Автоматизация и программы для управления персоналом

HRM-система расшифровывается как «Human Resource Management», что дословно переводится как «управление человеческим ресурсом», то есть HRM-система и автоматизированная система управления персоналом – одно и то же.

Синонимами этого термина в англоязычной литературе являются также «HCM» (Human Capital Management, в пер. – Управление человеческим капиталом) и «WFM» (Work Force Management, в пер. – Управление рабочей силой). Синонимами в русскоязычном пространстве являются термины «Управление персоналом», «Управление трудовыми ресурсами» и реже «Управление человеческим капиталом».

Под HRM-системой понимается автоматизированная комплексная система управления персоналом. Помимо традиционно автоматизируемых блоков работы с персоналом, предназначенных для кадрового делопроизводства и расчет заработной платы, в HRM-системе автоматизированы также процессы для работы с качественными показателями персонала – обучение персонала, оценка персонала, подбор и адаптация персонала, работа с кадровым резервом.

Главной целью внедрения HRM-системы является выявление, привлечение и удержание ценных для компании человеческих ресурсов, так как расходы на персонал составляют значительную долю в расходах компании, а их эффективность и оптимизация оказывают существенное влияние на итоговый финансовый результат

Полезные программы для управления персоналом

При первоначальном изучении рынка программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов (не только кадровых), всем кажется, что они недостаточно кастомизированы под индивидуальные нужды, поэтому проще разработать свою компьютерную программу. Такая разработка – затратное мероприятие не только с финансовой, но и с точки зрения времени. Помимо этого при изменении законодательства или иных ситуациях его придется постоянно дорабатывать и переинтегрировать с остальными продуктами предприятия. Внедрить существующий продукт и настроить его под нужды своей компании – менее затратный процесс.

Комплексные пакетные решения разрабатываются для широко рынка и учитывают практики развития всех отраслей. В них закладываются практически неограниченные возможности для настройки каждого модуля под нужды конкретного клиента, что делает их более рентабельными, чем программное обеспечение, созданное под конкретный заказ. У подрядчиков, занимающихся внедрением таких ПП, накоплен огромный опыт по внедрению программ, а значит и эффективность их действий выше несравнимо.

Согласно статистике, наибольшее количество проектов внедрения автоматизированных систем по управлению персоналом за последний год произведено на базе программных продуктов фирмы 1С – «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения». 1С является лидером в области учетно-расчетных систем на протяжении многих лет в России. Блок управления персоналом появился в версии 3.1 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», но уже набрал популярность за счет ориентации именно на российский рынок, широких возможностей построения отчетов по HR-аналитике и сравнительно небольшой (в сравнении с конкурентами) стоимость внедрения.

Что представляет собой автоматизированная система управления персоналом?

К основному функционалу управления персоналом относятся следующие функции:

• Подбор персонала (рекрутинг, поиск и найм сотрудников);
• Адаптация сотрудников;
• Обучение и развитие сотрудников (управление талантами);
• Формирование кадрового резерва;
• Оценка сотрудников (подробнее об этом можно прочитать на нашем сайте в статье «Оценка персонала в 1С»);
• Внутренние коммуникации;
• Имидж компании как работодателя;
• Кадровое делопроизводство;
• Компенсации и льготы (расчет з/п, бонусов и т.д.).

Классификация HRM-систем

По составу функций HRM-системы выделяют пять групп систем:

• Расчетные. Обеспечивают расчет заработной платы, а также всех видов начислений и удержаний – отпускных, больничных листов и командировочных расходов, и, как правило, формирование регламентированной отчетности по заработной плате.
• Учетные. Обеспечивают полноценную автоматизацию процесса кадрового делопроизводства и имеют следующие функции: составление штатного расписания, формирование отчетности по кадрам, учет отпусков сотрудников, командировок, больничных листов и пособий, ведение личных дел сотрудников.
• Учетно-расчетные. Системы, объединяющие первые две группы.
• HRM-системы с неполной функциональностью. Программные продукты этой группы помимо учетно-расчетных функций включают в себя HR-контур: аттестацию и оценку персонала, управление мотивацией работников, формирование кадрового резерва, планирование обучения сотрудников, планирование кадровых перестановок, варианты развития для совершенствования системы управления персоналом предприятия в целом.
• Полнофункциональные HRM-системы. Это HRM-системы четвертой группы, к которым добавлена функция формирования отчетов HR-аналитики, которые используются широко в работе не только службы управления персоналом, но и руководителями всех уровней.

Например, оперативное формирование отчетов HR-аналитики позволяет своевременно заметить отток определенной категории персонала, проанализировать причины и приостановить потери, а учитывая, что на подбор нового сотрудника организация тратит от 30 до 150% его годового дохода в зависимости от его квалификации, существенно сократить издержки. Подробно о функционале можно прочитать на нашем сайте в экспертной статье «HRM в 1С».

По степени автоматизации процессов HRM-системы условно разделяют на три уровня:

• Системы первого уровня. Неспециализированные программные продукты (не кадровая программа), разработанные для автоматического расчета заработной платы и сдачи связанной с ней отчетности. Такие программные средства (1С:Бухгалтерия) имеют ограниченную функциональность без возможности ее расширения. Количество потенциальных пользователей данного продукта невелико, как правило, это бухгалтеры.
• Системы второго уровня (1С:ЗУП ПРОФ и Базовая). Данные программные средства позволяют, помимо расчета заработной платы, формировать и вести штатное расписание и полноценное кадровое делопроизводство. В них присутствуют средства для ведения грамотной кадровой политики. Программные продукты этого уровня можно дорабатывать, расширяя их функционал.
• Системы третьего уровня (1С:ЗУП КОРП). Наиболее продвинутые решения, которые, кроме автоматизации кадрового делопроизводства и расчета заработной платы, позволяют составлять профили должности сотрудников, разрабатывать программы обучения специалистов и групп специалистов, автоматизировать процесс адаптации персонала, проводить электронное обучение, оценку и аттестацию персонала, а также планировать кадровый резерв.

Программы третьего уровня могут быть самостоятельным продуктом, а могут быть частью системы комплексной автоматизации предприятий (ERP).

Самостоятельная система или модуль ERP?

Если на предприятии внедрена российская ERP-система (Enterprise Resource Planning – управление ресурсами предприятия), стоит рассмотреть вариант использования блока по управлению персоналом предприятия в ее составе. Работа в единой базе сокращает скорость операций и исключает расхождение данных.

Однако спецификой расчета заработной платы в России является постоянно меняющееся законодательство, что говорит о необходимости срочных обновлений, а единую большую систему обновлять труднее, чем отдельную программу. Помимо этого данные о расчетах с персоналом являются, как правило, «секретом» предприятия, и многие руководители хотят хранить их в отдельной базе.

Западные продукты обладают широким функционалом в части автоматизации именно блоков мотивации персонала, но и стоимость их внедрения существенно выше. Помимо этого, западные системы не поддерживают функционал по обновлению отчетности по российскому законодательству, поэтому их все равно приходится интегрировать с российской системой для расчета заработной платы.

Процесс внедрения системы управления персоналом как модуля EPR или как самостоятельного продукта очень похож. Единственный нюанс: при использовании специализированного решения следует подумать об интеграции с другими рабочими приложениями и настройками системы. Подробнее уточнить возможности HRM-системы 1С можно на сайте или у наших экспертов, которые на реальном опыте расскажут отличия и нюансы автоматизации.

Каким организациям необходимы HRM-системы?

Статистика утверждает, что более половины рабочего времени менеджеры по персоналу тратят на подготовку, заполнение и учет документов.

Например, менеджер по подбору персонала составляет ежемесячно ряд отчетов, в частности, об эффективности подбора разных категорий персонала. То есть для составления отчета ему нужно иметь информацию о сроке работы подобранного персонала в компании. Как правило, эти данные хранятся у специалиста по ведению кадрового делопроизводства, и менеджеру приходится их запрашивать и вносить в свою эксель-таблицу. При наличии полнофункциональной HRM-системы данный отчет составляется нажатием одной кнопки, т.к. все данные хранятся в единой системе. Большой обзор возможностей Программного решения 1С в этой части представлен на нашем сайте в статье «Подбор персонала в программе 1С».

Для проведения оценки менеджеру по оценке необходимо составить анкету. При отсутствии программного обеспечения ему приходится пользоваться средствами microsoft office: сначала он создает шаблон анкеты, потом рассылает всем участникам по электронной почте, далее получает результаты и сводит их вручную в единую таблицу. Частью полнофункциональной HRM-системы является личный кабинет работника.

При необходимости провести оценку или аттестацию менеджер по персоналу сначала пользуется функционалом по составлению анкет в рабочей базе, подбирает сотрудников, которые должны пройти данную процедуру, в результате чего анкета появляется в личных кабинетах сотрудников. Менеджер по персоналу может составить отчет о заполнении анкеты работниками и далее отчет о результатах заполнения. При этом он не тратит времени на ручную рассылку и сбор данных. Соответственно, сроки проведения существенно сокращаются.

Зачастую работников предприятия необходимо регулярно обучать. Например, в торговле при смене ассортимента товара, менеджеру по обучению надо составить новый курс и назначить его прохождение определенной группе сотрудников. Если система обучения внешняя, то для этого потребуется создать механизм обмена данными с системой кадрового делопроизводства, чтобы иметь информацию о текущем состоянии сотрудников. При этом если какая-то сотрудница находится в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком, обучать ее в данный момент неактуально, или если сотрудник находится в отпуске, то принять участие в обучение он не сможет.

Ситуация может осложняться тем, что в большинстве крупных компаний система кадрового делопроизводства и расчета заработной платы единая, то она регулярно обновляется в соответствии с требованиями законодательства, и механизмы обмена приходится регулярно дорабатывать. При наличии единой системы запустить электронный учебный курс можно значительно быстрее и точнее, соответственно быстрее увеличатся и продажи обновленного ассортимента.

Примеры иллюстрируют, что программное обеспечение для управления персоналом избавляет от рутинных операций, а также программа для управления персоналом организации позволяет создать в компании единое информационное пространство и значительно повысить эффективность работы департамента управления персоналом.

Автоматизация управления персоналом

Комплексный подход к управлению персоналом: от подбора и обучения, до детальной HR-аналитики

Подробнее

Внедрение HRM

Внедрение 1С:ЗУП КОРП для автоматизации всех HR-процессов в одной программе

Подробнее

Если численность организации небольшая, то менеджер по персоналу не тратит много времени на рутинные операции, да и самих операций у него не очень много. Однако при росте численности сотрудников организации (свыше 500 человек), потребность во внедрении HRM-системы становится ощутимой. Эффект от внедрения HRM-системы на небольшой организации тоже будет заметен, просто потребуется больше времени, чтобы его оценить.

В российских реалиях в автоматизированной системе управления нуждаются компании хотя бы с двумя характеристиками из списка ниже:

• Имеет численность сотрудников свыше 500 человек;
• Занимается торговой, производственной, проектной или образовательной деятельностью;
• Имеет сложную систему формирования заработной платы;
• Имеет обособленные подразделения;
• Испытывает потребность в широком привлечении высококвалифицированных кадров;
• Имеет большую текучесть персонала;
• Объединяет работников с профессиональными знаниями высокой ценности.

Критерии выбора автоматизированной системы управления персоналом

Для выбора подходящей компании HRM-системы необходимо глубоко изучить рынок данных продуктов, проанализировать функциональные возможности разного ПО и сопоставить их с индивидуальными потребностями вашего бизнеса. Еще до этапа ознакомления с предложениями от подрядчиков по внедрению HRM-систем, руководитель должен эти потребности определить. Помочь в этом могут ответы на следующие вопросы:

1. Какие HR-функции нуждаются в автоматизации?
2. Достаточно ли эффективен и оперативен подбор?
3. Каков средний срок закрытия вакансии?
4. Какова стоимость подбора?
5. Сколько времени менеджер по подбору персонала тратит на составление ежемесячных отчетов?
6. Есть ли нужда в корпоративной системе обучения?
7. Не тратит ли отдел по персоналу существенную часть рабочего времени на решение рутинных вопросов с персоналом, которые можно оперативно решать через личный кабинет работника?
8. Позволит ли автоматизация решить существующие проблемы?
9. Какова цель проекта?
   Цели должны звучать конкретно, например, повышение производительности труда департамента по управлению персоналом на 30%. Это позволяет конкретизировать представление о функциональных возможностях продукта.
10. Каков бюджет?
    При подсчете бюджета стоит учитывать экономическую выгоду как от сокращения трудозатрат на рутинные операции, так и выгоду от повышения оперативности решения задач.
11. Какие продукты включить в первоочередной список?

После ответа на данные вопросы будет сформирован предварительный список. Программы должны быть русифицированы, соответствовать актуальному трудовому и налоговому законодательству, подходить предприятию по численности и организационной структуре. Немаловажно оценить репутацию разработчика и подрядчика, их прежний опыт.

Далее сверимся с выделенным бюджетом. Затем работникам блока по управлению персоналом стоит лично ознакомиться с системами – обратиться к разработчикам/подрядчикам для демонстрации функционала системы и опробовать демо-версию.

Если вас заинтересовала возможность значительного сокращения затрат на управление персоналом и повышение производительности труда кадровиков, получите бесплатную консультацию наших специалистов по внедрению программы 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, которые ответят на все ваши вопросы и подскажут оптимальный сценарий автоматизации HR-процессов.