Обмен электронными документами при дистанционной работе

В наши дни многие ведут рабочую переписку и документацию в электронном виде. Это удобно, существенно сокращает временные затраты, исключает географические ограничения. И архив всегда под рукой – не надо тратить много часов на поиск нужного документа. Но насколько это законно, как подписывать такие документы, нужно ли дублировать в бумажной форме документацию. Все это разберем в статье.

Обмен документами с дистанционным работником - правовая база

Если обратиться к законодательной базе, то вести электронную переписку и подписывать документацию можно со всеми работниками. А при определенных условиях работодатель может не принимать во внимание согласие сотрудника на ЭДО

Так, например, согласно новой поправке от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ, сотрудники, которые впервые трудоустраиваются после 31 декабря 2021 года, больше могут не оформлять письменное согласие на ЭДО (электронный документооборот).

Кроме того, с января 2021 года вышел новый закон 49.1 ТК РФ о трудовых взаимоотношениях с дистанционными работниками. Там зафиксированы варианты удаленной и дистанционной работы касающиеся трудоустроенных граждан, когда основными формами взаимообмена документацией между организацией и работником становится ЭДО, а основным инструментом оформления документации – электронная подпись (ЭП, ЭЦП).

Организация кадрового ЭДО в компании

Для грамотной организации ЭДО нужно учитывать, с каким именно сотрудником вы планируете его вести. В одной организации могут работать:

1. Сотрудники, оформленные по ТК РФ. К ним можно смело отнести всех работников, кроме трудящихся по договору о дистанционной работе.
2. Сотрудники, оформленные по трудовому договору на дистанционную работу. Это могут быть люди, которые изначально пришли как дистанционные работники или сотрудники, которые официально перешли из офиса на удаленную работу.
3. Сотрудники, оформленные по договору ГПХ, или самозанятые.

В зависимости от того, с какими именно сотрудниками вы планируете вести обмен документами, вам может потребоваться дублирование документации на бумаге. Подробнее разберем в таблице.

Для организации кадрового ЭДО на предприятии вам понадобится информационная система или сервис. Из самых простых и общедоступных вариантов это может быть платформа «Работа в России» (РвР). В ней работодатели могут передавать для подписания сотрудникам всю документацию.

Но крупным компаниям с численностью сотрудников ориентировочно от 100 человек лучше отдать предпочтение созданию и внедрению собственной информационной системы. Она будет разработана с учетом особенностей и специфики бизнеса.

Обмен кадровыми документами через e-mail

Обмен документами с дистанционным работником или сотрудником, трудоустроенным как самозанятый либо по договору ГПХ, так же как и со всеми работниками вашей организации можно вести с помощью e-mail.

Однако здесь важно помнить, что согласно ч. 3,4 ст. 312.3 ТК РФ при отправке некоторых документов работодатель и сотрудник должны уведомить вторую сторону о получении каждого электронного документа. А это не всегда удобно. Особенно, когда у вас много дистанционных работников.

Электронная подпись для КЭДО

Для бесперебойного обмена электронной документацией вам понадобятся электронные подписи. Это электронный аналог собственноручной подписи физлица, который помогает идентифицировать подписанта.

Согласно закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», выделяют 3 вида ЭП:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) – самый популярный вариант подписи. Большинство людей ежедневно пользуется ей, не задумываясь об этом. Она представляет собой логин-пароль или смс-код для доступа в личный кабинет или иного подтверждения. Такую подпись сотрудник может сформировать себе самостоятельно, либо ее может выдать работодатель. ПЭП помогает идентифицировать сотрудника, но является самой незащищенной среди всех видов ЭП.
2. Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП, УНЭП) представляет собой «архив» некой информации на токене. Подпись создается с участием средств криптографической защиты. Чтобы оформить УНЭП вам понадобится обратиться в специальные удостоверяющие центры. Некоторые работодатели сейчас могут сами выдавать НЭП сотрудникам. Хоть НЭП, как и ПЭП, не дает своему обладателю безграничных возможностей, однако степень защиты у нее значительно выше чем. Именно благодаря этому НЭП достаточно широко используется в современном ЭДО.
3. Усиленная квалифицированная подпись (КЭП, УКЭП). Для оформления КЭП вам необходимо будет посетить сертифицированный центр, аккредитованный ФНС России. УКЭП свойственна самая высокая степень защиты, что дает ей право приравниваться к собственноручной подписи физлица.

Чтобы легализовать электронное общение с работниками, работодателю и сотрудникам предстоит подписать соглашение об электронном взаимодействии. Это относится не только к сотрудникам, ведущим свою профессиональную деятельность дистанционно и самозанятым гражданам. Сотрудникам, трудоустроенным в офисе или на производстве, также необходимо оформить согласие о переходе на КЭДО.

1С:Кабинет сотрудника для перехода на КЭДО

Современный сервис для онлайн взаимодействия сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией. Интеграция с типовыми 1С

от 280 руб./мес.

Подробнее

Гарантия качественной установки 1С

Корректная установка и настройка 1С снижает риск дальнейших ошибок в учете в 2 раза. Работаем с 2003 года!

от 1600 ₽

Подробнее

Можно ли провести обмен документами с дистанционным работником без ЭЦП?

Да, такой вариант возможен. В этом случае вся документация поступает сотруднику почтой, подписывается и возвращается к работодателю также почтой.

Возможно отправлять документы в электронном виде и в формате PDF. Сотрудник сможет их распечатать и собственноручно подписать. Затем необходимо сделать скан-копию документа и прислать их работодателю также в формате PDF.

Однако не следует забывать, что по действующему закону ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая сторона должна будет отправить электронное подтверждение при получении документа. А это совсем не ускоряет процедуру взаимообмена документацией.

Работник, трудоустроенный дистанционно, имеет право запросить у работодателя копии документации, которая связана с его деятельностью. Документация должна быть подготовлена и предоставлена сотруднику в трехдневный срок в бумажном формате с помощью заказного письма либо в электронном формате.

Не трудно догадаться, что подобное взаимодействие будет отнимать огромное количество времени как у работника, так и у работодателя. Особенно если в силу своей деятельности оформление и подписание документации носит регулярный характер. Например, при ведении бухгалтерии дистанционно.

Возможен также вариант личного посещения места работы сотрудником для оформления и подписания документов, как это делали до активного внедрения ЭДО в повседневную работу.

Очевидно, что электронное взаимодействие является более удобным и эффективным для обеих сторон. А при наличии у работодателя собственной информационной системы сотрудники могут обмениваться документацией не только при помощи компьютера, но и с помощью личного кабинета в телефоне или мобильного приложения. Именно поэтому КЭДО так активно внедряется и используется в организациях всех отраслей, с каждым днем набирая обороты.