С развитием современных технологий активное распространение получила электронная документация и, как следствие, внедрение электронных подписей. Сейчас получить ее может любой гражданин нашей страны. Как пользоваться цифровыми подписями внутри компании в рамках текущего законодательства, расскажем в статье.
Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) необходима для дистанционного подтверждения достоверности документа и личности подписанта
ЭП представляет собой сгенерированный файл с набором цифровых символов, который крепится к электронному документу. Главная задача электронной подписи – зафиксировать, кто и когда подписал документ. ЭП гарантирует, что документ подписал владелец этой подписи.
Однако при внедрении электронного документооборота (ЭДО) на предприятии нередко возникают вопросы, правомерно ли передача электронной подписи между сотрудниками или от руководителя сотруднику. Давайте разбираться.
Виды электронной подписи
Применение цифровой подписи регламентировано ФЗ №63 от 6 апреля 2011 года. В зависимости от степени защиты, порядка получения и процесса идентификации пользователя ЭП бывают 3 видов:
- Простая (ПЭП) – самый популярный вид ЭП, представляющий собой идентификацию пользователя по методу «логин-пароль» и/или посредством смс-кодов. Широко распространен в соцсетях, личных кабинетах, ресурсах, имеющих двухфакторную идентификацию. Процесс получения этой подписи наиболее простой, но использование ПЭП связано с повышенными рисками, т.к. эта подпись является самой незащищенной из всех. Поэтому простая ЭП не подойдет для заверения большинства важной и официальной документации;
- Неквалифицированная ЭП (НЭП). Для получения этой подписи необходимо обратиться в специальные аккредитованные центры. НЭП создается на базе шифрования, поэтому имеет более высокую степень защиты, чем ПЭП. Соответственно, имеет более широкие возможности для использования. Например, при помощи НЭП вы можете заверить госзакупки;
- Квалифицированная ЭП (КЭП). Для получения КЭП вам необходимо будет посетить сертифицированный центр, но не любой, а имеющий гос.аккредитацию. КЭП имеет наибольшую степень надежности и приравнивается к собственноручной подписи гражданина РФ. При получении КЭП владельцу выдается сертификат.
Для каждой конкретной задачи можно выбрать нужную подпись: для одних документов достаточно будет ПЭП или НЭП, а другие потребуют от вас исключительно КЭП.
Как передать ЭЦП другому сотруднику
Однако, процедура получения КЭП, несколько сложнее, чем создание ПЭП и несет за собой временные и финансовые затраты. Поэтому не редки случаи использования ЭП сразу несколькими сотрудниками одной организации. Возможно и правомерно ли это, разберем подробнее.
В случае с ПЭП все достаточно просто: любой сотрудник может передавать свой логин-пароль другому лицу. Как правило, никто это не отслеживает, да и «ограниченность» данной подписи не несет за собой серьезных последствий в случае утери. Ведь она не приравнивается к собственноручной. Но ответственность за все действия, совершенные с помощью логина-пароля сотрудника, будет нести именно тот сотрудник, на которого они зарегистрированы. Доказать, что под вашими данными заходил другой человек, будет крайне затруднительно.
В случае с КЭП и НЭП последствия передачи могут нести более серьезные последствия, поэтому рациональнее всего каждому сотруднику компании иметь собственную ЭЦП, дающую необходимые для работы полномочия. Список документов и сотрудников, которые могут пользоваться ключом руководителя, должен быть четко прописан. В остальных случаях сотрудникам стоит пользоваться собственной подписью и нести ответственность за свои действия.
В статье 10 ФЗ №63 зафиксировано, что владелец КЭП должен обеспечить конфиденциальность ЭП. В случае попадания электронной подписи к третьему лицу либо утери доступа к КЭП, владелец должен обратиться в удостоверяющий центр, чтобы прекратить использование старой КЭП и оформить новую.
Однако, ни в одном законе или нормативном акте не зафиксирован запрет на передачу ЭП третьим лицам, так же как и не прописана ответственность за это. Но существует ответственность за незаконные действия, совершенные с применением ЭП.
Внедряем и сопровождаем 1С с 2003 года. Знаем все подводные камни систем, поможем «переплыть»Передача ЭЦП руководителя сотруднику
Зачастую организации, которые уже внедрили ЭДО, практикуют передачу подписей внутри компании: между сотрудниками, от руководителя к бухгалтеру и т д.
В ситуации, когда речь идет о передаче КЭП, руководитель может наделить работника правом подписи. Но сам сертификат КЭП должен быть засекреченным и находиться у владельца.
Для этого создается приказ о передаче ЭЦП работнику. Однако, нормативных актов, регламентирующих процедуру передачи электронной подписи, так же нет. Поэтому данный документ будет иметь силу лишь внутри конкретной организации. В случае возникновения серьезных разногласий судебные органы могут не принять к сведению этот документ.
Для того, чтобы максимально обезопасить себя при передаче КЭП, в документе необходимо четко зафиксировать:
- имена и должности сотрудников, которым передается ЭП;
- список документов и полномочий, которые руководитель передает сотруднику;
- реквизиты сертификата;
- дату совершения конкретных сделок, подписанных с использованием КЭП.
Однако еще раз стоит акцентировать внимание, что данный приказ имеет силу только внутри компании. Внешние структуры не уведомлены о том, что произошла перемена. Т.е. при подписании документации, например, для налоговой, по умолчанию будет считаться, что подпись поставил ее владелец. Также как и вся ответственность будет лежать на том, на кого оформлена КЭП, даже при наличии доверенности.
Утерян доступ к КЭП или совершены противоправные действия с ЭП - что делать?
Если доступ к ЭП получили третьи лица без желания владельца, то это повод для серьезного беспокойства. Алгоритм действий обозначен в законе № 63-ФЗ:
- Прекратить использование ЭП в том, случае, если есть вероятность нарушения ее конфиденциальности.
- Уведомить аккредитованный удостоверяющий центр, выдавший КЭП, в течение 1 рабочего дня об утере доступа к ЭП для блокировки данного сертификата.
- Поставить в известность всех участников ЭДО о нарушении конфиденциальности ЭП.
- Удостоверяющий центр, в свою очередь, аннулирует УКЭП. Дата аннулирования будет отражена в реестре.
- После аннулирования ЭП не может быть использована.
- Для продолжения электронного взаимодействия владелец аннулированной электронной подписи может подать заявление на получение новой ЭП.
Медлить с действиями не стоит, ведь последствия использования ключа другим лицом может быть весьма печальным и вызвать огромное количество проблем.
Даже для аннулирования ЭП необходимо время. Это не происходит сиюсекундно. В случае аннулирования сертификат ключа ЭП на определенную дату, отвечать за все документы подписанные до этого момента придется владельцу. Поэтому за конфиденциальностью и сохранностью ключа необходимо внимательно следить. Ведь УКЭП не зря приравнивается к собственноручной подписи.
Так что же делать руководителям - передавать или нет свою ЭП
Разумнее всего будет сделать каждому сотруднику, которому необходимо подписывать документы в электронном виде, собственную электронную подпись. Это убережет от возможных непредвиденных проблем.
На практике руководитель может передавать свою ЭП любого вида сотруднику, но даже при оформлении внутреннего приказа и/или доверенности эта передача не будет являться законной. Передача ЭП не рекомендуется, потому как при совершении незаконных действий с использованием ЭП руководителя, ответственность будет нести не сотрудник, совершивший эти действия, а владелец этой ЭП.
В связи со всем вышеупомянутым отмечу, что исходя из норм законодательства однозначно сказать, возможно ли использование чужой ЭП, нельзя. В законе нет запрета на передачу ЭП, поэтому окончательное решение остается за владельцем.
самые свежие новости 1 раз в месяц
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
