Кадровый учет и делопроизводство в 1С:ЗУП

Автоматизация кадрового документооборота – одно из самых любимых направлений разработчиков и интеграторов программного обеспечения. И это оправдано! Учитывая объем кадровых документов, а также количество однотипных и регламентированных операций, этот участок идеален для перевода с ручных манипуляций в Excel на полноценную цифровизацию процессов.

Безусловным лидером на российском рынке разработчиков программного обеспечения для управления персоналом является компания 1С. Программа 1С для кадровика –1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, объединяет в себе широчайшие функциональные возможности, четкое соответствие законодательству и технологические новшества

На ее примере мы рассмотрим автоматизацию учета персонала и преимущества его ведения в автоматизированной системе. Начнем с функционала.

Расчет зарплаты

Любой кадровый документ, так или иначе, влияет на расчет заработной платы. Кадровый перевод, больничный лист, отпуск или отгул – все это корректирует в большую или меньшую сторону заработок сотрудника на предприятии. На оформление этих операций тратится немалое количество времени, что критично для выплаты зарплат сотрудникам, поскольку требует выполнения «день в день». Автоматизация позволяет минимизировать время оформления кадровой документации и вовремя передать необходимые данные в бухгалтерию.

Система как помощник

Кадровики, как и все люди на нашей планете, могут совершать ошибки. Внедрение программного обеспечения и кадровый учет в 1С:ЗУП помогает сократить количество некорректных действий, например, исключить ситуацию, когда кадровый перевод сотрудника происходит с датой, которая пересекалась бы со сроком действия другого документа о перемещении. 1С:ЗУП КОРП содержит все необходимые унифицированные формы, например, Т-1 или Т-2, которые используются кадровыми службами, с возможностью их печати.

Видеообзор эксперта

Отличия версий КОРП и ПРОФ программ 1С:ЗУП и 1С:Документооборот

Подробнее

Отличия версий КОРП и ПРОФ программ 1С:ЗУП и 1С:Документооборот

Подробнее

Совместная работа и хранение документов

Кадровый документооборот не существует в вакууме, являясь частью бизнес-процессов компании. Помимо департамента расчета заработной платы и бухгалтерии, с кадровиками взаимодействуют сотрудники отделов охраны труда, нормирования, подбора персонала. Взаимодействие через бумажные документы или различные Word-файлы может привести к их потере или несинхронному ведению, когда, например, один отдел использует актуальный список кадровых переводов на начало месяца, а другой – предыдущую версию документа.

Кадровое ПО позволяет хранить все документы в одном месте, а также регулировать доступ и очередность сотрудников к их редактированию, поддерживая таким образом актуальность данных. Например, в системе можно дать доступ руководителю отдела охраны труда к приемам на работу, а отделу нормирования труда ограничить доступ к больничным листам или отпускам сотрудников.

Электронная отчетность в государственные органы

В последние несколько лет в России происходит массовый переход с бумажных отчетов на электронные: основная кадровая отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени становятся обязательными.

Возможности 1С:ЗУП для кадрового учета и управления персоналом

Использование любого программного обеспечения начинается с настроек. Программа 1С:ЗУП имеет три основных уровня настроек кадрового делопроизводства:

• Общие для всей программы;
• Для организации;
• Для подразделения.

Общие настройки программы отвечают за ее «глобальные» функциональные показатели, которые будут применены для всех организаций в базе. Перейдя в раздел «Настройки кадрового учета», будут доступны такие настройки:

• Возможность совмещения должностей и подработок;
• Ведение воинского учета и бронирования граждан;
• Учет специальностей и проведение аттестаций.

Наиболее важной среди них можно считать настройку ведения штатного расписания. Для этого необходимо пройти в одноименный подраздел.

При включении автоматической проверки кадровых документов будет выдаваться предупреждение, если вы, например, захотите принять сотрудника на работу при недостатке свободных ставок в позициях штатного расписания.

История изменений штатного расписания нужна для отслеживания изменений, которые в него вносят. Каждому из них будет соответствовать свой документ, имеющий дату утверждения и содержащий всю информацию об изменениях.

Использование разрядов и категорий позволит составить тарифную сетку предприятия для каждого разряда или категории. Это особенно актуально для промышленных предприятий с большим числом рабочего персонала.

Настройки на уровне организации позволяют выделить обособленное подразделение или филиал.

Здесь же можно внести данные по государственным фондам ПФР и ФСС.

А также выделить необходимые значения учетной политики предприятия, например:

• Применение результатов специальной оценки рабочих мест;
• Учет специальностей с правом досрочного выхода на пенсию;
• Возможность прямых выплат пособий ФСС и прочие.

Настройки на уровне подразделения позволяют сделать его обособленным и назначить график работы сотрудников, который будет использоваться по умолчанию для сотрудников данного подразделения.

После выставления настроек перейдем к примерам оформления документов кадрового делопроизводства, а за основу возьмем бизнес-процесс с изображения ниже:

Его можно разделить на три части:

• Начало цикла жизни сотрудника на предприятии. Это оформление приема на работу и внесение информации по справкам 2-НДФЛ и 182н о сотруднике от прошлого работодателя;
• Время основной деятельности. В этот промежуток и оформляется основное количество кадровых документов;
• Окончание цикла. Это увольнение сотрудника с последующим окончательным расчетом и выдачей необходимых справок.

Представим, что в нашу компанию поступает новый сотрудник. Естественно, нам в первую очередь придется оформить документ «Прием на работу».

Этот документ позволяет оформить не только прием на работу нового сотрудника, но и заполнить следующие данные:

• Трудовой стаж принятого сотрудника согласно записи в трудовой книжке;
• Установить индивидуальные начисления и льготы;
• Выбрать необходимый график работы и вид занятости для работника;
• Установить продолжительность испытательного срока.

В этом же документе можно принять нового сотрудника на работу на период отсутствия основного работника.

Разновидность документа «Прием на работу» для массового приема сотрудников – «Прием на работу списком», серьезно облегчает жизнь кадровым службам, работающих с большим потоком новых сотрудников.

По мере необходимости сотрудника могут перевести на другую должность. Это может быть перевод на постоянной основе, например, если это повышение по службе, или временный – если на занимаемой должности отсутствует загруженность. Для оформления подобных кадровых движений в программе существует документ «Кадровый перевод».

«Кадровый перевод» в 1С ЗУП КОРП позволяет не только осуществить перемещение сотрудника между должностями и подразделениями компании с обозначением периода действия, но и внести изменения по следующим параметрам работника:

• Изменение вида занятости и начислений;
• Перевести в другие территориальные условия;
• Изменить право сотрудника на предоставление отпусков.

По аналогии с документом «Приема», в программе можно оформить «Кадровый перевод списком», где реализован более удобный способ учета кадровых движений, носящих массовый характер.

По факту это просто более удобная форма для заполнения, внутри которой содержатся отдельные документы кадрового перевода для каждого сотрудника.

Автоматизация кадрового учета в 1С – важнейший функциональный блок рассматриваемой нами программы. Специалисты нашей компании успешно реализовали множество проектов по автоматизации данного раздела учета и готовы проконсультировать вас при возникновении вопросов. Просто оставьте заявку на нашем сайте или позвоните нам.

Дополнительные расчеты и начисления

Кадровые документы, так или иначе, корректируют размер заработной платы сотрудника в целом или за определенный период. Рассмотрим несколько вариантов оформления такой документации в 1С:ЗУП КОРП.

Итак, нашему сотруднику со после трудоустройства назначают ежемесячную премию в 10% от его заработной платы. Для этого воспользуемся документом «Назначение планового начисления».

В этом документе можно выбрать вариант назначаемого начисления (в нашем случае – ежемесячная премия, базу для расчета которой можно откорректировать), перейдя к этому виду расчета из документа. Т.е. можно сделать расчет премии не только от оклада, ни и от оклада и надбавки за вредность.

Здесь же можно выставить дату, до которой будет действовать данное начисление для сотрудника.

Когда работник выполнял какую-либо работу за другого сотрудника, для отображения этого факта следует воспользоваться документом «Назначение подработки» или «Совмещение должностей».

В последнем случае можно выбрать один из трех вариантов причины совмещения, а также более точно произвести расчет доплаты, используя фот должности, сотрудника или разницу между размерами фот.

Во время работы в компании у сотрудника может возникать необходимость отлучки в рабочее время. Исходя из ее причины, для регистрации факта отсутствия сотрудника на рабочем месте можно оформить ряд документов.

Документ «Отгул» оформляется внутри смены или на определенное количество рабочих дней с возможностью освобождения ставки.

Документ «Отсутствие (Болезнь, прогул, неявка)» нужен, когда работник отсутствовал по невыясненной причине, неявке по причине болезни, но без закрытого больничного листа или в случае доказанного прогула рабочей смены.

Когда необходимо зарегистрировать факт сверхурочной работы сотрудника, создается документ «Работа сверхурочно».

Здесь можно указать несколько сотрудников, количество сверхурочных часов и выбранный сотрудником способ компенсации. Это может быть денежная компенсация и компенсация в виде отгула.

Автоматизация расчета зарплаты в 1С – удобный инструмент, который позволит держать под контролем все начисления и удержания по сотрудникам, забыть о гигантских таблицах и долгом сборе данных. Если вы хотите ускорить и упростить свою работу, просто свяжитесь с нами любым удобным для вас способом.

Исполнительные листы и увольнение

Иногда приходится регистрировать не самые приятные документы для сотрудника, например, исполнительный лист. В программе 1С:ЗУП КОРП реализована соответствующая форма документа, которая позволяет работать с исполнительными листами.

В этой форме указывают:

• Получателя денежных средств;
• Срок взыскания;
• Вариант взыскания с сотрудника: долей, фиксированной суммой, долей;
• Порог ограничения суммы списания, если это исполнительный лист с конкретной суммой;
• Период взыскания, например, для алиментов, которые списываются до совершеннолетия ребенка;
• Нужную очередность взыскания.

Замыкает «жизненный цикл» работы сотрудника в компании документ «Увольнение».

Этот документ позволяет:

• Указать причину увольнения по мнению HR- менеджера и основание увольнения согласно ТК РФ;
• Произвести расчет компенсации неизрасходованных отпусков, пособий и заработной платы на момент увольнения сотрудника;
• Создать ведомость на выплату вышеперечисленных начислений;
• Предоставить сотруднику полный пакет документов, включающий в себя справки 2-НДФЛ, справку для расчета пособия, СТД-Р.

Как и в случае с документами «Прием на работу» и «Кадровый перевод», у документа «Увольнение» есть версия для работы с большим количеством сотрудников «на выход» – «Увольнение списком».

Отчеты

Для упрощения работы кадровиков в программе 1С:ЗУП предусмотрено большое количество встроенных отчетов, которые легко настроить под индивидуальные потребности.

Основные направления кадровой отчетности:

• Личная информация сотрудников и составы семей;
• Отчетность по образованию, аттестациям и квалификации;
• Отчетность, предназначенная для военкоматов;
• Информация по остаткам и расходованию отпусков;
• Численность сотрудников и кадровые передвижения работников;
• Заполнение штатного расписания и его структура.

Автоматизированные отчеты помогают работникам кадровой службы не тратить времени на консолидацию информации, провести быстрый анализ, а также не сомневаться в точности данных.

Внедрение 1С:ЗУП

Внедрение под бизнес-модель компании: учет кадров, расчет зарплаты, анализ и управление персоналом

Подробнее

Автоматизация кадрового учета

Планирование потребности в персонале, ФОТ, штатное расписание, кадровый учет и делопроизводство

Подробнее

Как исправить некорректное оформление документов

Бывает, что кадровый документ оформлен некорректно. Например, стоит неверная дата, документ оформлен не на того сотрудника или же не состоялось какое-то событие – отменилась командировка работника. Очень важно, что в ЗУП есть функция исправления или отмены документа, а также начисления выплат сотрудникам. Рассмотрим ее применение.

Предположим, что наш сотрудник решил взять отпуск на три дня, в период с 15.06 по 17.06. Мы зарегистрировали и провели этот документ в базе, однако, по причине служебной необходимости, отпуск пришлось перенести на последующие даты. Каким образом исправить документ и при этом не запутать отдел расчета заработной платы?

Для корректного исправления необходимо открыть документ «Отпуск», который мы оформили с ошибочными данными, где в левом нижнем углу нажать на ссылку «Исправить».

Открывается документ-исправление, где мы меняем интересующие нас данные – дату увольнения, и жмем «Провести». В программе останется два варианта документа – исправленный вариант и документ-исправление. В нижней части документа будет соответствующая подсказка об исправлении и ссылка на исправленную версию.

Далее наш сотрудник-пример должен был отправиться в командировку до своего увольнения. Мы оформляем соответствующий документ в программе и нажимаем «Провести».

Однако командировка отменилась, и поэтому нам необходимо отметить это в программе, но так чтобы отменились выплаты сотруднику, рассчитанные из среднего заработка на период нахождения в командировке. Для этого в левом нижнем углу нажимаем «Сторнировать».

После проведения сторнирования документа «Командировка», его нельзя редактировать, но в правом нижнем углу есть ссылка на первоначальную версию документа, которая была сторнирована.

Возможность редактирования и сторнирования с сохранением исправленных или сторнированных вариантов, также присутствует в документе «Больничный лист».

Как мы видим, система исправления и отмены кадровых документов, напрямую влияющих на выплаты сотруднику, в ЗУП достаточно хорошо продумана.

Обзор возможностей автоматизации ведения регламентированного кадрового делопроизводства подтверждает преимущества пользования программы 1С:Зарплата и управление персоналом. Безусловно, внедрение этой программы потребует проведения предварительного упорядочивания бизнес-процессов КДП, чтобы не получить автоматизированный хаос, но результат позволит работать в надежной, хорошо отлаженной системе. А если вы выберете версию КОРП, то сможете воспользоваться еще и новейшей разработкой в части управления.