Имеет ли право работодатель вести электронный документооборот

Активная цифровизация документации – яркий пример оптимизации и интенсивного развития электронного документооборота в России. Отдельным направлением выделяют кадровый электронный документооборот (КЭДО). Ответы на самые часто задаваемые вопросы о КЭДО в контексте нового законодательства и практик автоматизации кадровых процессов найдете в этой статье.

Что такое кадровый электронный документооборот

КЭДО включает в себя создание, обмен, архивное хранение, подписание руководством организации и сотрудниками рабочей документации в электронном формате

Разрешено ли заменить бумажную документацию электронной

Долгое время ведение кадровой документации отставало от современной реальности. Документы велись «по-старинке» в бумажном формате, создавались, дублировались, терялись. Все это занимало уйму времени и сил.

Но 22 ноября 2021 в России вышел закон № 377-ФЗ. Он дает возможность создавать, архивировать и подписывать почти всю кадровую документацию в электронном формате. Создавать «бумажную копию» при этом не требуется.

В трудовой кодекс РФ внесли сразу 3 новых статьи о КЭДО:

Но существуют также и ограничения. Некоторые документы пока все еще придется дублировать в бумажном вариант. Вот их список:

• акт о несчастном случае на предприятии;
• приказ об увольнении;
• документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда;
• трудовые книжки, если сотрудник отказался от их ведения в электронной форме.

Каких нововведений можно ожидать в КЭДО

Новые поправки к ТК вступили в силу с 1 сентября 2022 года. Они коснулись синхронизации информационных систем организаций и платформы Работа в России (РвР).

С 1 марта 2023 года ожидается внесение поправок и введение стандартизированных требований к содержанию электронной документации для организаций.

Обязательно ли всем организациям внедрять электронный кадровый документооборот

В данный момент право принимать решение о замене бумажной документации на электронную остается за работодателем. Каждая организация может самостоятельно принять это решение.

Для внедрения КЭДО компания может использовать платформу Работа в России или запустить свою информационную систему, адаптированную под особенности работы компании.

Почему стоит внедрять КЭДО

Перевод документации организаций в электронный формат дает множество плюсов. Вот лишь некоторые из них:

1. Дистанционное трудоустройство. Теперь любой человек имеет возможность выбрать себе рабочее место независимо от своего географического проживания и заключить трудовой договор удаленно.
2. Сотрудники могут дистанционно заполнять необходимую кадровую документацию, подписывая ее электронной подписью.
3. Электронный документооборот существенно ускоряет задачу по поиску нужной документации. Информацию о документе можно получить в любой точке, с любого устройства и в любое время.
4. Сокращение однотипных кадровых операций.
5. Увеличение эффективности работы кадровой службы.
6. Удобное и надежное архивное хранение документации.

Как компании перейти на КЭДО

Начать необходимо с выбора информационной системы (ИС), которая бы полностью закрывала потребности для конкретной организации.

Для внедрения КЭДО организации есть два варианта:

• платформа РвР. Для использования нужна регистрация вашей организации;
• своя ИС. Она должна соответствовать требованиям ТК РФ и обеспечивать создание, движение, подписание и последующее хранение всех необходимых документов внутри конкретной компании.

Пример сервиса КЭДО от компании WiseAdvice-IT

Работа сервиса происходит через 1C:ЗУП КОРП. Это повышает эффективность взаимодействия сотрудников и кадровой службы. В сервисе КЭДО от WiseAdvice-IT можно создавать заявления, делать запросы справок для сотрудников, согласовывать отпуска и командировки.

Все документы сотрудники могут подписывать электронными подписями в зависимости от типа документа. В зависимости от сложности процессов в организации могут быть внедрены разные виды архитектуры КЭДО.

Легко настраивается интеграция с Работой в России и Госуслугами. А открытая архитектура программного решения позволяет кастомизировать функционал под любые запросы пользователей, добавлять любые формы заявок и т.д. Есть web-версия и мобильное приложение.

При использовании программного решения для КЭДО все работники могут оперативно и корректно предоставлять работодателю и получать от него нужную документацию в электронном формате.

1С:Кабинет сотрудника для перехода на КЭДО

Современный сервис для онлайн взаимодействия сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией. Интеграция с типовыми 1С

от 280 руб./мес.

Подробнее

Гарантия качественной установки 1С

Корректная установка и настройка 1С снижает риск дальнейших ошибок в учете в 2 раза. Работаем с 2003 года!

от 1600 ₽

Подробнее

Чтобы обеспечить движение документов внутри компании, всем работникам потребуются электронные подписи. Удобнее всего будет определиться, каким сотрудникам необходима усиленная квалифицированная подпись, а каким достаточно будет простой подписи.

Немаловажно также создать список документации, которую ведет конкретная организация. Это необходимо, чтобы понять, какие документы являются обязательными, а от каких можно отказаться. Какие документы нужно дублировать на бумаге, а какие можно полностью перенести в электронный формат. Составьте список всей кадровой документации, ведущейся в вашей организации.

К обязательным документам можно отнести те, ведение которых аргументировано требованием законодательной базы. Также документация является обязательной, если она защищает права вашей компании, позволяет обезопасить фирму от возможных неприятных ситуаций. Но если такой документ обязателен только для вашей организации и четких требований по его ведению в законодательстве нет, то документацию можно вести в электронном формате. Также как и все необязательные в вашей компании документы, если вы решили не отказываться от их ведения.

На что стоит обратить особое внимание при выборе системы для внедрения КЭДО

• В ИС должна быть возможность использовать все виды разрешенных законом подписей. Для сотрудников и организации существует 3 вида электронных подписей:
  1. Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой «логин-пароль». Он необходим, чтобы открыть доступ сотруднику в личный кабинет. Такая подпись несет наименьшую защищенность, поэтому возможность подписать простой ЭП существует на ограниченное количество документов.
  2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) является более защищенной. Она дает возможность установить личность сотрудника, который подписал конкретный документ и фиксирует сведения о наличии изменений содержания документа после его подписания. Чаще всего используется для подписания внутренних и внешних кадровых документов.
  3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) - самая защищенная. Она приравнивается к собственноручной подписи человека бумажного договора. Чтобы получить усиленную квалифицированную подпись возможно в специальных аккредитованных центрах;
• Очень важно, чтобы выбранная программа КЭДО отвечала основным требованиям, была удобной и понятной для каждого сотрудника. Особое внимание здесь нужно обратить на возможность интеграции с учетной системой компании, наличие веб-версии и мобильного приложения;
• Возможность составления сложных многоэтапных маршрутов движения документов. Крайне важно, чтобы система сама «продвигала» документ на следующий этап для ознакомления и подписи, напоминала при необходимости о них, устанавливала сроки;
• Безопасность данных. Для любой компании крайне важна конфиденциальность, поэтому важно, чтобы система обеспечивала доступ к документации только тем сотрудникам, которые с ними работают или которым они направлены для ознакомления и подписания.
• Отдельное внимание обратите на то, что после запуска КЭДО в вашей компании сотрудникам, скорее всего, потребуется адаптационный период с обучающими занятиями, хорошие тренинги и консультации.

Что еще необходимо для перехода организации на кадровый электронный документооборот

На сегодняшний день организации не имеют права принуждать сотрудников к ведению кадровых документов в электронном формате.

Обобщим чек-лист для перехода на КЭДО:

• На первом этапе стоит определить основные цели и ожидания от перехода на КЭДО. Это обеспечит более эффективную работу электронного документооборота после его внедрения на предприятии.
• Анализ всей документации предприятия. Вам потребуется составить список документов, которые ведет компания, какие сотрудники задействованы в этом. Необходимо подробно расписать маршруты всех документов, регламенты, согласования, сроки, правила архивирования и хранения.
• К вопросу о том, имеет ли право работодатель вести электронный документооборот: необходимо издать приказ для вашей организации о переходе на КЭДО. Он будет регламентировать все виды кадровых электронных документов, создаваемых в компании. Порядок их подписания, сроки хранения, процедуры получения сотрудниками электронных подписей. Удобнее всего будет назначить ответственного сотрудника для разработки локальных актов и приказов, оповещения и взаимодействия со всеми работниками организации.
• Также создается регламент, в котором необходимо подробно описать, как будут происходить кадровые процессы после перехода на КЭДО: виды документов и их маршрутизация, роли сотрудников, сроки подписания и архивного хранения документов. Информацию по нововведениям необходимо донести до всех сотрудников компании.
• После перехода на КЭДО вашим сотрудникам и руководителям понадобятся электронные подписи. Для их получения необходимо решить, какое количество квалифицированных электронных подписей вам потребуется, выбрать аккредитованный центр и заказать нужное количество подписей.
• Каждый сотрудник должен подписать согласие или отказ о присоединении к КЭДО. Документ должен быть заполнен в письменном виде на бумаге, либо в электронном виде и подписан при помощи УКЭП. В этом случае сразу создается электронный документ и отправляется сотрудникам для подписания. Сотрудники, работающие удаленно и не имеющие УКЭП, могут подписать документ в бумажном виде, отсканировать и отправить в электронном виде. Если сотрудник приступил к работе после 31 декабря 2021 года, организация имеет право перевода этого сотрудника на КЭДО минуя его письменное согласие.
• После внедрения КЭДО на предприятии каждый сотрудник получит доступ к собственному личному кабинету, в который можно войти с любого компьютера или через мобильное приложение. В ЛК КЭДО будут отображаться все документы, с которыми нужно ознакомиться конкретному работнику и/или подписать.

• Внедрение лучше начинать с обучения для сотрудников, которые первыми станут пользователями системы КЭДО. Сначала стоит перевести в электронный вид самые простые процессы, которые действуют в вашей организации. Желательно начать с той документации, которую можно подписать ПЭП. Это поможет сотрудникам привыкнуть к новой форме взаимодействия, отладить все этапы подписания документов на простом и понятном процессе, позволит внедрению пройти наименее рискованно для компании. Можно остановиться на небольших пилотных группах. Далее масштабировать и охватить всех сотрудников компании. Не забывайте о техподдержке и консультациях для всего коллектива, особенно на начальном этапе использования.
• Учитывая сложность и огромную загрузку штатных IT-специалистов и сотрудников рекомендуем для внедрения и перехода на КЭДО обращаться к опытным профессиональным командам. Это позволит минимизировать риски для вашего бизнеса при внедрении, снизит периоды адаптации, поможет эффективно и в установленные сроки реализовать проект перехода на КЭДО.

Стоит ли компании переходить на КЭДО

Бесспорно! Особенно, если вы хотите максимально эффективно использовать рабочее время, экономить затраты компании, вести свой бизнес современно и упростить работу для всех сотрудников, особенно тех, кто работает удаленно или иногородних.

На сегодняшний день электронный документооборот используют далеко не все компании, но их число растет с каждым днем. Ситуация явно идет к тому, что в скором времени использование КЭДО станет обязательным для всех организаций.