Для любого предприятия, вне зависимости от того где оно находится и какого рода деятельность ведёт, вопрос регистрации отсутствий сотрудников играет ключевую роль. Для этого, существует две веских причины:
- Корректный расчёт заработной платы.
- Поддержание трудовой дисциплины в коллективе.
Хотелось бы сразу разъяснить, какие существуют варианты отсутствий сотрудника на рабочем месте, помимо тех случаев, когда на период отсутствия работника сохраняется средний заработок. Это варианты, когда отсутствие сотрудника было по уважительной причине и без уважительной причины
Уважительными причинами считаются:
- Форс мажорные ситуации. Это считаются природные катаклизмы, войны, эпидемии, коммунальные аварии.
К примеру. Если сотрудника не было целую смену на рабочем месте, по причине повреждения водопровода в его квартире, и он подтвердил это справкой от аварийной службы – это считается уважительной причиной. - Ситуации, связанные с транспортом. Это задержка, отмена или перенос рейса для возвращения к месту работы, дорожно-транспортные происшествия.
Т.е. если сотрудник был в заграничном отпуске, но по причине отмены рейса не смог прибыть на рабочее место вовремя, ему необходимо, в качестве подтверждения уважительной причины предоставить соответствующий документ от авиакомпании. - Причины личного характера. Это болезнь сотрудника или его ребёнка, рождение ребёнка
- Прохождение планового медосмотра
- Исполнение государственных обязательств. Если сотрудник находится в суде по повестке, например, как истец, свидетель, присяжный или представитель избирательной комиссии
- Задержка заработной платы более 15-ти дней. Однако, работник должен письменно об этом предупредить работодателя.
Неуважительные причины отсутствия, которые считаются прогулом. Это отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины, длительностью более 4-х часов подряд, без учёта времени на обеденный перерыв.
К примеру, рабочий день начинается в 8:00, а сотрудник явился на рабочее место в 11:55. В этом случае фиксируется опоздание, т.к. длительность отсутствия не превышает 4-х часов.
Ещё один пример. Смена начинается в 9:00, а перерыв на обед длится с 13:00 до 14:00. Сотрудник явился на рабочее место в 13:45, т.е. отсутствовал более 4-х часов, однако и в этом случае, мы тоже оформляем опоздание, т.к. 45 минут превышения нормы опоздания, пришлись на обеденное время. А вот если сотрудник явился в 14:05, и не предоставил оправдывающих его документов, есть основание для оформления факта прогула, с последующим увольнением сотрудника на основании подпункт «а» пункта 6 части 1 ст. 81 ТК РФ.
Безусловно, факт любого отсутствия работника на рабочем месте, необходимо зафиксировать в программе для кадровиков. И раз программное обеспечение от компании 1С является наиболее популярным для использования в кадровых службах, предлагаю перейти к рассмотрению примера учета отсутствий сотрудников в программе 1С «Зарплата и управление персоналом» КОРП.
Как это оформить в 1С ЗУП?
Для начала, давайте разберемся, а какие виды отсутствий сотрудников на рабочем месте заложены в программе для зарплаты и кадров предприятия? Условно, если не брать в расчёт отпуска, командировки, выходные дни по уходу за детьми-инвалидами и прочих подобных, то документы именно для регистрации отсутствий работников, можно поделить на два вида:
- Документ, где регистрируется факт отсутствия на рабочем месте, но это время оплачивается работнику с сохранением среднего заработка. Таковым в программе является документ «Отсутствие с сохранением заработной платы».
- Документ, где мы регистрируем факт неявки по невыясненным причинам. Т.е. это может быть звонок от работника с информированием о его болезни, но больничного листа или справки от врача у него пока нет.
Или необходимо отразить невыходы, которые уже являются подтверждёнными фактами нарушения трудовой дисциплины. К примеру, был зафиксирован факт прогула. Для этого, в 1С ЗУП используется документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
Перед тем как создать эти документы в базе, необходимо проверить настройки системы, которые понадобятся нам для процесса регистрации невыходов работников.
Итак, переходим в раздел «Настройки», далее выбираем пункт «Расчёт зарплаты» и переходим по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» и на вкладку «Учёт отсутствий».
Ставим галочки напротив тех пунктов, которые нам нужны. Прежде всего, для нас важно чтобы вёлся учёт прогулов и неявок, в том числе и внутрисменные.
Оперативно настроим 1С:ЗУП для удобного учета прогулов и неявокНеобходимые шаги для оформления документов отсутствия в 1С ЗУП
Как мы говорили выше, есть два вариант документов для регистрации факта отсутствия сотрудников - это «Отсутствие с сохранением заработной платы» и «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Оба этих документа, возможно оформить через журнал «Все отсутствия сотрудников», расположенный в разделе «Кадры»
Предположим, что наш сотрудник получил повестку в военкомат для прохождения медицинского осмотра. Медосмотр проводится в рабочее время, соответственно, работник будет отсутствовать на рабочем месте, однако, у него сохраняется средний заработок на этот период. Для отражения этого факта, создаём документ «Отсутствие с сохранением заработной платы».
Выбираем необходимого нам сотрудника, вид времени, который будет применяться в табеле, период отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Выбираем нужный вид начисления. В нашем случае, это оплата по среднему заработку сотрудника. Однако, форма документа позволяет перейти к справочнику с начислениями, такая же возможность присутствует и для видов рабочего времени.
Далее, проводим этот документ и переходим в табель учёта рабочего времени.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Как видим, факт отсутствия сотрудника отразился в табеле учёта рабочего времени.
Теперь, представим такую ситуацию, которая возможна на любом предприятии, где есть хоть один наёмный сотрудник. Вам поступает звонок от сотрудника, где он вас предупреждает о своём невыходе на работу по причине плохого самочувствия. Т.к. он ещё не посетил медицинское учреждение для получения листа о нетрудоспособности, вы не можете оформить документ «больничный лист». Соответственно, необходимо создать документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
В нём необходимо выбрать сотрудника предприятия, период отсутствия и вид времени для отражения в табеле. Опять же, вид времени для документа можно выбрать именно тот, который максимально соответствует кадровой политике вашей организации. К примеру, многие компании не требуют больничного листа от сотрудника, если он пропустил по болезни не более 1-й рабочей смены.
После заполнения информации, документ необходимо провести. В табеле учёта рабочего времени отразится факт отсутствия сотрудника по причине болезни.
Может произойти и такая ситуация, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте, но уведомлений от него не было и вы не можете с ним связаться. Что делать? Сотрудника на рабочем месте нет уже более 4-х часов, однако, оформлять прогул ещё нельзя, т.к. сотрудник может принести оправдательные документы, которые объяснят, что причина его отсутствия была уважительной.
Получить бесплатную консультацию по учету прогулов и неявок в 1С:ЗУППоэтому, мы снова оформляем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» также заполняем информацию о сотруднике, период отсутствия, вид времени и причину невыхода выбираем «отсутствие по невыясненной причине» и проводим документ.
После того, как стало понятно, что сотрудника не было на рабочем месте без уважительных причин и оправдательных документов, с очень большой вероятностью, это признают прогулом. Соответственно, нам необходимо зарегистрировать этот факт в 1С ЗУП.
В программе, мы уже оформили документ об отсутствии сотрудника по невыясненным причинам, и в нём есть функционал исправления. Т.к. причина уже ясна, и это классифицировано как отсутствие на рабочем месте более 4-х часов подряд. Оформить прогул в 1С 8.3 ЗУП очень просто – исправляем созданный ранее документ, нажав на ссылку «Исправить».
Откроется документ-исправление, в котором необходимо выставить причину отсутствия «прогул» и провести его.
После этого, вид времени в табеле отразится уже как «Прогул», однако первоначальная версия документа будет доступна для просмотра в программе.
Также, в 1с ЗУП, возможно оформить документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) на список сотрудников», если неявка произошла у нескольких сотрудников по одинаковой причине.
Для того чтобы провести анализ неявок, и просмотреть невыходы сотрудников, в 1С ЗУП существует отчёт «Отсутствия сотрудников»
В нём отражается информация об отсутствиях по каждому сотруднику, с указанием периодов и причин отсутствия на рабочем месте. В заключении, хотелось бы выразить надежду на то, что в вашей организации будет всё хорошо с трудовой дисциплиной, и использование функционала для регистрации отсутствий в 1С ЗУП, не будет часто встречаться в работе отдела кадров предприятия.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
