Согласно мировой статистике только 35% проектов в IT-области выполняются успешно – в установленные сроки, качественно, не превышая бюджет. Остальные проекты делятся на спорные и провальные. Это, повторюсь, статистика мировая, она включает западные страны, где развитие IT-отрасли существенно выше, чем у нас.
Думаю, не ошибусь и буду даже оптимистичен, сказав, что в России успешной можно считать только четверть ИТ-проектов, включая простые внедрения бизнес-приложений. А успешность проекта напрямую зависит от его масштаба: чем крупнее проект, тем меньше шансов на успешное выполнение, т.е. основная часть провалов приходится на комплексную автоматизацию.
Не стану подробно расписывать все причины столь плачевной ситуации. Остановлюсь лишь на той, которая создает условия для будущего провала еще на этапе, когда проект даже не стартовал. Речь идет об определении и «оцифровки» целей проекта, точнее, об отсутствии этих важных действий.
Уверен, для большинства читателей этой статьи (особенно, представителей профессионального ИТ-сообщества) тема не новая. Вопрос как раз в том, почему столь необходимые действия зачастую игнорируют не только подрядчики, но и заказчики комплексных проектов, почему они не стали общей практикой?
По сути, в проекты без четко определенных целей заложена «бомба замедленного действия», колоссальный стратегический риск, который с большой долей вероятности обернется впустую потраченными деньгами, временем и силами для бизнеса, репутационными издержками для подрядчика и вызовет всеобщую неудовлетворенность внутри компании.
Мой опыт говорит об обратном. В своей компании я не акцептую КП и не подписываю приказ о начале проекта, пока бизнес-цели клиента не сформулированы достаточно полно и конкретно, пока они не понятны и не поддержаны участниками (включая стейкхолдеров) проекта. Убежден, что без «оцифрованных» целей невозможно определить четкие требования к результатам и ресурсам проекта, выбрать оптимальное по функциональности и архитектуре решение и многое другое.
Еще раз оговорюсь, речь идет о комплексных проектах, а не о локальных внедрениях, направленных на решение узкого спектра задач или на устранение конкретных проблем пользователей.
Удивительно, но даже крупные предприятия – заказчики корпоративных проектов, на вопрос о целях, сообщают: «Хотим повысить эффективность производственных процессов». На конкретные вопросы «Для чего?», «На сколько?», «На каком уровне они сейчас?» готовы ответить далеко не все. Но это уже следствие проблемы, а ее причина – в непонимании, что обоснованное и точное целеполагание становится фундаментом успешного проекта. Просчет на этой стадии, и «дом» рухнет недостроенным.
Для выбора подрядчика на проект автоматизации заказчик размещает на порталах закупок (или рассылает адресно) техническое задание с минимальными сведениями об организации и требованиями к автоматизации. Такие документы похожи и, главное, они создаются примерно по одному сценарию представителями ИТ-служб с привлечением директоров функциональных подразделений, деятельность которых затронет будущий проект.
Проблема таких ТЗ состоит в том, что их создатели пытаются или поверхностно, или, напротив, слишком скрупулезно описать технические и функциональные требования к системе. При этом информация о целях, из которых технические и функциональные требования должны вытекать, сформулирована крайне скудно. И не потому что забыли указать, а потому что забыли продумать. Стоит ли говорить, что к разработке тендерных технических заданий не привлекаются руководители (или спонсоры) проекта.
Далее следуют встречи с подрядчиками, коммерческие предложения, торги, запросы дополнительной информации и т.д. Но главное зло уже произошло, теперь действия направлены на строительство того самого «дома» с кривым фундаментом, и заказчик лишь выбирает, кто и на каких условиях его возведет.
Прежде чем начинать комплексный, затрагивающий большинство сфер жизнедеятельности организации, проект автоматизации и формулировать функциональные и технические требования к результатам, необходимо определить и «оцифровать» ключевые бизнес-цели. Они формируются «на самом верху» – высшим руководством, спонсорами, стейкхолдерами и дополняются менеджерами проекта.
Важно осознавать, что проект целиком и полностью направлен на достижение этих целей, поэтому их смена в ходе проекта повлечет масштабные изменения в плане работ и ресурсов. В этом случае только чудо поможет соблюсти сроки и бюджет проекта. Вывод напрашивается сам собой: формулировать цели нужно максимально точно, до начала проекта, потратив на это много больше времени, чем привыкло наше бизнес-сообщество.
Я не утверждаю, что в течение проекта цели и ожидания вовсе не могут уточняться и корректироваться, ведь проект не делается за 1 день. Это нормально! Но стоит понять, что если изначально хотеть самолет, не стоит в середине проекта требовать паровоз. Ведь одним напильником тут не обойдешься, сроки и бюджет поползут вверх с усердием альпиниста...
Сразу оговорюсь, что приведенный по ходу повествования пример упрощен, примитивен. Поэтому, не анализируя детали, рассмотрим общие принципы определения и «оцифровки» целей.
Итак.
На мгновение вернемся в начало нашего эксперимента и проанализируем, чем бы обернулся проект автоматизации, если бы заявленной целью было «Сокращение затрат на персонал для повышения финансовой эффективности». Подрядчик, не понимая, какого именно эффекта от проекта ожидает заказчик, закладывает риски максимальных ожиданий клиента (мы помним, что риски выражаются в деньгах и сроках). Бюджет и сроки проекта при этом завышены до такого уровня, что не каждый заказчик пошел бы на такой проект, и совсем не каждый, остался бы доволен результатом. Ведь мы хорошо знаем, что ожидания клиента всегда превосходят самые амбициозные цели проекта, клиент всегда ждет чуда-чудесного.
«В реальности проекты комплексной автоматизации преследуют несколько бизнес-целей, которые нужно ранжировать и «оцифровывать»; процесс анализа и выработки решений сложнее, зависимостей и факторов гораздо больше. В этой статье я не делился опытом конкретного внедрения, а пытался донести свое видение ключевого принципа и важности правильного целеполагания в ИТ-проектах. Если мне это удалось, уверен, вероятность успеха хотя бы вашего проекта повысилась!»
