Переход на ЭДО – с чего начать

Разберем, насколько сложно малому предприятию, ИП, среднему и крупному бизнесу настроить электронный документооборот. С чего начать и как использовать внешний ЭДО в своей деятельности.

Имея ноутбук с доступом в интернет и носитель с ключом электронной подписи, руководитель всегда сможет, находясь в любой точке, создать отгрузочный документ на стороне оператора ЭДО или загрузить в систему любой произвольный документ (договор, доп. соглашение, акт, и др.), подписать и отправить контрагенту.

Переход малого бизнеса и ИП на ЭДО

Перевести клиентов на ЭДО для малых предприятий очень просто, если клиенты – это предприятия среднего и крупного бизнеса. Так как они, как правило, уже все подключены к какому-либо оператору ЭДО, а чаще к нескольким. В этом случае переход от бумажного к электронному документообороту произойдет максимум в 4 шага.

С другой стороны, если ваши контрагенты сами представляют малый/микробизнес, являются самозанятыми или ИП и не используют электронный ДО, то организовать ЭДО с ними порой невозможно.

Если удалось «заполучить» в клиенты пользователей ЭДО, то стоит ответить на вопросы:

• Хотите перестать тратить время и деньги на формирование и доставку бумажных «закрывашек», после чего находиться в неведении, подписан ли документ и ожидать по нему оплату?
• Уменьшит ли переход на ЭДО с контрагентами время, которое сейчас проходит с момента доставки (отправки) бумажного акта и факта оплаты по нему?
• Если хотя бы один основной контрагент в результате будет платить за ваши услуги быстрее прежнего, поможет ли это вашему бизнесу развиваться?

Если вы ответили, да, хотя бы на 2 вопроса, то стоит оформить ЭДО с клиентами.

Кроме клиентов у любой организации (ИП) есть поставщики услуг связи, интернета и др. или, в случае перепродажи, поставщики товаров, комиссионеры, т.е. те организации, для которых вы являетесь клиентом.

В этом случае работает та же схема:

1. Нужно уточнить, кто из них использует ЭДО. Можно в личном разговоре или проверить через доступные ресурсы Операторов ЭДО.
2. Обменяться приглашениями и начать получать от поставщиков документы в электронном виде, принимать по ним решение (подписывать или отклонять).

Что необходимо для ЭДО

Итак, что нужно иметь, сделать, и сколько стоит переход на ЭДО с контрагентами:

Как перейти на ЭДО с контрагентами

При выборе оператора ЭДО стоит поинтересоваться, какие дополнительные возможности предоставляет провайдер при использовании ЭДО с контрагентами: модули для 1С, API, Коннекторы, возможности согласования и подписания. Все это может пригодиться и быть достаточным для организации процессов, связанных с внедрением электронного документооборота с контрагентами применительно к вашей компании.

После подключения к системе выбранного оператора ЭДО и обмена приглашениями для руководителя небольшой компании или ИП доступны:

• возможность бесплатно получать входящие документы от контрагентов и принимать по ним решение (подписать/отклонить);
• возможность создавать исходящий документ непосредственно в системе ЭДО.

Имея ноутбук с доступом в интернет и носитель с ключом электронной подписи, руководитель всегда сможет, находясь в любой точке, создать отгрузочный документ на стороне оператора ЭДО или загрузить в систему любой произвольный документ (договор, доп. соглашение, акт, и др.), подписать и отправить контрагенту. Нужда в принтере также отпадает. Документ для отправки можно получить и от бухгалтера, который его предварительно создаст в учетной системе.

Как правило, у провайдеров есть пакеты бесплатных отправок. Например, 50 в течение года, или 5-10 документов ежемесячно. Если бесплатные пакеты исчерпаны, то, необходимо оплатить пакет по итогам месяца или приобрести авансом.

Стоимость отправки одного документа составляет 5-9 рублей у разных операторов. Нетрудно прикинуть, какие расходы вы понесете, используя такую схему обмена документами, и сколько сэкономите, исключая бумажную.

При минимальных затратах даже малому предприятию выгодно перейти на ЭДО с той частью своих контрагентов, которые уже сделали это.

Как ввести электронный документооборот в организации

Все документы, которые были подписаны с контрагентами через систему ЭДО имеют юридическую значимость, равнозначную бумажным, подписанным собственноручными подписями сторон документа. И поэтому требуют отражения в учете.

Документы долговременно хранятся в системе оператора ЭДО и доступны через личный кабинет (ЛК). Документы, созданные по установленным форматам (формализованные документы) – счета фактуры, ТОРГ-12, УПД – оператор визуализирует в PDF-формате со штампами подписей. В таком виде их можно предоставлять по запросу в налоговый орган.

Произвольные документы – договоры, доп. соглашения, акты сверки и др. – сохраняют тот формат, в котором они переданы (PDF, word, xls, ..). И к ним прилагается специальный документ Протокол передачи, в котором ОЭД фиксирует информацию о сертификатах, подписываемыми документ, и проверке сертификата на момент подписания.

Для отображения подписанных электронных документов в учете, их необходимо передать бухгалтеру.

Это можно сделать любым удобным способом:

1. Скачать печатные формы из ЛК на локальный компьютер, а затем отправить бухгалтеру по электронной почте.
2. Предоставить бухгалтеру доступ в ЛК в системе провайдера ЭДО с правом на просмотр. В этом случае бухгалтер легко сделает отбор за период и отразит факт хозяйственной операции в учете.

Очевидно, что работать с электронными документами бухгалтеру намного удобнее: архив в порядке, нет необходимости в отчетный период переписываться с контрагентами и просить прислать подписанный скан.

Руководителю малого предприятия или ИП важно заниматься бизнесом, а технические вопросы, связанные с доставкой, хранением электронных документов готовы взять на себя операторы ЭДО.

Вам важно только сделать несколько небольших шагов.

Переход на ЭДО для предприятия среднего и крупного бизнеса

Простым подключением к Оператору (даже с учетом его встроенных возможностей) и настройке маршрутов не осуществить переход на ЭДО в случаях, когда на вашем предприятии:

• количество документов насчитывает более 10 тысяч в год;
• сложный IT-ландшафт с множеством систем учета и передачи информации и данных, действуют процессы согласования;
• есть несколько доверенных лиц с правом подписания документов;
• есть потребность использовать ЭП сотрудников для внутреннего ЭДО, для обмена с контрагентами с МЧД (электронной машиночитаемой доверенностью);
• существует необходимость перевода внутренних документов организации на ЭДО.

В этих ситуациях будет сложно отказаться от уже выстроенных в том или ином виде процессов и построить новые оптимизированные. Такая трансформация может занять в среднем от 6 месяцев до 1 года (вне зависимости от направления автоматизации), т.к. она предполагает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы электронного документооборота с текущим IT-пространством компании.

Этапы перехода на ЭДО для среднего и крупного бизнеса

Попробуем разобраться, какие этапы перехода на ЭДО нужны в этих случаях.

Вот такой непростой список получился. Для успешного перехода на ЭДО нужен опытный проверенный проектами проводник.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут

от 2 650 ₽

Подробнее

1С-ЭДО - встроенный сервис в 1С

Подходит малому бизнесу для типовых 1С. Оперативное подключение и настройка от экспертов ЭДО

от 250 руб./мес.

Подробнее

Советы эксперта по организации ЭДО в компаниях

При оценке предложенных вам проектных решений по внедрению системы ЭДО с контрагентами проверяйте следующие обязательные возможности:

1. Отправку формализованного и полуформализованного документа контрагенту из ваших привычных учетных систем. При этом должны быть выполнены:
   
   
   • проверка на наличие действующего маршрута с контрагентом;
   • проверка на ошибки, препятствующие созданию электронного документа;
   • использование принятых для каждого типа документа схемы согласования и подписания;
   • удобство мониторинга состояний электронного документа до момента завершения ЭДО и передачи в архив, просмотра визуальных форм в специальном разделе и дополнительная передача этой информации в место, привычное для ответственного сотрудника.
2. Отправку произвольного документа из системы учета или через загрузку файла в специальную форму в системе.
3. Получение электронных документов от контрагентов в виде формализованных, полуформализованных и произвольных документов в соответствии с требованиями к ним, загрузка в систему учета или систему согласования.
4. Соблюдение требований, предъявляемым регуляторами к форматам обмена, формам и составу передаваемой информации.
5. Возможность использовать ЭП в соответствии с требованиями к видам в зависимости от выбранного направления ЭДО.
6. Соблюдение безопасности передачи данных.
7. Хранение документов.
8. Остальная функциональность зависит от особенностей именно ваших процессов создания, согласования, подписания, отправки и т.д. И будет добавляться путем адаптации под вас готового решения или в виде доработки. 100% готового решения нет и это нормально.

Желаем успехов в таком непростом мероприятии, по всем вопросам обращайтесь к специалистам WiseAdvice-IT.