ЭДО или электронный документооборот, под этим термином подразумеваются любые документоориентированные процессы компании в электронном виде. Какой путь нужно пройти бизнесу в части внутреннего регламентирования электронного документооборота, в том числе для кадрового учета в ЭДО. Разработка регламента работы системы, приказ о переходе организации на электронный документооборот, положение об ЭДО, приказ на КЭДО и не только.
Разберем для начала, какие виды ЭДО есть на сегодняшний день:
- Внешний ЭДО — ЭДО с контрагентами, его также принято называть ЮЗЭДО. Сюда относятся процессы обмена электронными документами с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Это, как правило, первичная бухгалтерская документация, договоры и прочие документы, сопровождающие отношения компании и контрагента.
- Внутренний ЭДО — сюда относятся системы электронного документооборота (СЭД), которые применяет компания. Здесь можно говорить об использовании в процессах простой электронной подписи (логин и пароль), неквалифицированной ЭП и усиленной квалифицированной ЭП.
Внутренний ЭДО может охватывать любые функциональные области компании, и на сегодняшний день все больше организаций переходят на безбумажные технологии на тех участках, где это возможно применить.
Тема ЭДО очень обширная, в нашей сегодняшней статье мы хотим поговорить о кадровом ЭДО.
Кадровый ЭДО (КЭДО) - это отдельная ветка внутреннего ЭДО. Он регламентирует и осуществляет обмен документами между работодателем и работниками
Что можно сказать о КЭДО с точки зрения закона
В конце 2021 года вышел ФЗ N 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ». Трудовой кодекс дополнили несколькими статьями, затрагивающими регламенты кадрового электронного документооборота. Это позволило работодателям отказаться от подписания и хранения большинства кадровых документов на бумажных носителях и перевести их в электронный вид. Рассказываем о разработке правил перехода на ЭДО, электронных приказах в организации, получении КЭП и других основных моментах работы с электронными документами.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Кадровый ЭДО в деталях
КЭДО разрешает освободиться от задач «бумажной» работы, навести порядок, сделать эффективным и понятным взаимодействие сотрудника и компании.
Кадровые бумаги по собственному обилию не уступают другим службам, как например блоку бухгалтерии — фавориту по размеру обработки различных документов.
Обоснованность перехода на КЭДО находится в зависимости от аспектов:
- размах и конструкция предприятия;
- присутствие дистанционных служащих, вредоносных и небезопасных критерий труда и т. д.
Все эти аспекты предусматриваются при подключении в компании кадрового ЭДО.
Для реализации КЭДО предприятие должно обеспечить:
- Защищенность пространства, в котором расположена программа кадрового ЭДО, от несанкционированного доступа сторонних лиц.
- Резервное копирование и надежное хранение электронных документов.
- Разделение кадровых документов на 2 группы:
- цифровые (электронные) — те, которые существуют только в электронном виде и их оригиналы не выпускают на бумаге;
- бумажные — те, которые выпускают и подписывают на бумажном носителе, после чего сканируют и размещают на хранение оригиналы в архиве организации, скан копии — в системе КЭДО.
- Зафиксировать в локальном акте формы КЭДО и порядок работы с электронными документами. Печатные и отчетные формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно зафиксировать в особом регламенте. Там же необходимо прописать все особенности работы с этими документами.
Алгоритм перехода в КЭДО
Для того чтобы организация перешла на любой из видов ЭДО, нужно соблюсти ряд требований.
Рассмотрим на примере КЭДО.
Шаг 1. Подготовка регламента КЭДО
- Выбирается или разрабатывается система КЭДО;
- Утверждаются основы взаимодействия работника и работодателя в системе КЭДО;
- Обозначается перечень документов, участвующих в КЭДО;
- Описывается процесс перевода бумажных процедур в цифровые документы;
- Проходит согласование процессов в электронном виде;
- Детализируются критерии доступа к документам;
- Устанавливаются иные аспекты работы системы ЭДО;
- Разрабатывается Положение о КЭДО.
Подробнее о регламенте кадрового документооборота по ТК РФ или своим силами писали ранее.
Шаг 2. Подготовка к запуску системы КЭДО
Перед запуском тестируется настроенная система КЭДО (далее рассматриваем на примере сервиса WA:Личного кабинета сотрудника), настраивается необходимое оборудование и сопутствующее программное обеспечение. Формируются пароли, персоналу разъясняются критерии доступа к системе.
Далее пользователи проходят обучение, инструктаж по работе системе.
Шаг 3. Оформление официального запуска системы КЭДО в работу
Для запуска системы необходимо выпустить распоряжение (приказ) о переходе на КЭДО, в котором:
- устанавливается календарная дата начала работы системы КЭДО;
- закрепляется введение в работу организационной документации (регламентов, руководств, правил);
- утверждается перечень лиц, которым назначен доступ к системе;
- устанавливаются сроки проведения инструктажей и подготовку сотрудников;
- расшифровываются иные аспекты, связанные с продвижением КЭДО.
Шаг 4. Уведомление сотрудников о внедрении КЭДО
Известить сотрудников нужно в сроки, которые прописаны работодателем и зафиксированы в нормативной документации на предприятии (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).
Приказ о переходе организации на КЭДО разрабатывается в произвольном виде, т.к. точных указаний в Трудовом кодексе РФ не закреплено. Извещения можно передать разными способами: напрямую сотрудникам, отправить сотрудникам по email или заказным письмом.
Необходимая информация в приказе о введении кадрового электронного документооборота:
- о переходе на взаимодействие работодателя и работников;
- о праве сотрудника принять или отказаться в сотрудничестве.
В приказе также можно отразить:
- дополнительный реквизит для указания сотрудником одобрения или отклонения;
- вопрос о присутствии или неимении у сотрудника простой электронной подписи (ЭП), усиленной неквалифицированной (УНЭП) или усиленной квалифицированной (УКЭП).
Сделайте шаг к новому уровню работы с процессами работы с персоналом! Специалисты WiseAdvice-IT готовы помочь вам в подготовке к переходу на КЭДО и внедрению электронных кадровых процессов.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
