Разберемся в видах электронных документов, которыми можно обмениваться с контрагентами. Рассмотрим, как корректно выгружать из систем 1С первичные учетные документы (УПД) в формате XML для электронного документооборота.
Мало кто знает, но сейчас во многих типовых конфигурациях 1С появилась возможность выгрузки документов в формате XML без дополнительно подключенных онлайн-сервисов и покупки обработок
Подробнее про различие видов электронных документов было описано в нашей предыдущей статье. А сейчас попробуем поразмышлять более простыми словами о видах документов.
Формализованные документы
Формализованными документами называют те электронные документы, которые были утверждены Федеральной налоговой службой РФ. То есть их формат и содержание строго прописаны законом, и вносить какие-либо изменения самостоятельно в xml-структуру документа запрещено. Более того, каждый провайдер (оператор) ЭДО должен поддерживать обмен такими документами. О том, что такое ЭДО мы рассказывали в статье "Что такое ЭДО: основные понятия"
Формализованные документы имеют свою XSD-схему документа. Такой язык описания структуры XML ориентирован на объект, что позволяет с легкостью разобрать файл, в отличии от обычного текстового.
самые свежие новости 1 раз в месяц
УПД
На рисунке 1 показана XML-схема УПД покупателя (получателя документа), где можно заметить разные шрифты написания блоков. Жирным отмечены обязательные для заполнения элементы структуры, а невзрачным – необязательные.
На рисунке 2 изображена XML-схема УПД продавца (отправителя документа). Здесь аналогично отмечены обязательные и необязательные для заполнения элементы структуры.
ФНС работает над тем, чтобы обмен электронными документами был структурирован и стандартизирован. Для этого ведомство разработало и утвердило формат УПД Приказом ММВ-7-15/820@. В нем говорится, что все операторы и системы ЭДО должны формировать УПД одинаково и визуализировать тоже практически идентично друг другу.
Формат ЭД используется гораздо шире, чем на бумаге, так как пользователь ЭДО вправе выбирать, что из реквизитов заполнить. В электронном УПД ответственный за ЭДО может выбрать и функцию, которая определит тип сформированного, отправленного документа, и тип полученного документа на стороне контрагента.
Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.Какие функции УПД существуют
- СЧФ – обозначение счета-фактуры;
- СЧФДОП – УПД, где в одном документе содержится информация из двух учетных документов: реализации товаров и услуг (РТУ) + счета-фактуры (здесь СФ). УПД со статусом 1;
- ДОП – первичный документ, который сформирован без счета-фактуры (к примеру, акт или накладная). Тоже УПД, но статус у документа будет 2.
Подробнее об УПД читайте в статье Универсальный передаточный документ (УПД)^ что это такое
Важно отметить, что обязательные для заполнения поля для каждого из типов документов – разные:
- Если мы хотим сформировать документы УПД со статусом 1 или 2, то такие документы требуют ответную подпись получателя.
- Если мы говорим об Акте по, так называемым, длящимся услугам, то этот документ зачастую получателем не подписывается. Такую услугу считают принятой в моменте ее выполнения.
- СЧФ подписывает только продавец – отправитель электронного документа.
УКД
Говоря о выгрузке из 1С или других учетных систем файла УПД в XML для ЭДО не стоит забывать и о корректировочных документах.
УКД – универсальный корректировочный документ. Формируется, когда контрагент (получатель наших документов) не согласен с исходным документом и просит внести корректировки. УКД совместил в себе документ об изменении стоимости отгруженных товаров/оказанных услугах/выполненных работ и корректировочный счет-фактуру.
УКД строго регламентирован в своем формате Приказом ФНС РФ от 12.10.2020 №ЕД-7-26/736@ и должен передаваться только через операторов ЭДО.
Счет-фактура
Почему счет-фактуру мы выносим в отдельный блок? Потому что согласно Приказу ММВ-7-15/820@ ФНС, он всегда формируется в формате УПД и имеет также свою XML-схему документа.
Счет-фактура применяется для учета НДС.
Корректировочный счет-фактура
КСФ (Приказ ФНС №736) отражает разницу сумм между первичным документом и конечным.
Неформализованные документы
Неформализованные электронные документы – это, грубо говоря, любые файлы, которые были отправлены по ЭДО. Такие документы не имеют строго регламентированных правил формирования и могут отправляться в любом формате (doc, xlsx, pdf, jpg и др).
Как выгрузить УПД в формате XML из 1С
Выгрузка УПД формате XML из списка РТУ без подключенного ЭДО от 1С
Мало кто знает, но сейчас во многих типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, Управление нашей фирмой и других) появилась возможность выгрузки документов в формате XML без дополнительно подключенных онлайн-сервисов и покупки обработок.
Для того чтобы выгрузить УПД в формате XML, необходимо:
- Открыть раздел с документами Реализации. Для этого в информационной базе 1С мы открываем раздел Продажи и переходим на вкладку Реализация (акты, накладные, УПД).
- Выбрать документ или пачку документов.
- Пройти по цепочке клавиш: Еще → ЭДО → Выгрузить документы в файл.
Выбрать список документов можно любым удобным для вас способом:
- Ctrl+A поможет выбрать весь список документов;
- Выбрать документ + Shift + выбрать другой документ по направлению вверх или вниз. Такой способ поможет выбрать пачку документов списком;
- Ctrl + левая кнопка мыши, позволит выбрать точечно все необходимые документы.
В открывшемся окне выбрать Выполнить. При необходимости перед выполнением выгрузки, можно выбрать адрес электронной почты, на которую будет отправлен файл.
При выгрузке документов база 1С попросит выбрать папку, в которую сможет сохранить файл документа/документов.
В выбранной папке вы увидите архив в формате .zip
В архиве будут находится следующие файлы:
– Файл Card.xml, который включает в себя:
- ID документа в системе Такском-Доклайнз (InternalId) – не требует заполнения, автоматически заполняется при отправке;
- ID документа в ERP или учетной системе (ExternalIdentifier) – необязательный параметр. Этот идентификатор помогает связать документ с конкретным документооборотом;
- Type - Тип документа;
- Признак «необходима подпись второй стороны» (ResignRequired), позволяющий отличить односторонний документ от двухстороннего;
- Идентификаторы и ИНН/КПП (Abonent Id и INN) Отправителя (Sender) и Получателя (Recipient);
- Блок Description, который не является обязательным и содержит необязательные атрибуты:
- Атрибут Title – заголовок неформализованного документа или тема письма в формате текстовой строки неограниченной длины. В случае ошибки, например, ошибки подписи (некорректная цифровая подпись), в поле Title блока Description может отобразиться слово «Ошибка», а в поле Comment этого же блока Description – описание ошибки;
- Атрибут Comment – текст сопроводительного письма или пояснения к неформализованному документу в формате текстовой строки неограниченной длины;
- Атрибут Date – дата документа в формате ГГГГ-ММ-ДД. После отправки формализованного документа этот параметр автоматически получит значение даты отправляемого документа, извлеченное из файла документа, с нулевым значением времени. Например, 2015-08-27 00:00:00. Для неформализованного документа в системе Такском-Файлер значение параметра Date записывается без времени, просто 2015-08-27. Нарушение указанного формата даты при попытке отправки неформализованного документа приводит к ошибке;
- Блок данных AdditionalData необходим для уточнения типа неформализованного сообщения и позволяет отправить вместе с документом дополнительную информацию. Для формализованных сообщений наличие данного блока не является обязательным. Если этот блок присутствует, то он должен содержать не менее одного вложенного атрибута.
Параметр DocumentType блока данных AdditionalData определяет тип документа. Он обязателен только в случае использования значения Other атрибута Name тега Type. Система позволяет обойтись без использования этого параметра (за счет Name тега Type). Применение параметра DocumentType не рекомендуется, но поддерживается для обеспечения совместимости с ранними версиями ПО;
– Файл meta.xml может содержать следующие ключевые атрибуты:
- docflow ID;
- docflow Status;
- несколько тегов Document и для каждого из них:
- код Регламента ReglamentCode;
- код транзакции TransactionCode;
- если документ дополнительный, то обязателен атрибут AdditionalDocId;
- ссылка на card.xml, документ или служебное сообщение и файл ЭП в ТКТ.
Значение атрибута AdditionalDocId задается клиентским средством и представляет собой GUID дополнительного документа;
– Структурированный файл XML УПД ON_NSCHFDOPPR, сформированный согласно Приказу ФНС №820.
К сожалению, выгруженный таким образом файл по ЭДО будет невозможно отправить, без внесения дополнительных данных.
Может выходить подобная ошибка:
- Значение атрибута @ИдФайл имеет неверный формат:
ON_NSCHFDOPPR_9649721097_964901000_.... (@ИдОтпр=должен быть заполнен, @ИдПол=должен быть заполнен) При отстутствии /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов/ДопСведТов/НомСредИдентТов и /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов/ДопСведТов/СведПрослеж значение @ИдФайл должно начинаться с ON_NSCHFDOPPR_, ON_NSCHFDOPPRMARK_ или ON_NSCHFDOPPRPROS.
Выгрузка УПД в формате XML из списка РТУ при подключенном сервисе 1С-ЭДО
Значительно упрощает выгрузку УПД в формате XML подключенный сервис ЭДО от 1С. Но у такого способа есть один большой минус – нельзя выгрузить ХML без:
- Действующей настройки ЭДО с контрагентом.
- Сохранения созданного исходящего документа.
Чтобы выгрузить файл XML УПД из 1С, необходимо:
- Открыть раздел с документами Реализации (для этого в нашей информационной базе 1С мы открываем раздел Продажи и переходим на вкладку Реализация (акты, накладные, УПД).
- Выбрать документ или пачку документов.
- Далее пройти по цепочке клавиш: Еще → ЭДО → Посмотреть электронный документ.
В открывшейся форме УПД для сохранения документа необходимо нажать на Дискету.
После чего можно будет выгрузить УПД в формате XML из 1С, нажав на кнопку Выгрузить → Документооборот целиком.
При выгрузке документов база 1С попросит выбрать папку, в которую сможет сохранить файл документа.
В архиве будут находиться следующие файлы, которые подробнее мы рассмотрели выше:
- файл Card.xml;
- файл meta.xml;
- структурированный файл XML УПД ON_NSCHFDOPPR.
Какой оптимальный способ выгрузки УПД в формате ХML выбрать
Как же все-таки корректно выгружать документы в формате XML. Для целей отправки формализованных электронных документов таких, как УПД, СФ и иных, наиболее подходящим способом является подключенный сервис 1С-ЭДО. Такой способ минимизирует ошибки формирования файла XML, способствует мгновенной отправке документа контрагенту и в контролирующие органы.
Многие пользователи не знают, с чего начать подключение к ЭДО, как работать с ЭДО и ищут помощи в просторах сети Интернет. Зачастую неправильно формулируют свой запрос и получают некорректную, неотфильтрованную информацию.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
