Воинский учет в 1С:ЗУП

https://wiseadvice-it.ru/publichnaya-oferta/ https://wiseadvice-it.ru/publichnaya-oferta/

Воинский учет в России играет ключевую роль в обеспечении национальной безопасности и обороноспособности государства, помогает государству эффективно организовывать механизм мобилизации граждан при возникновении чрезвычайных обстоятельств. Каждая организация и в 2026 году обязана соблюдать правила ведения учета сотрудников-военнообязанных. Работодатель, будь то госучреждение или частная компания, выступает связующим звеном между гражданами и военкоматами, обеспечивая взаимодействие и контроль. В статье рассмотрим основные требования к учету военнообязанного персонала и разберем, как вести воинский учет в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП.

Нормативно-правовая база РФ по воинскому учету включает:

Методика ведения учета сотрудников-военнообязанных

Первоначальные шаги по организации воинского учета

Шаг 1 - Установить ответственного

Согласно Положению о воинском учете, существуют четкие требования к назначению ответственных, зная количество работников по состоянию на конец предшествующего года (31 декабря):

Поскольку оформление воинского учета предполагает издание приказов, действующих лишь внутри организации среди ее сотрудников, следовательно, привлеченные внешние специалисты не смогут взять на себя этот функционал и передача учета военнообязанных полностью на аутсорсинг невозможна.

Шаг 2 - Провести постановку компании на воинский учет

• Следует связаться с военным комиссариатом по адресу нахождения организации, чтобы выяснить перечень необходимых документов. Уточнить, требуется ли дополнительно представлять бумажные копии сведений при основной передаче посредством электронных каналов связи.
• Разработать приказ относительно внедрения воинского учета в компании.
• Подготовить план работ по воинскому учету и придерживаться его.
• Завести Журнал ревизионных мероприятий по надзору за соблюдением правил ведения воинского учета и бронирования (п. 62 Инструкции № 700).

Шаг 3 - Подготовить первичные данные по уже работающим сотрудникам

Необходимо определить, кто из работников попадает в список военнообязанных (учитывая предельный возраст), проверить актуальность всех необходимых данных.

Согласно общим нормам, воинский учет обязаны проходить граждане следующих категорий:

Исключены из воинского учета следующие группы сотрудников:

Верхняя граница возрастной категории сотрудников, снимаемых с воинского учета в 2025 году:

Шаг 4 - Организовать хранение

Необходимо обеспечить хранение картотеки вне зон свободного прохода, в запираемых металлических шкафах согласно п. 21 Методических рекомендаций Минобороны 11.07.17.

Шаг 5 - Информировать сотрудников

Работодатели должны доводить до сотрудников правила соблюдения воинского учета. Для этого рекомендуется разместить выделенный стенд для распространения важной информации, желательно в общедоступном месте, (например, рядом с бухгалтерией). На стенде должна содержаться необходимая информация о правах и требованиях, предъявляемых к работникам, представлены образцы необходимых бумаг и прочая полезная информация.

Регулярные операции, связанные с организацией и контролем воинского учета

Проверка документов в процессе приема нового сотрудника

На 13-й странице удостоверения личности гражданина РФ должны быть штампы о воинском учете. При трудоустройстве сотрудника, изучите наличие военного билета или равнозначного документа. Отсутствие военного удостоверения не служит препятствием для устройства на работу.

Согласно новым правилам, начиная с 2025 года, гражданам в запасе при приеме на работу необходимо будет наряду с военным билетом подать справку из реестра воинского учета и реестра полученных повесток.

Извещение о трудоустройстве или увольнении

Если работник состоит на воинском учете, то при трудоустройстве или увольнении необходимо в 5-дневный срок известить об этом военный комиссариат. Исключением являются случаи, когда сотрудники трудятся по гражданско-правовым договорам или оказывают услуги в статусе самозанятых.

Уведомление об изменениях личных данных

В установленный законом срок (до 5 рабочих дней) следует уведомить военкомат о смене личной информации сотрудника: уровень образования, семейный статус, состояние здоровья, адрес проживания, занимаемая позиция, смена отдела. Сотрудник должен расписаться в уведомлении организации об изменениях в данных.

Оповещение о вызове

Повестки вручаются сотрудникам лично под подпись минимум за 3 дня до назначенной даты явки. Если вручение затруднено (например, работник работает дистанционно), предприятие обязательно уведомляет об этом военный комиссариат. Администрация предприятия должна предусмотреть освобождение сотрудника от работы на время визита в военкомат.

Обмен информацией с военкоматом по их запросам

Закон отводит 2 недели на подготовку ответа после получения запроса из военкомата.

Направление уведомления в военкомат о сотрудниках, которые не состоят на воинском учете

Необходимо поставить в известность военкомат о работающих гражданах, не состоящих на воинском учете, в срок не позднее 3 рабочих дней с момента выявления.

Ежегодная выверка сведений военкомата и сотрудников

Регулярно 1 раз в год незадолго до его окончания представляйте в военкомат форму карточки учета вашей компании и план работ на следующий год. Конкретные временные рамки ежегодной отчетной кампании согласовывайте заранее в вашем местном военном комиссариате.

Не менее 1 раза в год осуществляйте также сверку имеющихся данных с информацией работников и их военкоматов. Убедитесь, что информация, внесенная в карточку военнообязанного работника по форме №10, является актуальной.

Извещение военкомата о смене лица, ответственного за воинский учет

При назначении другого специалиста по ведению воинского учета кандидатура должна быть утверждена военным комиссариатом.

Бронирование сотрудников

Работодатель вправе оформить бронь на должности или профессии для поддержания непрерывной работы организации. Бронь привязана не к конкретному сотруднику, а к должности, и работник теряет ее при увольнении. Утвержденные до 05.06.24 года бронирования утратили силу 21.03.25 года. Актуальные правила бронирования введены Постановлением Правительства № 766с от 5 июня 2024 года и являются секретными. Поэтому точную информацию уточняйте в вашем военкомате по месту регистрации компании.

Оперативно настроим 1С:ЗУП под специфику вашей работы. Гарантия на услуги до 1 года!

Воинский учет в 1С:ЗУП 3.1 КОРП

Грамотное ведение процесса воинского учета в системе 1С: ЗУП 3.1 КОРП предусматривает последовательные шаги от начальной настройки до подготовки необходимых отчетных форм по требованию военных комиссариатов.

Видео эксперта

Первоочередные действия в системе 1С ЗУП 3.1 КОРП по учету военнообязанных

Активация воинского учета

• Включить признак ВУ в Настройках учета Кадров.
  

  

  
  
• Ввести данные в справочник Военкоматы, где хранится информация о комиссариатах.
  

  

  
  
• С целью корректного заполнения отчетности необходимо указать «Категорию воинского учета» каждому элементу справочника Должности.
  

  

  
  

Определение работника, ответственного за организацию и контроль воинского учета

В учетной политике компании ввести ответственного.

Формирование Приказа и Плана работ на год

Из меню Учетной политики компании распечатать необходимые формы.

Ввод первоначальных данных по воинскому учету военнообязанных сотрудников

Всем сотрудникам, для которых обязательна воинская регистрация, в элементе справочника Сотрудники необходимо:

• Проверить актуальность информации в разделах личные данные, квалификация, семья.
  

  

  
  

  

  
  

  

  
  

• 

  
  

  

  
  Ввести данные из бумажного военного билета в систему (все дoкументы этoго челoвека).
  

  

  
  
• В блоке Воинский учет обязательно заполнить поля на основе данных военного билета.
  

  

  
  

Обращайте внимание на взаимозависимость реквизитов «Отношение к воинскому учету» и «Отношение к воинской обязанности» в блоке Воинский учет в Личных данных сотрудника. 

Например, если работника необходимо снять с воинского учета, то «Отношение к воинской обязанности» устанавливаем «Не военнообязанный».

Обязательно устанавливайте: Отношение к воинскому учету – «Не состоит на воинском учете (но должен)» для граждан, не предоставивших военный билет и пустой тринадцатой страницей паспорта.

Самопроверка

1. В списке справочника Должности установить отбор: Категория воинского учета - Не заполнено. В итоге форма списка должна быть незаполненной.
   

   

   
   
2. Проверить наполненность личной информации через отчет «Личные данные сотрудников» (отчеты по Кадрам). В параметрах настроить отборы и указать поля вывода необходимой для анализа информацией.
   

   

   
   

   

   
   

Информация воинского учета гражданина хранится не в справочнике Сотрудники или Физическое лицо, а в отдельном Регистре сведений «Воинский Учет»

Итог

• В военный комиссариат по адресу нахождения компании отправлен: Приказ об организации воинского учета и План работы на год;
• На каждого военнообязанного работника должна быть распечатана «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету» (с двух сторон!) и передана для хранения.
  

  

  
  

  

В параметрах отчета Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету существует опция не заполнять поля, записи в которые производятся обычным карандашом: Заполнять карандашом = Да

Бесплатно установим и настроим 1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ или КОРП при покупке у нас

Повседневные действия в системе 1С ЗУП 3.1 КОРП по учету военнообязанных

Проверка документации при трудоустройстве

1. Следует изучить военный билет и тринадцатую страницу в документе, удостоверяющего личность.

   Если есть сомнения в подлинности записей – срочно нужно уведомить военкомат.

2. Внести данные работника по документу типа «Военный билет».
   

   

   
   
3. Заполнить информацию по воинскому учету, исходя из предоставленных документов.
   

   

   
   

Отправка данных в военный комиссариат о трудоустройстве/прекращении трудовых отношений

1. Создать на КАЖДУЮ дату, в которой произошло событие Прием на работу или Увольнение с работы военнообязанного лица, документ Сведения о приеме, переводе и увольнении для военкомата.
   

   

   
   
2. Создать отчет «Извещение о приеме или увольнении» (Приложение №2 к Положению о воинском учете или Приложение N 9 к Методическим рекомендациям, п. 29) – в срок до 5 дней отправить персональную информацию сотрудника непосредственно в его военкомат.
   

   

   
   

Если в Извещение о приеме или увольнении присутствуют не все работники, то в параметрах уберите фильтр «Вид занятости», чтобы попали сотрудники-совместители.

Вахтовикам и сотрудникам без прописки нужно выдать дополнительный экземпляр отчета на руки. Под роспись.

Уведомительное письмо о корректировке личных данных

После любого изменения в ключевых данных военнообязанного, необходимо создать отдельный на каждого сотрудника документ Листок сообщения об изменениях.

Из окна «Основное» документа по кнопке «Листок сообщения» далее нужно сформировать печатную форму Приложения № 1 к Порядку информирования и отдать работнику.

Чтобы информация об корректировке данных работника зафиксировались в отчете «Сведения об изменениях для военкомата», пометку «Корешок получен» отмечать не нужно.

Отдельно распечатать форму Сведения об изменениях для военкомата с корректировочными данными и предоставить отчет в военный комиссариат, относящийся к сотруднику, не позднее 5 дней с момента изменений.

Самопроверка

Самопроверка производится на основе информации отчета «Анализ изменения личных данных» (Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов).

Внимательно заполняйте период отчета и дату документа «Листок сообщения об изменениях».

Извещение о вызове гражданина в военкомат

1. На основе полученных из военного комиссариата данных, распечатать «Карточку оповещения» и вручить работнику под подпись минимум за 3 дня до даты, когда предполагается его прибытие в военкомат.
   

   

   
   
2. На бумажной повестке заполнить необходимые данные, сделать копию, заполненную отрывную часть для военкомата направить письмом.
3. Обеспечить временное отстранение сотрудника от работы на время его вызова в военкомат, оформить отсутствие с сохранением оплаты: вид времени: «Г» - «выполнение государственных обязанностей». Компенсирование расходов осуществляется военкоматом, закрепленным за адресом работодателя.

Извещение военкомата о гражданах, не поставленных на учет

1. Выявляем таких сотрудников по отчету «Анализ карточек воинского учета». Фильтр: «Отношение к воинскому учету» = «Не состоит на воинском учете» в настройках отчета.
   

   

   
   
2. Оформленное письменное предписание о постановке на воинский учет следует вручить сотруднику с обязательной отметкой о получении - Шаблон документа официально не установлен, в системе 1С ЗУП 3.1 КОРП не реализована. Уточнять форму у своего военного комиссариата.
3. Передать отчет с данными этих сотрудников в военкомат организации не позднее 3 дней (необходимо в сохраненных настройках отчета найти «Список состоящих на учете и подлежащих постановке на воинский учет граждан»).

   

   
   

Обязательно отфильтровать данные отчета по Отношение к воинскому учету = «Не состоит на воинском учете»; Отношение к воинской обязанности – убрать фильтр; Вид занятости – убрать фильтр.

Некоторые отчеты для ВУ не видны из подраздела Кадровые отчеты, их нужно искать в сохраненных вариантах отчета «Анализ карточек воинского учета».

Доработка 1С без вмешательства в конфигурацию. Обеспечим оптимальную стоимость владения 1С

Оповещение военкомата о сотрудниках, впервые ставящихся на воинский учет

Выявлять таких сотрудников нужно по отчету «Личные данные сотрудников». Фильтруем данные: ЛичныеДанные.Пол = Мужской и ЛичныеДанные.ДатаРождения.ЧастиДат.Год равно 2009 для 2026 и 2010 для 2027 т.д. (в текущем году отправляем информацию на граждан, которым исполняется 17 лет в следующем календарном году).

Подготовить и отправить до 1 ноября текущего года сообщение в военкомат относительно сотрудников, которым в следующем году исполнится 17 лет. Отчет и Анкету из прил. № 7 к Положению о воинском учете необходимо искать в сохраненных настройках отчетов по ВУ.

Ежегодное сравнение сведений военного комиссариата с кадровыми данными сотрудников

В результате процедуры сверки уточняются и приводятся в соответствие данные раздела II карточек учета граждан, состоящих на воинском учете (Форма № 10), а также ФИО, место и дата рождения, полученное образование, рабочая должность, данные о семейном положении и детях, данные о здоровье (инвалидность), отметки о военных сборах, место проживания (пребывания), телефонный номер.

• После того, как будут сопоставлены сведения системы 1С ЗУП 3.1 КОРП с данными сотрудника, заполните документ «Сверка с документами воинского учета» в программе.
  

  

  
  При необходимости временного изъятия военного билета на проверку формируется Расписка при приеме документов из Кадровых отчетов – половину расписки отдать работнику при возврате военного билета – проконтролировать фиксацию факта получения.
• Представьте в военкоматы сотрудников отчеты для сверки.
  

  

  
  
• По завершении сверки информации с военкоматом заполните нужную форму документа «Сверка с военным комиссариатом». Во избежание путаницы по каждому работнику укажите «Номер Списка».
  

  

  
  

Выполнение запросов на сверку, поступивших внепланово

В ответ на неплановый запрос необходимо представить в течение 14 дней отчет «Список состоящих на учете и подлежащих постановке на учет граждан» (Приложение N 10 к Методическим рекомендациям, п. 29).

Подача ежегодных отчетов

Возможные санкции и штрафы за нарушение установленных сроков подачи отчетности

При проведении проверок контролирующими органами действует принцип: «Администрация предприятия обязана ставить сотрудников в известность о предусмотренных законом правах и вытекающих обязанностях, если таковые имеются». Следовательно, особую важность имеет документальное подтверждение исполнения данной обязанности. Проинформируйте сотрудников о важной информации лично, обеспечив подтверждение их подписью и организуйте ведение и актуализацию информационного стенда по вопросам учета военнообязанных.

Вы не обязаны сами доставлять работника в военкомат, скажем, по повестке. Впрочем, вы вправе проконтролировать, явился ли работник в военкомат в положенный срок, и, если сотрудник не явился, проинформировать об этом контролирующие органы самостоятельно. Это значительно уменьшит шанс столкнуться с назначением штрафов за не извещение.

Граждане зачастую несвоевременно уведомляют руководство о перемене места жительства и иных изменениях персональных данных, участвующих в формировании порядка ведения учета. Рекомендуется добавить пункты во внутренние нормативные документы организации, обязывающее сотрудника своевременно информировать кадровый отдел и лицо, ответственное за учет военнообязанных, обо всех изменившихся данных места проживания и другой значимой информации. Установите четкий временной промежуток для исполнения возложенной обязанности и обеспечьте подписью подтверждение ознакомления с новым требованием каждого подчиненного. Момент поступления информации от сотрудника о произошедших изменениях очень важно фиксировать.

Нарушение порядка учета работников, подлежащих призыву, также и в 2026 году влечет ответственность как для организаций, так и для конкретных должностных лиц:

Распространенные ошибки учета мобилизационного резерва в системе

• Заполнение данных воинского учета сотрудника. При заполнении данных по Воинскому Учету неправильно соотнесли Составы военнослужащих и Воинские звания => Проверить соотношение с 46 ст. N 53-ФЗ от 28.03.1998 последней редакции;
• Должности. Неверное указание "Категория воинского учета" или отсутствие его заполнения в Должности => Уточнить категории можно по квалификационным справочникам: ЕКС, ОКПДТР;
• Ошибки при исключении из реестра военнообязанных: Несвоевременное или некорректный вывод военнообязанного из перечня подлежащих учёту по возрасту, переезде или изменении состояния здоровья => Регулярно формируйте сводные отчеты, чтобы проверять корректность данных;
• Неактуальная отчетность. Несвоевременная отправка данных в военный комиссариат может повлечь за собой административные штрафы => Регулярно обновляйте конфигурацию и обращайте внимание на свежие требования законодательства касательно учета служащих в запасе.

ТОП ошибок и мгновенные решения

1. Военнообязанный отсутствует в отчете «Извещение о приеме или увольнении» по следующим причинам:
   • Не внесены сведения о ВУ сотрудника – введите данные о гражданине в подраздел Воинского учета в систему ЗУП 3.1 КОРП;
   • Не заполнен документ «Сведения о приеме, переводе и увольнении для военкомата»;
   • Некорректный период формирования – указывайте диапазон с момента приема;
   • Трудовые отношения с работником оформлены на условиях совместительства – при формировании уберите фильтр по виду занятости. Всегда проверяйте параметры фильтрации.
2. В системе отчет «Сведения об изменениях для военкоматов» пуст:
   • Проверьте, создан ли документ «Листок сообщений об изменениях»;
   • В документе флажок «Корешок листка получен» должен быть снят.
3. «Карточка учета организации» – 15 раздел не заполнился:
   • Проверьте в настройке Кадрового учета флажок «Ведется учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время». Заполнение 15-го раздела возможно лишь после его отключения.
4. Как определить дату отправки отчетности в ситуации «Отпуск с последующим увольнением»?
   • Так как последним рабочим днем сотрудника становится завершающий день отпуска, работодатель обязан направить соответствующие сведения в военкомат в срок до 5 дней включительно после окончания отпуска.

Заключение

Проведение мероприятий по надлежащему выполнению обязательств организации в области воинского учета предполагает понимание специфики регламентированных учетных процедур, указанных в нормативных документах. Несоблюдение правил ведения воинского учета приводит к серьезным последствиям, таким как административные наказания и иные меры ответственности.

Для предотвращения нарушений и повышения качества внутреннего контроля работодателям рекомендуется уделять внимание обучению персонала правилам администрирования сведений о сотрудниках, подлежащих воинскому учету в системе, и проводить регулярный мониторинг состояния документов.

Четкая организация процесса учета обеспечивает точное выполнение обязательств перед органами контроля и снижение вероятности наложения штрафов.

Поможем настроить Воинский учет и другие документы 1С под рабочие процессы компании. Оставьте заявку, наш специалист свяжется с вами в ближайшее время.