Сокращение расходов компании - как провести оптимизацию затрат?

В период кризиса многие компании сталкиваются с необходимостью оперативной адаптации бизнеса к изменившимся условиям, чтобы поддержать его эффективность, решив, тем самым, вопрос выживания. В этих условиях важнейшим из вопросов, возникающих перед руководством, становится – как можно сократить расходы? Уменьшение финансовых затрат, а также оптимизация структуры расходов, возможно только после тщательного анализа расходов и доходов организации и классификации.

Классифицировать затраты компании можно по категориям:

1. Эффективные. К этой категории относят затраты, имеющие непосредственное отношение к выпуску продукции, которая далее пойдет на продажу. В категорию неэффективных расходов попадают любые возможные потери: брак, утеря, хищение, простой, порча товара и прочие.
2. Релевантные. Затраты, на которые можно повлиять принятием тех или иных управленческих решений. Если же решения руководства воздействия на расходы не оказывают, они считаются нерелевантными.
3. Затраты, формирующие себестоимость:
   • прямые (закупка материалов, сырья, зарплата производственного персонала);
   • косвенные (общепроизводственные и административные расходы, связь, ТЗР и т.д.).
4. Постоянные, переменные, смешанные. Контроль и оптимизация постоянных затрат возможны при условии разделения производственных затрат. Необходимо учитывать, что постоянные объемы производства не зависят от переменных затрат и пропорциональны производственному уровню.

Следующий шаг – в каждой из перечисленных категорий выделить требующие корректировки затраты и составить план их оптимизации с ранжированием по приоритетности

Как показывает многолетняя практика, в первую очередь сокращаются (оптимизируются) следующие категории затрат:

• аренда помещения;
• персонал;
• производственные (закупки, склад, материалы, сырье);
• реклама.

Аренда помещения

Один из самых простых способов сократить объем постоянных расходов компании – путь сокращения расходов на аренду площадей посредством переезда в офис меньшей площади или закрытия нерентабельных точек (если речь идет о торговых сетях).

Также стоит отметить, что в современных реалиях все большую актуальность приобретает удаленная работа, что, в свою очередь, снижает необходимость аренды больших площадей. А в сфере услуг, не связанной с производством, хранением и перемещением физических товаров, растущий уровень цифровизации предоставляет широкие возможности по переводу практически любого подразделения на удаленный формат.

Результат – существенное сокращение арендных и коммунальных платежей.

Управленческие расходы

Здесь речь идет о пересмотре прямых расходов на управление, к которым относятся различные категории выплат сотрудникам. В первую очередь, сокращение премий и бонусов, и эти статьи расходов необходимо подвергнуть пересмотру.

Следующая категория расходов – командировочные. Месяцы карантина, связанного с распространением коронавирусной инфекции, наглядно продемонстрировали, что имеющиеся технические возможности позволяют вести ключевые переговоры и в удаленном формате.

Затраты на производство

Существует ряд способов сокращения производственных затрат, широко применяемых на практике.

В первую очередь, имеется в виду внедрение методов бережливого производства, то есть планомерного снижения количества потерь, под которыми понимаются любые действия, которые могут снизить эффективность производства. Единственный недостаток метода – его долгосрочный характер, так как придется менять трудовую культуру производственного персонала.

Также имеет смысл обновить оборудование, тем самым повысив эффективность использования сырья и контроля качества, параллельно снизив энергетические затраты.

Снижение себестоимости производства за счет сокращения трат на сырье при условии сохранения качества на прежнем или сопоставимом уровне. Возможный и наиболее вероятный риск – снижение качества и потеря клиентов, что в условиях кризиса может обернуться разорением бизнеса. Отдельно стоит отметить необходимость разработки системы учета и использования производственных отходов, стоимость которых иногда сопоставима со стоимостью продукции. Это позволяет в дальнейшем значительно сократить производственные потери и издержки на хранение и утилизацию отходов.

Контроль качества

Контроль качества относится к категории, снижение расходов на которую относится к одной из наиболее сложных задач. Условно расходы в этой категории можно разбить на две группы:

• затраты, которых можно избежать;
• обязательные затраты.

В первую категорию (устранимые затраты) входят:

• отходы производства (в том числе возвратные);
• устранение дефектов и затрачиваемые на них ресурсы (средства, время, материалы);
• дополнительные проверки качества в случаях, когда средний процент брака уже известен заранее;
• риски, связанные с выполнением дополнительных обязательств (постпродажное обслуживание, в том числе гарантийное);
• низкий спрос на товары и услуги, не отвечающие требованиям потребителя.

Ко второй категории (обязательные затраты) относятся средства, инвестируемые в поддержание требуемого уровня качества выпускаемой продукции и сведение к минимуму уровня брака. Средства расходуются по следующему плану мероприятий:

• аудит и применение системы контроля качества;
• контроль работы и техническое обслуживание оборудования;
• аудит поставщиков;
• инструктаж персонала, ответственного за контроль качества;
• проверка и осуществление контроля качества в соответствии со стандартами (не ниже допустимого уровня).

Важную роль в оптимизации структуры расходов играет повышение уровня взаимодействия производственно-технических подразделений с закупками. Отлаженное взаимодействие производства и закупок позволит не только успешнее применять меры по сокращению расходов и планированию, но и отладить процедуру оценки выбора поставщиков путем совместной выработки требований к ним.

Закупки

Одна самых из действенных мер – эффективное управление отношениями с поставщиками. Прежде всего, это расширение базы поставщиков, дающее возможность при необходимости как сократить бюджет закупок без риска снижения качества продукции, так и при необходимости иметь больше аргументов при обсуждении условий сотрудничества (снижение цен, изменение условий оплаты и т.д.) с имеющимися. Имеет смысл провести классификацию поставщиков, выделив приоритетных и «запасных» для страхования возможных рисков.

Следующая необходимая мера – работа со складскими остатками, их оптимизация для снижения оборачиваемости. Начиная с момента расчета потребности в закупке и планирования закупок и заканчивая с ликвидацией нерентабельных остатков для снижения расходов на хранение и учет. Неотъемлемой частью оптимизации закупок является управление ассортиментом закупаемой номенклатуры: перерасчет и корректировка норм потребления, акцент на закупке наиболее рентабельных позиций, выведение из оборота неликвидных.

Нередко серьезным препятствием становится избыточная формализация процессов. Типичный пример – тендерные процедуры с большим количеством поставщиков, когда в отделе закупок большая часть времени тратится на сбор, оформление и согласование документации, а не на поиск поставщиков и заключение договоров на наиболее выгодных условиях.

Внешняя логистика

Под внешней логистикой понимается деятельность, решающая задачу по движению товара к покупателю. Иными словами, услуги доставки как своими силами, так и посредством привлечения перевозчиков. Необходимы регулярный мониторинг рынка транспортных услуг и проведение тендеров среди поставщиков, пересмотр условий с существующими (к примеру, разработка системы скидок в зависимости от объема перевозок). Целесообразно также привязать доставку товара собственными силами как к определенной минимальной сумме заказа, так и объему поставок.

В ряде случаев экономически целесообразной становится консолидация поставок, их группировка по зонам доставки.

Внутренняя логистика

Под внутренней логистикой понимается решение производственных вопросов, ограниченных рамками самого предприятия, то есть закупки, хранение и учет ТМЦ (товары, сырье, материалы), перемещения между подразделениями. Повысить ее эффективность можно снижением транзакционных издержек путем оптимизации как самих бизнес-процессов, так и организационной структуры.

Оптимизация организационной структуры

В современном мире наблюдается явная тенденция к «уплощению» организационных структур путем сокращения промежуточных уровней управления, которые в крупных организациях создают немало сложностей в работе, существенно замедляя взаимодействие между подразделениями. Суть «уплощения» структуры состоит в увеличении числа сотрудников в подчинении у генерального директора и сокращении числа руководителей среднего звена.

Задача по созданию «плоской» структуры решается выполнением следующих рекомендаций:

• укрупнение подразделений путем слияния нескольких отделов со смежным функционалом;
• сокращение количества промежуточных руководителей, изменение порядка подчинения, уход от дробления структурных единиц на более мелкие;
• определение необходимого состава отдела, разработка должностных инструкций.

Подобный подход позволит не только упростить и ускорить процессы, но и высвободить значительные средства, предназначавшиеся на содержание руководителей среднего уровня.

Оптимизация на функциональном уровне

Вслед за организационной структурой необходимо провести оптимизацию и внутри самих отделов. В первую очередь, целесообразным будет провести расширение функционала отдельных исполнителей, слияния двух должностей со смежными обязанностями в одну (простейший пример – интеграция функционала менеджера по закупкам и сотрудника отдела ВЭД). Содержание одного сотрудника даже с повышенной ставкой выгоднее, чем двоих со средней по отрасли. Но следует учесть, что временно могут вырасти расходы на обучение и повышение квалификации сотрудников.

При необходимости следует оптимизировать численность штата. Разработайте систему KPI для оценки работы сотрудников, к которым она применима, и систему контроля за выполнением работы. Пересмотрите бизнес-процессы на предмет возможности сокращения транзакционных издержек, автоматизируйте обновленную модель. Дополнением к разработке системы KPI может стать повышение переменной части зарплаты.

Оценив объем работы отдельных подразделений или сотрудников, оцените возможность передачи части функций на аутсорс, тем самым экономя на ФОТ. В первую очередь, такое решение будет целесообразным для функций, не требующих регулярного присутствия исполнителя. Вообще же на аутсорс можно перевести: рекламу (в том числе таргетированную), маркетинг или создание контента для сайта.

Для этих же функций имеет смысл ввести сдельную систему оплаты труда, срочные трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера.

Одним из наиболее популярных способов сокращения расходов на ФОТ является перевод персонала на неполный рабочий день или неделю, что в рамках Трудового кодекса возможно на срок до шести месяцев.

Что недопустимо при проведении оптимизации расходов?

С одной стороны, Трудовой кодекс предоставляет широкий набор возможностей серьезно снизить расходы на персонал и обернуться кратковременной экономией для компании. С другой стороны, явная экономия на персонале в виде сокращения зарплат, расходов на обучение, соцпакет, корпоративы и так далее может обернуться серьезными проблемами. Результатом таких мер будет, прежде всего, потеря лояльности кадров, которая неизбежно обернется снижением качества работы и повышением их текучки. Коснется это, в первую очередь, квалифицированных сотрудников, востребованных на рынке труда и всегда имеющих выбор.

Урезание расходов на маркетинг без тщательного анализа каналов может серьезно снизить поток клиентов и, как следствие, вынудить еще больше сокращать бюджет, что в конечном итоге может привести к разорению компании. Рациональнее будет сместить фокус внимания маркетинга с поиска новых клиентов на рынке на поддержку и развитие отношений с существующими путем разработки новых программ лояльности, систем бонусов или предложения дополнительных услуг.

Получается, что для того, чтобы эффективно, без ущерба для бизнеса, оптимизировать затраты и сократить расходы, необходимо, в первую очередь, грамотно организовать и вести управленческий учет.

Консультация по управленческому учету

Бесплатная консультация по постановке и автоматизации упр. учета для эффективного сокращения затрат

Подробнее

Автоматизация управленческого учета

Прозрачная отчетность, оптимизация затрат, сокращение расходов

Подробнее

Методы снижения затрат: Автоматизация бизнес-процессов

Большинство вышеупомянутых задач решается путем автоматизации бизнес-процессов, позволяя не только существенно сократить транзакционные издержки и человеческий фактор, но и лучше координировать действия сотрудников. Это непосредственно касается таких сфер, как бухгалтерский, финансовый, управленческий и оперативный учет.

Для лучшей оценки рентабельности бизнеса имеет смысл вести учет деятельности компании в разрезе проектов. Это позволит определиться с ключевыми и наиболее прибыльными проектами и сфокусироваться на них.

Отдельное внимание следует уделить отчетности, на составление и проверку которой может уходить до 30% рабочего времени. Разработка стандартизированной и хорошо структурированной формы отчетности без излишней детализации может существенно повысить доведение информации до руководства и, соответственно, оперативность принятия управленческих решений. С этой задачей превосходно справляются используемые во всем семействе программных решений 1С системы компоновки данных (СКД), предоставляя пользователю широкий выбор как типовых отчетов, так и возможностей для конструирования собственных вариантов, соответствующих требованиям конкретных подразделений. Автоматизация управленческого учета на базе программ 1С позволяет оперативно получать аналитику в различных разрезах для принятия своевременных решений, в том числе и по сокращению расходов компании.

Общие рекомендации по сокращению затрат

Для понимания общего состояния и тенденций внутри компании необходим, прежде всего, постоянный мониторинг ключевых показателей, без которого будет сложно давать адекватную оценку имеющейся ситуации.

Для этих целей в программах семейства 1С (в частности, ERP и ERP УХ) реализован ряд типовых отчетов и обработок, позволяющих быстро и легко получить доступ к необходимой информации.

Отчет «Управленческий баланс»

Основной отчет, способный дать детальную информацию по финансовому состоянию предприятия с контролем баланса активов и пассивов – «Управленческий баланс». Показателями отчета являются статьи активов и пассивов с возможностью группировки по различным периодам (месяц, квартал, полугодие, год).

При необходимости можно быстро и легко выявить происхождение того или иного актива/пассива, расшифровав интересующий показатель другим отчетом.

Поддерживается произвольная настройка иерархии групп и приоритета расположения статей в справочнике «Статьи активов и пассивов». Для учета прочих активов и пассивов возможно пополнение справочника статей требуемыми для детализации управленческого учета статьями.

Отчет «Доходы и расходы предприятия»

Отчет позволяет провести упрощенный анализ всех доходов и расходов предприятия в валюте управленческого учета и определить статьи, расходы по которым можно оптимизировать. В отчет выводится «сквозная» себестоимость товаров по предприятию в целом. Статьи автоматически группируются в разделы, иерархия статьей не учитывается.

При необходимости любой интересующий показатель можно расшифровать дополнительным отчетом по команде «Расшифровать».

Результатом расшифровки будет реестр документов, после ввода и проведения которых в системе появилась информация о расходах.

Помимо комплексных программ 1С, необходимая функциональность имеется и в специализированных финансовых решениях. Таким решением, в частности, является разработка нашей компании – WA:Финансист. Одним из основных отчетов WA:Финансист, позволяющих проводить сравнительный анализ план-факта данных по бюджетам за определенный период, а также сравнение бюджетов по различным сценариям и валютам, является «Исполнение бюджета».

Этот же отчет может быть использован для сравнения бюджетов по разным сценариям, валютам, а также для проведения сравнительного анализа фактических данных разных периодов. По кнопке «Выбрать вариант» можно посмотреть варианты – «Выводить корректировки бюджета отдельно», «Консолидированный бюджет», «Основной».

Обработка «Платежный календарь»

Платежный календарь предназначен для оперативного управления денежными средствами. Рабочее место позволяет выполнять планирование поступлений и списаний денежных средств в разрезе банковских счетов и касс, а также планировать остатки по банковским счетам и кассам. Кроме того, в случае возникновения кассовых разрывов доступна возможность перепланирования денежных средств.

Платежный календарь позволит избежать как кассовых разрывов, так и пени за просрочки оплат.

Корректно настроенный платежный календарь позволяет анализировать и контролировать исполнение заявок, избегая как кассовых разрывов и пеней за просрочки оплат.

Автоматизация получения управленческой отчетности для компаний разных масштабов на базе WA:Финансист

Управление закупками, АРМ «Формирование заказов по потребностям»

Для автоматизации расчета заказов поставщикам в 1С:ERP разработано АРМ «Формирование заказов по потребностям», позволяющее формировать заказы поставщикам на основании потребностей, возникающих в результате ввода таких документов, как заказ клиента, заказ на производство, сборку/разборку, внутреннее потребление, заказ на перемещение.

Широкий и гибкий функционал данной обработки дает возможность не только минимизировать ручные расчеты, но и выбирать для обработки заказы, исходя, например, из текущего уровня запаса или необходимой даты поставки. Далее остается лишь сверить и при необходимости скорректировать рекомендации системы и разместить заказы.

Документ «Проект», вкладка «Ключевые показатели»

При корректном заполнении всех данных бюджетов и наличии настроенных правил расчета система автоматически вычисляет все ключевые показатели (NPV, PI, IRR, PBP, FCF). При необходимости бюджеты и ключевые показатели можно актуализировать путем запуска соответствующих команд непосредственно из самого документа «Проект».

Эффективное в кратко-, средне- и долгосрочной перспективе сокращение расходов компании – задача, которая решается только при комплексном подходе, представляющем собой органичное сочетание планирования (постановка задач, определение приоритетов) и мониторинга проводимых мер. Типовая функциональность программных решений 1С предлагает пользователю мощные и гибкие инструменты для ведения проектной деятельности с последующим автоматическим расчетом всех ключевых показателей эффективности бизнеса (NPV, IRR, индекс рентабельности и т.д.) на основании данных бюджетов проектов, позволяя моделировать бюджеты и показатели эффективности проекта при изменении сроков выполнения его этапов. Кроме того, системы позволяют определить критерии сравнения альтернативных проектов, проводить их экспертную оценку и, как результат, включить в инвестиционную программу оптимальный портфель проектов.