HRM-система расшифровывается как «Human Resource Management», что дословно переводится как «управление человеческим ресурсом», то есть HRM-система и автоматизированная система управления персоналом – одно и то же.
Синонимами этого термина в англоязычной литературе являются также «HCM» (Human Capital Management, в пер. – Управление человеческим капиталом) и «WFM» (Work Force Management, в пер. – Управление рабочей силой). Синонимами в русскоязычном пространстве являются термины «Управление персоналом», «Управление трудовыми ресурсами» и реже «Управление человеческим капиталом».
Под HRM-системой понимается автоматизированная комплексная система управления персоналом. Помимо традиционно автоматизируемых блоков работы с персоналом, предназначенных для кадрового делопроизводства и расчет заработной платы, в HRM-системе автоматизированы также процессы для работы с качественными показателями персонала – обучение персонала, оценка персонала, подбор и адаптация персонала, работа с кадровым резервом.
Главной целью внедрения HRM-системы является выявление, привлечение и удержание ценных для компании человеческих ресурсов, так как расходы на персонал составляют значительную долю в расходах компании, а их эффективность и оптимизация оказывают существенное влияние на итоговый финансовый результат
Полезные программы для управления персоналом
При первоначальном изучении рынка программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов (не только кадровых), всем кажется, что они недостаточно кастомизированы под индивидуальные нужды, поэтому проще разработать свою компьютерную программу. Такая разработка – затратное мероприятие не только с финансовой, но и с точки зрения времени. Помимо этого при изменении законодательства или иных ситуациях его придется постоянно дорабатывать и переинтегрировать с остальными продуктами предприятия. Внедрить существующий продукт и настроить его под нужды своей компании – менее затратный процесс.
Комплексные пакетные решения разрабатываются для широко рынка и учитывают практики развития всех отраслей. В них закладываются практически неограниченные возможности для настройки каждого модуля под нужды конкретного клиента, что делает их более рентабельными, чем программное обеспечение, созданное под конкретный заказ. У подрядчиков, занимающихся внедрением таких ПП, накоплен огромный опыт по внедрению программ, а значит и эффективность их действий выше несравнимо.
Согласно статистике, наибольшее количество проектов внедрения автоматизированных систем по управлению персоналом за последний год произведено на базе программных продуктов фирмы 1С – «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения». 1С является лидером в области учетно-расчетных систем на протяжении многих лет в России. Блок управления персоналом появился в версии 3.1 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», но уже набрал популярность за счет ориентации именно на российский рынок, широких возможностей построения отчетов по HR-аналитике и сравнительно небольшой (в сравнении с конкурентами) стоимость внедрения.
Чтобы оценить возможности 1С:ЗУП КОРП, закажите бесплатное обследование HR-процессов
Что представляет собой автоматизированная система управления персоналом?
К основному функционалу управления персоналом относятся следующие функции:
- Подбор персонала (рекрутинг, поиск и найм сотрудников);
- Адаптация сотрудников;
- Обучение и развитие сотрудников (управление талантами);
- Формирование кадрового резерва;
- Оценка сотрудников (подробнее об этом можно прочитать на нашем сайте в статье «Оценка персонала в 1С»);
- Внутренние коммуникации;
- Имидж компании как работодателя;
- Кадровое делопроизводство;
- Компенсации и льготы (расчет з/п, бонусов и т.д.).
Классификация HRM-систем
По составу функций HRM-системы выделяют пять групп систем:
- Расчетные. Обеспечивают расчет заработной платы, а также всех видов начислений и удержаний – отпускных, больничных листов и командировочных расходов, и, как правило, формирование регламентированной отчетности по заработной плате.
- Учетные. Обеспечивают полноценную автоматизацию процесса кадрового делопроизводства и имеют следующие функции: составление штатного расписания, формирование отчетности по кадрам, учет отпусков сотрудников, командировок, больничных листов и пособий, ведение личных дел сотрудников.
- Учетно-расчетные. Системы, объединяющие первые две группы.
- HRM-системы с неполной функциональностью. Программные продукты этой группы помимо учетно-расчетных функций включают в себя HR-контур: аттестацию и оценку персонала, управление мотивацией работников, формирование кадрового резерва, планирование обучения сотрудников, планирование кадровых перестановок, варианты развития для совершенствования системы управления персоналом предприятия в целом.
- Полнофункциональные HRM-системы. Это HRM-системы четвертой группы, к которым добавлена функция формирования отчетов HR-аналитики, которые используются широко в работе не только службы управления персоналом, но и руководителями всех уровней.
Например, оперативное формирование отчетов HR-аналитики позволяет своевременно заметить отток определенной категории персонала, проанализировать причины и приостановить потери, а учитывая, что на подбор нового сотрудника организация тратит от 30 до 150% его годового дохода в зависимости от его квалификации, существенно сократить издержки. Подробно о функционале можно прочитать на нашем сайте в экспертной статье «HRM в 1С».
По степени автоматизации процессов HRM-системы условно разделяют на три уровня:
- Системы первого уровня. Неспециализированные программные продукты (не кадровая программа), разработанные для автоматического расчета заработной платы и сдачи связанной с ней отчетности. Такие программные средства (1С:Бухгалтерия) имеют ограниченную функциональность без возможности ее расширения. Количество потенциальных пользователей данного продукта невелико, как правило, это бухгалтеры.
- Системы второго уровня (1С:ЗУП ПРОФ и Базовая). Данные программные средства позволяют, помимо расчета заработной платы, формировать и вести штатное расписание и полноценное кадровое делопроизводство. В них присутствуют средства для ведения грамотной кадровой политики. Программные продукты этого уровня можно дорабатывать, расширяя их функционал.
- Системы третьего уровня (1С:ЗУП КОРП). Наиболее продвинутые решения, которые, кроме автоматизации кадрового делопроизводства и расчета заработной платы, позволяют составлять профили должности сотрудников, разрабатывать программы обучения специалистов и групп специалистов, автоматизировать процесс адаптации персонала, проводить электронное обучение, оценку и аттестацию персонала, а также планировать кадровый резерв.
Программы третьего уровня могут быть самостоятельным продуктом, а могут быть частью системы комплексной автоматизации предприятий (ERP).
Самостоятельная система или модуль ERP?
Если на предприятии внедрена российская ERP-система (Enterprise Resource Planning – управление ресурсами предприятия), стоит рассмотреть вариант использования блока по управлению персоналом предприятия в ее составе. Работа в единой базе сокращает скорость операций и исключает расхождение данных.
Однако спецификой расчета заработной платы в России является постоянно меняющееся законодательство, что говорит о необходимости срочных обновлений, а единую большую систему обновлять труднее, чем отдельную программу. Помимо этого данные о расчетах с персоналом являются, как правило, «секретом» предприятия, и многие руководители хотят хранить их в отдельной базе.
Западные продукты обладают широким функционалом в части автоматизации именно блоков мотивации персонала, но и стоимость их внедрения существенно выше. Помимо этого, западные системы не поддерживают функционал по обновлению отчетности по российскому законодательству, поэтому их все равно приходится интегрировать с российской системой для расчета заработной платы.
Процесс внедрения системы управления персоналом как модуля EPR или как самостоятельного продукта очень похож. Единственный нюанс: при использовании специализированного решения следует подумать об интеграции с другими рабочими приложениями и настройками системы. Подробнее уточнить возможности HRM-системы 1С можно на сайте или у наших экспертов, которые на реальном опыте расскажут отличия и нюансы автоматизации.
Каким организациям необходимы HRM-системы?
Статистика утверждает, что более половины рабочего времени менеджеры по персоналу тратят на подготовку, заполнение и учет документов.
Например, менеджер по подбору персонала составляет ежемесячно ряд отчетов, в частности, об эффективности подбора разных категорий персонала. То есть для составления отчета ему нужно иметь информацию о сроке работы подобранного персонала в компании. Как правило, эти данные хранятся у специалиста по ведению кадрового делопроизводства, и менеджеру приходится их запрашивать и вносить в свою эксель-таблицу. При наличии полнофункциональной HRM-системы данный отчет составляется нажатием одной кнопки, т.к. все данные хранятся в единой системе. Большой обзор возможностей Программного решения 1С в этой части представлен на нашем сайте в статье «Подбор персонала в программе 1С».
Для проведения оценки менеджеру по оценке необходимо составить анкету. При отсутствии программного обеспечения ему приходится пользоваться средствами microsoft office: сначала он создает шаблон анкеты, потом рассылает всем участникам по электронной почте, далее получает результаты и сводит их вручную в единую таблицу. Частью полнофункциональной HRM-системы является личный кабинет работника.
самые свежие новости 1 раз в месяц
При необходимости провести оценку или аттестацию менеджер по персоналу сначала пользуется функционалом по составлению анкет в рабочей базе, подбирает сотрудников, которые должны пройти данную процедуру, в результате чего анкета появляется в личных кабинетах сотрудников. Менеджер по персоналу может составить отчет о заполнении анкеты работниками и далее отчет о результатах заполнения. При этом он не тратит времени на ручную рассылку и сбор данных. Соответственно, сроки проведения существенно сокращаются.
Зачастую работников предприятия необходимо регулярно обучать. Например, в торговле при смене ассортимента товара, менеджеру по обучению надо составить новый курс и назначить его прохождение определенной группе сотрудников. Если система обучения внешняя, то для этого потребуется создать механизм обмена данными с системой кадрового делопроизводства, чтобы иметь информацию о текущем состоянии сотрудников. При этом если какая-то сотрудница находится в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком, обучать ее в данный момент неактуально, или если сотрудник находится в отпуске, то принять участие в обучение он не сможет.
Ситуация может осложняться тем, что в большинстве крупных компаний система кадрового делопроизводства и расчета заработной платы единая, то она регулярно обновляется в соответствии с требованиями законодательства, и механизмы обмена приходится регулярно дорабатывать. При наличии единой системы запустить электронный учебный курс можно значительно быстрее и точнее, соответственно быстрее увеличатся и продажи обновленного ассортимента.
Примеры иллюстрируют, что программное обеспечение для управления персоналом избавляет от рутинных операций, а также программа для управления персоналом организации позволяет создать в компании единое информационное пространство и значительно повысить эффективность работы департамента управления персоналом.
Если численность организации небольшая, то менеджер по персоналу не тратит много времени на рутинные операции, да и самих операций у него не очень много. Однако при росте численности сотрудников организации (свыше 500 человек), потребность во внедрении HRM-системы становится ощутимой. Эффект от внедрения HRM-системы на небольшой организации тоже будет заметен, просто потребуется больше времени, чтобы его оценить.
В российских реалиях в автоматизированной системе управления нуждаются компании хотя бы с двумя характеристиками из списка ниже:
- Имеет численность сотрудников свыше 500 человек;
- Занимается торговой, производственной, проектной или образовательной деятельностью;
- Имеет сложную систему формирования заработной платы;
- Имеет обособленные подразделения;
- Испытывает потребность в широком привлечении высококвалифицированных кадров;
- Имеет большую текучесть персонала;
- Объединяет работников с профессиональными знаниями высокой ценности.
Критерии выбора автоматизированной системы управления персоналом
Для выбора подходящей компании HRM-системы необходимо глубоко изучить рынок данных продуктов, проанализировать функциональные возможности разного ПО и сопоставить их с индивидуальными потребностями вашего бизнеса. Еще до этапа ознакомления с предложениями от подрядчиков по внедрению HRM-систем, руководитель должен эти потребности определить. Помочь в этом могут ответы на следующие вопросы:
- Какие HR-функции нуждаются в автоматизации?
- Достаточно ли эффективен и оперативен подбор?
- Каков средний срок закрытия вакансии?
- Какова стоимость подбора?
- Сколько времени менеджер по подбору персонала тратит на составление ежемесячных отчетов?
- Есть ли нужда в корпоративной системе обучения?
- Не тратит ли отдел по персоналу существенную часть рабочего времени на решение рутинных вопросов с персоналом, которые можно оперативно решать через личный кабинет работника?
- Позволит ли автоматизация решить существующие проблемы?
- Какова цель проекта?
Цели должны звучать конкретно, например, повышение производительности труда департамента по управлению персоналом на 30%. Это позволяет конкретизировать представление о функциональных возможностях продукта. - Каков бюджет?
При подсчете бюджета стоит учитывать экономическую выгоду как от сокращения трудозатрат на рутинные операции, так и выгоду от повышения оперативности решения задач. - Какие продукты включить в первоочередной список?
После ответа на данные вопросы будет сформирован предварительный список. Программы должны быть русифицированы, соответствовать актуальному трудовому и налоговому законодательству, подходить предприятию по численности и организационной структуре. Немаловажно оценить репутацию разработчика и подрядчика, их прежний опыт.
Далее сверимся с выделенным бюджетом. Затем работникам блока по управлению персоналом стоит лично ознакомиться с системами – обратиться к разработчикам/подрядчикам для демонстрации функционала системы и опробовать демо-версию.
Если вас заинтересовала возможность значительного сокращения затрат на управление персоналом и повышение производительности труда кадровиков, получите бесплатную консультацию наших специалистов по внедрению программы 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, которые ответят на все ваши вопросы и подскажут оптимальный сценарий автоматизации HR-процессов.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
