Удостоверение равнозначности электронного документа бумажному

Электронный документ может быть признан полностью равнозначным бумажному, однако для этого необходимо его удостоверить. Сделать это может нотариус, об этом прямо говорит статья 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате.

Процедура особенно интересна тем лицам, у которых отсутствует собственная электронная подпись или требуется заверить документы для передачи электронных копий доказательств. Тождественность электронного документа, заверенного данным способом, считается бесспорной.

Что означает удостоверение равнозначности электронного документа?

Исходя из смысла статьи 103.8 Основ законодательства о нотариате, удостоверение равнозначности электронного документа бумажному означает заверение факта полного соответствия текста и смысла бумажной копии и ее версии, используемой на компьютере или ином устройстве, предназначенном для обработки информации (планшете, смартфоне и так далее)

По смыслу процедура схожа с заверением копии на бумаге, разница лишь в носителе информации.

Документ (точнее, его копия, что была удостоверена данным способом) может быть использован в последующей работе, например, применяться в качестве доказательства в суде или предоставляться контрагентам. Удостоверение означает, что:

• Содержание представленной нотариусу бумаги полностью соответствует содержанию электронной копии;
• Личность лица, предоставившего документ, подтверждена.

Удостоверение осуществляется с помощью создания электронного образа бумаги. Чаще всего это файл в формате pdf, а именно – отсканированная копия. Нотариус лишь указывает, что этот файл – полная копия представленного ему документа, никакие изменения в него не вносились.

Когда необходимо удостоверять?

Изготовление заверенной нотариусом электронной копии документа может потребоваться в ряде ситуаций:

• Передача контрагентам, при условии удаленного нахождения;
• Передача в суд в качестве доказательства, если обращение производится посредством сайта или через электронную почту;
• В иных ситуациях, когда вторая сторона находится на большом расстоянии и требуется подтверждение подлинности копии бумаги.

Существуют и иные варианты. Например, можно отправить бумагу почтой или курьерской службой. Но это выйдет дороже и гораздо дольше. Поэтому заверенная электронная копия – самый оптимальный вариант. К тому же, если вся переписка и деловое общение ведутся посредством электронных способов связи, использование бумажного документа – менее удобный для сторон вариант.

Какие документы необходимы для удостоверения?

Нотариус будет изготавливать электронные копии документов только в случае предоставления ему полного пакета необходимых бумаг. Перечень может отличаться в зависимости от ситуации.

Физические лица должны предоставить:

• Документ, который удостоверит личность, то есть, паспорт или бумагу, заменяющую его;
• Документ, который необходимо перевести в электронный формат.

Если лицо является иностранцем, то потребуется нотариально заверенный перевод документа, удостоверяющего личность, а также бумага, подтверждающая его легальное нахождение на территории РФ (рабочая виза, РВП и так далее).

Юридическое лицо, зарегистрированное в России, предоставляет:

• Копию действующего Устава, а также вносимые в него изменения;
• Бумаги, указывающие на назначение руководящего лица;
• Регистрационные документы (ОГРН, лист записи ЕГРЮЛ);
• Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН организации);
• Документ, подтверждающий личность руководителя.

Если от организации выступает лицо по доверенности, то также потребуется его паспорт. Доверенность может быть выдана фирмой или заверена нотариусом. Если за услугой обращается иностранная организация, то ей нужно предоставить:

• Устав фирмы;
• Документ, подтверждающий полномочия руководителя;
• Выписку из реестра государства, где производилась регистрация организации;
• Документ, подтверждающий личность лица, обратившегося за услугой.

Все бумаги должны быть переведены на русский язык. Перевод заверяется нотариально. В противном случае нотариус не сможет сделать необходимые действия.

Этапы процедуры удостоверения

Удостоверение документа производится в несколько этапов:

1. Подготовка документа. Стоит помнить, что Основы Законодательства о Нотариате содержат некоторые исключения. Нельзя заверить таким образом сделки, заключенные в простой письменной форме и документы, которые подтверждают личность (статья 103.8).
2. Передача документа нотариусу.
3. Перевод документа в электронный формат. Нотариус сканирует бумагу и создает необходимый файл на компьютере.
4. Подписание документа усиленной квалифицированной надписью нотариуса.
5. Передача файла заказчику на любом доступном носителе. На данный момент чаще всего используются флэш-накопители. Также возможна передача через электронную почту.

Формат передаваемого документ должен соответствовать Приказу Минюста № 155 от 29.06.2015.

Равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе при условии его заверения нотариусом подтверждается действующим законодательством. Это существенно упрощает процедуру последующей работы, позволяет направлять заверенные копии контрагентам, в суды и различные государственные органы. Данный метод все чаще используется на практике и позволяет сэкономить не только время, но и финансы. Если вас заинтересовала возможность настроить безбумажный документооборот в вашей организации, свяжитесь с экспертами по ЭДО, оставив заявку на сайте или по телефону.