Универсальный отчет в 1С 8.3

В программах «1С Предприятие 8.3», в разделе меню «Отчеты» - «Стандартные», среди прочих можно найти «Универсальный отчет».

Как пользоваться универсальным отчетом в 1С 8.3

Если вкратце, обратившись к «Универсальному отчету», можно сгруппировать любые данные программы, когда возникает необходимость проанализировать информацию глубже, а обычных отчетов становится недостаточно, или когда нужно выбрать какую-то дополнительную информацию, а подходящего под конкретные требования отчета просто нет.

Рассмотрим на небольших примерах, что представляет собой «Универсальный отчет» и его настройка.

Как настроить универсальный отчет в 1С

Зайдем в раздел меню «Отчеты» - «Стандартные» и выберем пункт «Универсальный отчет». Кроме периода мы видим, что в отчете можно указать, по какому объекту мы хотим сформировать наш отчет. Это может быть определенный вид документа или справочника, отчет по регистрам накопления, сведений, бухгалтерии или по планам видов расчета. И в зависимости от выбранного варианты у нас будет немного изменяться настройка отчета, но основные принципы его работы останутся неизменны.

Сформируем для примера отчет по документам. Установив период – декабрь, выберем вид отчета «Документ» и укажем вид документа, по которому будем формировать отчет. В нашем примере мы хотим получить данные по реализации. Нажав кнопку «Сформировать», мы получаем отчет следующего вида.

Отчет сформирован, но получился громоздким, содержащим много лишней информации. Для более точной настройки нажмем кнопку «Настройки». На закладке «Поля и сортировки» мы видим все поля выводимые в отчет. Убрав лишние галочки, мы оставим лишь необходимые – «Контрагент», «Договор», «Сумма». С помощью голубой стрелочки «Вправо» мы можем задать порядок сортировки, перенеся в окно элемент, по которому мы хотим упорядочить информацию. В нашем примере упорядочим по полю «Контрагент» в порядке возрастания.

Нажав кнопку «Закрыть и сформировать», мы получаем более компактный отчет по указанным данным.

Такой отчет по составу данных напоминает отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», из которого мы также можем получить такого рода информацию. Но в «Универсальном отчете» есть данные, по которым нельзя сформировать любой другой стандартный отчет. Например, из всего объема реализации необходимо отобрать данные по определенной номенклатурной группе «Металлические изделия собственного производства». Для этого, перейдя по кнопке «Настройки», на закладке «Отборы» с помощью кнопки «Добавить отбор» установим «Товары.Номенклатура. Номенклатурная группа» - Равно «Металлические изделия собственного производства». Нажимаем кнопку «Закрыть и сформировать».

В результате мы получили отбор по заданному критерию.

Таким образом, мы можем устанавливать различного рода отборы при формировании данных с помощью «Универсального отчета». Но в нашем примере не так много информации. При больших объемах целесообразно пользоваться дополнительными настройками, например, задать структуру отчета, чтобы данные были сгруппированы по какому-либо принципу. Например, по контрагенту, по месяцам и т.п. Зайдем еще раз в кнопку «Настройки» и перейдем на закладку «Структура». Зададим группировку по полю «Контрагент» и под ней дополнительно структуру данных – Дата, Договор, Тип цен (для примера). Формируем отчет (кнопка «Закрыть и сформировать»).

В нашем примере данные сгруппировались по полю «Контрагент» и с помощью знаков группировки -/+ мы можем сворачивать и разворачивать данные. Конечно, такой отбор актуален при большом объеме информации. Но данный пример иллюстрирует возможность задать любые данные, их отбора и группировки.

Рассмотрим пример построения отчета по данным справочников. Предположим, нам необходимы данные о составе номенклатурных групп. Выбираем элемент отчета «Справочник» - «Номенклатура» - «Основные данные», а по кнопке «Настройка» задаем сразу необходимые поля и сортировку, отметив также «Номенклатурная группа» (закладка «Поля и сортировка»). Мы получим отчет в виде списка номенклатуры, с указанием номенклатурной группы. Так мы можем посмотреть, в каких элементах номенклатуры она не установлена или установлена неверно.

Зададим структуру нашего отчета, чтобы он был более компактным и удобным для просмотра информации. Перейдем в кнопку «Настройки», закладка «Структура», и добавим группируемые поля в разрезе номенклатурной группы. Т.е. первое поле у нас будет сама номенклатурная группа, а затем информация будет разворачиваться внутри нее.

У нас должна получиться вот такая структура. Формируем отчет.

Как видим, вся номенклатура у нас сгруппирована в разрезе номенклатурных групп, которые мы можем сворачивать и разворачивать.

Добавим к нашему отчету отбор. Весь список у нас большой, и нас не интересует вид номенклатуры «Материалы». Нам более интересны данные о товарах, продукции. Нажав «Настройки», на закладке «Отборы» добавляем «Вид номенклатуры» - Не равно - «Материалы».

В результате в отчете у нас останутся данные по номенклатуре с другими видами номенклатуры, т.е. продукция, товары, услуги.

Аналогично, применяя настройки отчета, мы можем формировать данные по любым регистрам – накопления, сведений, бухгалтерии.

Отчеты по выбранным регистрам сформированы по умолчанию, без настройки, а настройка для регистра бухгалтерии выглядит следующим образом:

Используя настройки отчета, пользователь также может настроить произвольно отчет по «Планам видов расчетов» – начислениям и удержаниям.

При настройке различных вариантов отчета мы можем сохранять их и в дальнейшем к ним обращаться. Вариантов настройки отчетов может любое количество. Используя кнопки на панели инструментов, отчет можно распечатать, сохранить в различных форматах на компьютере или отправить по электронной почте.

Таким образом, зная механизм работы данного отчета, пользователь может получать различную информацию, которая недоступна в других видах отчетов, анализировать данные документов и записи регистров, образуемые движением документов. Использование гибкого механизма настройки отчета оптимизирует работу пользователя с данными, облегчает поиск ошибок и повышает эффективность анализа информации.