1C:Управление торговлей – передовое решение для учета в оптовых и розничных предприятиях. В первую очередь решение нацелено на решение задач по складскому учету, ценообразованию, ведению взаиморасчетов и контролю сделок на разных этапах.
Программа имеет богатый функционал для анализа и планирования продаж, управления закупками и складскими запасами, учета установленных цен и скидок, а также взаиморасчетов с заказчиками и поставщиками. Благодаря своей гибкости и широкой функциональности, программа может быть успешно применена в различных отраслях.
Внедрение 1С:Управление торговлей в большинстве случаев не требует большого количества доработок: функциональность достаточно гибкая и подходит для оптовой и розничной торговли
Стоимость внедрения 1С:УТ рассчитывается индивидуально для каждого клиента.
На примере одного из кейсов внедрения 1С:УТ 11 силами специалистов WiseAdvice-IT покажем, как проходят этапы типичного проекта, какие проблемы могут возникнуть и как мы их решаем.
Внедрение 1С:УТ за несколько дней - управлять торговлей станет проще. Гарантия до 1 года!Ситуация у клиента до внедрения 1С:Управление торговлей 11
Компания занимается оптовой продажей электротоваров и кабельной продукции.
Отдел продаж составляет большую часть сотрудников предприятия, при этом процесс взаимодействия с клиентами ранее вовсе не был автоматизирован. Менеджеры «держали в голове» договоренности с клиентами до заключения договора, не фиксировали взаимодействия по звонкам. Историю общения с клиентом нельзя было посмотреть в случае отсутствия ответственного менеджера. Базу данных по контрагентам и документацию по ним менеджеры вели в Word и Excel.
Для ведения регламентированного учета в компании используют 1С:Бухгалтерию 3.0. Отгрузочные документы и документы по оплатам формировали сотрудники бухгалтерии. Как следствие, на бухгалтеров ложились обязанности по ведению и управленческого учета.
В связи с отсутствием возможности оперативно формировать отчеты по динамике продаж, рентабельности предприятия и анализу спроса на продукцию, бухгалтерия занималась подготовкой таких отчетов 1 раз в квартал вручную на основе данных бухгалтерского учета.
Не был выстроен процесс по учету складских запасов, что приводило к большим трудозатратам при отгрузке товаров со склада. Учет товаров вели в Excel, и складские работники ежедневно передавали данные по остаткам в другие отделы. Отгрузочные документы сотрудники склада получали по почте. На деле, данные по остаткам оказывались недостоверные: при отгрузке складские работники не могли найти нужные позиции. Из-за большого количества разнообразной продукции инвентаризация товаров занимала несколько дней. Для оформления заказов поставщику сотрудники вручную собирали данные из множества заказов клиентов.
Руководство компании также озвучили проблемы по подведению итогов о финансовых результатах деятельности компании. На основе вводных данных команда проекта перешла к более детальному изучению текущих бизнес-процессов организации.
Предпроектное обследование
В ходе проведения обследования были выделены следующие процессы, требующие автоматизации:
- Планирование закупок, оформление заказов и закупки поставщикам;
- Управление отношениями с контрагентами;
- Контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;
- Управление складскими запасами;
- Управление продажами;
- Анализ продаж ABC/XYZ;
- Формирование графика поступления оплат.
Моделирование
Моделирование – это процесс создания модели автоматизированной системы учета, которая описывает, как работает бизнес-процесс. Модель может включать в себя информацию о шагах в процессе, ролях и ответственностях, используемых ресурсах, условиях и других деталях, связанных с выполнением процесса.
Моделирование бизнес-процессов может быть полезно для:
- Оптимизации процессов и улучшения эффективности бизнеса;
- Управления проектами и контроля выполнения задач;
- Объяснения бизнес-процессов сотрудникам и стейкхолдерам;
- Идентификаций узких мест и улучшения качества взаимодействий между различными бизнес-процессами.
В план работ также входили перенос нормативно-справочной информации и остатков, настройка обмена с 1С:Бухгалтерией и обучение пользователей.
Больше всего времени было затрачено на моделирование процессов продаж и работу с номенклатурой. Затруднительным для понимания пользователей был процесс работы с подсистемой CRM. Процессы ведения сделок и фиксация всех взаимодействий казались им трудоемким и лишним, но команде WiseAdvice-IT удалось показать его удобство использования и эффективность. Для полноценной работы в системе было решено использовать интеграцию с IP-телефонией.
Отдельно стоит выделить построение процесса работы с номенклатурой. У заказчика достаточно обширный выбор продукции. В ходе анализа бухгалтерии были выявлены проблемы по наличию дублей, в том числе из-за минимальных различий в наименования: лишние знаки препинания, незначащие символы. На данном этапе было принято решение выполнить нормализацию справочника, необходимую для дальнейшей работы по переносу номенклатуры и настройке обмена данными.
Для удобной работы со справочником в 1С:Управление торговлей продемонстрировали возможность учета товаров использование характеристик, и дополнительных реквизитов. В результате это обеспечит быстрый поиск номенклатуры, удобную навигацию при подборе товаров и стандартизацию наименований.
Для решения проблем по ведению складского учета смоделировали использование адресного хранения, предложили использование принтеров этикеток и терминалов сбора данных. Для организации работы по такой схеме предполагается проведение подготовительных работ, что смутило представителей заказчика. Команде проекта удалось убедить, что организация процесса работы с товарами поданной схеме с использованием торгового оборудования существенно упростит работу кладовщиков.
Остальные процессы не вызвали затруднения у ответственных лиц. После проведения моделирования были выделены функциональные разрывы, в которых зафиксированы необходимые доработки, и разработана матрица прав доступа.
Подготовка к эксплуатации
На данном этапе одной из первостепенных задач была работа с переносом и загрузкой нормативно-справочной информации в базу 1С:УТ 8: контрагенты, номенклатура, контактные лица, договоры.
Загрузку по контрагентам производили в несколько этапов: базу вели как сотрудники бухгалтерии (для оформления документов), так и менеджеры. В связи с более частным взаимодействием с контрагентами база данных в отделе продаж была более информативная и обширная. Из-за особенностей структуры хранения данных была разработана обработка по загрузке контрагентов (одновременно и партнеров) и контактных лиц.
Возникли некоторые проблемы по переносу номенклатуры. Сотрудники предприятия выполнили частично нормализацию справочника:
- была выделена корректная номенклатура;
- обнаружены дубли;
- унифицированы наименования для всех позиций.
В 1С:УТ большая часть позиций будет вестись с учетом по характеристикам, и установить соответствие с текущим справочником в Бухгалтерии в таком виде не удалось бы. В ходе долгих переговоров с заказчиком было принято решение создать отдельный регистр сведений для установки соответствия номенклатуры. Доработке подлежали процедуры при изменении и создании номенклатуры и характеристик, а также правила обмена с 1С:Бухгалтерией.
Синхронизация торговой и бухгалтерской 1С для 100%-го ведения регламентированного учетаИнтеграция с IP-телефонией также заняла достаточно продолжительное время. Поставщик услуг, который был выбран заказчиком, предоставлял свои модули интеграции с 1С. В ходе тестирования и отладки процесса на базе 1С:УТ совместно с заказчиком были зафиксированы дополнительные требования по изменению функциональности, которые уже выполнялась нашими специалистами. Доработке подлежали формы входящих и внутренних звонков, а также переход из этих форм к карточкам партнеров, сделкам и взаимодействиям (звонки, сообщения, электронное письмо).
Подготовка склада к использованию адресного хранения заняла достаточно продолжительное время. Несколько ключевых сотрудников проектной команды WiseAdvice-IT с представителями заказчика непосредственно на складе проводили подготовительные работы. В результате:
- склад был «разделен» на несколько помещений;
- выделены области хранения;
- настроены правила размещения товаров.
Сотрудники склада провели инвентаризацию склада и предоставили данные по остаткам для загрузки в базу.
С использованием механизма конвертации данных были перенесены оставшиеся справочники и остатки по взаиморасчетам из 1С:Бухгалтерии на начало года. С помощью обработок загрузки данных из табличных документов, встроенных в большинство конфигураций на платформе 1С 8.3, загрузили данные по ценам, номенклатуре и ценам поставщиков, предварительно выполнив необходимые настройки.
После загрузки данных была выполнена настройка двустороннего обмена между копиями баз Бухгалтерии и Управление торговлей с использованием доработанных правил обмена. По требованию заказчика обмен должен происходить 1 раз в 15 минут. Из 1С:УТ передавались в бухгалтерию все документы, предусмотренные типовыми правилами, за исключением документов движения денежных средств.
Нормативно-справочная информация передавалась только из базы УТ. Проверку проводили в несколько этапов, пока не убедились, что обмен проходит корректно и не дублирует информацию. В последнюю очередь выполнялась разработка печатных форм документов и нескольких видов прайс-листов.
Внедрим 1С:УТ в самые удаленные локации РФ. 100% услуг дистанционно. Для любых торговых компанийОбучение и запуск системы
Первоначально прогон всех бизнес-процессов проводили самостоятельно, пока не были устранены различные недочеты и не разрешены вопросы, препятствующие полноценной работе сотрудников.
Для обучения была создана отдельная демо-база с загруженными данными, копия эталонной базы. Для пользователей проводилось онлайн-обучение с теоретическими и практическими занятиями, были подготовлены письменные инструкции. Для запуска склада настройка оборудования и дальнейшее обучение были проведены непосредственно у заказчика. Пользователи были открыты к обучению, хотя из-за особенностей ведения учета и новым схемам работы им было достаточно тяжело адаптироваться к новой системе.
Первые несколько дней после запуска эксплуатации было зафиксировано большое число обращений. В большинстве случаев вопросы возникали из-за нарушения последовательности работы с документами и невнимательности пользователей. По однотипным вопросам пользователей были проведены дополнительно онлайн-встречи.
Результаты внедрения
Одним из основных результатов проекта стал быстрый запуск системы в эксплуатацию. На основе требований заказчика к системе специалисты WiseAdvice-IT провели настройку системы и торгового оборудования, ввели начальные остатки, провели интеграцию решения с 1С:Бухгалтерия 3.0, а также синхронизацию с IP-телефонией.
Была построена полностью прозрачная система продаж: можно отследить всю активность по сделке, начиная с заказа и до отгрузки товара. Стало возможным получение сводной и индивидуальной аналитики о работе менеджеров: сколько звонков отработано, сколько из них было результативных и т. д.
Руководство отдела продаж получает отчеты по общему времени заказов, начиная со звонка-заказа до завершения сделки, в реальном времени в рамках полного, поэтапного отображения бизнес-процессов. Это позволяет разработать схему мотивации и оперативно контролировать, и корректировать работу менеджеров.
Использование адресного хранения и торгового оборудования позволило оптимизировать складские процессы и сократить время на поиск товаров в несколько раз, несмотря на усложнение схемы документооборота. Срок проведения инвентаризации склада сократился с 2-3 дней до 2-3 часов. За счет использования планирования складских запасов по упрощенной схеме «min-max» удалось избежать проблем с недостатком ходовых позиций товаров при отгрузке. За счет эффективного использования инструментов по управлению запасами значительно упростилась работа по формированию заказов поставщикам.
Постройте единую IT-среду на базе 1С:УТ. Интеграция с сайтами, системами учета, маркировки и ЭДОИспользование 1С:УТ 11 избавило сотрудников бухгалтерии от подготовки управленческих отчетов, а за счет использования обмена сократилось количество вводимых документов.
Программа 1С:УТ помогла упростить работу сотрудников бухгалтерии: отпала необходимость подготовки управленческих отчетов, а использование обмена снизило трудозатраты на ввод данных.
Благодаря внедрению 1С:Управление торговлей получить информацию о текущих показателях деятельности компании, а также оценить уровень эффективности ведения бизнеса и принимать соответствующие управленческие решения. Эта информация позволяет разработать планы действий и прогнозировать результаты бизнеса.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
