Управление задачами и поручениями в 1С Документооборот

Ежедневно в организациях принимается большое количество самых разнообразных управленческих решений, поэтому важнейшая функция системы используемого в компании электронного документооборота – реализовывать задания и поручения.

Система электронного документооборота 1С:Документооборот предоставляет пользователям мощнейшие инструменты для управления задачами и обеспечивает четкий оперативный контроль исполнительской дисциплины, фиксируя срок исполнения, даже когда имеет место быть перенаправление задач.

На рабочем столе 1С:Документооборот можно увидеть сразу несколько виджетов с функциями управления задачами, причем для оперативной оценки текущей ситуации не нужно углубляться в систему, достаточно посмотреть основные показатели.

Рис.1

Выполнение задач

Один из важнейших и самых востребованных пунктов – «Задачи мне», обеспечивающий доступ к задачам текущего пользователя.

Рис.2

Контроль исполнения и отчеты по задачам

Задачи отдела – функционал руководителя подразделения, дающий возможность контролировать загрузку подчиненных, оперативно отслеживать текущую ситуацию по задачам и исполнительской дисциплине.

Рис.3

Виджет «Контроль» обеспечивает быстрый доступ к контрольным поручениям и документам с отображением текущих статусов состояния контролируемых объектов.

Рис.4

Подсистема управления процессами в 1С:Документооборот позволяет создавать задачи и поручения различной сложности, как произвольного характера, так и строго регламентированные на основе заранее разработанных шаблонов.

Постановка задач

Задачи в системе – это визуальные фиксированные точки прохождения бизнес-процесса с механизмами управления им.

Рис.5

Каждый из участников процесса видит задачи, адресованные непосредственно ему, и, соответственно, в рамках этих задач может осуществлять предопределенные системой действия.

Пользователи, наделенные специальными правами, могут наблюдать, изменять задачи других пользователей и состояние самого бизнес-процесса с целью осуществления оперативного контроля или устранения ошибок.

Например, руководитель, при определенной настройке системы, имеет полный доступ к задачам своих подчиненных.

Рис.6

Удаление задач

Руководитель также может и вовсе приостановить или прервать активный бизнес-процесс, который, например, был запущен по ошибке, или потерял свою актуальность.

Рис.7

Как управлять задачами и поручениями в 1С:Документооборот

Рис.8

Процессы представляют собой заранее настроенные схемы, по которым действия производятся от старта до завершения. По мере продвижения процессов по маршруту пользователям автоматически направляются соответствующие задачи – согласовать, исполнить, утвердить, и т.д

Перечислим типовые процессы, заложенные разработчиками:

• Согласование* с одним или несколькими сотрудниками любых видов документов, файлов или вопросов.
• Исполнение поручений одному или группе коллег с настройкой порядка, контроля и проверки исполнения.
• Рассмотрение документов. При этом ответственное лицо может оставить резолюцию.
• Ознакомление коллег с тем или иным документов без «обратной связи». Обратную связь автор может получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами.
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
• Утверждение/Подписание исходящего или внутреннего документа ответственным за это лицом.
• Приглашение на любое мероприятие.
• Комплексный процесс автоматизирует разветвленные процессы со сложной структурой. Строится из типовых процессов, происходящих в рамках преднастроенного шаблона.

*Наиболее востребованный и популярный процесс.

Рис.9

Его можно направлять пользователям по одной из трех схем:

• Всем сразу (параллельное согласование).
• По очереди (последовательное согласование).
• Смешанно (параллельно-последовательное согласование).

В качестве согласующих можно использовать конкретных пользователей, системные автоподстановки и ролевую адресацию.

Срок согласования можно устанавливать для каждого согласующего лица индивидуально или конкретной датой и временем, или продолжительностью – дни, часы, минуты.

В результате согласования согласующими могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», либо отрицательное – «Не согласовано». Визы согласования могут быть подписаны с помощью электронной подписи.

Рис.10

Если результат согласования «Не согласовано», то автору возвращается задача на доработку. После исправления замечаний процесс можно перезапустить на следующий цикл согласования, либо завершить процесс, если замечания неустранимы.

Рис.11

По результатам согласования формируется печатная форма листа согласования с визами согласующих, датой согласования и комментариями.

Рис.12

Макеты печатных форм при наличии определенных знаний и опыта можно редактировать для собственных нужд.

Рис.13

Поручение в 1С:Документооборот ставится процессом «Исполнение». Он может быть запущен произвольно (инициативные поручения), или на основании преднастроенных шаблонов.

Рис.14

Если исполнителей несколько, самого первого в списке можно назначить ответственным исполнителем по задаче. Ответственный исполнитель завершает свою задачу последним, по результатам исполнения соисполнителями своих задач.

Рис.15

Если при постановке поручения был указан проверяющий, то после исполнения задач всеми исполнителями проверяющему приходит задача «Проверить результаты исполнения», и при необходимости – вернуть задачи на доработку.

Рис.16

Механизм использования шаблонов бизнес-процессов

Устоявшиеся рабочие процедуры любой компании можно описать как шаблоны процессов, и использовать их, как при работе с документами, так и независимо. Шаблоны процессов настраиваются администратором один раз и могут быть предопределенными (нельзя менять) и рекомендательными (можно менять).

Процессы по шаблонам могут запускаться программой автоматически, например, при создании нового документа или при его регистрации.

Рис.17

Увидеть полный список запущенных процессов и задач можно в разделе «Совместная работа» или «Управление процессами».