Переход на ЭДО – с чего начать

1

Иметь сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП)

ФНС разъяснила, кто и как может получить бесплатную КЭП:

1. Сертификат неэкспортируемый, его нельзя скопировать, использовать его должен непосредственно владелец
2. Если вы уже получили квалифицированный сертификат ЭП в налоговой, для передачи отчетности он подойдет
3. На руководителя может быть выдан только один сертификат. При попытке получить второй первый (действующий) будет отозван УЦ ФНС

Бесплатно

Условие: получать самостоятельно в ФНС

Если оформлять через точки доверенных лиц ФНС, придется заплатить за услуги по оформлению от 1500 до 3000 рублей

2

Иметь ключевой носитель для хранения ключа КЭП

1. Носитель может быть использован многократно, можно использовать уже имеющийся при условии соответствия требованиям
2. На один носитель можно записать и хранить несколько ключей, выданных на одного владельца (если он является руководителем несколькихо организации плюс его сертификат на физическое лицо)

Разовые затраты

Зависят от типа носителя (ориентировочно 500 - 2000 рублей)

3

Установить СКЗИ (средство криптозащиты информации) – программа для шифрования и подписания документов

1. Должна быть установлена на рабочем месте владельца сертификата. Скачать бесплатно сертификат, выданный УЦ ФНС, можно с сайта производителя, и работать с ним без ввода лицензионного ключа
2. Программа позволяет шифровать и подписывать документы
3. Если сертификат получен ранее, можно обратиться в ФНС за перевыпуском
4. Программу необходимо установить на один или несколько компьютеров, где будете работать в системе ЭДО с этим ключом

Бесплатно

С 11 апреля 2022 года специальный идентификатор в ключе позволяет использовать программу КриптоПро с ключом на руководителя бесплатно

4

Подключиться к системе ЭДО одного из доверенных операторов ЭДО (ОЭД)

1. Специальные организации – операторы ЭДО (провайдеры) обеспечивают техническую возможность передачи документов между отправителем и получателем
2. Операторы проходят специальную процедуру аккредитации и получают статус доверенного от ФНС. Т.е. они смогут передать документы вашему контрагенту напрямую – внутри одной системы или через роуминг в систему другого ОЭД. При передаче будут соблюдены все требования к обмену и поддержаны утвержденные форматы
3. Каждый оператор имеет свой код, который выдает ФНС
4. При подключении к системе ЭДО ее ОЭД присвоит вашей организации (или ИП) идентификатор участника (ИД) информационного обмена (он содержит код оператора). Оператор передает ИД на каждого участника в ФНС, по идентификатору легко определить ОЭД, к которому подключилась организация
5. При регистрации в системе оператора будет создан Личный кабинет с доступом через Интернет в режиме 24/7
6. Для пользователей программы 1С функционал ЭДО доступен из типовых конфигураций, веб-интерфейса нет

Бесплатно

Регистрация по сертификату и в дальнейшем его использование в системе для подписания или отклонения документов

5

Пригласить контрагентов к обмену или согласиться на обмен

1. Контрагентам можно сообщить ИД или назвать оператора, к которому вы подключились. Дождавшись входящего приглашения, принять его
2. Можно самостоятельно создать исходящее приглашение в системе ОЭД. Стоит только найти контрагента по ИНН и нажать «Пригласить», далее ожидать решения контрагента
3. После формирования приглашения и его принятия второй стороной маршрут обмена считается построенным – обмен доступен
4. Если контрагента не нашли через систему ЭДО своего оператора, то:
   – возможно, о его подключении еще нет информации у вашего провайдера. В этом случае можно уточнить идентификатор у контрагента или передать ему свой;
   – ваш контрагент не подключен ни к одному оператору. Тогда настроить ЭДО с ним невозможно до момента подключения его к оператору.
5. Если оба контрагента в системе одного оператора, обмен между ними считается прямым. Если контрагенты у разных провайдеров ЭДО, то обмен роуминговый.

Бесплатно

За формирование маршрутов обмена, которые строятся на основе приглашений, ОЭД оплата не взимается

1

1. Определить направления внедрения ЭДО
2. Верхнеуровнево определить процессы для автоматизации при использовании ЭДО

1. Определить приоритеты для направлений:
– внешний юридически значимый документооборот (ЮЗЭДО) с контрагентами – определить количество операторов ЭДО, через которые будет осуществляться документооборот и выбрать приоритетного;
– внутренний документооборот с использованием сотрудниками квалифицированных и неквалифи-
цированных сертификатов электронной подписи;
– кадровый электронный документооборот (КЭДО);
– документооборот с государственными органами (МЭДО).
2. Определить перечень форм документов для перевода в электронный вид.
3. Проанализировать налогово-юридические барьеры и риски перехода или неперехода на ЭДО.
4. Выполнить технико-экономическое обоснование необходимости внедрения.

1. Ответственные сотрудники по каждому направлению
2. Сотрудники финансово-экономического подразделения

2

1. Понять, какие готовые решения есть на рынке по направлениям внедрения
2. Связаться с представителями и назначить встречи, презентации продуктов
3. Определиться с проведением предпроектного обследования

1. Поиск решения в интернете по ключевым словам, запрос демонстрации решения и презентации.
2. Информация от партнеров об используемом ими удачном решении по выбранному направлению автоматизации ЭДО.
3. Проведение конкурсов (запросы предложений) уточнить у операторов.
4. Запрос информации у компании, проводившей внедрение какого-либо IT-продукта в вашей организации о наличии подходящего решения.

1. Технические исполнители, которые знакомы с особенностями вашего бизнеса
2. Владельцы решений по приоритетным направлениям внедрения ЭДО

3

1. Провести предпроектное обследование
2. Получить проектное решение (определить архитектуру, схемы, модели будущего решения)
3. Провести верхнеуровневую оценку бюджета проекта

1. Анализ текущего IT- ландшафта для автоматизации – размещение инфраструктуры, перечень учетных и иных систем, которые будут задействованы в проектном решении и как будет реализована интеграция между ними, встречи, интервью с ответственными исполнителями, – и оценка уровня автоматизации.
2. Диагностика текущего состояния документооборота в компании – описать модель AS IS с указанием недостатков в существующей организации бизнес-процессов, сбор информации по текущим бизнес-процессам.
3. Создать модель TO BE (как должно быть) с совершенствованием и оптимизацией.
4. Определить организационный и процессный периметр проекта.
5. Разработать ключевые направления по оптимизации процессов документооборота.

Как правило, сторонние организации в рамках предпроектного обследования

4
1 часть

1. Определить, есть ли готовые решения и насколько они подходят, нужны ли доработки
2. Оценить затраты на внедрение и доработку (по каждому решению)

1. Выбор наиболее близкого по функциональности готового решения. Если есть, то оценить возможность внедрения своими силами.
2. Провести оценку собственных ресурсов на оценку возможности выполнения работ по проектному решению.

1. Сотрудники собственного IT-подразделения при наличии
2. Владелец подходящего готового решения

2 часть

Выполнение проекта по адаптации, доработке или разработке по проектному решению

1. Определиться с исполнителем по проектному решению с релевантным опытом.
2. Формирование проектной команды (определение ролей и зон ответственности).

Исполнители с релевантным опытом внедрения подобного решения

5
1 часть

Разработка необходимой нормативно-методической документации электронного взаимодействия

1. Положения по электронному документообороту.
2. Регламенты, соглашения и др. и внесение изменений в существующие локальные нормативные акты в связи с внедрением электронного документооборота.
3. Внесение изменений в учетную политику при переходе на ЭДО, основанные на сложившейся практике по первичным документам/документообороту в целом.

1. Исполнитель по проектному решению
2. Юридическая служба организации

2 часть

1. Тестирование
2. Запуск опытной промышленной эксплуатации и переход в ПЭ

1. Подготовить обучающие материалы, тренинги для пользователей.
2. Протестировать системы и предоставить доступ пользователям.
3. Запуск может осуществляться поэтапно, по мере готовности описанной в программном решении функциональности.

1. Исполнитель по программному решению
2. Ответственные сотрудники со стороны организации

6

Осуществить массовое подключение контрагентов в соответствии с выбранным приоритетом по настройке маршрутов

1. Оповестить контрагентов о переходе на ЭДО.
2. Отправить приглашения.
3. Выполнить настройки ЭДО.

Ответственные сотрудники со стороны организации