Развитие организации напрямую зависит от того, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой. С наступлением кризисного периода все чаще упоминаются принципы оптимизации. Для чего нужна оптимизация процедур управления персоналом, что она дает и как к ней подготовиться, разберем более подробно в статье.
Нужен баланс, который позволит максимально упростить ведение кадровой документации и при этом не нарушит требования законодательства. После подробного анализа можно сократить или автоматизировать до 25% кадровых документов
Несмотря на то что главной задачей любого бизнеса является получение прибыли, одной из самых сложных управленческих задач является не материальная, а кадровая. Ведь каждый сотрудник это конкретный человек со своими особенностями, интересами, профессиональными навыками, индивидуальными реакциями на все применяемые к нему управленческие действия, которую не всегда можно спрогнозировать. А вместе они составляют тот самый коллектив, от которого во многом зависит достижение первоначальной цели – получения прибыли.
Поэтому при работе с сотрудниками все больше внимания уделяется не только материальным интересам (получению заработной платы), но и удовлетворению социальных потребностей и комфортной работе каждого сотрудника. И здесь огромную роль играет работа кадровой службы.
Советы по оптимизации и улучшению кадровой работы в организации
Совет 1. Убрать ненужное
Прежде чем оптимизировать работу кадровой службы, необходимо проанализировать все документы, которые ведутся в организации. Проведите кадровый аудит, определите обязательные и необязательные по закону документы. Отдельно стоит выделить те обязательные документы, которые необходимо вести именно в бумажном виде.
Любая кадровая документация должна строго фиксировать интересы обеих сторон. Это значит, что во время анализа и оптимизации каждого документа главное – не только «отсечь лишние» документы, но и не упустить важные документы.
В 2021 году был принят закон, согласно которому компании могут вести кадровый документооборот в электронном виде (КЭДО) без дублирования на бумаге.
Составьте список всех кадровых документов вашей организации
Если ведение документа аргументировано требованием закона, он относится к обязательным. Также к обязательным документам можно отнести те, которые защищают интересы и права вашей организации. Однако, если по нему нет четких законодательных требований о ведении его в бумажном виде, то документацию возможно перенести в электронный формат.
Все документы, не несущие фундаментального значения для организации, можно отнести к необязательным и отказаться от их ведения. Если вы все же хотите продолжить ведение необязательной документации, ее тоже рекомендуется перевести в электронный вид для повышения эффективности рабочего времени сотрудников, комфорта работы и снижения затрат.
Обычно, после подробного анализа кадровых документов на предприятии оказывается, что можно сократить или автоматизировать до 25% кадровых документов. А это колоссальная экономия и польза!
Совет 2. Содержание и оптимизация документов
Когда вопрос с количеством документов будет закрыт, можно сделать акцент на содержании и качестве кадровой документации. Главная цель – найти для каждого процесса наиболее эффективное решение при минимальных затратах всех возможных ресурсов.
Оптимизация содержания документа
Вся документация должна защищать потребности компании, иметь юридическую силу, соответствовать закону. Поэтому важно, чтобы однотипные документы (например, приказы о приеме на работу) были составлены одинаково, независимо от их количества. Здесь может подвести человеческий фактор, а оптимизация оформления работников в конкретном примере помогает свести этот риск к нулю.
Электронные кадровые документы значительно упрощают не только ведение нужной документации, но и помогают в вопросах подсчета отпусков, рабочего времени и прочей отчетности. Все автоматически считает программа.
Совет 3. Автоматизация кадровой документации
Когда речь заходит о комфортной и эффективной работе, стоит отдельно остановиться на автоматизации движения документов внутри организации.
Плюсы перехода на КЭДО:
- Повышение эффективности работы кадровой службы за счет автоматизации и перевода в электронный вид огромного количества документов.
- Значительное снижение временных промежутков, необходимых для оформления и подписания трудовых документов. Теперь это можно сделать за минуты и с абсолютно любого устройства.
- Нет территориальной привязки к конкретному месту. Большинство задач успешно решаются не только с «офисными» сотрудниками, но и с теми, кто совершает удаленную работу.
- Полный доступ к информации по оформлению документов: всегда можно понять, на какой стадии процесс, и проконтролировать получение необходимого результата.
- Минимизация ошибок и неточностей за счет снижения влияния человеческого фактора на формирование документов.
- Уровень удобства взаимодействия сотрудников с руководством компании и отделом кадров значительно возрастает. А это также позволяет уменьшить количество времени, которое сотрудники тратят на решение административных и организационных вопросов.
- Возможность существенно сэкономить бюджет организации благодаря сокращению расходов на покупку и логистику расходных бумажных материалов.
Для автоматизации электронного кадрового документооборота эффективнее всего внедрить специализированное программное обеспечение. Например, у фирмы 1С есть свое разработанное решение с базовым функционалом для ведения КЭДО – 1С:Кабинет сотрудника – хорошо подойдет для небольших компаний без сложного кадрового документооборота.
Основы электронной документации
Прежде чем внедрить кадровый электронный документооборот необходимо учесть требования, установленные по каждому типу документации. Это касается не только типа документа: обязательна ли бумажная форма или достаточно электронного заполнения. Также важно не забыть о том, как именно должен быть подписан документ, особенно если мы говорим о его электронной версии.
Давайте немного подробнее остановимся на главных понятиях, с которыми вы обязательно столкнетесь при переходе и внедрении электронного документооборота.
Электронный документ — это документ, который существует только в электронном виде: его можно просмотреть, переслать, ознакомиться как с компьютера, так и с планшета или мобильного телефона, подписать в электронном виде, при необходимости распечатать, но это не является обязательным условием.
Электронный образ документа — это документ, который существует в бумажном формате, подписывается, сканируется и направляется второй стороне на подписание. Вторая сторона, в свою очередь, документ распечатывает, подписывает, сканирует и отправляет назад. Либо договор можно подписать на личной встрече сторон, а потом уже отсканировать и получить этот документ в электронном формате.
Внедряем и сопровождаем 1С с 2003 года. Знаем все подводные камни систем, поможем «переплыть»Зачем такие сложности
Электронные образы создаются на те виды документации, которые обязательно вести в бумажном виде по требованиям закона. На всю остальную документацию достаточно просто электронного формата, которые можно подписать при помощи электронных подписей.
Электронная подпись предоставляет доступ к информации о человеке, которые его подписал, позволяет его распознать и идентифицировать через базу данных организации. Электронные подписи могут быть квалифицированными, неквалифицированными, простыми. Разные документы требуют разной подписи.
Если в законе нет четких требований к оформлению документа только в бумажном виде, то, создавая его в электронном формате, можно использовать для подписания неквалифицированную электронную подпись (НЭП), а для необязательных достаточно простой подписи (ПЭП). Представляете, сколько времени, сил и ресурсов это позволит сэкономить каждому сотруднику ежедневно?! А теперь пересчитаем это на сотрудников всей компании на год. Цифра более чем значительная!
самые свежие новости 1 раз в месяц
Вывод
Оптимизация процессов управления персоналом отдела кадров важное и ответственное решение, которое поможет:
- повысить эффективность работы вашей компании;
- значительно снизит временные и финансовые затраты;
- даст возможность грамотно использовать имеющиеся у вас ресурсы;
- поможет избежать ошибок в ведении документации. А, значит, избавит от проблем и штрафов.
По всем вопросам можете обратиться к специалистам WiseAdvice-IT. Мы внедряем КЭДО с 2020 года!
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
