Как правильно обмениваться электронными документами с ФСС в 2022

Новые нормы обмена документами с Фондом социального страхования в электронном формате определяют нюансы отправки документов, вердиктов проверки, требования об уплате недоимки и другие документы. Нововведения вступили в силу 10 апреля 2022 года.

Электронные документы от ФСС

Согласно приказу ФСС от 27.12.21 № 595, страхователям, в чью обязанность входит сдача расчетов 4-ФСС в цифровом формате, нужно подготовить корпоративную систему учета для приема документов. Напоминаем, к таким страхователям относятся компании с количеством сотрудником более 10-ти.

ФСС может прислать работодателям следующие электронные документы:

Помимо этого, под новые нормы попадают любые документы, отправляемые в ФСС по выставленным оттуда требованиям.

Сроки представления документов в ФСС

Страхователь при получении ЭД из фонда обязан отправить в ответ квитанцию, подтверждающую факт приема. Срок: 6 рабочих дней со дня отправки документа ФСС.

При отсутствии ответной квитанции от страхователя дата получения ЭД автоматически будет выставлена 6-м рабочим днем, начиная с фактической отправки.

Как отправлять электронные документы в ФСС

Для отправки запрошенных документов в фонд страхователь должен составить их в электронной форме (или отсканировать, если в бумажном виде), подписать УКЭП и послать в территориальный орган ФСС. Дата и время отправки указывается в квитанции.

Когда ФСС получает документы от работодателя в необходимом формате и без нареканий к содержанию, создается уведомление о приеме с подписью УКЭП. Оно должно быть отправлено обратно в течение 1 рабочего дня, следующего за днем получения от страхователя запрошенных ЭД. Датой приема ФСС документов также устанавливается день, прописанный в уведомлении.

Почему ФСС может отклонить документы

Есть 3 причины для отправки документов обратно страхователю:

• отправлены в фонд случайно;
• не подписаны УКЭП работодателя;
• не соответствуют запросу территориального органа ФСС.

Уведомление об отказе из фонда должно быть отправлено не позднее 1 рабочего дня после дня прибытия документов от страхователя.

Внимание: работодатели должны хранить все входящие и исходящие в ФСС документы, в том числе технологические, минимум 5 лет.

Что еще нужно знать

При обмене ЭД с ФСС через оператора ЭДО все нормы будут соблюдены при наличии:

• договора с ОЭДО на оказание услуг по обеспечению оборота документов с территориальным органом ФСС по месту учета страхователя;
• квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП.

При обмене документами с ФСС через уполномоченного представителя (УП), то у фонда должен быть:

• соответствующий договор с оператором ЭДО;
• квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП УП;
• документы, подтверждающие полномочия УП.