Изменения законодательства (ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ) дают возможность компаниям перейти на цифровой формат обмена кадровыми документами. В 2022 году переход на КЭДО — пока дело добровольное. Тем не менее уже немало компаний сами инициируют переход, не дожидаясь «обязаловки». Рассмотрим на примере СБИС — лидера среди операторов ЭДО, как подключиться к кадровому электронному документообороту.
СБИС «Электронная отчетность» совместима с 1С и другими распространенными системами учета. Документы загружаются в оригинальных форматах — не требуют конвертации
Зачем переходить на КЭДО
Добровольный переход на КЭДО обусловлен наличием следующих преимуществ:
- Для руководства компании:
- минимизация затрат на кадровый процесс;
- быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников;
- предотвращение штрафов и репутационных рисков.
- Для кадровой службы:
- экономит время, участников процесса;
- простой импорт данных. Не нужно беспокоиться о загрузке начальных данных в программу;
- онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками;
- надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.
- Для сотрудников:
- возможность получать и подписывать документы в любом месте в удобное время без посещения кадровой службы, используя компьютер или телефон;
- круглосуточный доступ к личному кабинету, все документы хранятся в нем и, при необходимости, их можно открыть и повторно ознакомиться.
Операторы ЭДО для обмена кадровыми документами
Для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) организации или индивидуальному предпринимателю необходимо выбрать оператора.
На текущий момент услуги ЭДО предоставляют более 30 операторов, что усложняет выбор провайдера. Мы провели анализ информации, полученной на различных сайтах, и сократили число операторов до 7, оставив самые известные и часто используемые:
- СБИС.
- Контур.Диадок.
- Taxcom.
- Synerdocs.
- Астрал.
- Сфера Курьер.
- E-COM.
Далее рассмотрим оператора СБИС по очень понятным причинам:
- это уже созданная инфраструктура для управления электронной подписью;
- у СБИС простой и удобный интерфейс;
- входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота ФНС и соответствует всем установленным требованиям.
Выбор ЭП
После выбора оператора, перед организацией стоит не менее масштабная задача, выбор электронной подписи. Виды подписи представлены в таблице ниже и зависят от бизнес-процессов, которые планируется оптимизировать.
Электронные подписи, применяемые в СБИС:
|
|
Простая (ПЭП) |
Неквалифи- |
Квалифи- |
|
Приказ на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени |
+ |
+ |
+ |
|
Должностные инструкции, инструкции по охране труда, и тп |
|
+ |
+ |
|
Трудовой договор, приказ об увольнении |
|
|
+ |
Более 160 типов можно подписать без дублирования на бумаге по ст. 22.1-22.3 ТК РФ.
Выбрав электронную подпись, любому пользователю будет интересно ознакомиться с программным продуктом, который он планирует активно использовать для автоматизации кадрового электронного документооборота. Для этого СБИС предоставляет демодоступ. В окне регистрации не требуется вводить личные данные, а просто использовать гиперссылку «Попробовать демо».
В открывшемся меню, выбираем «Кадровый ЭДО» с помощью него у вас появится возможность ознакомиться с уже настроенными бизнес-процессами автоматизации КЭДО.
Получив доступ к приложению СБИС и начиная работать с ним, нас встречает достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс. Также для более комфортного начала работы, выходят всплывающие окна-подсказки, помогающие пользователю:
- Заполнить справочник «Сотрудники», где пользователи программы могут быть добавлены вручную или загружены из сторонней системы. СБИС имеет интеграцию со многими системами ведения кадрового учета, в том числе и с 1С.
Навигатор по заполнению справочника - Настройка структуры компании – помогает пользователю ввести данные о подразделениях, отделах и распределить по ним сотрудников.
Навигатор по настройке структуры компании - Произвести настройки и параметров приложения.
Навигатор по настройкам и параметрам приложения
Виды кадровых документов в СБИС
СБИС позволяет как автоматизировать все процессы кадрового учета, так и обеспечить интеграцию с другими системами. Виды документов, которые может создать специалист кадровой службы:
- приемы,
- переводы,
- увольнения,
- совмещение должностей,
- документы по изменению условий труда,
- документы по изменению зарплаты и т.д.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Рассмотрим работу с кадровыми документами на примере «Прием на работу сотрудника».
- Первый способ ввода данных непосредственно в СБИС. Сканируем и загружаем паспорт сотрудника в СБИС. СБИС проверит: действителен ли паспорт и СНИЛС сотрудника, является ли сотрудник банкротом, наличие исполнительных листов и задолженности по налогам. Если проверка прошла успешно, можно оформлять прием на работу кандидата. Используя команду «Создать» выбираем «Прием на работу». В документе заполняем всю необходимую информацию, печатаем приказ и трудовой договор или отправляем на электронную подпись сотруднику.
- Второй способ ввода данных, загрузка из 1С. Используя команду «Загрузить», выбираем «Из 1С» и далее из файла. При первом использовании открывается окно настроек. Также настройку можно сделать через «Настройки/Интеграции», выбрав «1С».
Следующим шагом необходимо выбрать версию 1С. Отмечаем флажком используемую на предприятии версию 1С.
Далее выберите способ подключения к базе 1С:
- ComConnector. Скорость работы и отсутствие необходимости запускать клиент 1С — его главные преимущества. Но есть вероятность некорректного взаимодействия с доработанными платформами 1С. Нужна 1 лицензия 1С;
- Application. Его основной плюс — адаптированность к доработанным конфигурациям 1С. При этом минусы — медленно работает, требует запуска программы 1С. Также нужна 1 лицензия;
- FTP. Обеспечивает обмен через файловый сервер в фоновом режиме. Идеален для пользователей FTP-, FTPS-протоколов. Из главных минусов — через FTPS нельзя подключиться к решениям «Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5 и «1С:Бухгалтерии» ред. 2.0.
Кликните «Завершить». Подключение СБИС и 1С настроено. При работе более чем с 1 конфигурацией 1С можно добавить дополнительное подключение.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
