Платежный календарь предприятия - как составить, примеры

В данной статье будут затронуты вопросы бюджетирования, оперативного управления и планирования денежных средств – от бюджета движения денежных средств к платежному календарю. Также будет рассказано о подходах оперативного контроля ДС в меньших временных интервалах, чем в БДДС, но с сохранением сопоставимости данных платежного календаря и БДДС, о ПО для автоматизации платежного календаря, а также о важности инструментария УДС для современных предприятий.

Проблемы управления денежными средствами

Случаются ситуации, когда пришло время выплачивать зарплату или оплачивать поставщикам поставленный товар, а денег на расчетном счете нет. Неделю назад взяли кредит в банке, а денежных средств уже не осталось, а еще предстоят платежи по текущей деятельности, не говоря уже о том, что в конце месяца необходимо заплатить проценты банку. Или имущество уже заложено и перезаложено, поэтому очередной кредит в банке получить невозможно. Решением в таких ситуациях для многих становится кредитный инструмент «Овердрафт», но это, опять же, оплата процентов банку за пользование денежными средствами. Чтобы избежать подобных проблем и не ориентироваться в их решении только на получение кредитов, необходимо внедрить на предприятии платежный бюджет или планирование денежных средств.

Эффективное управление бизнесом сложно представить без долгосрочного и оперативного планирования движения денежных средств, которое позволяет анализировать и контролировать состояние платежеспособности компании. Для этих целей используют БДДС и платежный календарь

Чем отличается платежный календарь от БДДС

БДДС – это план движения наличных и безналичных денежных средств. Его можно составлять на разные интервалы времени – на месяц, на квартал, на год, можно делать корректировки – ежемесячно, квартально, каждые полгода (иногда корректируют БДДС не на календарный год, а на каждые двенадцать месяцев с пролонгацией на один месяц).

Платежный календарь – это инструмент оперативного финансового планирования, с помощью которого прослеживается динамика платежей, определяется их приоритетность, синхронизируются поступления и выплаты.

То есть главное отличие этих инструментов заключается в том, что БДДС – это долгосрочное планирование, а платежный календарь – оперативное. БДДС – укрупненный бюджет по статьям планирования, а платежный календарь составляется, исходя из полученных счетов и заявок по количеству касс и расчетных счетов в компаниях вне зависимости от количества банков. Это дает возможность детализировать потоки денежных средств.

Сначала необходимо составлять БДДС, так как это основа для составления плана платежей, а далее платежный календарь.

Бесплатная консультация по настройке платежного календаря в любой программе 1С

Организация планирования денежных средств в компании

Основа качественного управления денежными средствами – это регламентирование бюджетов ДДС и исполнение платежей. Процесс планирования и управления ДС в компаниях может состоять из следующих этапов:

• Определяется порядок и сроки составления и согласования БДДС;
• Определяется порядок оформления и структура документов по планированию денежных средств;
• Определяется порядок согласования платежей;
• Инициация платежей. Определяется время и даты, когда заявки на расходование денежных средств попадают казначею;
• Производится проверка обоснованности, согласование и утверждение платежа;
• Составляется платежный календарь;
• Составляется реестр платежей;
• Происходит оплата платежей.

Как составить платежный календарь?

Для ведения платежного календаря можно воспользоваться Excel или программными продуктами 1С, имеющими данную функциональность. Если планирование ведется в Еxcel, в течение месяца тяжело проанализировать и проконтролировать состояние платежеспособности компании, поскольку план-факт собирается уже в конце месяца после закрытия периода в бухгалтерии. Управление платежным календарем в программных продуктах 1С позволит ввести систематизированный контроль на всех уровнях учета, начиная с внесения документов в 1С до самого моменте оплаты. Именно о работе с интерактивным платежным календарем в 1С мы поговорим далее.

Создание платежного календаря можно разбить на несколько этапов составления:

• Определение остатка денежных средств на начало периода;
• Определение поступлений и расходов средств по кассам и расчетным счетам организаций;
• Определение списаний денежных средств;
• Расчет чистого денежного потока;
• Расчет остатка денежных средств на конец периода.

Платежный календарь – это план притоков и оттоков ДС (кассовый план и по безналичным платежам) в краткосрочном периоде, то есть он состоит из двух разделов:

• План поступлений денежных средств;
• План списаний денежных средств.

Платежный календарь чаще всего планируется на месяц с разбивкой на платежные дни, с внесением корректировок каждый платежный день по мере поступления информации по платежам.

В разных компаниях платежных дней может быть разное количество, от одного дня в неделю до пяти, поэтому структура разделов платежного календаря может меняться. В зависимости от сферы деятельности компании будут отличаться и источники данных для составления платежного календаря. О других возможностях автоматизации казначейства на базе 1С вы также можете прочитать на нашем сайте.

Автоматизация платежного календаря и казначейства с минимальными сроками и затратами на внедрение и поддержку

Программы на платформе «1С:Предприятие» универсальны, то есть могут «приспособиться» под любую сферу деятельности компании и график платежных дней. Поэтому с их помощью поступление платежей можно запланировать из очень разных источников:

• Документы на отгрузки и выполненные услуги;
• Договора с покупателями;
• Графики погашения дебиторской задолженности;
• Предполагаемые поступления от финансовой деятельности (полученные проценты, дивиденды);
• Краткосрочные кредиты и займы;
• Долгосрочные кредиты и займы;
• Поступления от эмиссии акций;
• Целевое финансирование.

При этом источниками для определения плана списаний денежных средств могут быть:

• Платежи по счетам поставщиков;
• Выплата заработной платы;
• Отчисления в бюджет и внебюджетные фонды;
• Уплата процентов за кредит;
• Приобретение основных средств, нематериальных активов;
• Капитальные вложения;
• Долгосрочные финансовые вложения;
• Возврат краткосрочных кредитов и займов;
• Возврат долгосрочных кредитов и займов;
• Выплата дивидендов;
• Погашение векселей.

В 1С имеется возможность автоматического заполнения календаря на основании введенных ранее документов – бюджетов, заявок, договоров по созданным на текущий период, а также путем загрузки из Excel.

Перед этим инициатор, это может быть один исполнитель или группа исполнителей, заводит документ (бюджет, корректировка бюджета, заявка на расходование и другие документы) и отправляет по маршруту согласования. Ответственный сотрудник согласовывает (отклоняет, запрашивает дополнительную информацию, отправляет на доработку документ и т.д), используя удобные инструменты для согласования – «Мои задачи и оповещения», «Рабочий стол согласования», «Календарь событий» и т.д.

Для контроля и анализа результатов предусмотрено несколько стандартных отчетов, при возможности настраивать дополнительные отчеты под индивидуальные требования.

Распределять суммы планируемых платежей в платежном календаре 1С можно, перейдя к первичному документу из формы отчета, или напрямую в отчете, перемещая суммы между датами в режиме «drag&drop» (в этом случае сумма заявки перемещается на другую дату оплаты). Перемещая строки с суммами по платежному календарю, пользователь получает в режиме оnline новое состояние платежного календаря с пересчитанными остатками и сразу видит необходимое количество денежных средств и возможные кассовые разрывы.

С помощью платежного календаря можно провести промежуточный анализ бюджетов в любой момент времени, сформировав отчет и посмотрев, сколько денежных средств потрачено, сколько стоит в резерве на оплату. О других возможностях программ 1С для управления финансами также можно прочитать на нашем сайте.

Заявки на расход денежных средств по обязательным платежам можно сразу занести в программу на несколько периодов вперед, зарезервировать и проконтролировать их исполнение. Это позволит составить более точный платежный календарь на каждый платежный день и проконтролировать платежи компании и движение денежных средства, что в итоге позволит:

• Избежать кассовых разрывов;
• Контролировать и оптимизировать денежные потоки;
• В идеальном варианте – избежать заемных денежных средств, но, если пришлось взять кредит, платежный календарь позволит оптимизировать проценты и само «тело» кредита.

Лучшие практики в программах 1С

Ведение платежного календаря в программных продуктах 1С позволяет оптимизировать притоки и оттоки денежных средств в компании, осуществлять более тщательный контроль платежей, контролировать платежеспособность и в какой-то мере оптимизировать просроченную дебиторскую задолженность, если поступления платежей планировать по выполненным услугам и отгруженным товарам с учетом отсрочки по договорам.

Функциональность «Платежный календарь» в данной статье мы рассматриваем на примере трех продуктов, разработанных на платформе «1С:Предприятие»:

• 1С:ERP Управление предприятием
• 1С:Управление холдингом
• Финансист

«1С:ERP Управление предприятием» применяют для построения комплексной информационной системы управления в компаниях с различными видами деятельности. Программа имеет мощный инструментарий для управления финансами предприятия, в частности – инструмент планирования платежный календарь.

Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2 Подробно о том, как работать с платежным календарем в 1С:ERP, можно также прочитать на нашем сайте.

«1С:Управление холдингом» позволит автоматизировать бизнес-процессы бюджетирования, бизнес-анализа, консолидации различных отчетов в управляющих компаниях и в финансовых службах бизнес-единиц холдингов. Программа позволит наладить контроль и учет для эффективного управления работой холдинга, в том числе, и процесс управления денежными средствами с платежным календарем.

Платежный календарь в 1С:Управление холдингом

Специализированный программный пакет «WA:Финансист» предназначен для автоматизации функций казначейства, бюджетирования, управленческого учета, МСФО, а также управления договорами в компаниях любого масштаба и отрасли с простой и сложной организационной структурой и любым количеством ЦФО.

Платежный календарь в WA:Финансист

Изначально «WA:Финансист» разрабатывался специально как инструмент управления денежными средствами и автоматизации процесса ведения платежного календаря. В процессе развития его функциональность была значительно расширена. Программа позволяет согласовывать расходы по маршрутам согласования и разрешает оплачивать только согласованные платежи через форму «Реестр платежей» в программах. История согласования остается в программе, и в любой момент времени можно посмотреть, кто ведет процесс, кто согласовывал документ, какая информация была запрошена, какие документы были оформлены для проведения платежа.

Важность планирования

Значение планирования денежных средств на предприятиях сложно переоценить. Планирование минимизирует риски банкротства, позволяя каждый день поддерживать баланс ДС, точно знать, сколько денежных средств необходимо на планируемый период времени, принимать быстрые решения для предотвращения кассовых разрывов, своевременно договариваться об отсрочках платежей с поставщиком. Можно убедить дебитора с просроченной задолженностью быстрее погасить ее, или взять кредитный продукт в банке, но с минимальными рисками и точным пониманием, какая сумма нужна для кредита, что позволит уменьшить оплату процентов по нему.

Чтобы не допустить бесконтрольного расхода денежных средств в современных программах 1С предусмотрены все необходимые инструменты, которые дают уверенность, что будут оплачены только согласованные и утвержденные счета и заявки.

При грамотном ведении платежного календаря возможен эффективный анализ и контроль притоков и оттоков ДС, что позволит в короткие сроки реагировать и принимать грамотные и эффективные решения по управлению бизнесом.