Переход на кадровый ЭДО: с чего начать

Настало время разобраться, с чего начать переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО). В конце прошлого года к нам наконец-то пришел долгожданный и практически 100%-й КЭДО. В ноябре 2021 года завершился эксперимент Минтруда и были внесены существенные поправки в Трудовой Кодекс РФ.

КЭДО – кадровый электронный документооборот, который обеспечивает отношения работника и работодателя посредством электронных документов и электронных подписей

Итак, в конце 2021 года наступила новая цифровая реальность в сфере кадрового ЭДО. На сегодняшний день законодатель разрешил переводить в ЭДО с сотрудниками почти все кадровые документы. Исключением стали:

1. Акты о несчастном случае на производстве по установленной форме.
2. Приказы об увольнении.
3. Журналы инструктажей по охране труда.
4. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников.

Зачем нужно переходить на КЭДО

Смена технологий – это всегда стресс для компании и ее сотрудников. Но в случае с кадровым ЭДО причины для этого есть.

Итак, зачем же переходить на кадровый ЭДО? Ответ прост: сэкономить время и деньги.

По статистике, в крупных компаниях, использующих бумажный документооборот, тратится порядка 2 000 000 рублей накладных расходов на 1000 сотрудников в год. Это бумага, затраты на пересылку документов, операционные расходы, в том числе оплаченное время сотрудников на обработку документов, посещение кабинетов, печать, подписание, складирование и хранение бумажных оригиналов. На практике проектов внедрения замечено, что при использовании КЭДО накладные расходы сокращаются минимум в 2 раза.

Помимо экономического эффекта, внедрение КЭДО – это мощный управленческий инструмент:

• компания получает новое качество процессов кадрового делопроизводства;
• руководитель не тратит время на прием сотрудников по разным вопросам;
• кадровики не печатают и не подписывают у директора пачки документов;
• обмен документами происходит в онлайн-режиме;
• любой документ по сотруднику можно найти в несколько кликов мышкой.

При переходе на КЭДО все участники трудовых отношений получают немало преимуществ. Перечислим самые важные:

1. Для работника практически прекращаются походы в отдел кадров, чтобы заказать какую-либо справку или оформить заявление.
2. Для компании в целом увеличивается оперативность HR-процедур, что положительно сказывается на качестве бизнес-процессов и имидже компании.
3. Для кадровика:
   • кадровые документы всегда легко консолидировать по сотруднику, по их виду, отобрать по нужным параметрам для выгрузки по запросам различных регуляторов и контролирующих органов;
   • электронные документы надежно защищены от несанкционированного доступа и физической утраты. Они всегда хранятся в структурированном виде, их легко найти, сгруппировать или выгрузить;
   • при КЭДО доступен весь жизненный цикл кадровых документов. В карточке документа консолидирована информация о том, когда документ был создан, согласован, подписан;
   • документы, подписанные электронной подписью легитимны и имеют доказательную силу в суде и любых других инстанциях.
   • участники кадровых процессов могут физически находиться в разных городах, а практически- работать как в одном кабинете.

Есть еще один немаловажный аспект- переход на КЭДО продиктован изменением не только в законодательстве, но и сменой технологий взаимодействия с регулирующими и контролирующими органами. Тенденции и скорость цифровизации окружающего мира явно говорят о том, что то, что вчера было экспериментом завтра станет насущной необходимостью. И готовиться к этому нужно уже сейчас.

Как перейти на ЭДО с сотрудниками

Итак, что же нужно подготовить в компании, чтобы начать переход к КЭДО. Это три кита любого внедрения нового цифрового продукта:

• Методология.
• Технология.
• Люди.

Выработка методологии

В первую очередь, необходимо продумать перечень кадровых документов для внедрения и согласовать его внутри компании. Далее потребуется определить для этих документов виды электронных подписей, которые разрешены законом.

На следующем этапе подключаются ключевые сотрудники (кадровики, юристы, IT-специалисты) для того, чтобы проработать методологическую и правовую основу для внедрения КЭДО.

Результатом их работы должны стать:

1. Положение о переходе на кадровый электронный документооборот, регламентирующее работу: виды электронных документов, порядок их подписания и хранения, описать процедуры выдачи и хранения электронных подписей сотрудников).
2. Соглашение о присоединении сотрудников к КЭДО.
3. Приказ о переходе на электронный документооборот.
4. Новые кадровые процессы, которые будут разработаны с учетом объектов КЭДО:
   • формы кадровых документов;
   • роли участников процессов;
   • участки процессов, в которых будут формироваться задачи подписания электронными подписями, маркеры контроля выполнения шагов процессов;
   • электронные подписи, их реквизиты, визуализация на формах документов.

После того как готова методология по переходу на КЭДО, нужно позаботиться о технологии, которая поможет реализовать переход на электронные кадровые процессы.

Выбор технологии решения

На рынке программного обеспечения уже немало программных решений, которые помогают решить вопросы быстрого перехода на КЭДО. Все они должны быть легко встраиваемы в учетные системы компании и гибко интегрироваться в уже существующие автоматизированные процессы.

Какие российские учетные системы помогут принять в свой контур требования КЭДО:

1. 1С:Зарплата и управление персоналом 8 – это специализированный программный продукт для расчета зарплат, управления персоналом и взаимодействия с сотрудниками предприятия.
2. 1С:Документооборот 8 КОРП – это система электронного документооборота, которая предназначена для автоматизации рабочих процессов, связанных с обработкой любых документов, а также для организации взаимодействия сотрудников в этих процессах. Программа интегрируется с другими программами на платформе 1С:Предприятие 8 штатными средствами.
3. 1С:Кабинет сотрудника – мобильное решение, которое дает возможность реализовать подписание и обмен электронными документами между сотрудником и организацией и интегрируется с 1C-программами ЗУП, ERP и Комплексная автоматизация.

1С:Кабинет сотрудника для перехода на КЭДО

Современный сервис для онлайн взаимодействия сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией. Интеграция с типовыми 1С

от 280 руб./мес.

Подробнее

Гарантия качественной установки 1С

Корректная установка и настройка 1С снижает риск дальнейших ошибок в учете в 2 раза. Работаем с 2003 года!

от 1600 ₽

Подробнее

Последний этап перехода на КЭДО

После того, как архитектура будущего решения кадрового ЭДО выбрана и утверждена, вам потребуется:

• Осуществить инсталляцию и настройки информационных систем для реализации кадровых процессов и спроектировать, отладить маршруты движения документов.
• Самостоятельно развернуть корпоративный удостоверяющий центр для выдачи НЭП сотрудникам или заказать данную услугу у провайдеров ЭДО.*
• Выбрать аккредитованный удостоверяющий центра, заключить с ним договор, заказать необходимое количество КЭП для своих сотрудников.*
• Настроить электронную подпись руководителя и работников.
• Подписать с сотрудниками соглашение о присоединении к КЭДО.
• Зафиксировать введение в эксплуатацию КЭДО приказом по предприятию.
• Провести обучение сотрудников, написать инструкции по работе с новыми технологиями кадрового делопроизводства и ознакомить с ними всех заинтересованных лиц.
• Подключить пилотную группу ключевых пользователей и начать переход на КЭДО.
• Тиражировать процессы КЭДО на всю компанию.
• Организовать техподдержку для сотрудников.

*В случае, если используется единая цифровая платформа «Работа в России», для сотрудника применяется ПЭП ресурса Госуслуги.

Рекомендации от экспертов

По опыту внедрения кадровых электронных процессов мы обычно советуем начинать переход на КЭДО поэтапно – с самых простых процессов, которые у вас действуют в компании. Желательно начинать с перевода в цифру документов, для подписания которых достаточно ПЭП.

Это поможет вам отладить на простом контуре взаимодействие с сотрудниками при подписании кадровых документов. Далее можно подключать в контур КЭДО более сложные процессы, их внедрение пройдет более плавно и менее рискованно для бизнес-процессов компании.

Также в условиях высокой загрузки штатных IT-специалистов и ключевых сотрудников от бизнеса рекомендуем обращаться для перехода на КЭДО к опытным командам. Это позволит избежать ошибок при внедрении нового инструмента и адаптации текущих, поможет успешно и в адекватные сроки реализовать проект перехода на кадровый ЭДО.