Обзор HR-систем для управления персоналом

Расходы на персонал – одна из самых затратных статей в бюджете любой организации. Если попытаться их классифицировать, у нас получится два основных направления:

• Зарплата и кадры: заработная плата, взносы в различные фонды, материальная помощь и прочие аспекты, регулируемые законными актами и Трудовым Кодексом.
• HR и управление персоналом: подбор и адаптация новых сотрудников, развитие и дополнительная мотивация действующих работников. Это разделы, которые регулируются на предприятии на свое усмотрение. Действительно, ни один федеральный закон или статья из ТК РФ не может заставить работодателя оплачивать своему сотруднику спортзал или курсы обучения иностранному языку.

Если заработная плата, как и кадровое делопроизводство, уже успешно автоматизированы во многих компаниях, то не регламентируемые сферы управления персоналом в большинстве случаев используют множество файлов Excel или Word, примерно такого содержания:

Рынок программного обеспечения для автоматизации HR-процессов может предоставить довольно широкий выбор вариантов. На территории России самым распространенным решением с функционалом HRM является 1С:ЗУП КОРП

О его преимуществах мы поговорим ниже, но, забегая вперед, отметим, что если у вас останутся вопросы, вы можете сразу же задать их нашим специалистам, оставив заявку на сайте.

Возможности HR-систем

Ограничение доступа и соответствие законодательству

ФЗ 152 о защите персональных данных добавил немало работы для HR-отделов по всей стране, обязав их распределять доступ к персональной информации по сотрудникам и кандидатам. Множество компаний уже столкнулись с проблемой организации оборота и хранения трудовых книжек, результатов медицинских осмотров и прочей документации, содержащей в себе персональную информацию.

Автоматизированная система управления персоналом позволяет настроить доступ сотрудников к персональной информации таким образом, чтобы она была доступна только уполномоченным лицам, список которых к тому же всегда можно изменить.

Четкая структура работы

В зависимости от величины организации и фантазии руководства по персоналу, количество различных файлов с таблицами для целей HRM может достигать нескольких десятков. Получается целый набор электронных документов, которые как бы должны облегчить обмен и хранение информации, но на деле только сильнее запутывают.

HRM-система хороша тем, что позволяет навести порядок и выстроить определенные схемы работы, наряду со схемами доступа. Особенно это актуально для тех случаев, когда «самодеятельность» достигла таких высот, что новому сотруднику отдела HR нужно месяцами разбираться, какой файл соответствует тому или иному процессу. И что не менее важно, правильная организация процессов позволяет оперативно получать аналитическую отчетность.

Уменьшение макулатуры

Достаточно вспомнить, сколько бумаги тратится для ознакомления ответственных лиц с резюме кандидата или при планировании обучения, когда запускается «волшебный листочек» для сбора имен и фамилий сотрудников, желающих обучаться. Помимо того что это банальная трата денежных средств, это еще и большая вероятность потери полученной с таким трудом информации.

Программа для управления персоналом позволяет перенести все эти действия в электронный формат, что позволяет экономить на бумаге, всегда помнить, что где находится, а если что-то и забылось, система сама напомнит о событии.

Оптимизация процессов

Если компания имеет более 10-ти должностей в штатном расписании, то при составлении и ведении вакансий важно контактировать с заказчиком поиска работника, чтобы планировать распределение работы, а также оценивать резюме кандидатов для приглашения на дальнейшие этапы переговоров (подробности о подборе персонала в программе 1С вы также можете прочитать на нашем сайте).

По сравнению с табличкой в Excel специализированная система в разы упрощает и ускоряет решение вопросов по той или иной вакансии. Специалистам больше не придется каждый день пересылать по почте этот файл, рискуя потерять последнюю версию. Просто внося данные в систему и указывая ответственного, сотрудник может поделиться актуальной информации и напомнить о ее проверке и утверждении.

Эффективность работы HR-специалистов

Систематизация данных при использовании специализированного ПО позволяет контролировать HR-процессы в реальном времени, будь то закрытие вакансии или обучение сотрудников. При этом не придется дополнительно нагружать сотрудников сбором отчетности и аналитики – все это уже будет отображено в программе и доступно для использования. Благодаря этому можно выстроить гибкую систему мотивации и поощрения сотрудников, оперативно реагировать на какие-то ситуации, требующие управленческого вмешательства, или оценивать эффективность самого процесса.

Варианты программ для HR

ZOHO

Эта информационная система является скорее корпоративным информационным порталом с расширенным функционалом, включающим HR-процессов, а не специализированной HRM-системой. Что она умеет?

• Набор часто используемых HR-документов;
• Встроенная отчетность и аналитика;
• Интеграция с карьерными сайтами через ZOHO Recruter;
• Учет отработанных часов;
• Интеграция с Google-календарем.

BambooHR

Специализированная HR-система, которая, помимо стандартной информации о сотрудниках и кандидатах, может содержать еще и настроенные пользователем поля для заполнения информации. Какие у нее возможности?

• Отслеживание и оценка соискателей;
• Детальная аналитика и отчеты;
• Настройки для обучения персонала;
• Отслеживание компенсаций;
• Отслеживание вовлеченности сотрудников.

Workable

Инструмент для работы с подбором персонала. Сервис работает на онлайн-платформе и содержит много интересных решений для рекрутеров, а именно:

• Конструктор анкет и вакансий;
• Поиск кандидатов через социальные сети;
• Расписание дел для HR-отдела;
• Публикации вакансий на карьерных сайтах;
• Возможность настройки интерфейса под корпоративный стиль компании.

Hurma

Объединяет функционал корпоративного портала компании и специализированной программы для поиска, адаптации и удержания персонала. Безусловно, достаточно интересный инструмент, содержащий в себе следующий функционал:

• База соискателей для рекрутеров;
• База вакансий компании;
• Публикация вакансий на сайте компании и ресурсах для поиска работы;
• Личный профиль работника компании;
• Календарь отсутствий, отпусков и больничных;
• HR-статистика.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП

Как уже упоминалась единственная в России система, объединяющая кадровое делопроизводство, расчет заработной платы, а также HR-блок, вместивший в себя подбор и обучение персонала, грейды сотрудников с расчетом KPI и блок аналитической отчетности. Наряду с автоматизацией HR-процессов, наша компания специализируется на внедрении кадрового учета на базе 1С. Если вас заинтересовала возможность создания комплексной системы управления персоналом, наши специалисты подберут для вас оптимальный вариант автоматизации.

Единое пространство. Благодаря тому что в 1С:ЗУП КОРП могут работать одновременно менеджеры по обучению и рекрутеры, кадровики и расчетчиками, можно максимально точно распределить обязанности между сотрудниками. Единство базы также актуально для компаний, где отдел по подбору персонала занимается также кадровым делопроизводством, или специалисты по обучению иногда подбирают персонал – единый интерфейс позволит быстро приступить к работе, без трат времени, чтобы разобраться «где тут что».

Полный цикл работы с персоналом. Теперь весь жизненный цикл работы сотрудника в организации, начиная с подбора на вакантное место и адаптации на новом месте, до момента увольнения и окончательного расчета, происходит в одном ПО, а значит – можно отследить «долги», составить рекомендации или открыть поиск буквально за минуты.

Системность в рекрутинге. Функционал 1С:ЗУП КОРП вмещает в себя работу с профилями должности (особенно это актуально для специальностей со сложным списком требований) базу кандидатов и вакансий компании, а также мероприятия по адаптации сотрудников.

Работа с грейдами и дополнительными льготами. Назначение ключевых показателей эффективности, их показателей и взаимной зависимости позволяет реализовать максимально гибкую систему заработной платы и дополнительного поощрения в виде льгот или дополнительного медицинского страхования.

Развитие сотрудников. В программе возможно вести планирование и учет обучения сотрудников, все данные по полученным документам об обучении и затратам на эти мероприятия. Помимо этого, электронные курсы можно создавать непосредственно в программе и проходить в веб-интерфейсе.

Полезнейший функционал оценки персонала по методу 360 градусов также реализован в программе, благодаря чему можно создавать анкеты и списки респондентов для оценки, сохранения и аналитики результатов оценки. Подробнее об оценке персонала в 1С:ЗУП КОРП читайте также на нашем сайте.

Охрана труда. Вмещает основные разделы – регистрация и мониторинг актуальности медицинских осмотров, инструктажей ОТ, результатов специальной оценки рабочих мест.

Широкий спектр отчетности и аналитики.

• Отчетность по HR-процессам: расходам на подбор, текучесть кадров и успешность закрытия вакансий с указанием среднего срока закрытия и по прочим параметрам.

• Развитие персонала возможно проанализировать по отчетам об успеваемости обучавшихся, затратам на образовательные и исполнению плана обучения.

• Отчеты по исполнению и эффективности системы ключевых показателей заработной платы.
• Возможность настройки аналитики по потребностям пользователя, если нужен нестандартный отчет.

Подробно о возможностях блока HRM в 1С также рассказано на нашем сайте.

Таблица со сравнением основных параметров продуктов для автоматизации управления персоналом

При выборе ПО для автоматизации процессов управления персоналом, прежде всего, следует ориентироваться на специфику требований вашего предприятия, функциональные обязанности HR-отдела и устройство процессов управления человеческими ресурсами. Но если вам необходимо создание комплексной системы управления, все же следует ориентироваться на внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП. Она легко интегрируется в ИТ-структуру, созданную на платформе «1С:Предприятие», соответствует законодательству и позволяет решать широкий круг задач.