Электронная почта в 1С Документооборот, настройка, работа с почтой
Меню

Электронная почта в 1С:Документооборот

Содержание статьи
  1. Легкая и встроенная почта – в чем разница?
  2. Сравнение возможностей встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот 2.1
  3. Настройка системной учетной записи для легкой почты в 1С:Документооборот 2.1
  4. Настройка легкой почты
  5. Настройка встроенной почты в 1С:Документооборот 8 КОРП
  6. Настройка виджета почты

В системе электронного документооборота 1С:Документооборот есть много разных функциональных подсистем, в том числе – подсистема работы с электронной почтой, которая позволяет принимать сообщения и файлы в систему и отправлять созданные документы, файлы и другие объекты внешним корреспондентам.

Выбор способа отправки
Выбор способа отправки

В 1С:Документооборот есть поддержка встроенной почты и так называемой «легкой почты».

Легкая и встроенная почта – в чем разница?

Встроенная почта в 1С:Документооборот представляет собой полноценный почтовый клиент, по функционалу и возможностям схожий или очень близкий ко всем привычным почтовым программам – Outlook, The Bat!, Mozilla Thunderbird и др.

Встроенная почта в 1С:Документооборот
Встроенная почта в 1С:Документооборот

Встроенная почта имеет множество функций и настроек, которые позволяют полноценно использовать этот почтовый клиент в тесной интеграции с другими объектами системы.

Настройки почты
Настройки почты

На начальной странице при старте системы отображается виджет именно встроенной почты!

Виджет почты
Виджет почты

Все письма и вложения, а также протокол доставки почты, хранятся внутри системы 1С:Документооборот, что при значительном количестве пользователей и больших объемах переписки может существенно увеличить объем информационной базы.

Легкая почта в 1С:Документооборот не имеет своего почтового клиента и обладает весьма ограниченными настройками.

Настройка легкой почты
Настройка легкой почты

Несмотря на это, легкая почта выполняет важные задачи в рамках системы – отправка почты, получение почты и т.д. В отличие от встроенной, легкая почта не сохраняет полученные и отправленные сообщения внутри системы, что экономит большие объемы информационного пространства внутри базы данных. При этом входящие и исходящие письма могут храниться на самом почтовом сервере, а из входящих, включая вложенные файлы, легко можно создавать различные документы (входящие, внутренние, исходящие), что гарантирует сохранность и доступность получаемой информации.

Загрузка электронной почты
Загрузка электронной почты

Сравнение возможностей встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот 2.1

Функционал

Легкая почта

Встроенная почта

Наличие функционала в 1С:Документооборот 8 ПРОФ

+

-

Работа с внешним почтовым сервером

+

+

Работа с внутренним почтовым сервером (только для внутренних адресатов)

-

+

Отправка и получение почты

+

+

Хранение входящих/исходящих писем и файлов вложений в информационной базе 1С:Документооборот

-

+

Отправка и получение произвольных почтовых сообщений

-

+

Создание документов на основании входящих писем

+

+

Создание исходящих писем на основании документов и объектов системы

+

+

«Тонкие настройки» текста отправляемых писем

-

+

Хранение истории переписки по документу/объекту системы

-

+

Дополнительная нагрузка на сервер 1С:Документооборот

-

+

Возможность использования внешних почтовых клиентов

+

-

Отправка и получение писем с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP)

+

-

Обратите внимание, встроенная почта отсутствует в 1С:Документооборот 8 ПРОФ!

Настройка системной учетной записи для легкой почты в 1С:Документооборот 2.1

Системная учетная запись, с помощью которой происходит рассылка уведомлений и работа функционала «Выполнение задач по почте», может использовать только легкую почту. Для настройки учетной записи почты переходим в раздел «Настройка и администрирование», пункт «Учетные записи».

Учетные записи
Учетные записи

При переходе открывается рабочее место администратора по настройке почтовых учетных записей в системе.

Список учетных записей
Список учетных записей

Открываем системную учетную запись (она помечена специальным значком).

Системная учетная запись
Системная учетная запись

На первой вкладке нужно указать тип используемой почты (для системной учетной записи – только Легкая почта), имя, отображаемое в почтовых отправлениях, и e-mail учетной записи.

На следующей вкладке необходимо настроить соединение с почтовым сервером.

Настройка учетной записи
Настройка учетной записи

Здесь нужно указать, для чего будет использоваться учетная запись – для отправки писем, для получения писем. Соответственно настраивается подключение к почтовому серверу: входящему – POP3 или IMAP, а исходящему – SMTP. Далее указываем логин и пароль, имя сервера, порты подключения, использование защищенного протокола SSL. Эти настройки делают исходя из требований и установок почтового сервера.

На третьей вкладке указываем ответственного за данную учетную запись. Помимо администратора системы именно этот пользователь (или пользователи) будет иметь доступ к данному почтовому ящику и сможет с ним работать. Для системной учетной записи с точки зрения безопасности лучше ограничить круг лиц, имеющих к ней доступ, до самого необходимого минимума.

Ответственный за данную учетную запись
Ответственный за данную учетную запись

На вкладке «Доп.сведения» можно указать наименование учетной записи в системе и допустимое время ожидания ответа от почтового сервера.

Наименование учетной записи
Наименование учетной записи

После настройки учетной записи ее необходимо сохранить, и проверить корректность выполненных настроек.

Проверка учетной записи
Проверка учетной записи

Результат проверки можно будет увидеть во всплывающем окне. Если все было сделано правильно, то система сообщит, что соединение с почтовым сервером установлено, проверка отправки и получения почты успешно завершена.

Настройка легкой почты

Переходим в «Персональные настройки», и открываем пункт «Легкая почта».

Легкая почта
Легкая почта

В окне настроек мы видим признак использования функционала легкой почты, вкладку подключения почтовых ящиков и почтовых клиентов, как для получения писем, так и для их отправки.

Использование функционала легкой почты
Использование функционала легкой почты

На другой вкладке можно настроить подпись для исходящих писем.

Настройка подписи почты
Настройка подписи почты

Рабочее место для получения писем с помощью легкой почты находится в разделе «Документы и файлы», пункт меню «Загрузка электронной почты».

Загрузка электронной почты
Загрузка электронной почты

Собственно, на этом возможности настройки легкой почты и заканчиваются.

Настройка встроенной почты в 1С:Документооборот 8 КОРП

Такую настройку мы начинаем с проставления признака «Для встроенной почты», благодаря чему становится активной вкладка настроек «Папки писем».

Папки писем
Папки писем

На самом деле эта вкладка является информационной, здесь ничего настроить нельзя, а свои папки для писем можно добавить непосредственно в рабочем окне встроенного почтового клиента.

Создание папки
Создание папки

Давайте посмотрим, какие же настройки есть в системе для встроенной почты.

Настройка программы
Настройка программы

Почта в списке программ
Почта в списке программ

В окне настройки параметров работы со встроенной почтой мы можем отрегулировать параметры отображения и обработки писем, правила формирования текста письма и т.д. Эти настройки очень похожи на аналогичные в уже привычных нам почтовых клиентах – MS Outlook, The Bat! и других.

Настройки почты
Настройки почты

Есть еще один пункт настроек встроенной почты, он находится в меню «Персональные настройки». Переходим в него.

Персональные настройки
Персональные настройки

Данный пункт меню есть у каждого пользователя, поскольку эти настройки индивидуальны.

Персональные настройки в меню сервис
Персональные настройки в меню сервис

Находим пункт «Встроенная почта».

Встроенная почта
Встроенная почта

На первой вкладке каждый пользователь может подключить себе любое количество дополнительных почтовых ящиков для использования в системе.

Создание учетной записи
Создание учетной записи

На второй вкладке производится настройка формата исходящих писем, языка, подписей и прочих полезных параметров.

Настройка формата исходящих писем
Настройка формата исходящих писем

На следующей вкладке можно настроить отображение списка писем.

Отображение списка писем
Отображение списка писем

Еще одна интересная вкладка с настройками – «Период проверки почты» и «Тонкая настройка оповещений о новых письмах».

Период проверки почты
Период проверки почты

И на последней вкладке присутствует настройка параметров автоподбора адресатов при подготовке писем в системе, где можно выбрать конкретных пользователей и адресатов из адресной книги, так и целые подразделения из организационной структуры предприятия.

Параметры автоподбора адресатов
Параметры автоподбора адресатов

Настройка виджета почты

Настройка виджета почты
Настройка виджета почты

Добавим виджет встроенной почты на рабочий стол системы 1С:Документооборот 8 КОРП, для чего выберем папки писем для отображения в виджете.

Выбор папок писем
Выбор папок писем

Укажем пороговые значения, которые нам важны для отображения.

Указание пороговых значений
Указание пороговых значений

На этом настройка виджета завершена.

Виджет после настройки
Виджет после настройки

Как мы видим, 1С:Документооборот 8 КОРП предоставляет пользователям широкие возможности тонкой настройки множества параметров встроенной почты.

Подводя итог, еще раз перечислим основные отличия встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот:

  • Встроенная почта, как и некоторые другие атрибуты расширенного функционала КОРП, отсутствует в конфигурации 1С:Документооборот 8 ПРОФ;
  • Встроенная почта хранит полученные и отправленные письма и файлы внутри информационной базы системы, что может значительно повлиять на прирост размера базы данных;
  • Встроенная почта – полноценный почтовый клиент с множеством тонких настроек;
  • Системная учетная запись работает в режиме только легкой почты.

На этом завершается наш краткий обзор возможностей работы с электронной почтой в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Рассказать друзьям
Предыдущая статья статья
Работа с MS Outlook в 1С Документооборот
Следующая статья статья
Основные справочники 1С 8.3: создание и изменение элементов
Комментарии