Управление договорами в 1С Документооборот

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Возможности программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в части управления договорной деятельностью компании

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.

Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.

При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.

Для настройки видов и шаблонов договоров в первую очередь необходимо указать, что документ является договорным, установив признак «Является договором».

При установке признака «Является договором» автоматически будут выполнены следующие настройки:

• Использовать подписание должностным лицом – делает доступным для документа состояния «Подписан/Отклонен» и процесс «Подписание», а также появятся реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
• Вести учет по организациям – позволяет выбрать нашу организацию (в карточке документа организацию нужно выбирать в табличной части «Стороны»);
• Вести учет сторон – позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор, при этом можно проводить многосторонние сделки – выбирать несколько контрагентов;
• Вариант подписания устанавливается в состояние «Мы и контрагенты»;
• Учитывать срок действия – добавляет реквизиты «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления» на карточку договора;
• Учитывать сумму документа – включает в карточке поля «Сумма», «Валюта» и в т.ч. «НДС»;
• Учитывать недействующие документы – позволяет фиксировать расторжение договора. В карточке документа появляется флаг «Расторгнут» и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Для договора будет полезным включить настройки «Обязателен файл скан-копии оригинала» и «Обязательно указание ответственного».

Далее необходимо принять решение, нужно ли делать разграничение прав на уровне документов. Такая настройка значительно загружает сервер «1С:Документооборот», поскольку права на каждый документ будут рассчитываться динамически в реальном времени. Если такой подход все же необходим, то нужно установить флаги «Заполнение рабочей группы является обязательным» и «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

На вкладке «Нумерация» настраиваются нумераторы для каждого вида документа.

Присвоение номера производится в процессе регистрации – в результате выполнения задачи «Регистрация» или вручную при нажатии кнопки «Зарегистрировать». Для более подробной настройки нумераторов документов нужно перейти в раздел «Нормативно-справочная информация», пункт меню «Нумераторы».

Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.

Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.

Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.

Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.

Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.

Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.

На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.

Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.

Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.

На вкладке «Файлы» можно приложить один или несколько шаблонов файлов печатной формы договора.

В «1С:Документооборот» есть интересный механизм автозаполнения шаблонов файлов, который позволяет автоматизировать подготовку типовых договорных документов, полностью исключив человеческий фактор на данном этапе, что приводит к значительному сокращению сроков подготовки и согласования договоров и приложений к ним, обеспечивает контролируемость и безопасность в управлении договорной работой, поскольку в данном случае можно быть точно уверенным, что документ будет подготовлен в строгом соответствии с требованиями и полностью соответствовать всем политикам и регламентам компании.

Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.

Еще одной немаловажной настройкой документов является «Настройка доступности по состоянию». Здесь устанавливается доступность для редактирования различных реквизитов документа, в том числе возможность добавлять, удалять или редактировать файлы вложений в зависимости от состояния (статуса) документа – «Проект», «На согласовании», «Согласован», «Подписан», «Зарегистрирован» – для различных групп пользователей.

Для настройки доступности по состоянию администратору системы необходимо войти в раздел «Настройка и администрирование», пункт меню «Настройка доступности по состоянию».

В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.

Далее – для кого установлены данные настройки…

…и на какие виды документов они распространяются.

В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.

При создании нового договора открывается вкладка «Реквизиты».

Обратите внимание, что наименование договора, которое формируется по установленному нами шаблону, сформировалось не до конца. Не волнуйтесь, это не ошибка, ведь у нас в договоре еще нет контрагента. Добавим контрагента в табличную часть «Стороны» и сохраним договор.

Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.

При открытии уже созданного документа первой открывается вкладка «Обзор», на которой расположена общая сводка по документу, окно с файлами вложений и дополнительными статусами – наличие активных процессов, обсуждений во внутреннем форуме и состояние контроля документа.

Теперь «1С:Документооборот» готов к созданию и хранению договорных документов.

Но как же быть с их обработкой?

Работа с договорами

Система имеет мощнейший функционал бизнес-процессов, с помощью которых можно обрабатывать документы процедурами любой сложности.

Договор можно обработать как простыми дискретными процессами – «Согласование», «Подписание», «Регистрация», «Рассмотрение», «Исполнение или ознакомление», – так и сложным комплексным процессом с различными условиями маршрутизации, эскалации, с проверками условий выполнения, который состоит из любого множества простых процессов и их комбинаций.

Для этого необходимо подготовить шаблон комплексного бизнес-процесса из раздела «Управление бизнес-процессами», пункт меню «Шаблоны процессов».

Разработка шаблонов бизнес-процессов – весьма сложная и ответственная процедура, требующая знаний и подготовки. Без детального анализа и моделирования очень сложно получить желаемый результат без ошибок.

Этапы составления бизнес-процессов:

• Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса;
• Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения;
• Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций;
• Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса нежелательно назначать исполнителем задач конкретных сотрудников, лучше использовать автоподстановки или ролевую адресацию;
• Размещение документов (договоров, приказов, служебных записок), учет промежуточных документов;
• Уточнение используемых программ, систем и баз данных;
• Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия;
• Определение показателей эффективности;
• Связывание схемы с прочими процессами;
• Проверка структуры полученной модели;
• Корректировка по результатам моделирования.

Этапы подготовки шаблона бизнес-процесса обработки договора

Одним из первых шагов обработки договора может стать согласование контрагента для заключения данного договора. Этот этап может быть частью комплексного процесса обработки договора после подготовки проекта документа, либо вынесен в отдельный предварительный процесс. Участниками, как правило, являются специалисты службы безопасности, комплаенса, юридических и экономических служб.

Система электронного документооборота «1С:Документооборот» предоставляет пользователям широкие возможности и профессиональные инструменты для управления договорной деятельностью компании любого масштаба и направления деятельности.

Если перед вами стоят такие задачи, как ведение договоров в 1С Документооборот и учет договоров в 1С Документообороте 8, привлекайте профессионалов для внедрения системы, и достижение данных целей вам гарантировано!