Обмен электронными документами в 1С 8.3

Обмен файлами через почту, мессенджеры или специальные формы на сайте – обычная на сегодняшний день практика делового общения. У такого обмена есть и ряд понятных преимуществ, и немалое количество существенных недостатков, которые ярче всего иллюстрирует, например, обмена документами с контрагентами, то есть передача сведений, подтверждающих договоренности бизнеса, по электронной почте.

Помимо того, что письмо или сообщение с файлом может просто не дойти до адресата, из-за фильтров почтовых систем попав в спам, документы, переданные таким образом, не могут быть подписаны электронной подписью. Соответственно, стороны не могут предоставить никаких гарантии в юридической достоверности данных.

Значительно снизить риски передачи можно, используя программы, в которых реализован механизм обмена электронными документами с электронной же подписью, которая гарантирует получателю, что присланный документ подлинный и обладает юридической силой

Помимо этого системные инструменты – классификация документов, организация папок и т.д., позволяют грамотно организовать хранение всей документации, что значительно облегчает и ускоряет ее поиск и работу с ней.

В «1С:Бухгалтерия» реализованы модули документооборота, которые позволяют обмениваться юридически значимыми сведениями. Отметим, что обмен через оператора предполагает оплату его услуг и затраты на приобретение электронной подписи. Прямой обмен с контрагентами предполагает только наличие ЭП, но имеет ряд ограничений. Мы не будем рассматривать плюсы и минусы того или иного способа организации ЭДО, а остановимся на настройке и функциональных возможностях конфигурации в этом плане.

Внедрим ЭДО с быстрой настройкой роуминга с различными операторами

Подключение к 1С ЭДО

Чтобы активировать возможность подключения к электронному документообороту, необходимо зайти в раздел «Администрирование-Обмен электронными документами».

Отметим «Сервисы ЭДО». Основные сервисы, предусмотренные в стандартной конфигурации – 1С-ЭДО и 1С-Такском.

При настройке подключения к сервису открывается окно мастера настроек. Заполняем все имеющиеся поля для корректной работы ЭДО.

Настройка параметров обмена ЭД

Создаем и заполняем профиль настроек (также их можно заполнить в разделе «Администрирование»).

Профиль можно выбрать: для сервиса 1С-ЭДО (который поддерживает несколько операторов) или для 1С-Такском (который сам является оператором), а также можно настроить прямой обмен с контрагентами.

Подключение к прямому обмену потребует указать в помощнике организацию и ее идентификатор, который заполняется автоматом на основании ИНН организации и ее КПП. В качестве способа обмена можно указать обмен через каталог с общим доступом, обмен по электронной почте или с помощью FTP-каталога.

Если установить флаг «Подписывать электронные документы», то включится механизм использования электронных подписей, а значит потребуется заполнить для данной организации сертификат ключа электронной подписи.

Только подписанные документы имеют юридическую значимость при электронном документообороте между организациями!

Быстро настроим 1С-ЭДО для обмена электронными документами в соответствии с законодательством РФ

Как настрить 1С-ЭДО через почту

Далее мы работаем в окне настройки профиля ЭДО через почту. Для 1С-ЭДО 8.3 нужно выделить отдельную учетную почтовую запись, с которой будут отправляться документы и на которую они будут возвращаться от контрагента. Также в профиле необходимо флагами выделить типы документов, которые будут участвовать в обмене.

После закрытия формы откроется окно выбора контрагента, с которым требуется установить обмен документами в 1С 8.3.

Настройка контрагента под ЭДО

После выбора контрагента открывается настройка ЭДО с ним. Из настройки профиля переносятся данные об организации, ее идентификатор, список документов, участвующих в электронном документообороте, и их формат. Автоматически формируется идентификатор контрагента. Договор контрагента заполняется только в том случае, когда для данного контрагента будут использоваться более одного идентификатора.

На вкладке «Входящие электронные документы» для каждого входящего можно указать, как системе его обрабатывать и нужно ли создавать одноименный документ в базе.

На вкладке «Дополнительные настройки» указывается адрес почты контрагента, куда будут уходить исходящие документы. При необходимости защиты документов следует установить флаг «Шифровать данные пакета электронного документа», а также выбрать сертификаты для шифрования и расшифровки. Установленный флаг «Проверять сертификаты подписей контрагента для входящих документов» потребует загрузки из файла соответствующего сертификата.

Шифрование обеспечивает только конфиденциальность передаваемых данных, а не контролирует их целостность и авторство. За это отвечает электронная подпись. Поэтому при необходимости такого подтверждения перед шифрованием следует внести в файл электронную подпись.

После включения опций и выполнения настроек в базе появляются новые кнопки по работе с ЭДО.

Работа с документами, участвующими в ЭДО

Созданный электронный документ можно просмотреть, а также отправить его способом, выбранным в настройках профиля – с помощью сервисов, то есть через оператора, или через прямой обмен контрагенту.

При нажатии кнопки «Создать электронный документ» формируется документ и открывается форма его просмотра.

Из открывшейся формы можно сразу отправить сформированный документ. В этой же форме можно просмотреть подписи и составить сопроводительную записку. Полный список документов можно открыть через раздел «Администрирование-Архив ЭДО».

Здесь же можно просмотреть входящие и исходящие, а с помощью различных отборов по виду документов и статусу ЭДО легко настроить удобный список для просмотра.

Для текущей работы, получения или отправки электронных документов нужно зайти в «Текущие дела ЭДО» непосредственно из панели кнопок работы с ЭДО в списках документов или через раздел «Продажи или покупки».

В текущих делах можно увидеть документы готовые для отправки и отправить их адресату прямо из списка.

В системе, кроме типовых электронных документов, можно сформировать произвольные. Сделать это можно через меню «Продажи/Покупки-Произвольные документы».

Созданные формы можно отправлять повторно, проверять наличие подписи, сохранять в файл или печатать.

Другие сервисы ЭДО в «1С:Бухгалтерии»: «Яндекс.Касса»

100%

Сервис представляет услуги по получению оплаты от клиентов (по картам, платежным системам и т.д.), по предварительно выставленному счету на оплату. На следующий день денежные средства зачисляются на расчетный счет, указанный в счете на оплату.

Сервис работает в двух вариантах:

• Без указания договора – сумма оплаты не должна превышать 15 000 р.;
• По договору – сумма оплаты до 250 т. р. или ограничение по договору.

Для подключения к сервису, необходимо постоянное соединение с интернетом и действующая подписка 1С:ИТС. Сервис очень удобен для компаний, которые осуществляют продажи через сайт.

1С:ДиректБанк

Через 1С:ДиректБанк можно обмениваться платежками и получать банковские выписки в онлайн-режиме. ПП формируют, подписывают электронной подписью и сразу отправляют в банк, не выходя из рабочей базы, поскольку обмен происходит напрямую с сервером банка. Доступные следующие опции:

• Отправка рублевых платежей и получение выписки банка (валютные платежи пока не доступны);
• Обмен документами по зарплатному проекту.

В отличие от предыдущего, ДиректБанк не требует выгрузки в промежуточные файлы и устанавливать доп.приложения банков на компьютер. Выписки банка происходят не на следующий день, а в любой момент по команде пользователя.

Сервис доступен для организаций, имеющих действующую подписку на информационно-технологическое сопровождение, но также может потребоваться заключение доп.договора с банком на обслуживание (данную информацию необходимо уточнять непосредственно у вашего банка). В инструкции по настройке имеется список банков, с которыми уже работает данный сервис, и их количество постоянно увеличивается.

1С:Бизнес-сеть

Облачный сервис 1С:Бизнес сеть нужен для взаимодействия поставщиков и покупателей (поиск новых покупателей или новых поставщиков). Он работает как торговая площадка, где «Поставщик» размещает свое предложение по товарам/услугам, находит покупателя и оформляет сделку. Такой функционал, как правило, интересен малому и среднему бизнесу.

Для подключения к нему нужна действующая подписка 1С:ИТС, так как взаимодействие происходит через механизмы 1С. Регистрация также происходит через программу 1С, откуда и возникает одно из преимуществ данного сервиса – работа без цифровой подписи (что накладывает определенные ограничения на список документов к обмену). На данный момент доступен обмен следующими документами:

• Счет на оплату;
• Товарная накладная (Торг-12);
• Акт выполненных работ (оказанных услуг).

Механизм электронного документооборота позволяет хранить и обрабатывать очень большой объем документальной информации. ЭДО существенно сокращает трудозатраты работников, экономит средства на закупку бумажных носителей и эксплуатацию МФУ. Также не стоит забывать о важном преимуществе ЭДО – безопасность и сохранность данных, отправку которых можно в любой момент подтвердить или продублировать.

Если вам не хватает функционала типового ЭДО, встроенного в программы 1С, или вы хотите оптимизировать, упростить или удешевить ваш ЭДО, предлагаем рассмотреть технологию WA:ЭДО, разработанную специалистами компании WiseAdvice. WA:ЭДО имеет прямую интеграцию с 1С-ЭДО и Контур.Диадок и позволяет избежать «ручной» настройки роуминга между этими операторами. Доступен как в качестве готового сервиса, к которому можно быстро и просто подключиться, так и в качестве технологии для внедрения на вашей территории с быстрой кастомизацией под бизнес-процессы любой сложности. WA:ЭДО предлагает расширенные функциональные возможности и позволяет существенно сэкономить на ЭДО.