Как подписывать трудовой договор электронной подписью

Во многих современных организациях есть сотрудники, которые трудятся дистанционно. В данной статье мы разберем рекомендации экспертов по заключению с такими работниками договорных отношений. В частности, коснемся вопроса, как подписать трудовой договор и другие значимые кадровые документы между работником и работодателем электронной подписью.

При трудоустройстве кандидата появляется масса хлопот, связанных с документооборотом трудовых отношений. Поэтому перед формированием кадровых документов нужно принять решение, по какому пути идти: обычному (бумажному) или электронному (КЭДО).

Бумажный процесс передачи кадровых документов

Применяя традиционный вариант, организация направляет подлинники всех документов, связанных с приемом на работу, по почте заказным письмом в течение указанного в договоре срока. Кандидат также обязан подписать их и вернуть обратно почтой или курьером. В таком варианте повышается вероятность срыва сроков при обязательном ознакомлении/уведомлении сотрудника с кадровыми документами.

Обмен электронными документами (312 TK PФ)

Трудовой кодекс РФ разрешает компаниям отправлять сотрудникам кадровые документы (приказы, требования, договоры и т.д.) по e-mail. Работник имеет право направлять необходимые документы для приема на работу также по e-mail. При таком варианте обе стороны экономят время и средства.

Чтобы обмен электронными кадровыми документами между удаленным работником и организацией осуществлялся в рамках закона, обеим сторонам нужно обязательно применять ЭЦП (электронную цифровую подпись) или ЭП, как сейчас используют в нормативных актах.

Трудовой кодекс РФ не обязывает организацию нести издержки на приобретение квалифицированной/неквалифицированной электронной подписи (KЭП/НЭП) для кандидата. Эти вопросы решаются обоюдно, по согласию участников.

Компании рекомендуется зафиксировать в ПВТР (правилах внутреннего трудового распорядка) возможность дистанционной работы с применением ЭП в отношениях работник-работодатель.

Алгоритм обмена электронными документами при дистанционном трудоустройстве

В обязанности организации входит ознакомление будущего сотрудника со всеми документами, касаемыми трудоустройства, до подписания трудового контракта. Если стороны пришли к согласию использовать КЭДО, то направить кандидату для ознакомления комплект этих документов можно и без рукописной подписи будущего сотрудника.

Что нужно сделать:

• отправить скан-копии всех необходимых документов, относящихся к трудоустройству кандидата, посредством e-mail, предварительно подписав эти скан-копии ЭП организации;
• кандидат отправляет также в ответ электронные документы. Но в ст. 312 ТК РФ не оговорено, какой конкретно должен быть документ. Это также может быть e-mail, о том, что кандидат ознакомился с направленными ему документами. Копии при этом подписываются ЭП.

При принятии положительного результата о приеме кандидата на работу, представителю отдела кадров следует проинформировать будущего сотрудника о необходимости получения им ЭП до процедуры согласования всех нормативных документов.

Алгоритм подписания документов Word

Функция «Подписать документ» в Word-файле не дает создавать ЭП, которая придавала бы такому документу правовую силу. Для этого нужно обязательно интегрировать на ПК специальное программное средство – KриптоПро.

Когда плагин установлен, можно сразу приступить к работе с ЭП: выбираем вкладку Cepвиc и далее переходим в Параметры.

В следующем окошке переходим на вкладку Безопасность и активируем клавишу Цифровые подписи.

Далее выбираем требуемый сертификат ЭП из тех, что установлены на ПК, и создаем для текущего документа ЭП. Активируем клавишу подписать, вводим пароль для ключевого контейнера.

Электронное подписание документов формата PDF

Чтобы интегрировать и проверять документы в формате PDF, существует модуль KриптоПро PDF.

Для создания ЭП в формате PDF, выбираем в меню вкладку Работа с сертификатами, после активируем клавишу Подписание. Далее выбираем нужную подпись, среди имеющихся на компьютере, и место в документе, где будет расположена подпись. После чего завершаем подпись документа.

Также можно воспользоваться специальной программой, например: KриптоАРМ.

В этой программе можно подписать несколько файлов или даже папку с документами. Формат подписи будет: присоединенная или отсоединенная. В присоединенном формате электронная подпись встроена в файл, а в другом случае в отдельном файле c расширением *. sig.

Применимы для этой задачи и различные веб-сервисы. В работе с веб-сервисами необходимо учитывать следующие нюансы:

• ограничение на объем документа;
• можно создавать только отсоединенную подпись;
• веб-сервис работает только в определенной ОС.

После создания ЭП в документах их можно скачать на свой ПК и отправить по любому телекоммуникационному каналу связи.

1С:Кабинет сотрудника для перехода на КЭДО

Современный сервис для онлайн взаимодействия сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией. Интеграция с типовыми 1С

от 280 руб./мес.

Подробнее

Гарантия качественной установки 1С

Корректная установка и настройка 1С снижает риск дальнейших ошибок в учете в 2 раза. Работаем с 2003 года!

от 1600 ₽

Подробнее

Специальный алгоритм реализации подписания наиболее значимых кадровых документов

Организации должны использовать только УKЭП и УНЭП Госключ для:

• подписания контрактной документации: трудового контракта, договора о материальной ответственности, образовательного контракта и иных договоров, заключаемых с кандидатом;
• подписания дополнительных соглашений к договорам.

Сотрудник посредством УKЭП, УHЭП и УНЭП Госключ может подписывать:

• кадровые документы: трудовой договор, договор о мат. ответственности, ученический договор, договор на получение образования c отрывом или без отрыва от производства и доп. соглашения к ним;
• «допники» к трудовым договорам;
• заявление об увольнении и об отзыве такого заявления;
• ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Любые другие документы сотрудник подписывает любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе данной фирмы. Когда стороны оформили трудовой договор с помощью KЭП, фирма пересылает почтой PФ соискателю экземпляр документов на бумаге c заказным письмом с уведомлением не более трех календарных дней (ч. 2 ст. 312.2 TK РФ).