Я сам настрою и внедрю! Или как не заплатить за автоматизацию в два раза больше

По работе я часто сталкиваюсь с клиентами, которые предпочитают сэкономить на внедрении программного продукта, то есть внедрить его собственными силами. Как показывает практика, у такого решения могут быть две, совершенно противоречащие друг другу, причины. Первая половина клиентов, которая хочет «внедрить» ПП самостоятельно, считает, что этот процесс похож на установку любого софта: вставляешь диск или активируешь код, жмешь «Далее» и, Voi la, – можно работать! Вторая половина считает, что «внедрение» программного продукта – это сложный и дорогостоящий проект, который содержит множество этапов, требует огромных трудозатрат и, как следствие, большого количества капиталовложений.

Кто же из них прав, и правы ли они вообще, я и хотела обсудить в этой статье.

Для «чистоты эксперимента» я не буду брать расчет Базовые версии программ 1С, например, одну из самых востребованных в России – «1С:Бухгалтерия». Также не буду рассматривать внедрения в крупных компаниях со сложным учетом, где чаще всего внедряются «тяжелые» учетные системы на много тысяч рабочих мест, например, 1С:ERP, 1С:Документооборот, 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП и прочие. Поищем золотую середину.

Внедрение программ 1С в небольших и средних компаниях

Сразу отмечу, что первая группа «самовнедряющих» ошибочно предполагает зачастую, что универсальные программы по умолчанию настроены так же универсально, то есть подходят под стандарты учета совершенно любой компании. Как мы понимаем – это не так.

Любая программа 1С, безусловно, содержит первоначальные настройки, но чтобы она стала по-настоящему полезным и эффективным инструментом и в автосервисе, и в лавке с фермерскими продуктами, и на небольшом производстве, скажем, текстиля, необходимо ее правильно настроить, «подогнать» под существующие бизнес-процессы или, наоборот, бизнес-процессы под нее, а также сделать еще некоторое количество действий, которые и включает такое понятие, как «внедрение».

И казалось бы – да, это сложно, права вторая группа. Но это не совсем так. Существует несколько важных правил, соблюдение которых провести внедрение максимально быстро, просто и за разумные деньги, получив в результате тот самый «волшебный» инструмент, о котором пишет пресс-релизы фирма 1С.

Что нужно для успешного внедрения?

Для начала нужно правильно выбрать сам программный продукт. Например, менеджеры нашей компании опрашивают потенциального заказчика по стандартному опроснику, чтобы четко выяснить его потребности и подобрать соответствующее им ПО. В подавляющем большинстве случаев ни одна программа 1С не может покрыть все требования клиента к системе учета. Поэтому мы стремимся подобрать такой продукт, который будет проще всего модернизировать для корректного ведения учета на конкретном предприятии.

Здесь зачастую у заказчиков возникает дилемма, которую нужно обязательно решить до внедрения, то есть принять решение:

• Вариант 1: оставить программу типовой, но тогда вам придется подстраивать процессы компании под программу, что может быть очень болезненно для некоторых сотрудников и вызовет определенные хлопоты;
• Вариант 2: доработать систему под свой учет, но тогда она будет снята с поддержки и обновление будет платным, так как необходимо адаптировать доработки под актуальный релиз.

Когда программа выбрана, а дилемма решена, мы начинаем разбираться в особенностях учета вашей организации, так как даже при одинаковых направлениях деятельности двух одинаковых компаний не бывает – предприниматели по-разному строят свой бизнес, и это нужно обязательно учитывать при его автоматизации.

Когда подробные данные собраны, мы переходим к демонстрации существующего функционала, попутно обсуждаем и фиксируем, что устраивает и что не устраивает заказчика. Это необходимо, чтобы и заказчик, и мы убедились в том, что все верно друг друга поняли.

После демонстрации все требования к доработкам и настройкам программы мы приводим к формату ТЗ и оцениваем. Если заказчик посчитал ТЗ правильным, а расчет справедливым, мы приступаем к внедрению. То есть заказчик уже на этом этапе знает, сколько денег он потратит и что за это получит.

После завершения работ по ТЗ очень важно, чтобы к доработанным документам и внутренним отчетам были составлены подробные и понятные конечному пользователю инструкции, а также эти самые пользователи прошли обучение работе в учетной системе.

Только после этого внедрение можно считать завершенным, а систему – полезным инструментом, способным повлиять на рост показателей бизнеса.

Конечно, в дальнейшем, по мере роста бизнеса, ее все-таки нужно будет и поддерживать, и адаптировать, а возможно даже придется заменить ее чем-то более мощным, чтобы не тормозить развитие компании, но, во-первых, «правильное» внедрение сильно упростит дальнейшее масштабирование системы, а во-вторых, такая система сама будет способствовать развитию бизнеса в роли источника актуальных аналитических данных и надежной шпаргалки в правильных управленческих решениях.

Почему переделывать дороже, чем внедрять с нуля?

Кстати, у внедрения есть еще один путь. Стараясь сэкономить, заказчик обращается к аутсорсерам, которые при сравнительной дешевизне услуг достаточно редко отвечают за свою работу и не имеют никаких гарантийных обязательств. В 95% случаев такой путь приводит заказчика к тем же признанным специалистам, которые проводят автоматизацию по запатентованной технологии внедрения и при этом руководствуются опытом и знаниями, подтвержденными соответствующими сертификатами и огромным количеством успешных внедрений.

Проблема лишь в том, что, исправляя чужие ошибки, сначала нужно понять, что именно сделал или хотел сделать нерадивый «коллега». Обычно это требует большого количества трудозатрат, а значит – и затрат финансовых. Зачастую после изучения таких «недовнедрений», быстрый и более дешевый выход – сделать все заново с нуля.

Получается, что вместо того, чтобы заплатить один раз за качественное внедрение, клиент сначала инвестирует в работу сомнительного автоматизатора, а потом приходит к нам и снова платит за работу, но уже наших, проверенных специалистов.

Вывод напрашивается сам собой: обратившись к проверенным специалистам по автоматизации бизнеса, вы получите гарантию того, что Ваше внедрение пройдет по хорошо спланированному пути, который был отработан годами на множестве почти таких же проектах, потому что, как я уже отмечала, не бывает двух идентичных бизнесов, а значит и двух одинаковых внедрений. Успехов с выбором!