Резервы отпусков в 1С:ЗУП

Оценочные обязательства – это обязательства с неопределенной величиной и (или) сроком погашения. Этот термин введен ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Он аналогичен понятию резервов по МСФО (IAS) 37 «Резервы, условные обязательства и условные активы». В данной статье речь пойдет о том, как начислить оценочные обязательства в 1С:ЗУП 3.1.

При начислении отпуска в 1С:ЗУП без использования делаются проводки:

• Дебет счета затрат (например, 20) – Кредит счета начисления зарплаты (70);
• Дебет счета затрат (например, 20) – Кредит счета начисления взносов (69).

В результате в период ежегодных отпусков затраты окажутся очень большими. Чтоб этого не случилось, еще до того, как сотрудники взяли отпуска, затраты на них уже отражаются на счете затрат. Проводка в бухучете выглядит вот так:

• Дебет счета затрат (например, 20) – Кредит счета 96 (субсчета 96 счета соответствуют начислению отпускных и взносов).

Для того чтобы начислить отпуск теперь, используется списание резерва отпусков с 96 счета:

• Дебет счета 96 – Кредит счета начисления зарплаты (70);
• Дебет счета 96 – Кредит счета начисления взносов (69).

Обратите внимание, мы не будем говорить о счетах учета, а только о том, как правильно начислить оценочные обязательства ЗУП 3.1 – проводки будут сформированы в той бухгалтерской системе, где ведется регламентированный учет.

Формирование оценочных обязательств по оплате отпусков в 1С:ЗУП

Напомним, что предприятие не обязано начислять оценочные обязательства при условии, что оно малое. В обратном случае, оно может не начислять оценочные обязательства по налоговому учету, однако по бухгалтерскому учету оценочные обязательства начислять все же придется

Имеется возможность выбрать метод начисления оценочных обязательств для бухгалтерского учета:

• Метод обязательств (МСФО) – использует для расчета остатки отпусков в 1С:ЗУП 3.1.

При использовании этого метода рассчитывается, сколько всего дней отпуска на конец месяца заработал сотрудник. Расчет совпадает с количеством дней отпуска, которое рассчитывается при увольнении сотрудника.

Далее система по каждому сотруднику рассчитывает средний заработок в данном месяце. После этого вычитается сумма ОО, начисленных в предыдущем месяце. В результате, при условии, что сотрудник в данном месяце отпуск не брал, получаем приращение ОО, равное количеству дней отпуска, заработанного за месяц, умноженное на средний заработок в месяце. Далее необходимо рассчитать сумму взносов в фонды и добавить их в качестве затрат. В итоге получаем сумму, максимально приближенную к сумме фактических затрат на отпуск данного сотрудника.

• Нормативный метод — сумма оценочных обязательств, рассчитанная как процент от ФОТ.

Это менее точный, но зато гораздо более простой, чем МСФО, метод, поскольку процесс начисления оценочных обязательств занимает намного меньше времени, а сумму начисленных оценочных обязательств легко проверить, рассчитав процент от ФОТ. Кроме того, если мы начисляем оценочные обязательства по налоговому учету, то этот метод избавит нас от временных разниц, поскольку эта же методика должна применяться в налоговом учете (для налогового учета это возможность начислить ОО).

В программе ЗУП 3.1 в конце года происходит инвентаризация ОО, при которой расчет и в БУ и в НУ ведется по алгоритму МСФО. В результате и по БУ и по НУ начисляется одна и та же сумма. Таким образом, временные разницы в конце года исчезают.

Учет резервов отпусков в 1С:ЗУП

Выбор варианта учета оценочных обязательств в программе 1С:ЗУП 8.3 для каждой организации осуществляется в учетной политике организации.

В этой настройке определяется:

• Будем ли мы формировать резервы в БУ (флажок «В бухгалтерском учете»);
• Если будем формировать резервы в БУ, то будем ли использовать нормативный метод или «метод МСФО» – надо установить соответствующий флажок;
• Будем ли списывать излишне начисленные суммы ежемесячно (флажок «Переоценивать ежемесячно»);
• Размер отчисления в процентах от ФОТ: проставляется вручную. Наиболее распространенное значение рассчитывается как 100% поделенное на 12 месяцев, что составляет около 8 процентов;
• Предельная величина отчислений применяется при начислении оценочных обязательств нормативным методом. Если резервы достигают этой величины, то оценочные обязательства больше не начисляются, проводки по отпускам формируются за счет затрат.

Если организация является филиалом другой организации, то данная настройка определяется головной организацией, для филиала она недоступна.

Внедрение 1С:ЗУП

Комплексный подход к расчету и начислению резерва отпусков, формированию оценочных обязательств

Подробнее

Интеграция с 1С:ЗУП

Настроим обмен ЗУП с любыми решениями 1С. Оцените удобство кадрового учета без двойного ввода данных

Подробнее

Расчет и начисление резерва отпусков в 1С

Для того чтобы создать резерв отпусков в 1С:ЗУП, необходимо использовать документ «Резервы отпусков» (раздел «Зарплата-Резервы отпусков»). До того, как начать формирование этого документа, обязательно:

• Начислить все отпуска;
• Начислить зарплату;
• Сформировать документ «Отражение зарплаты в бухучете».

Обязательства (резервы) формируются исходя из сумм начислений, страховых взносов (куда входят взносы на «травматизм») и суммы начисленных отпусков за счет обязательств (резервов) в текущем месяце. Для того чтоб начать начислять оценочные обязательства в программе с определенного момента, как правило, нужно внести остатки по начисленным ОО. Для этого также используется документ «Резервы отпусков».

В нашем примере данные по организации внесены в августе 2019 года:

• Документ «Резервы отпусков» устанавливается в режим «Корректировка остатков». Вводим только начальные данные по начислениям оценочным обязательствам на ФОТ, соответствующие начисления по фондам рассчитываются автоматически;

• На закладке «Обязательства и резервы по сотрудникам» вводятся суммы по каждому сотруднику по БУ и НУ. На закладке «Обязательства и резервы текущего месяца» те же сведения выводятся по подразделениям.

После расчета сентября формируем документ «Резервы отпусков» за этот период.

В режиме «Расчет текущего месяца» документ содержит три закладки:

• На закладке «Расчет обязательств и резервов по отпускам» отображаются данные, исходя из которых, в документе произведен расчет обязательств (резервов). В нашем примере для бухучета используется метод МСФО, поэтому выводится средний заработок, причем данные по нему можно просмотреть по кнопке «Изменить средний заработок» (аналогично тому, как это происходит при расчете отпуска). Алгоритм расчета отражается в колонках «исчислено», «накоплено», «зачтено». В колонке «исчислено» показана сумма начисленных оценочных обязательств по отпускам за все время работы сотрудника в организации. Из этой суммы вычитаются данные колонки «накоплено» и получается сумма, которую мы видим в колонке «зачтено». Именно в этой колонке отображается сумма ОО, начисленных в сентябре. Заметим, что колонка «накоплено» совпадает с введенной в предыдущем документе суммой остатка (Рис.2);

• На закладке «Обязательства и резервы по сотрудникам» произведенные начисления отображаются в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения. Эти данные могут использоваться для контроля итоговых сумм;

• На закладке «Обязательства и резервы текущего месяца» произведенные начисления отображаются в разрезе подразделений и способов отражения. Эти данные по отражению резерва отпусков предназначены для передачи в бухгалтерскую программу (для формирования проводок).

Предположим, в компании появляется новый сотрудник. В нашем примере его приняли 1 октября 2019 года. Проверим, как система отразит его появление. В документе «Резервы отпусков» он появится в расчете октября, при этом колонка «накоплено» у него пока что пустая.

Начисление резерва по отпускам в 1С:Бухгалтерия

Резервы по отпускам можно начислить и в программе 1С:Бухгалтерия. Часто эти две учетных базы компании используют в комплексе. В 1С:Бухгалтерия работа с резервами отпусков (то есть, их начисление и списание) может производиться в двух режимах: автоматическом и ручном.

Автоматический режим может быть использован, в случае если персонал компании не превосходит 60-ти сотрудников.

Для активации автоматического режима необходимо, во-первых, включить возможность автоматического формирования резервов отпусков, поставив флаг «Расчет резервов по оплате труда» в подразделе «Настройки зарплаты», находящихся в разделе «Зарплата и кадры». Это откроет возможность активировать формирование резервов отпусков для каждого из юридических лиц, хранящихся в системе.

Во-вторых, необходимо воспользоваться этой возможностью. В окне «Настройки зарплаты» необходимо перейти по ссылке «Порядок учета зарплаты».

После этого необходимо выбрать интересующее юридическое лицо.

Перейти на вкладку «Резервы по оплате труда».

И поставить флаг «Формировать резерв отпусков».

В этом же окне в полях ниже можно установить ежемесячный процент взносов в резерв и сумму лимита резерва.

После этого работа с резервами отпусков при закрытии месяца может вестись аналогично 1С:ЗУП, с отражением начисленных резервов отпусков в соответствующем документе. Проводки будут отражаться по счету 96 «Оценочные обязательства».

Когда размер компании превышает 60 сотрудников, учет резервов отпусков оператору надлежит вести самостоятельно, заполняя одноименный документ и указывая «корректирующую» форму документа при закрытии месяца. Списание же резервов необходимо будет также вручную вносить в документы «Начисление зарплаты», автоматически его отражение происходить не будет. Если резерв отпусков учитывается в ручном режиме, учет также необходимо вести по счету 96 («Оценочные обязательства»).

В случае, если резерв отпусков необходимо учитывать по Международным Стандартам Финансовой Отчетности (МСФО), весь учет обязательств нужно вести при помощи документа «Операция, проведенная вручную».

Инвентаризация оценочных обязательств и резервов

В декабре подводится итог по начислению ОО. Для этого используется тот же документ «Резервы отпусков» за декабрь месяц. Он рассчитывает оценочные обязательства по каждому сотруднику, причем и по БУ и по НУ используется метод МСФО, как более точный. Далее зачитываются данные, которые получаются при сравнении начисленных оценочных обязательств с окончательным расчетом за год.

• То есть по каждому сотруднику вычисляется количество неиспользованных дней отпуска и его средний заработок (такой же, как при расчете отпуска). Далее вычисляется произведение этих величин;
• Вычитается сумма ОО, начисленных в предыдущих периодах;
• Рассчитывается разница между исчисленной и накопленной суммой;
• Тот же алгоритм используется для расчета взносов и «травматизма»;
• Итог консолидируется по подразделениям и передается в систему бухучета.

Пример такого документа приведен ниже.

Видно, что данные по БУ и НУ совпадают, то есть в БУ исчезли временные разницы (которые возникли, поскольку в БУ был использован метод начисления по МСФО).

В бухучете суммы излишне начисленных оценочных обязательств (суммы со знаком «минус») списываются проводкой:

• Дебет счета 96 (субсчета 96 счета соответствуют начислению отпускных и взносов) - Кредит счета 91.

Важно отметить, что при установке в настройках учетной политики по оценочным обязательствам флажка «Переоценивать ежемесячно» (Рис. 1) отрицательные суммы будут списываться ежемесячно.

Если же сумма получается со знаком «плюс», необходимо доначислить оценочные обязательства все той же проводкой:

• Дебет счета затрат (например, 20) – Кредит счета 96 (субсчета 96 счета соответствуют начислению отпускных и взносов).

Списание резерва отпусков

Закрытие резерва отпусков происходит при начислении оплаты отпусков. Например, в ноябре 2019 года сотрудники Гольд и Симутина ушли в отпуск. У Симутиной – переходящий отпуск на декабрь месяц.

После расчета и отражения зарплаты в регламентированном учете в документе «Отражение зарплаты в регламентированном учете» появится новая закладка – «Выплата отпусков за счет оценочных обязательств», в которой отразятся эти отпуска.

Отпуск Симутиной разделен на 2 части, соответствующие двум месяцам.

Отчеты по резервам отпусков

Отчеты по оценочным обязательствам легко найти в разделе «Зарплата», набрав в поисковой строке слово «Резерв».

Отчет «Остатки и обороты резервов отпусков» показывает «свернутые» данные по оценочным обязательствам.

Отчет «Резервы отпусков по сотрудникам» показывает резервы детально.

Следующий отчет «Справка-расчет «Резервы отпусков» подробно иллюстрирует расчет за один месяц.

Отчет выводит те же данные, которые рассчитываются в документе «Резервы отпусков» на закладке «Расчет обязательств и резервов по отпускам». Отличие состоит лишь в том, что в зависимости от настройки отчета мы видим данные либо БУ, либо НУ.

Заключение

Механизм начисления оценочных обязательств не очень сложен. Важно настроить «правильный» способ начисления оценочных обязательств, а затем передать эти данные в учетную систему для формирования проводок. Если у вас возникнут вопросы по работе с оценочными обязательствами или как правильно убрать резервы, обращайтесь к нашим специалистам. Мы представляем весь спектр услуг – от услуг по внедрению ЗУП, до сопровождения и доработки.