В наши дни многие ведут рабочую переписку и документацию в электронном виде. Это удобно, существенно сокращает временные затраты, исключает географические ограничения. И архив всегда под рукой – не надо тратить много часов на поиск нужного документа. Но насколько это законно, как подписывать такие документы, нужно ли дублировать в бумажной форме документацию. Все это разберем в статье.
Обмен документами с дистанционным работником - правовая база
Если обратиться к законодательной базе, то вести электронную переписку и подписывать документацию можно со всеми работниками. А при определенных условиях работодатель может не принимать во внимание согласие сотрудника на ЭДО
Так, например, согласно новой поправке от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ, сотрудники, которые впервые трудоустраиваются после 31 декабря 2021 года, больше могут не оформлять письменное согласие на ЭДО (электронный документооборот).
Кроме того, с января 2021 года вышел новый закон 49.1 ТК РФ о трудовых взаимоотношениях с дистанционными работниками. Там зафиксированы варианты удаленной и дистанционной работы касающиеся трудоустроенных граждан, когда основными формами взаимообмена документацией между организацией и работником становится ЭДО, а основным инструментом оформления документации – электронная подпись (ЭП, ЭЦП).
Организация кадрового ЭДО в компании
Для грамотной организации ЭДО нужно учитывать, с каким именно сотрудником вы планируете его вести. В одной организации могут работать:
- Сотрудники, оформленные по ТК РФ. К ним можно смело отнести всех работников, кроме трудящихся по договору о дистанционной работе.
- Сотрудники, оформленные по трудовому договору на дистанционную работу. Это могут быть люди, которые изначально пришли как дистанционные работники или сотрудники, которые официально перешли из офиса на удаленную работу.
- Сотрудники, оформленные по договору ГПХ, или самозанятые.
В зависимости от того, с какими именно сотрудниками вы планируете вести обмен документами, вам может потребоваться дублирование документации на бумаге. Подробнее разберем в таблице.
Сотрудники оформлены | В электронном виде заполняется | На бумаге нужно дублировать |
Для сотрудников, оформленных по ТК РФ (ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ) |
|
|
Для дистанционных сотрудников (ст. 312.2 – 312.9 ТК РФ) |
| Копия приказа об увольнении |
Для самозанятых и сотрудников, оформленных по договору ГПХ (ч. 2 ст. 160 и ч. 2 ст. 434 ГК РФ) |
| Дублировать документы необязательно |
Для организации кадрового ЭДО на предприятии вам понадобится информационная система или сервис. Из самых простых и общедоступных вариантов это может быть платформа «Работа в России» (РвР). В ней работодатели могут передавать для подписания сотрудникам всю документацию.
Но крупным компаниям с численностью сотрудников ориентировочно от 100 человек лучше отдать предпочтение созданию и внедрению собственной информационной системы. Она будет разработана с учетом особенностей и специфики бизнеса.
Подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника от официального партнера 1СОбмен кадровыми документами через e-mail
Обмен документами с дистанционным работником или сотрудником, трудоустроенным как самозанятый либо по договору ГПХ, так же как и со всеми работниками вашей организации можно вести с помощью e-mail.
Однако здесь важно помнить, что согласно ч. 3,4 ст. 312.3 ТК РФ при отправке некоторых документов работодатель и сотрудник должны уведомить вторую сторону о получении каждого электронного документа. А это не всегда удобно. Особенно, когда у вас много дистанционных работников.
Электронная подпись для КЭДО
Для бесперебойного обмена электронной документацией вам понадобятся электронные подписи. Это электронный аналог собственноручной подписи физлица, который помогает идентифицировать подписанта.
Согласно закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», выделяют 3 вида ЭП:
- Простая электронная подпись (ПЭП) – самый популярный вариант подписи. Большинство людей ежедневно пользуется ей, не задумываясь об этом. Она представляет собой логин-пароль или смс-код для доступа в личный кабинет или иного подтверждения. Такую подпись сотрудник может сформировать себе самостоятельно, либо ее может выдать работодатель. ПЭП помогает идентифицировать сотрудника, но является самой незащищенной среди всех видов ЭП.
- Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП, УНЭП) представляет собой «архив» некой информации на токене. Подпись создается с участием средств криптографической защиты. Чтобы оформить УНЭП вам понадобится обратиться в специальные удостоверяющие центры. Некоторые работодатели сейчас могут сами выдавать НЭП сотрудникам. Хоть НЭП, как и ПЭП, не дает своему обладателю безграничных возможностей, однако степень защиты у нее значительно выше чем. Именно благодаря этому НЭП достаточно широко используется в современном ЭДО.
- Усиленная квалифицированная подпись (КЭП, УКЭП). Для оформления КЭП вам необходимо будет посетить сертифицированный центр, аккредитованный ФНС России. УКЭП свойственна самая высокая степень защиты, что дает ей право приравниваться к собственноручной подписи физлица.
Чтобы легализовать электронное общение с работниками, работодателю и сотрудникам предстоит подписать соглашение об электронном взаимодействии. Это относится не только к сотрудникам, ведущим свою профессиональную деятельность дистанционно и самозанятым гражданам. Сотрудникам, трудоустроенным в офисе или на производстве, также необходимо оформить согласие о переходе на КЭДО.
Можно ли провести обмен документами с дистанционным работником без ЭЦП?
Да, такой вариант возможен. В этом случае вся документация поступает сотруднику почтой, подписывается и возвращается к работодателю также почтой.
Возможно отправлять документы в электронном виде и в формате PDF. Сотрудник сможет их распечатать и собственноручно подписать. Затем необходимо сделать скан-копию документа и прислать их работодателю также в формате PDF.
Однако не следует забывать, что по действующему закону ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая сторона должна будет отправить электронное подтверждение при получении документа. А это совсем не ускоряет процедуру взаимообмена документацией.
Работник, трудоустроенный дистанционно, имеет право запросить у работодателя копии документации, которая связана с его деятельностью. Документация должна быть подготовлена и предоставлена сотруднику в трехдневный срок в бумажном формате с помощью заказного письма либо в электронном формате.
Не трудно догадаться, что подобное взаимодействие будет отнимать огромное количество времени как у работника, так и у работодателя. Особенно если в силу своей деятельности оформление и подписание документации носит регулярный характер. Например, при ведении бухгалтерии дистанционно.
Возможен также вариант личного посещения места работы сотрудником для оформления и подписания документов, как это делали до активного внедрения ЭДО в повседневную работу.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Очевидно, что электронное взаимодействие является более удобным и эффективным для обеих сторон. А при наличии у работодателя собственной информационной системы сотрудники могут обмениваться документацией не только при помощи компьютера, но и с помощью личного кабинета в телефоне или мобильного приложения. Именно поэтому КЭДО так активно внедряется и используется в организациях всех отраслей, с каждым днем набирая обороты.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
