Автоматизация HR бизнес-процессов

Бизнес-процессы в сфере HR на сегодня слабо автоматизированы в большинстве компаний. В отличие от кадрового делопроизводства, где все регламентировано законодательными актами и трудовым кодексом, сфера управления человеческими ресурсами зачастую опирается на импровизацию и неформализованные процессы, которые сложились с течением времени.

Как же сделать так, чтобы наши процессы управления персоналом работали как часы? Прежде всего, следует навести в них порядок, а потом перейти к автоматизации

И если навести порядок в бизнес-процессах придется самостоятельно, то для их автоматизации потребуется решение со стороны (хотя при «наведении порядка» можно ориентироваться на предустановленные в ПО схемы процессов).

Зачем автоматизировать HR?

Давайте рассмотрим основные причины, почему вашей компании нужна автоматизация HR-процессов.

1. Порядок. Этот пункт особенно важен для компаний, где численность персонала 50 и более человек, а также может идти бурное развитие ее деятельности. Внедрение системы позволит настроить цепочки взаимодействия между сотрудниками, чья деятельность связана с HR-менеджментом, и сделает такое взаимодействие проще и понятнее. Поскольку все ответственные будут прописаны, а справочные данные всегда будут под рукой в системе, будет легко избежать ненужной самодеятельности и импровизации со стороны сотрудников.
2. Время. Приведем пример. Вы нашли кандидата, провели его по всем этапам собеседований и теперь ждете ответа от руководителя, но последнего постоянно нет на месте, а когда он на нем оказался, стало понятно, что он не отвечает за назначение сотрудников на данную должность. Вы потеряли на ожидание и поиск ответственного большое количество времени, за которое конкуренты успели переманить вашего кандидата.
   
   Автоматизированная система позволяет оперативно найти информацию по ответственным лицам и данные для связи, то есть взаимодействовать с кандидатами или сотрудниками в режиме реального времени.
3. Минимизация «человеческого фактора». К сожалению, любимый многими HR-менеджерами толстый ежедневник для записей не может сразу предупредить его владельца о том, что двум кандидатам назначено собеседование в одно и то же время, или оповестить о повторном приеме «проблемного» бывшего сотрудника компании.
   
   В этом плане программное обеспечение «позаботится» о своем пользователе, выдав предупреждение в нужный момент.
4. Аналитика и отчетность. В зависимости от компании процент рабочего времени сотрудников департамента управления персоналом, который занимает сбор HR-отчетности, может колебаться от 20% до 70%. Построение графиков приема новых сотрудников, средний расход денежных средств на вакансию, отслеживание текучести персонала на предприятии – это только малая часть отчетности, которую приходится собирать и вводить при помощи Excel-таблиц.
   
   В системе для управления HR-процессами достаточно настроить необходимый отчет и предоставить доступ сотрудникам. Теперь необходимая аналитическая отчетность в управлении персоналом для вашего руководства доступна в любое удобное время, без отвлечения сотрудников HR-отдела на сбор этой информации. Также это актуально для компаний, чьи офисы могут быть в разных часовых поясах.
5. Эффективность работы HR специалистов. Систематизация данных при ведении деятельности в программном обеспечении позволяет своевременно контролировать успешность закрытия той или иной вакансии или результатов обучения ваших сотрудников. При этом вам не надо дополнительно нагружать ваших сотрудников сбором отчетности и аналитики – это уже предустановлено в программе и доступно вам для использования. Благодаря этому вы можете гибко выстроить систему мотивации сотрудников отдела по работе с персоналом или оперативно реагировать на какие-то затруднительные ситуации в HR-процессах вашей организации.

Автоматизация HR-отдела позволит собрать подавляющую часть отчетности и аналитики, не отнимая при этом все рабочее время менеджера по персоналу. При этом можно задать правила доступа, чтобы данные могли получить только те сотрудникам, кто имеет на это разрешение.

Плюсы и минусы использования HRM-систем для автоматизации

Итак, основными плюсами цифровизации HR-процессов при помощи автоматизированных систем управления персоналом являются:

• Понятное отражение схем HR-процессов компании;
• Наглядное распределение зон ответственности сотрудников;
• Автоматические уведомления для сотрудников и внешних кандидатов;
• Уменьшение затрат времени на шаблонные процессы;
• Вся информация хранится в одном месте и есть возможность ограничения\предоставления доступа сотрудникам;
• Аналитические данные собираются в режиме «онлайн», к ним есть доступ в любое время.

Среди минусов использования таких программ можно отметить:

• Внедрение такой системы стоит денег. Для некоторых компаний это могут быть очень значительные суммы;
• Для работы с таким программным обеспечением необходимо обучить сотрудников, ответственных за персонал, и в начале использования пристально контролировать процесс работы в данной программе.
• Необходимость наведения порядка в бизнес-процессах. Хуже хаоса, может быть только хаос автоматизированный.

Понятно, что количество и содержание плюсов и минусов для каждого предприятия будет своим (это зависит от численности штата сотрудников, географического охвата, количества должностей и проводимой HR-политики), но все же положительных сторон будет больше. Чтобы это подтвердить, рассмотрим пример автоматизации рутинного процесса в управлении персоналом – подбор сотрудника на вакантную должность в программе «1С:Зарплата и управления персоналом» КОРП (пошаговую инструкцию по подбору персонала в 1С можно также найти на нашем сайте).

Как автоматизировать рутинные HR-процессы с помощью HRM-системы

Конфигурация 1С:ЗУП 8.3 КОРП обладает широким функционалом для автоматизации процессов и задач, связанных с управлением персоналом, в том числе, полноценным HR-блоком. Для примера автоматизации процесса подбора сотрудника мы рассмотрим ситуацию, когда предприятию требуется руководитель отдела по установке и эксплуатации оборудования. Наша задача найти подходящего кандидата, предоставить его резюме для согласования и, если он нам подходит, то принять на работу в нашу компанию.

Шаг 1. Получение запроса на подбор

В программе создается заявка на вакансию, где уже описаны основные требования к кандидату:

• Основное и дополнительное образование;
• Опыт работы на определенной должности и его величина;
• Причину и инициатора открытия вакансии;
• Даты и приоритет вакансии.

Вся исчерпывающая информация может быть заполнена в профиле должности, на основе которого создана заявка на подбор. Особенно это актуально для технических специальностей, где требуются определенные удостоверения или документы о специальном образовании. Это поможет рекрутеру сразу отсеять неподходящих кандидатов в самом начале поиска, без лишних уточнений от заказчика поиска.

Шаг 2. Создание вакансии

На основании заявки можно сразу создать вакансию, где производить:

• Приостановку и возобновление поиска с отображением истории действий;
• Добавить или удалить этапы испытаний для кандидата;
• Вносить резюме кандидатов: вручную, загружать текстовые файлы и при помощи ссылки на резюме, размещенных на карьерных сайтах;
• Просматривать отклики на вакансию с ресурсов для поиска работы.

Это позволяет хранить любую информацию, связанную с вакансией, в одном месте. При этом руководитель HR-отдела всегда может просмотреть состояние дел при поиске сотрудника на ту или иную позицию, добавить комментарий или примечание, если это необходимо.

Шаг 3. Работа с кандидатами

Зарегистрировать кандидата можно непосредственно в вакансии. Все основные инструменты доступны в этой карточке, а именно:

• Планирование взаимодействия с соискателем;
• Фиксация результатов прохождения этапов отбора;
• Выставление оценок и комментариев для участников оценки кандидата;
• Отправка обратной связи соискателю при помощи шаблонов;
• Отправить для ознакомления резюме в электронном виде.

Данная форма содержит исчерпывающее количество информации о кандидате, доступное для просмотра всем заинтересованным сотрудникам, и позволяет сократить время на планирование и непосредственное взаимодействие с потенциальным сотрудником. При этом планировщик задач позволяет правильно распределить время работы рекрутера и не допустить ситуаций, когда двум соискателям назначили интервью в один временной интервал. Если кандидат находится в «черном списке» компании, программа предупредит вас об этом.

Шаг 4. Одобрение кандидата

Для одобрения или отклонения кандидатуры соискателя нужно просто нажать одну из двух соответствующих клавиш, при этом данные кандидата можно сохранить в базе. 1С:ЗУП КОРП имеет функционал проведения электронного интервьюирования кандидата с возможностью сравнения анкет между собой, к которому можно обратиться для уточнения при принятии решения.

Резерв кандидатов будет полезен при закрытии последующих вакансий, где потребуется подобный опыт работы и квалификация. Чтобы снова включить кандидата в работу, нужно также просто нажать пару клавиш, а не тратить время на поиск информации по ежедневникам за прошлые годы.

Шаг 5. Адаптация нового сотрудника

Программа позволяет автоматизировать сложный участок работы, в котором необходимо задействовать несколько сотрудников, отвечающих за конкретные участки работы с новым сотрудником.

Каждое мероприятие адаптации или увольнения можно настроить в зависимости от имеющихся в компании процессов, например, чтобы руководитель департамента проводил входные беседы с рядовыми сотрудниками, а генеральный директор – только с ограниченным числом людей, в частности, с работниками, пришедшими на руководящие должности.

В настройках программы можно задать также расписание уведомлений сотрудникам, в том числе, используя электронную почту.

В программе можно составить список задач по адаптации или при увольнении для ответственных за их исполнение сотрудников. Такие задачи можно остановить или перенаправить другому исполнителю.

Шаг 6. Оформление первичного медосмотра

На основании приема на работу (нажатием одной клавиши) можно создать направление на предварительный медосмотр. Все данные кандидата и будущего рабочего места подтягиваются из штатного расписания программы.

Также можно поставить себе напоминание о контроле прохождения медицинского осмотра в программе.

Шаг 7. Прием на работу

При передаче кандидата в отдел кадров для оформления документов, мы можем создать задание сотруднику кадровой службы, и точно также он получит уведомление в программе или по электронной почте, со ссылкой на документ, где содержится вся информация о принимаемом сотруднике.

После оформления приема на работу сотрудника, данный бизнес-процесс завершается.

Плюсы использования 1С:ЗУП КОРП для автоматизации процесса подбора персонала:

• Логичная цепь документов с отслеживанием ответственных;
• Распределение функционала между сотрудниками, участвующими в процессе;
• Автоматизация уведомлений;
• Шаблоны для связи с кандидатами;
• Создание напоминаний для себя и других пользователей;
• Мониторинг и аналитика эффективности.

Мы рассмотрели процесс автоматизации одного из самых рутинных процессов в HR-менеджменте, но это только малая часть возможностей программы. Внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, которое могут осуществить наши специалисты, помимо работ по рекрутингу, в части HRM позволит автоматизировать обучение и оценку персонала, блок охраны труда и настроить гибкую систему ключевых показателей эффективности.

Автоматизация HR-процессов

Комплексный подход к управлению персоналом: от подбора и обучения, до детальной HR-аналитики

Подробнее

Внедрение HRM

Внедрение 1С:ЗУП КОРП для автоматизации всех HR-процессов в одной программе

Подробнее

Преимущества 1С:ЗУП КОРП перед BPM-системами

Помимо использования специализированного ПО, автоматизации HRM может происходить в рамках внедрения BPM-систем, то есть может быть включена в единую систему бизнес-процессов компании. Специализированное ПО (в нашем случае 1С:ЗУП) и BPM-системы – принципиально разные продукты по своему построению, которые объединяет лишь область автоматизации. Но именно в организации процесса управления и кроются преимущества работы с типовым программным продуктом 1С.

Начнем с того, что в России большой процент enterprise-ПО производится компанией 1С, и оно получило огромное распространение среди предприятий. Поэтому, сделав выбор в пользу HRM-системы от этого разработчика, вы получаете простую и дешевую интеграцию с продуктами «1С:Бухгалтерия», без которой не обходится ни одно российское предприятие, с «1С:ERP» или «1С:Документооборот».

Наряду с этим, интерфейс программы привычен для многих работников, учитывая, что основы использования программ 1С преподаются в учебных заведениях среднего и высшего профессионального образования. Таким образом, расходы и время на обучение по использованию 1С:ЗУП КОРП будут гораздо меньше, чем при внедрении программного продукта класса BPM.

Помимо этого программное обеспечение от 1С предоставляет эксклюзивный функционал, разработанный для сотрудников, осуществляющих деятельность по управлению персоналом в вашей компании. Например:

• Возможность интеграции с карьерными сайтами позволяет получать отклики от кандидатов, сохранять их резюме и загружать вакансии непосредственно в 1С:ЗУП КОРП;
• Проведение электронного интервью дает возможность создавать анкеты с вопросами для оценки компетенций кандидатов, а также сравнивать их результаты между собой.
• Электронные курсы позволяют не только фиксировать результаты прохождения обучающих курсов, но и проходить их непосредственно в самой программе, зафиксировав время прохождения, результат и статистику правильности ответов.

Как уже было отмечено, решение от 1С позволяет автоматизировать не только HR-процессы – обучение или подбор персонала. Кадровое делопроизводство и учет заработной платы происходят в этой же программе, что позволяет ускорить смежные процессы. Например, отдел по работе с персоналом утверждает систему мотивации для сотрудников, отдел кадров утверждает данные изменения, а отдел по расчету заработной платы реализует эту систему при начислении заработной платы. При этом система оперативно получает все необходимые обновления в части регламентированного учета, что позволяет избежать претензий со стороны контролирующих органов.