В настоящее время развитие цифровизации приводит к тому, что при работе с кадровой документацией в уже знакомых и новых программах все большее продвижение получает использование кадрового электронного документооборота. ЭДО для сотрудников компании дает возможность расширить рамки автоматизации процессов.
Принятие Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» юридически фиксирует взаимодействие между работодателем и работником с помощью электронного документооборота практически по всем необходимым в кадровом учете документам и электронным подписям.
Автоматизацию процесса приема кадровых заявлений, как и прочих кадровых процессов, можно реализовать с использованием популярной учетной системы 1С:ЗУП и дополнительного сервиса для обеспечения КЭДО - WA:Личный кабинет сотрудника
Базовая автоматизация кадровых процессов на основе 1С:ЗУП
В основу базовой автоматизации кадровых процессов необходимо подбирать программу, которая будет соответствовать актуальным требованиям и стандартам кадрового делопроизводства. А также отвечать специфике производственной деятельности организации.
Популярной программой для базовой автоматизации учета кадров на сегодняшний день является «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Система универсальна, разработана с учетом норм действующего законодательства. Программа удобна, проста в освоении и позволяет базово автоматизировать такие процессы учета кадров, как:
- планирование потребности в персонале;
- подбор сотрудников;
- расчет зарплат и налогов;
- оформление командировок, отпусков и других кадровых процессов;
- оформление приказов и других рутинных документов;
- подготовка и отправка отчетов для госорганов;
- формирование базы вакансий;
- подбор персонала.
Использование для кадрового учета только 1С:ЗУП помогает автоматизировать процессы между кадровой и расчетной службами, но не взаимодействие между работниками и сотрудниками этих служб. Для этого требуется интеграция со специализированными сервисами.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Кадровые бизнес-процессы и необходимость внедрения КЭДО
Описание кадровых бизнес-процессов в электронном документообороте - важный шаг на пути упрощения взаимодействия между сотрудниками кадровой-расчетных служб и остальными работниками предприятия. К наиболее распространенным таким кадровым процессам, требующим дополнительной автоматизации в части внедрения КЭДО, можно отнести:
- Процесс оформления нового сотрудника в организацию. Такой процесс может длиться от приема и до окончания срочного трудового договора или окончания испытательного срока. Процесс включает в себя большое количество действий: оформление документов, сканирование и ввод личных данных будущего сотрудника, подписание трудового договора и различных локально-нормативных актов;
- Процессы согласования документов. Большое количество оформляемых в программе документов требует прохождения процедуры согласования со стороны сотрудника или руководства. Для каждого вида документа в организации может быть утвержден свой маршрут согласования;
- Кадровые процессы подбора сотрудников, оформления графиков отпусков на будущий год, учета рабочего времени сотрудников, архивирование кадровой документации и другие;
- Формирование и последующая обработка служебных записок;
- Формирование заявлений от сотрудников на отпуск, отпуск без оплаты, открытие или закрытие больничного листа и других заявлений.
Работа с кадровыми заявлениями от сотрудников
Рассмотрим процесс работы с заявлениями от сотрудников.
Отсутствие кадрового электронного документооборота приводит к тому, что значительная часть рабочего времени сотрудников кадровой службы занимает получение и обработка заявлений от сотрудников из различных источников, внесение документации в учетную систему и подготовка кадровых приказов на их основе.
Со стороны сотрудников теряется часть рабочего времени на поиск шаблона заявления, согласование и подписание заявления по конкретному маршруту для передачи его в отдел кадров.
Если процесс приема кадровых заявлений не автоматизирован с точки зрения кадрового электронного документооборота, то достаточно часто у сотрудников встречаются дополнительные сложности. К таким сложностям можно отнести:
- отсутствие у сотрудника понимания всего маршрута согласования и подписания заявления;
- поиск лиц, которые должны согласовать и подписать заявление. Поиск местонахождения отдела кадров, в случае, когда сотрудник работает в офисе;
- растягивание по времени процесса передачи и получения документов с помощью почты или курьера между сотрудником на дистанционной работе и работодателем.
Автоматизация приема кадровых заявлений благодаря использованию кадрового электронного документооборота позволит:
- Автоматизировать создание заявки, маршруты ее согласования, подписания и создания кадровых приказов и необходимых печатных форм.
- Упростить контроль прохождения процесса приема кадровых заявлений.
- Использовать уже готовые шаблоны заявлений.
- Ускорить процесс получения обратной связи по заявке для сотрудника.
- Сократить затраты рабочего времени работника и сотрудника кадровой службы на работу с кадровыми заявлениями.
- Уменьшить количество ошибок.
- Уменьшить затраты на обеспечение бумажного документооборота.
Законодательные изменения в области использования КЭДО в настоящее время дают возможность автоматизировать не только процесс работы с заявлениями сотрудников, но и другие кадровые процессы.
Автоматизация приема кадровых заявлений откроет новые возможности в повышении производительности, оптимизации процессов и организации взаимодействия с сотрудниками на дистанционной работе. Проект перехода на КЭДО позволит снизить затраты на работу с документами.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
