификаты для шифрования и расшифровки. Установленный флаг «Проверять сертификаты подписей контрагента для входящих документов» потребует загрузки из файла соответствующего сертификата.
Рис.11 Дополнительные настройки ЭДО для контрагента
Шифрование обеспечивает только конфиденциальность передаваемых данных, а не контролирует их целостность и авторство. За это отвечает электронная подпись. Поэтому при необходимости такого подтверждения перед шифрованием следует внести в файл электронную подпись.
После включения опций и выполнения настроек в базе появляются новые кнопки по работе с ЭДО.
Рис.12 Группа кнопок и возможные операции для работы с ЭДО
Созданный электронный документ можно просмотреть, а также отправить его выбранным в настройках профиля способом – с помощью специальных сервисов или прямым обменом, контрагенту.
При нажатии кнопки «Создать электронный документ» формируется документ и открывается форма его просмотра.
Рис.13 Сформированный электронный документ к Реализации товаров
Из открывшейся формы можно сразу отправить сформированный документ. Также можно в этой форме просмотреть подписи и написать сопроводительную записку. Полный список можно открыть через раздел «Администрирование-Архив ЭДО».
Рис.14 Архив ЭДО
В форме можно просмотреть входящие и исходящие. С помощью различных отборов по виду документов и статусу ЭДО просто настроить удобный список для просмотра.
Рис.15 Фильтры для работы с архивом
Для текущей работы, получения или отправки электронных документов нужно зайти в «Текущие дела ЭДО» непосредственно из панели кнопок работы с ЭДО в списках документов или через раздел «Продажи или покупки».
Рис.16 Открытие всех ЭД для текущей работы
Рис.17 Текущие дела ЭДО
В текущих делах можно увидеть документы готовые для отправки и прямо из списка отправить их адресату.
В системе кроме типовых электронных документов можно сформировать произвольные. Сделать это можно через меню «Продажи/Покупки-Произвольные документы».
Рис.18 Произвольные документы ЭДО
Рис.19 Отправка договора через произвольные документы
Рис.20 Типы отправляемых произвольных документов
Созданные формы можно отправлять повторно, проверять наличие подписи, сохранять в файл или печатать. При этом механизм электронного документооборота позволяет хранить и обрабатывать очень большой объем документальной информации. ЭДО существенно сокращает трудозатраты работников, экономит средства на закупку бумажных носителей и эксплуатацию МФУ. Также не стоит забывать о важном преимуществе ЭДО – безопасность и сохранность данных, отправку которых можно в любой момент подтвердить или продублировать.