В работе любых организаций могут складываться ситуации, когда важные документы не успевают вовремя обработать и передать адресату, входящая или исходящая корреспонденция регулярно теряется, а у сотрудников фирмы нет четкого понимания, какие операции нужно производить с документами.
Ведение делопроизводства посредством специализированного программного решения «1С:Документооборот», созданного на современной технологической платформе «1С:Предприятие», помогает избежать вышеперечисленных проблем.
В программе 1С для автоматизации документооборота реализован учет движения официальной документации организаций с учетом положений законодательства РФ, требований ГОСТ и традиций, которые сложились в сфере делопроизводства нашей страны и других государств.
В настоящей статье рассмотрено ведение делопроизводства в 1С на примере конфигурации «1С:Документооборот» версии КОРП.
Понятия «делопроизводство» и «документооборот»
С точки зрения ГОСТ, делопроизводство как определенный вид деятельности имеет совершенно четкое определение, с которым можно ознакомиться в соответствующем разделе системы стандартов. Если говорить в разрезе коммерческой деятельности, то делопроизводство можно рассматривать как сопутствующий основной деятельности бизнес-процесс, поддерживающий документационной обеспечение управленческих процессов и охватывающий такие области, как документооборот, документирование, оперативное использование и работу с документами, а также их хранение.
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
- Создание документов (документирование);
- Постановка движения и учёта документов (документооборот);
- Архивация и сохранение документов (архивное дело).
Документооборот, с точки зрения бизнеса, подразумевает организацию движения документов, возникающих в процессе основной деятельности организации, с момента создания документа или получения от контрагента и до завершения исполнения – отправки соответствующим адресатам и (или) направления в архив.
Различают три основных потока документации:
- Поступающий из других организаций (входящий);
- Отправляемый контрагентам, партнерам, контролирующим органам и т.д. (исходящий);
- Создаваемый непосредственно внутри фирмы для использования сотрудниками в управленческих и организационных процессах (внутренние).
Движение документов происходит по четким маршрутам, которые заранее продуманы и спроектированы. Эти маршруты полностью отображают процессы организаций, направленные на достижение конечного результата. При этом поток документов неразрывно связан с рабочими процессами и является их неотъемлемой частью.
Бесплатная консультация от специалистов WiseAdvice-IT. У нас более 30 сертификатов по 1С:ДО!Типы документов в 1С Документооборот
В соответствии с потребностями коммерческой организации документы в программном решении 1С разделены на внутренние, входящие и исходящие. Начальный доступ к ним можно осуществить посредством меню «Документы и файлы», выбрав нужный пункт.
Входящие документы
Процесс регистрации документов в рассматриваемой нами программе 1С предусматривает прохождение документом трех этапов: сначала документ заносится в базу, затем он рассматривается уполномоченным на то лицом, и в заключении – документ передается на исполнение. Вся информация о входящих документах отображается в соответствующем журнале. Там же с ними можно произвести все необходимые действия.
Исходящие документы
Исходящие документы создаются двумя способами: инициативно, ответом на входящий документ, или решение 1С самостоятельно проставляет входящему документу статус «Отправлен ответ». То есть в «1С:Документообороте» входящая/исходящая документация составляется в цепочки для удобства дальнейшей работы с ней, но, так же как и внутренние, исходящие документы отдельно отображаются в соответствующем журнале.
Делопроизводитель фирмы регистрирует документ (присваивает ему регистрационный номер), после того или перед тем как исходящий документ пройдет этап согласования и будет утвержден.
Внутренние документы
- Организационно-распорядительные;
- Официальные информативно-справочные;
- Служебные записки, документация службы кадров, различные приказы.
Группировка внутренних документов по папкам облегчает процессы делопроизводства, хранения и поиска.
Все документы, относящиеся к внутренним, также проходят этапы согласования и утверждения. После этого они направляются к секретарю фирмы, который их окончательно регистрирует и присваивает номер.
Вид документа
Присвоенный документу вид в программе 1С – одна из основных его характеристик.
Исходя из вида документа, определяются:
- Срок исполнения документа;
- Каким маршрутом будет происходить его обработка;
- По каким правилам будет присваиваться номер в процессе регистрации.
В «1С:Документообороте» заложен механизм автоматического ведения списков всех входящих, исходящих и внутренних документов в фирме.
Правила присвоения регномера
Номер документа в программе может быть присвоен и зарегистрирован в зависимости от:
- Внутреннего распорядка;
- Даты документа;
- Подразделения, к которому относится документ;
- Того, кто является корреспондентом (для входящих и исходящих документов).
Также существует штатная возможность создания отдельного нумератора для определенного вида документа.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Учетно-регистрационная карточка
УРК создается программой 1С автоматом после того, как новой документ занесен в базу. У пользователя есть возможность самостоятельно настроить список полей, а также отправить карточку на печать.
Использование дополнительных параметров
Для каждого типа и вида входящих документов в рассматриваемом нами типовом решении «1С:Документооборот» можно настроить учет по дополнительным параметрам (реквизитам и сведениям). Права доступа для такой настройки есть у администратора и пользователя, ответственного за НСИ. Например, документ можно отметить как актуальный/неактуальный.
Бумажный документооборот и делопроизводство, хотя еще и не окончательно, но все-таки в значительной мере, проиграли безбумажным технологиям, поскольку последние доказали свою функциональность и работоспособность.
Рассмотренное нами делопроизводство в «1С:Документооборот» способно (по сравнению с делопроизводством в неспециализированных решениях и, конечно же, по сравнению с бумажным) значительно упростить учет и хранение документации в организации, ускорить процессы обработки и исполнения по входящей/исходящей и внутренней документации, задавать настраивать гибкие правила присвоения регномера и вести учет документов по дополнительным параметрам.
Аудит целевых участков документооборота. Определим готовность к внедрению 1С:ДокументооборотаЧтобы узнать цену программного продукта «1С:Документооборот» и возможности его внедрения, свяжитесь с нашими специалистами. Мы с удовольствием ответим на ваши вопросы.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
