Подписание декларации о соответствии ЭЦП работником

Электронная подпись помогает избежать бумажной волокиты и существенно расширяет географические рамки вашего бизнеса. Но, как и все новое, вызывает массу вопросов. В статье разберем самые насущные из них в разрезе трудовых отношений и новых правил ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Зачем нужна электронная подпись в КЭДО

Согласно принятому закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ, вносящему поправки по КЭДО, все компании могут перевести в электронный формат кадровые документы из числа обязательных без дублирования их на бумаге

Для того чтобы внедрить у себя на предприятии кадровый электронный документооборот, компаниям потребуется получить письменное согласие у всех работающих сотрудников. Вновь принятые сотрудники будут подключены к системе при приеме на работу.

Для успешного функционирования КЭДО директору, руководителям подразделений и сотрудникам придется оформлять электронные подписи.

Что такое электронная подпись

Это электронная замена личной подписи человека, которая необходима сотрудникам организации для подписания электронной документации. Она может быть простой, квалифицированной и неквалифицированной. ЭП необходима для подписания документации онлайн. Она состоит из закрытого ключа, с помощью которого подписывается документация.

Чтобы понять, какие подписи потребуются вашим сотрудникам и в каком количестве, необходимо провести анализ документации предприятия. Использование простой электронной подписи (ПЭП) несет за собой ряд ограничений: далеко не все документы можно подписывать, используя этот вид подписи.

Важно помнить, что для подписания документации, которая предполагает собственноручную подпись и печать в бумажном формате, нужна квалифицированная ЭП (КЭП). Возможности неквалифицированной подписи сильно ограничены. Поэтому рациональнее сразу получать КЭП.

Что дает использование ЭП

• Эффективное использование рабочего времени сотрудников. Больше не надо тратить несколько дней на оформление документации. Все можно решить максимально оперативно;
• Нет привязки к конкретному месту. Всю документацию можно подписать дистанционно, независимо от времени и места нахождения сотрудника;
• При грамотном хранении ЭП сотрудник максимально защищен от махинаций и подделок его подписи на документах;
• Электронные документы позволяют на 40-80% снизить расходы на бумагу, канцелярию, логистику, хранение. Если пересчитать это значение на каждого сотрудника, то получится существенная сумма.

Однако, следует понимать, что после внедрения КЭДО в организации при подписании документов, которые требуют электронную подпись, уже не получится это сделать «задним» числом, как это часто бывает. Такое возможно только на бумаге. В этом, пожалуй, одна из главных особенностей ЭДО: приходится подходить к процессу подписания документации более ответственно и осознанно.

Сроки получения электронной подписи

До 31 декабря 2022 года все сотрудники организаций могут использовать сертификаты и ЭП, которые были ранее оформлены на работодателя.

С 1 января 2023 года все сотрудники, которым необходимы ЭП, должны оформить ее и машиночитаемую доверенность в аккредитованных УЦ

До конца 2022 года руководители компаний могут использовать сертификаты и ЭП, которые были оформлены ранее в 2021-м. С 1 января 2023 действие ранее выданных сертификатов и квалифицированных ЭП будет приостановлено. Для оформления новых необходимо обратиться опять же в АУЦ или УЦ ФНС. Полный список аккредитованных удостоверяющих центров можно найти на сайте ФНС.

Подводя итог, можно сказать, что с 2023 года организации при подписании документации сотрудниками обязаны использовать только ЭП на конкретное физическое лицо, а не на юрлицо, включающую в себя не только саму подпись, но и машиночитаемую доверенность.

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)

МЧД — доверенность в электронном формате, которая подтверждает, что руководитель организации доверяет подписание рабочей документации с помощью ЭП сотрудника. МЧД может быть оформлена в виде XML и/или PDF-файлов.

Что такое сертификат ЭП и зачем он нужен

Сертификат ключей проверки усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) ― это документ, который подтверждает, что данная ЭП принадлежит конкретному владельцу (п. 1 ч. 4 ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Сертификат для ЭП также оформляется в УЦ.

Как выбрать систему КЭДО

Если предприятие планирует перейти на электронный кадровый документооборот, стоит сразу определиться с тем, в какой системе он будет осуществляться. Можно отдать предпочтение типовым уже существующим системам. Это не потребует дополнительных финансовых вложений, однако использование такой системы может повлечь за собой ряд трудностей в работе.

Можно создать и внедрить свою инфосистему, которая будет целиком и полностью адаптирована именно под вашу специфику работы.

Как получить ЭП

Электронная подпись выдается каждому сотруднику только при личном посещении УЦ. Также можно оформить заявку на получение ЭП через Госуслуги. ЭП действительна в течение 1 года.

Чтобы получить электронную подпись для руководителя нужно лично прийти в точку выдачи. Первичная выдача подписи даже по доверенности не допускается. Последующий перевыпуск возможно провести дистанционно.

Какие документы необходимы для получения ЭП

При обращении в УЦ для оформления ЭП на сотрудника вам потребуются паспорт, СНИЛС и ИНН.

Если вы оформляете ЭП на руководителя, то к этим документам еще понадобятся ОГРН и ОГРНИП заявителя, номер свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

Кто оплачивает электронную подпись сотруднику

Согласно ТК РФ, получение электронных подписей сотрудниками происходит за счет компании. При этом сотруднику необязательно менять свою электронную подпись при смене места работы.

Если у сотрудника уже есть электронная подпись, ее можно использовать для кадрового ЭДО.

Чем отличается ЭЦП на директора и сотрудника

Основное отличие электронно-цифровой подписи руководителя и работника в содержании сведений об основном регистрационном номере. А также в комплекте документов, которые необходимо предоставить для оформления ЭП.

Почему нельзя всем сотрудникам компании пользоваться одной ЭП

Это продиктовано интересами безопасности, чтобы можно было точно понимать, кто именно подписывал те или иные документы.

1С:Кабинет сотрудника для перехода на КЭДО

Современный сервис для онлайн взаимодействия сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией. Интеграция с типовыми 1С

от 280 руб./мес.

Подробнее

Гарантия качественной установки 1С

Корректная установка и настройка 1С снижает риск дальнейших ошибок в учете в 2 раза. Работаем с 2003 года!

от 1600 ₽

Подробнее

Каким сотрудникам ЭП необходима в первую очередь

1. Бухгалтеру и всем, кто задействован в подготовке и сдачи обязательной отчетности. В некоторых компаниях это может быть несколько сотрудников бухгалтерии.
2. Менеджерам, которые занимаются закупками.
3. Кадровым специалистам, формирующим нормативные акты, приказы, распоряжения.

Может ли сотрудник подписывать декларацию о соответствии

Да, подписание декларации о соответствии ЭЦП работником возможно. Для этого им потребуется УКЭП. С 1 января 2021 года подать заявление на регистрацию декларации можно только самостоятельно через сервис ФГИС Росаккредитации.

Какие ЭП необходимы для организации

Электронная подпись работодателя. Если компания ведет электронный документооборот, то у руководителя организации должна быть УКЭП.

Электронная подпись сотрудников кадрового отдела, бухгалтеров и менеджеров по закупкам. Для корректной работы им необходима КЭП, чтобы заключенные договоры и отчетности имели юридическую силу.

Электронная подпись работника. Большинству сотрудников достаточно для работы УНЭП.

Для дистанционных сотрудников компании принципы получения ЭП остаются теми же, что и для офисных работников.

Можно ли оформить несколько подписей на одного человека

Руководитель (директор) компании может иметь только одну ЭП. Копировать ее нельзя. В случае получения повторной ЭП, первая будет аннулирована.

Физическое лицо (сотрудник) может выпустить для себя несколько ЭП и использовать их, например, на разных устройствах.

Как хранить ЭП

Разумнее всего максимально обезопасить вашу ЭП, чтобы исключить доступ к ней третьим лицам. Если злоумышленники смогут с ее помощью подписать какой-то документ, доказать, что это сделали не вы, будет практически невозможно.

Сама по себе ЭП выглядит как электронный носитель – токен, защищенный паролем, напоминающий собой флешку. Если поставить сложный пароль, то в случае утери ЭП получить доступ к ней будет трудно.

В условиях стремительно развивающейся автоматизации и перехода на ЭДО актуальность электронной подписи и безопасности данных возрастает с каждым днем. Об этом не стоит забывать при внедрении ЭДО в вашей организации.