Оптимизация кадрового делопроизводства

Многие предприятия ежедневно сталкиваются с большим потоком кадровых документов. При огромных объемах нетрудно упустить что-то важное или совершить ошибку. Возможно ли уменьшить количество документов, сократить и ускорить процесс обмена документами в организации и при этом остаться в рамках закона? Расскажем, как оптимизировать кадровое делопроизводство и с помощью каких инструментов.

Автоматизация кадрового документооборота делает его максимально понятным и прозрачным. Руководитель кадровой службы или отдельный сотрудник всегда может посмотреть, на какой стадии находится интересующий его документ

Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации

Есть ряд понятных шагов для оптимизации документооборота в кадровых процессах:

1. Автоматизация документооборота в организации. Это значительно упрощает работу с кадровыми документами.
2. Централизация операций по работе с документами позволяет вести всю документацию в соответствии с установленными требованиями.
3. Исключение возвратных движений документа, не обусловленных производственной необходимостью, и устранение необоснованных согласований существенно сокращает время подписания конкретного документа.
4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации существенно сокращает нагрузку на работников кадровых отделов.
5. Использование унифицированных и стандартизированных форм документов позволяет избежать ошибок при заполнении документов.
6. Сокращение документооборота через упорядочение их возникновения позволяет не тратить время на ведение «лишней» документации.

Как оптимизировать работу с кадровыми документами в организации

• Составьте список кадровых документов для вашей организации;
• Ответьте на вопрос: на основании какого нормативно-правового акта заполняется каждый документ? У вас появится список обязательных и необязательных документов. Отдельно можно выделить те документы, которые важно заполнять исключительно в бумажном формате;
• Проанализируйте каждый необязательный документ. Защищает ли как-то тот или иной документ интересы вашей организации? Возрастают ли риски для компании при отсутствии этого документа? Если нет, то можно отказаться от ведения конкретного документа;
• Если вы понимаете, что конкретный необязательный документ крайне важен для вашей организации, можно рассмотреть вопрос о переводе его в электронный формат. Это повысит эффективность работы кадровых отделов и значительно сэкономит время.

Обязательные и необязательные документы в организации

Прежде чем приступить к оптимизации кадровых документов в организации нужно разделить все документы, которые сейчас ведутся, на обязательные и необязательные.

К обязательным документам относятся те, которые регламентированы законом РФ. Например, к обязательным документам можно отнести:

• приказ о приеме на работу;
• график отпусков;
• приказ о расторжении/прекращении трудового договора и пр.

К необязательным документам можно отнести все, которые никогда не были обязательными к ведению с точки зрения законодательства или исторически перестали быть обязательными, однако продолжают вестись организациями «по привычке». Например, командировочное удостоверение, установление испытательного срока и пр.

Таким образом, вы сами можете определить, какое количество кадровых документов вы можете вести в электронном формате или сократить.

С ноября 2021 года в ТК РФ были внесены дополнения (ст. 22.1-3 ТК РФ), на основании которых организации могут законно перевести кадровую документацию в электронный вид.

Руководствуясь новыми статьями, кадровые отделы в организациях могут создавать, хранить и передавать документы в электронном виде. Многие документы разрешено не дублировать в бумажном формате.

По ТК РФ только в электронном виде разрешено вести:

• трудовые договоры;
• договоры о мат. ответственности;
• приказы о дисциплинарном взыскании;
• уведомления об изменении условий трудового договора и пр.

Нельзя перевести полностью в электронный формат:

• трудовые книжки, если не получено согласие работника на перевод документа в электронный формат. Если сотрудник дал согласие, тогда можно полноценно перевести трудовую книжку «в цифру»;
• СТД-Р;
• акты о несчастных случаях № Н1;
• приказы об увольнении;
• журнал инструктажей по охране труда.

Работодатель обязан дублировать на бумаге данные экземпляры.

С 1 марта 2023 ожидается вступление в силу новых требований к условиям ведения КЭДО в организациях.

Очевидно, что процесс легализации электронных документов идет очень активно. Не за горами время, когда отсутствие электронного документооборота в организации будет вызывать такое же недоумение, как когда-то его наличие.

1С:Кабинет сотрудника для перехода на КЭДО

Современный сервис для онлайн взаимодействия сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией. Интеграция с типовыми 1С

от 280 руб./мес.

Подробнее

Гарантия качественной установки 1С

Корректная установка и настройка 1С снижает риск дальнейших ошибок в учете в 2 раза. Работаем с 2003 года!

от 1600 ₽

Подробнее

Электронная подпись

Компания может вести кадровую документацию в электронном виде. Чтобы идентифицировать человека, подписавшего документ, вам понадобится электронная подпись. Существует несколько видов ЭП: усиленные (квалифицированные и неквалифицированные) и простые.

Есть ряд обязательных кадровых документов, которые требуют собственноручной подписи согласно закону. Чтобы перевести их в электронный вид потребуются УКЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись. Например, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении и прочие.

Документы, которые необязательно вести в бумажном виде, возможно подписать при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).

Чтобы подписать необязательные документы, можно воспользоваться простой подписью (ПЭП).

Как происходит работа с электронными документами

Варианты работы с КЭДО в личном кабинете:

• документ создает специалист и отправляет на подписание сотруднику через «Личный кабинет» (трудовой договор, приказ о приеме, расчетный листок и т.д.);
• документ создают сотрудники и через «Личный кабинет» и отправляют руководителю (заявление о приеме, отпуске, и т.д.).

Что дает внедрение кадрового электронного документооборота

• Автоматизация технических процессов. Вы можете создать необходимый кадровый документ и отправить сотруднику для ознакомления. Удобный и понятный интерфейс личного кабинета позволяет более оперативно реагировать на полученные документы. Подпись осуществляется нажатием всего одной кнопки. А наличие мобильной версии с полностью аналогичными возможностями еще больше упрощает процесс обмена кадровыми документами, тем самым повышает эффективность использования рабочего времени каждым сотрудником;
• Позволяет существенно сократить расходы организации за счет перехода от бумажной документации к электронному формату;
• Повышает результативность работы кадровой службы. Все документы создаются, согласовываются и подписываются в соответствии со сроками и требованиями, предъявляемыми к ним. Создание любых отчетов, списков и баз сотрудников занимает несколько минут. Не нужно «от руки» отмечать, кто подписал документы, а кто нет. Система возьмет эти задачи на себя;
• Минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором. Ситуации, когда документы «забыли подготовить», «сдали с опозданием», «некорректно заполнили» будут исключены. Система может отправлять уведомления о новых или напоминать о ранее полученных документах;
• Автоматизация кадрового документооборота делает его максимально понятным и прозрачным. Руководитель кадровой службы или отдельный сотрудник всегда может посмотреть, на какой стадии находится интересующий его документ;
• Большая часть функционала Личного Кабинета настраивается с помощью программы 1С. Все данные сотрудников синхронизируются и хранятся в вашей базе 1С;
• Нет риска потери данных. Вся актуальная информация находится под рукой в полном объеме. Если вам необходим документ, его можно оперативно найти или поднять из архива. Ничего бесследно не пропадет;
• Сильно упрощается задача хранения документов. Всегда есть такая документация, которую нельзя просто выбросить. Их нужно хранить, иногда очень долго. Электронные документы в этой ситуации сильно выигрывают у бумажных;
• Увеличивает возможность дистанционной работы для сотрудников. Это сильно ускоряет документооборот внутри организации, а значит повышает эффективность использования рабочего времени.

А главное: все решения соответствуют законодательству по КЭДО. Нет необходимости больше вести кадровые документы в бумажном виде. Электронный формат абсолютно легален, имеет юридическую силу и в разы упрощает взаимодействие, как внутри компании, так и со сторонними контролирующими органами.