Управление закупками в 1С ERP

Эффективность деятельности любой производственной компании зависит от многих факторов, в числе которых важное место занимает бесперебойное снабжение производства необходимыми материалами, комплектующими и прочими ТМЦ. Чтобы своевременно и в полном объеме удовлетворять потребности в них при выполнении работ и производстве продукции, а также внутрихозяйственные нужды предприятия, то есть – чтобы эффективно управлять процессами закупок, нужна система автоматизации процессов снабжения.

1С:ERP позволяет эффективно решать вопросы процедур закупки на всех ее этапах, а также содержит гибкий и легко настраиваемый инструментарий для оптимизации управления закупками на предприятиях с любым видом деятельности.

На сегодняшний день существует множество прикладных решений, позволяющих автоматизировать приобретение товаров, полуфабрикатов, сырья и пр. Рассмотрим одно из наиболее востребованных предложений от 1С – программный продукт 1С:ERP.Управление предприятием 2.

В целом процесс закупочной деятельности можно свести к нескольким этапам:

• планирование закупки;
• подготовка закупки;
• осуществление закупки;
• завершение обязательств.

Для каждого этапа в 1С:ERP существуют свои механизмы реализации.

Планирование закупок

В 1С:ERP планирование закупок осуществляется на трех уровнях:

• Долгосрочное – посредством подсистемы «Бюджетирования»;
• Среднесрочное – на основании подсистемы «Планирования»;
• Краткосрочное – с помощью документов «Заказов поставщикам».

Все три подсистемой связаны между собой. Подсистемы «Бюджетирования» и «Планирования» взаимосвязаны посредством вида бюджета.

Признак «Использовать для ввода плановых данных» позволяет вносить плановые данные в экземпляры бюджетов (заполнять бюджеты).

Связь через сценарий планирования подсистемы «Планирования», осуществляется посредством установки соответствие сценария планирования сценарию бюджетирования.

В виде плана указывается соответствие статье бюджета.

Данные из подсистемы «Планирования» могут автоматически транслироваться в подсистему «Бюджетирования», благодаря чему появляется возможность автоматического заполнения экземпляров бюджета данными, которые использует план закупок.

1С:ERP Управление предприятием 2 - обзор системы

Подробнее

1С:ERP Управление предприятием 2 - обзор системы

Подробнее

Механизм объемно-календарного планирования позволяет планировать закупки на основании потребностей, сформированных другими подсистемами – продажами и производством. Он позволяет на основании потребностей, созданных планом продаж, планом производства или планом на внутреннее потребление, автоматически рассчитать и спланировать потребность в товарах и материалах к закупкам. Такой вариант планирования обеспечивается за счет настройки источников возникновения потребностей для планов закупок.

Источниками заполнения плана могут выступать другие планы или различные заказы, например, заказы клиентам, поставщикам, на внутреннее потребление и пр.

При этом поддерживается возможность настройки автоматического планирования с учетом наличия свободных товарных остатков, как в количественном, так и суммовом выражении. Причем для расценки планов существует возможность получения различных вариантов цен поставщиков из системы, например, можно использовать цены последних поставок, минимальные или максимальные цены, цены на определенную дату и пр. Настройка варианта расценки плановых данных осуществляется также посредством источников планирования – «Источник получения цены».

Дополнительно для оценки товарных остатков на складах предусмотрен специальный отчет «Остатки и доступность товаров», который позволяет получить информацию о свободных остатках в разрезе складов, резервов и товаров в заказах поставщикам.

При необходимости общие планы продаж можно детализировать в разрезе поставщиков, подразделений, складов и т.д.

При необходимости изменения данных планирования и корректировки планов с учетом фактических данных, в системе присутствует механизм корректировки планов – «Скользящее планирование», согласно чему планы автоматически заменяются новыми по заданным алгоритмам и правилам заполнения с сохранением истории изменения.

В последних версиях 1С:ERP 2.5. появился новый инструмент – помощник планирования, который доступен по ссылке «Управление процессом планирования». Он позволяет централизованно управлять всеми видами планов:

• создавать планы вручную, или на основании дефицитов;
• пересчитывать планы;
• оценивать их сбалансированность.

Планы закупок служат источником формирования заказов клиентам, которые формируются на следующем этапе процедуры закупа.

Подготовка закупок

Наряду с подсистемой планирования закупок, автоматизировать формирование заказов поставщику помогает подсистема «Обеспечения потребностей», где задаются настройки:

• Источников пополнения запасов при их дефиците и место их получения. Схема товародвижения автоматизируется посредством настроек – «Схемы обеспечения» и «Способы обеспечения потребностей».

• Поддержания неснижаемого остатка товаров на складах, например, min\max. Здесь указывается способ поддержания, способ обеспечения и источник обеспечения. В «Настройке поддержания запасов» задаются основные параметры поддержания неснижаемого остатка: вариант поддержания, например, min\max, и способ обеспечения потребности.

Обе подсистемы «Обеспечения потребностей» и «Планирования» могут работать параллельно или совместно. Например, можно настроить планирование закупки товаров на центральный (распределительный) склад. А вот распределение материалов на конечные склады будет происходить посредством подсистемы «Обеспечения потребностей», согласно их нуждам, заданным, например, заказами на внутреннее потребление.

Использование двух подсистем (планирования и обеспечение потребностей) совместно позволяет наиболее полно учитывать все потребности компании при расчете объемов товаров к закупу.

Внедрение 1С:ERP 2

Эффективная автоматизация за счет отлаженных методик быстрого проектного внедрения 1С:ERP

Подробнее

1С:ERP 2 Корп. поставка

Автоматизация крупных бизнес-структур. Стоимость ниже, старт в филиалах быстрее. Выгода 17%!

Подробнее

Для оформления текущих заявок покупателям в системе предусмотрены специальные документы «Заказы поставщикам». Автоматизация оформления заказов поставщикам осуществляется посредством двух АРМов:

• формирование заказов по плану;
• формирование заказов по потребностям.

При формировании заказов посредством АРМов предусмотрена возможность учета остатков товаров на складах, уже заказных ТМЦ и материалов в резерве.

АРМ «Формирование заказов по плану» осуществляет формирование документов «Заказ поставщику» на основании планов поставщика\сценария планирования, с возможностью отборов по складам, поставщикам, соглашениям, сегментам номенклатуры или номенклатуре.

АРМ «Формирование заказов по потребности» осуществляет формирование документов «Заказ поставщику» на основании потребностей в товарах, созданных системой (механизм обеспечения потребностей. В 1С:ERP потребности формируется также различными видами заказов, например, заказами клиентов, заказами в производство, заказами на перемещение, заказами на внутреннее потребление и пр. Именно эти инструменты позволяют наиболее полно отслеживать и учитывать потребности компании при формировании заказов товаров от поставщиков и автоматизировать их создание.

Совместное использование двух подсистем «Планирования» и «Обеспечения потребностей» позволяет автоматизировать процесс планирования и закупа товар, а также прослеживать движение товара в разрезе необходимых аналитик (склад, подразделение, направление деятельности) на всем пути его следования, получать информации по исполнению планов в разрезе вышеуказанных аналитик.

При создании заказов поставщиков система позволяет автоматизировать контроль исполнения условий поставки. Параметры условий закупки задаются в справочниках договоров и соглашений с поставщиками:

• сроки доставки;
• графики оплаты;
• склад поступления;
• виды цен закупки;
• минимальная сумма заказ;
• лимиты цен закупки и скидок.

Информация, указанная в карточке справочников «Соглашения с поставщиками» и «Договора с поставщиками», автоматически переносится в заказ поставщику при их выборе.

Условия оплаты и доставки уточняются в документах «Заказы поставщикам».

Даты запланированных поставок согласно «Планов закупки» корректируются уточненными данными в заказах поставщикам, что является основанием для контроля и оформления поступлений товара.

В системе также поддерживается возможность фиксации графика оплат как в документах «Заказ поставщика» или «Поступление товаров и услуг», так и в договоре.

Выбор места указания графика оплат зависит от вида контроля взаиморасчетов (по договору, заказу или накладной). Контроль исполнения графиков заказа осуществляется и посредством отчета «Состояние выполнения» заказа или журнала документов «Заказ поставщику» с помощью реквизита «Текущее выполнения».

Остальные условия закупки контролируются системой автоматически при выборе их в заказе поставщику.

Осуществление закупки

Факт поступления товаров и услуг в системе отражается с помощью документов:

• поступление товаров и услуг;
• поступление услуг и прочих активов.

Первый документ больше ориентирован на оприходование товаров одновременно с услугами, второй – на отражение факта поступления документов по услугам. При необходимости на основании этих документов можно зарегистрировать счета-фактуры.

В целом система очень функциональная и поддерживает возможность отражения большинства операций по закупкам:

• возвраты от поставщиков;
• операции ответхранения, как с правом продажи, так и без;
• учет неотфактурованных поставок;
• операции с многооборотной тарой;
• расхождение при приемке товара;
• корректировки приобретения;
• комиссионные закупки;
• учет операций импорта;
• закуп услуг переработки сырья на стороне и пр.

Завершение обязательств

Внедрение 1С:ERP позволяет также использовать инструменты контроля исполнения обязательств по закупочной процедуре. В частности, это раздел отчетов подсистем «Закупки», «Планировании и бюджетирование», «Обеспечение потребностей» и пр.

Отчеты подсистемы «Закупки» позволяют оценить:

• состояние взаиморасчетов с клиентами (задолженность поставщикам, уровень кредиторской задолженности и пр);
• исполнение условий закупок;
• динамику поставок;
• уровни и изменение цен поставщиков;
• состояние выполнения заказов поставщиков;
• исполнение графиков поставки и оплаты и пр.

Подсистема «Бюджетирования и планирования» позволяет проводить план-фактный анализ исполнения бюджетов и планов закупки на любой день периода, а также формировать прогнозные модели по возможным вариантам развития закупочной кампании и ее влияние на остальные учетные процессы предприятия.

Часть отчетов можно получить от остальных подсистем решения. Например, можно оценить товародвижение закупленных товаров в разрезе необходимых аналитик (подразделений, партий, серий, складов и пр.) посредством отчетов подсистемы «Склад и доставка»:

• остатки доступность товаров;
• ведомость движения товаров и пр.

Таким образом, автоматизация на базе 1С:ERP позволяет эффективно решать вопросы процедур закупки на всех ее этапах, а также содержит гибкий и легко настраиваемый инструментарий, позволяющий оптимизировать управление закупками на предприятиях с любым видом деятельности.