Табель учета рабочего времени в 1С 8.3

Рабочее время – время, когда сотрудник обязан выполнять должностные обязанности, которые зафиксированы в его трудовом договоре (официальный понятие приведено в статье 91 ТК РФ).

По этой же статье работодатель должен учитывать время по факту отработки каждым сотрудником с помощью «Табеля учета рабочего времени». Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г утверждены унифицированные формы табеля №Т-12 и №Т-13.

Несмотря на то, что 1С Бухгалтерия имеет упрощенный функционал* по кадровому учету и расчету зарплаты, рассчитанный на предприятия с небольшим количеством сотрудников (до 60 человек) и простой формой оплаты, функция автоматического формирования табеля по унифицированной форме Т-13 все же присутствует среди ее возможностей. Заполнение табеля учета рабочего времени здесь производится по данным производственного календаря.

Ведение табеля учета рабочего времени и его формирование производится по производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Графики для сокращенного, неполного, а также суммированного учета рабочего времени, сменного или вахтового метода работы, учета допперерывов для кормления ребенка (предоставляются работающим женщинам, имеющим детей до полутора лет) в бухгалтерской программе не применяются.

*Если в вашей организации работает менее 60 человек, но все же есть потребность в «нестандартном» учете, рекомендуется воспользоваться специализированным кадровым решением 1С ЗУП, разработанным на платформе 1С Предприятие, даже базовая версия которого имеет исчерпывающие возможности в плане кадрового учета и расчета зарплат.

Создание табеля учета рабочего времени

Для того чтобы получить доступ к производственному календарю (например, для его проверки или настройки региональных праздничных дней), нужно в 1С:Бухгалтерия нажать на кнопку «Все функции»-«Справочники»-«Производственные календари» (Рис 1).

В 1С Бухгалтерия необходимо настраивать производственный календарь ежегодно.

Если в одной ИБ ведется учет для нескольких организаций, тогда один производственный календарь будет использоваться для всех организаций.

Если в программе 1С Бухгалтерия в настройках расчета заработной платы установлен флажок* «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов», то при заполнении табеля учтутся введенные в программу документы «Отпуск», «Больничный лист».

*Флажок будет доступен, если ведется учет для организаций с численностью не более 60 человек.

Формирование нашего документа производится в разделе «Зарплата и кадры», режим «Отчеты по кадрам», команда «Табель …» (Рис.2)

Чтобы получить табель необходимо:

1. В поле «Период» выбрать период формирования табеля;
2. Если в ИБ ведется учет по нескольким организациям, то в поле «Организация» необходимо указать организацию, по которой требуется сформировать табель;
3. В поле «Подразделение» выбрать подразделение, если требуется сформировать табель по конкретному подразделению (рис. 3);
4. Нажать на кнопку «Сформировать».

Существует еще ряд настроек, которые можно задать перед формированием табеля, для дополнительных отборов и формирования перечня должностных лиц, ответственных за подписание табеля (рис. 4):

• Конкретный список сотрудников, по которым будет формироваться табель;
• Лицо, ответственное за формирование табеля, и его должность;
• Руководитель и его должность;
• Кадровик и его должность.

Эти параметры будут выведены в соответствующих разделах табеля по форме Т-13.

Форма дополнительных настроек вызывается по кнопке «Настройки…».

В форме Т-13 используются следующие условные обозначения для отработанного времени:

• Я – явка;
• В – выходные;
• ОТ – отпуск;
• Б – дни болезни.

Прогул, отпуск без сохранения заработной платы и другие отсутствия в табеле учета рабочего времени, сформированном в программе 1С Бухгалтерия, не отражаются.