БОР в качестве управленческого инструмента используют организации, которые придерживаются принципа максимально обоснованных расходов, то есть расходы определяются исходя из целей расходов и желаемого результата. Такая система управления делает акцент на первоочередное решение коммерческих задач.
Цель БОР – проверить целесообразность и обоснованность затраченных ресурсов и полученных в итоге результатов, оценить необходимость и эффективность процессов, которые финансируются из бюджета
Преимущества использования БОР
В сравнении с другими подходами, БОР обладает набором достоинств:
- Систематический мониторинг данных о реализации задач и использовании бюджетных ресурсов;
- Их существенная экономия за счет более рационального ведения деятельности;
- Возможность сравнения нескольких вариантов программ с учетом планируемых результатов и затрат;
- Возможность максимально эффективно осуществлять распределение средств по статьям расходов.
БОР используют для:
- распределения ресурсов бюджета в соответствии с целями, а не просто со статьями;
- поиска самых популярных услуг или продуктов;
- четкого обоснования расходов при исполнении бюджета.
Особенности БОР
Внедрение БОР должно способствовать созданию системы эффективного управления организацией в ситуациях:
- когда применяемые традиционные методы бюджетирования перестали эффективно работать и не могут решить проблем несбалансированности бюджета;
- при возникновении кризиса, когда нужно применять радикальные меры по сокращению расходов, но одновременно удерживать прежние позиции в части финансового состояния;
- когда бюджет перестает быть инструментом управления, ввиду чего статьи расхода не контролируются, поэтому важно определить четкие цели расходования бюджета для получения определенных результатов.
При внедрении БОР необходимо учитывать:
- ответственность руководителей подразделений организации за самостоятельное участие при исполнении бюджета;
- полномочия подразделений организации при распределении ресурсов на другие статьи (например, кадровая служба увеличивает ФОТ своей службы, за счет уменьшения расходов на рекламу);
- открытость;
- изменение контроля исполнения бюджета и в целом упрощение контроля расходования денежных средств.
Сравнение затратной модели бюджетирования и БОР
Затратная модель | БОР |
Утверждает расходы по статьям различных типов бюджетной классификации с целью дальнейшего контроля. | Устанавливает для всех расходов приоритетность, привязывает их к функциям и видам деятельности. |
Объектом расходов являются госорганы. Планирование осуществляется на 1 год. | Расходы разносят по видам деятельности и функциям, которые нацелены на достижение результатов. |
Планируют снизу вверх. Если использовать данный метод, то нужно будет обосновать необходимость в ресурсах. Бюджет принимают на год. | Планирование проводится методом сверху вниз, опираясь на обоснование приоритетов и планируемых результатов. Вводят лимиты с возможностью корректировки. |
Управление бюджетом предполагает только контроль его исполнения по статьям расходов и бюджетным росписям. Перераспределение ДС бюджета между ними недопустимо. Полная ликвидация остатков ДС под конец года на бюджетном счете. | Руководители подразделений могут оперативно управлять ДС, перебрасывая их по статьям и периодам, поскольку лимиты установлены только на некоторые виды деятельности. Строго фиксированная сумма бюджета обеспечивает ведение рациональной деятельности. |
Внешний контроль требует подтверждения всех операций. | Внутренний контроль предполагает перенос ответственности за принятые решения на нижестоящие подразделения/отделы. Нет предварительного согласования расходных и доходных операций с руководством. |
Оценка деятельности происходит с учетом соответствия расходных и доходных операций нормам и правилам их осуществления. | Оценивают по результатам и отклонениям от планов. Финансы контролируют в рамках лимитов по видам деятельности. Сэкономленные средства (часть) в дальнейшем направляют, например, на развитие деятельности. |
Настройка моделей бюджетирования в 1С:ERP, 1С:УХ и WA:Финансист
Автоматизация бюджетирование в системе 1С:ERP позволит организации применять финансовое планирование, определить наилучшие решения и проводить ревизию достижения финансовых задач. При построении бизнес-моделей бюджетирования:
- Доступна детализация до выбора подразделений компании;
- Используется индивидуальная настройка моделей, с учетом зависимых бюджетов;
- Можно использовать любое количество моделей бюджетирования одновременно.
Структура бюджета
Формируют статьи и показатели бюджетов. Статьи – оборотные составляющие бюджетов, а показатели – остаточные составляющие структуры видов бюджетов.
Справочник «Нефинансовые показатели» заполняется при необходимости. Данные показатели могут быть заложены в формулы, используемые при расчете (например, коэффициент, ставка).
Вид бюджета
При создании вида бюджета на закладке «Основное» заполняются модель бюджетирования, способ планирования и т. д. На закладке «Структура бюджета» в левой части отражены все доступные статьи, показатели, аналитики. В правой части определяем, что будет указано в строках, что в колонках, а используя «Настроить ячейки», можно настроить правила расчета отдельно для каждой ячейки.
Экземпляр бюджета
Экземпляр бюджета можно создать из «Вида бюджета». Он будет выглядеть в соответствии с той структурой, которая описана в карточке конкретного вида отчета. В Экземпляре бюджета имеется возможность вводить данные вручную, пересчитывать, автоматически заполнять данными по данным бюджетирования. Документ в статусе «Утвержден» недоступен для редактирования.
В системе 1С:ERP отсутствуют встроенные маршруты согласования. При необходимости используется интеграция с системой «1С: Документооборот».
Фактические данные бюджетов
Они попадают в бюджетный отчет либо «на лету», либо от операций, зарегистрированных в базе, либо посредством «хранимого» факта, где операции зафиксированы в таблице, откуда данные и попадают в фактическую часть бюджета.
Правила получения фактических данных применяются, чтобы определить какие именно данные будут записаны по статье. При наличии нескольких правил в показателях полученная будет суммироваться.
Плановые данные
Могут вводиться вручную или рассчитаны автоматически. При этом источник этих правил может быть произвольным.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Модель бюджетирования
В 1С:ERP реализована возможность формирования модели бюджетирования, с возможностью формирования как по подразделениям, так и по организации в целом.
Автоматизация бюджетирования на базе 1С:ERP для удобной работы с бюджетамиМодели бюджетирования необходимы для определения набора используемых бюджетов и отчетов, а также для составления плана подготовки бюджетов и настройки периодичности этапов процесса.
План подготовки бюджетов
Состоит из этапов, где настраивают расписание выполнения задач, и шагов – непосредственно самих задач.
Монитор бюджетных процессов
Рабочее место или группа отчетов, показывающих текущее состояние этапов бюджетного процесса и прогноз их выполнения. Одной из главных функций монитора является управление конфликтами при назначении нормативных сроков исполнения бюджетного процесса. При этом запланированные к выполнению этапы будут окрашены на диаграмме синим цветом, просроченные задачи – красным, а прогноз по выполнению этапов в будущем – желтым
Ключевым в части бюджетирования в 1С:УХ является справочник «Виды отчетов».
Современные решения для автоматизации бюджетирования в крупных холдингахСоздание отчета
Создание требуемого отчета (Бюджет доходов и расходов, Бюджет движения денежных средств и Бюджет движения ресурсов) выполняется в справочнике «Виды отчетов» с возможностью настройки:
- Структуры отчета (показатели, группы, аналитики, строки)
- Правил заполнения показателей
- Форматов отчета (макет)
При создании требуемой формы отчета, строками являются статьи (бюджетные показатели), а колонками – сумма, количество.
Колонка «Группа аналитик» позволяет раскрыть каждую строку по аналитическим показателям (например, остатки дебиторской задолженности по контрагентам).
Бланк отчета
В Бланке отчета, при помощи кнопки «Отобразить ячейки формул» происходит настройка и редактирование формул расчета с возможностью использования текущего отчета, других отчетов. При настройке одного бланка можно обращаться к настройкам другого бланка, при этом для одного и того же Бланка использовать несколько правил расчета.
Экземпляр отчета
Итоговый формат отчета. При создании нового отчета автоматом формируется структура с подчиненными элементами из других справочников. Для одного вида отчета можно задать несколько способов заполнения. Экземпляр отчета заполняется автоматически по указанному правилу расчета, а также может быть заполнен вручную
Сводная таблица
Структура сводной таблицы определяется настройками бланка Вида отчетов. Параметры, заданные в бланке могут быть в ходе работы скорректированы пользователем. Данная возможность позволяет использовать сводную таблицу для анализа данных.
При формировании сводной таблицы необходимо обязательно заполнить ключевые параметры:
- Бланк
- Режим
- Период
- Валюта отображения
- Сценарии
- Организация
Бюджетирование в системе WA:Финансист позволяет организации осуществлять финансовое планирование, принимать оптимальные решения и контролировать достижение финансовых целей организации.
Бюджет
Документ «Бюджет» содержит плановые данные. В документе отражается движение по статьям за период, который определен периодичностью сценария.
В документе «Бюджет» необходимо заполнить поля:
- Дата
- Организация
- ЦФО
- Сценарий
- Шаблон документа (опционально)
- Период (если бюджет является периодическим)
- Валюта
- Маршрут утверждения (При проведении документа программа запросит разрешение на отправку документа по указанному маршруту согласования).
В программе WA:Финансист возможно автоматически заполнять документ «Бюджет» по плановым данным имеющихся договоров, также данные можно загрузить из файла Excel.
Корректировка бюджета
При необходимости для бюджета реализована возможность Корректировки бюджета.
Документ «Корректировка бюджета» создается как напрямую из бюджета, так и отдельно в журнале документов «Корректировка бюджета» в подсистеме «Бюджетирование».
Исполнение бюджета
Отчет «Исполнение бюджета» служит для анализа данных бюджетов согласно настройкам отчета.
Актуальность применения системы БОР растет, поскольку многие предприятия, отвечая условиям времени, переходят к моделям экономической деятельности, в основе которых – внутренняя эффективность. Эластичность системы БОР дает возможность компаниям прогнозировать, контролировать и проводить анализ достижений по поставленным задачам благодаря только одному инструменту. Для бизнеса БОР – развитие среднесрочного и долгосрочного планирования, что позволяет без существенных сложностей строить бизнес-процессы с минимальными рисками неопределенности и прогнозируемой результативностью.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
