Программа 1С:Бухгалтерия нужна, чтобы вести регламентированный или бухгалтерский учет зарплаты, взносов в разрезе требуемых уровней аналитического учета, налогов и пр. Под этим понимается формирование необходимых бухгалтерских проводок.
Отражение зарплаты в регламентированном учете 1С зависит от того, производятся ли расчеты и учет в части зарплаты непосредственно в 1С:Бухгалтерия или имеет место быть интеграция с внешним кадровым решение, например с ЗУП.
В вашей фирме менее шестидесяти человек, применяется простая схема расчета зарплаты, поэтому вы используете одну систему и для регламентного учета, и чтобы производить отражение зарплаты в учете в 1С
Настройки учета зарплаты в 1С:Бухгалтерия производятся в разделе «ЗИК», далее «Справочники и настройки-Настройки зарплаты-Общие настройки». При этом затрагиваются следующие объекты:
- Начисление зарплаты (документ) используется для расчета и отражения зарплаты в учете;
- Ведомость на выплату зарплаты через банк/через кассу (документ) используется для расчета сумм к выплате на банковские счета или через кассу соответственно;
- Депонирование (документ) для регистрации депонирования неполученных сумм зарплаты;
- Списание депонированных сумм (документ) используется для учета списания таких сумм, т.е. невостребованных в течение установленного срока;
- Расчетный листок/Расчетная ведомость (отчеты) для формирования отчетов о начисленной и удержанной зарплате;
- Свод начислений и удержаний (отчет) для получения информации о начисленной и удержанной зарплате в разрезе видов расчетов;
- Начисления (планы видов расчетов) используется для сохранения зачислений, порядка их расчета, налогообложения и порядка формирования бухгалтерских проводок;
- Удержания (план видов расчетов) используется для хранения удержаний;
- Лицевые счета работников (регистр сведений) используется для хранения информации о номерах счетов в банках для перечисления зарплаты сотрудникам;
- Взаиморасчеты с сотрудниками (регистр накопления) для хранения информации о взаиморасчетах сотрудников и организации, определения задолженности при взаиморасчетах между сотрудниками и организацией.
- Больничный/Отпуск/Исполнительный лист (документы) доступны, если включен режим автоматического ведения учета данных операций.
Если заработная плата и кадровый учет ведутся во внешней базе, тогда используются следующие объекты:
- Способы отображения зарплаты (справочник) для описания и настройки корреспонденции бухгалтерских счетов, формирующих соответствующие проводки, отображающие зарплату в регучете;
- Статьи затрат по страховым взносам (справочник) используется для описания и настройки соответствующих статей, необходимым для построения бухгалтерских проводок по отображению начислений данных взносов в регучете.
Передавать данные о начисленной зарплате из ЗУП в Бухгалтерию можно как в разрезе сотрудников, так и сводными проводками. Включить возможность вести учет зарплаты сводными проводками можно в функциональной области «Администрирование», команда «Параметры учета», ссылка «Настройка плана счетов» (Рис.1). Для обеспечения сводных проводок по ссылке «Учет расчетов с персоналом» выбрать режим «Сводно по всем работникам».
Рис.1
Если выбрать учет по зарплате сводными проводками, то на счете 70 плана счетов программы 1С:Бухгалтерия будет отключен признак аналитического учета (субконто) «Сотрудники». Если эту манипуляцию проделать на базе с заполненными данными, то сведения о зарплате в разрезе сотрудников будут потеряны; если включить обратно ведение учета расчетов по каждому сотруднику, то без перепроведения ранее введенных документов по расчету зарплаты информация восстановлена не будет.
Продолжаем говорить о ситуации, когда заработная плата и кадровый учет ведутся во внешней программе (ЗУП). Тогда из ЗУП передаются данные о начисленной зарплате, взносах и т.д. Связь между программами осуществляется по наименованию справочника «Способы отражения зарплаты». Чтобы ввести новый принцип отображения зарплаты следует:
- В нашем справочнике нажать на кнопку «Новый», появится окно ввода нового элемента справочника;
- Ввести наименование элемента справочника соответствующее его названию. По этому наименованию будет происходить синхронизация при загрузке данных из ЗУП;
- В группе реквизитов «Основная система налогообложения» выбрать счета учета (счет дебета проводки по зачислению зарплаты) и значения всех субконто счета дебета;
- Указать признак отражения затрат при ведении УСН (принимаются/не принимаются);
- Выбрать статью затрат по видам деятельности с единым налогом на вмененный доход;
- Ввести информацию о порядке отражения страховых взносов в НУ.
Рис.2
Для установки субконто для страховых взносов применяется справочник «Статьи затрат по страховым взносам» доступный в том же разделе, где доступен выше рассмотренный справочник.
Построение бухгалтерских проводок осуществляется документом «Отражение зарплаты в бухучете». Если просчет зарплаты ведется не в Бухгалтерии, то этот документ загружается автоматом и имеет следующие реквизиты:
- Номер, дата – типовые реквизиты всех документов в 1С:Бухгалтерия;
- Месяц – календарный месяц отчетного периода, за который начислена зарплата;
- Флажок «Отражено в учете» и ссылка на справочник «Пользователи», который отразил документ в учете;
- В «Начисленная зарплата и взносы» содержатся сведения о сумме зарплаты, взносах на социальное страхование в разрезе работников, отделов/подразделений и способов отображения зарплаты в учете;
- В «Начисленный НДФЛ» содержится информация о размере начисленного налога на доходы физических лиц в разрезе сотрудников, видов операций, регистраций в налоговом органе;
- На закладке «Удержанная зарплата» содержится информация о суммах удержаний с сотрудников в разрезе сотрудников, подразделений, видов операций и получателей платежа.
Рис.3
После заполнения надо нажать кнопку «Провести и закрыть», чтобы сформировать бухгалтерские проводки, и закрыть этот документ. Чтобы посмотреть сформированные проводки следует нажать на кнопку «Дт Кт» в форме этого документа или в форме списка документов этого вида.
Таким образом, разрешается актуальная задача отражения в виде проводок информации о зарплате, налогах, взносах в разрезе требуемых уровней аналитического учета.
Настройка синхронизации
Хочется обратить внимание, что указанная задача в немалой степени может быть решена путем настройки необходимых справочников без внесения изменений на уровне «Конфигуратора» при одновременном использовании программы 1С:ЗУП.
Чтобы настроить одновременное использование программ, в функциональной панели «Администрирование» надо выбрать ссылку «Синхронизация данных». Далее в одноименном окне включить нужный флажок и выбрать ссылку «Настройки синхронизации данных».
Появится окно «Синхронизация данных». Здесь установить префикс этой информационной базы (буквенное значение, которое будет автоматом установлено перед кодом объекта при синхронизации), далее – «Настроить синхронизацию данных». После появления списка выбрать «ЗУП 3.1». Здесь же также можно выбрать либо ручную настройку, либо загрузить файл с настройками, сделанными в другой программе.
При выборе ручного способа программа запросит вариант подключения к другой программе, параметры подключения к другой программе и информацию об аутентификации. После нажатия на кнопку «Далее» произойдет попытка подключения к программе, и в случае успеха – появится возможность дальнейших настроек.
Из программы по расчету зарплаты в программу 1С:Бухгалтерия передается документ, который отвечает за построение проводок, но возможен также обратный режим – когда в Бухгалтерии пользователь включил флажок «Отражено в учете», после чего изменять документ, который строит проводки, невозможно.