Основной вопрос, возникающий в связи с применением электронной документации, касается юридической силы электронной подписи (ЭП) – каково ее юридическое значение, и можно ли полностью заменить бумажный документооборот электронным? Попробуем разобраться.
Как обеспечивается юридическая сила электронных документов?
Юридическая сила электронного документа подтверждается действующим законодательством. Об этом прямо говорит ряд правовых норм. Договор, подписанный ЭП, будет равнозначен подписанному сторонами или их представителями собственноручно. Это существенно упрощает ведение деятельности в удаленном режиме, когда каждая сторона находится в различных населенных пунктах.
Но не только договор может быть заверен ЭП. Фактически любая бумага может быть переведена в электронный вид и представлена второй стороне.
Важно! ЭП не используется для подтверждения подлинности документа, для этого нужно обратиться к нотариусу и оформить перевод копии в электронный формат. ЭП ― это замена подписи от руки и печати фирмы.
Электронная подпись представляет собой сложный код, который через специальную программу позволит определить принадлежность определенному лицу. Взломать такой код практически нереально, так как он невероятно сложен и состоит из огромного количества символов. Проще подделать собственноручную подпись.
Наличие ЭП позволяет сторонам обмениваться документами любым доступным способом, в том числе через электронную почту. Главное ― выбрать правильный тип и использовать его должным образом. Документ, подписанный данным способом, приобретет юридическую силу. Это помогает сторонам экономить время и средства.
Имеет ли юридическую силу электронная подпись?
Пункт 1 статьи 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» устанавливает, что любой документ, подписанный с помощью ЭП, признается равнозначным тому, что подписан собственноручной подписью и печатью. Данное правило также установлено в пункте 3 статьи 11 ФЗ-149.
Получается, что электронный документ может полностью заменить бумажный, юридическая сила подписанного ЭП файла не должна вызывать сомнений. На практике есть свои особенности и даже некоторые трудности, но нормы ФЗ-63 прямо говорят именно об этом
Электронная цифровая подпись будет заменять не только подпись, но и печать, если она оформлена на организацию. Такой документ не потребует никаких других способов идентификации, если стороны оговорят данный момент.
Отдельное внимание стоит уделить видам ЭП. Так, ФЗ-63 в статье 5 установлено, что можно оформить:
- Простую ЭП. Чаще всего используется для регистрации на различных порталах при получении государственных услуг. Допускается ее применение при документообороте между контрагентами, если это предусмотрено в соглашении между сторонами.
- Усиленная неквалифицированная ЭП. Применяется при участии в торгах, а также между контрагентами, если данный формат одобрен соглашением между сторонами.
- Усиленная квалифицированная ЭП. Применяется в бухгалтерии, при сдаче налоговых отчетностей, а также в электронном документообороте.
Чтобы использовать электронный документооборот, стороны должны сначала договориться о данном порядке сотрудничества. В любом случае самым надежным вариантом считается использование усиленной квалифицированной подписи. Организации чаще всего используют именно такой вариант, так как он позволяет в полной мере определить, что документ подписан конкретным лицом.
Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!Можно ли предоставить в суд электронный документ?
Суд будет расценивать электронный документ, принимая его в качестве доказательства, в следующих случаях:
- Между сторонами было заключено соглашение, указывающее, что электронный документооборот приравнивается к стандартному порядку;
- Фактически отношения подтверждаются реальными действиями сторон, например, поставкой товара, наличием платежных поручений и так далее (определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08).
Для предоставления электронного документа в качестве доказательства следует распечатать его. Также нужно представить документы, подтверждающие личность и полномочия лица, которое его передает. В качестве бесспорного доказательства принимается документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью. Именно такой вариант рекомендуется для использования на практике. Наличие такого типа подписи подтвердит ряд информации:
- подписание документа конкретным лицом;
- подписанный документ не изменялся после подписания.
Также необходимо будет подтвердить подлинность ключа ЭП, для чего потребуется полученный в удостоверяющем центре сертификат.
Проблемы правового регулирования электронных документов
Правовое регулирование электронного документооборота имеет одно очевидное противоречие. С одной стороны, ЭП придает копии ту же правовую силу, что и в случае подписания документа лично (статья 6 ФЗ-63). С другой – определение ВАС РФ от 17.10.08 № 13675/08 устанавливает, что суд может принять документ, подписанный ЭП, только в том случае, если есть иные доказательства правоотношений между лицами.
В России не прецедентное право, но определение ВАС РФ четко указывает позицию судов по данному вопросу. Арбитражные и региональные суды часто руководствуются практикой ВАС и ВС при вынесении решений.
Это не все проблемы, присущие правовому регулированию и практическому использованию ЭП. Также стоит обратить внимание на иные моменты:
- Лицо, которое использовало подпись, не может быть определено с точностью. Это касается деятельности организаций. В данном случае рекомендуется вынести документ, который определит перечень сотрудников, имеющих право на использование ЭП.
- Подсудность. В договоре стоит четко определять подсудность, так как контрагенты могут находиться в удаленных регионах друг от друга. Если этого не сделать, то могут возникнуть проблемы, так как не всегда стороны предоставляют реальные данные на своих сайтах или в переписке. Информацию следует тщательно проверять.
- Хранение электронных документов. Если в отношении большей части бумажных документов имеются требования о сроках хранения, то в отношении электронных версий такое регулирование отсутствует. Организациям рекомендуется хранить копии на удаленных серверах в течение таких же сроков, как если бы это были обычные бумаги. В целом, дублирование документов на бумажных носителях не обязательно, но может помочь в их сохранности.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Значимость электронного документа точно такая же, как у бумажного варианта. По общему правилу оба варианта будут иметь одинаковую юридическую силу. Однако некоторые проблемы применения ЭП все же имеются. Рекомендуется предусмотреть дополнительные методы подстраховки при использовании ЭП в своей практике.
На практике, электронный документооборот хоть и становится более популярным, но еще не заменил полностью обычный, бумажный. В определенной степени его распространению мешают указанные в нашей статье проблемы, а также недостаточность информирования граждан и бизнеса.
Если вы решили перейти на безбумажный документооборот, наши специалисты всегда готовы ответить на все вопросы, связанные с ЭДО.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
