Как автоматизировать прием кадровых заявлений

В настоящее время развитие цифровизации приводит к тому, что при работе с кадровой документацией в уже знакомых и новых программах все большее продвижение получает использование кадрового электронного документооборота. ЭДО для сотрудников компании дает возможность расширить рамки автоматизации процессов.

Принятие Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» юридически фиксирует взаимодействие между работодателем и работником с помощью электронного документооборота практически по всем необходимым в кадровом учете документам и электронным подписям.

Автоматизацию процесса приема кадровых заявлений, как и прочих кадровых процессов, можно реализовать с использованием популярной учетной системы 1С:ЗУП и дополнительного сервиса для обеспечения КЭДО - WA:Личный кабинет сотрудника

Базовая автоматизация кадровых процессов на основе 1С:ЗУП

В основу базовой автоматизации кадровых процессов необходимо подбирать программу, которая будет соответствовать актуальным требованиям и стандартам кадрового делопроизводства. А также отвечать специфике производственной деятельности организации.

Популярной программой для базовой автоматизации учета кадров на сегодняшний день является «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Система универсальна, разработана с учетом норм действующего законодательства. Программа удобна, проста в освоении и позволяет базово автоматизировать такие процессы учета кадров, как:

• планирование потребности в персонале;
• подбор сотрудников;
• расчет зарплат и налогов;
• оформление командировок, отпусков и других кадровых процессов;
• оформление приказов и других рутинных документов;
• подготовка и отправка отчетов для госорганов;
• формирование базы вакансий;
• подбор персонала.

Использование для кадрового учета только 1С:ЗУП помогает автоматизировать процессы между кадровой и расчетной службами, но не взаимодействие между работниками и сотрудниками этих служб. Для этого требуется интеграция со специализированными сервисами.

Кадровые бизнес-процессы и необходимость внедрения КЭДО

Описание кадровых бизнес-процессов в электронном документообороте - важный шаг на пути упрощения взаимодействия между сотрудниками кадровой-расчетных служб и остальными работниками предприятия. К наиболее распространенным таким кадровым процессам, требующим дополнительной автоматизации в части внедрения КЭДО, можно отнести:

• Процесс оформления нового сотрудника в организацию. Такой процесс может длиться от приема и до окончания срочного трудового договора или окончания испытательного срока. Процесс включает в себя большое количество действий: оформление документов, сканирование и ввод личных данных будущего сотрудника, подписание трудового договора и различных локально-нормативных актов;
• Процессы согласования документов. Большое количество оформляемых в программе документов требует прохождения процедуры согласования со стороны сотрудника или руководства. Для каждого вида документа в организации может быть утвержден свой маршрут согласования;
• Кадровые процессы подбора сотрудников, оформления графиков отпусков на будущий год, учета рабочего времени сотрудников, архивирование кадровой документации и другие;
• Формирование и последующая обработка служебных записок;
• Формирование заявлений от сотрудников на отпуск, отпуск без оплаты, открытие или закрытие больничного листа и других заявлений.

Работа с кадровыми заявлениями от сотрудников

Рассмотрим процесс работы с заявлениями от сотрудников.

Отсутствие кадрового электронного документооборота приводит к тому, что значительная часть рабочего времени сотрудников кадровой службы занимает получение и обработка заявлений от сотрудников из различных источников, внесение документации в учетную систему и подготовка кадровых приказов на их основе.

Со стороны сотрудников теряется часть рабочего времени на поиск шаблона заявления, согласование и подписание заявления по конкретному маршруту для передачи его в отдел кадров.

Если процесс приема кадровых заявлений не автоматизирован с точки зрения кадрового электронного документооборота, то достаточно часто у сотрудников встречаются дополнительные сложности. К таким сложностям можно отнести:

• отсутствие у сотрудника понимания всего маршрута согласования и подписания заявления;
• поиск лиц, которые должны согласовать и подписать заявление. Поиск местонахождения отдела кадров, в случае, когда сотрудник работает в офисе;
• растягивание по времени процесса передачи и получения документов с помощью почты или курьера между сотрудником на дистанционной работе и работодателем.

Автоматизация приема кадровых заявлений благодаря использованию кадрового электронного документооборота позволит:

1. Автоматизировать создание заявки, маршруты ее согласования, подписания и создания кадровых приказов и необходимых печатных форм.
2. Упростить контроль прохождения процесса приема кадровых заявлений.
3. Использовать уже готовые шаблоны заявлений.
4. Ускорить процесс получения обратной связи по заявке для сотрудника.
5. Сократить затраты рабочего времени работника и сотрудника кадровой службы на работу с кадровыми заявлениями.
6. Уменьшить количество ошибок.
7. Уменьшить затраты на обеспечение бумажного документооборота.

Законодательные изменения в области использования КЭДО в настоящее время дают возможность автоматизировать не только процесс работы с заявлениями сотрудников, но и другие кадровые процессы.

1С:Кабинет сотрудника для перехода на КЭДО

Современный сервис для онлайн взаимодействия сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией. Интеграция с типовыми 1С

от 280 руб./мес.

Подробнее

Гарантия качественной установки 1С

Корректная установка и настройка 1С снижает риск дальнейших ошибок в учете в 2 раза. Работаем с 2003 года!

от 1600 ₽

Подробнее

Автоматизация приема кадровых заявлений откроет новые возможности в повышении производительности, оптимизации процессов и организации взаимодействия с сотрудниками на дистанционной работе. Проект перехода на КЭДО позволит снизить затраты на работу с документами.