Правила перехода на ЭДО с контрагентами

Обмен электронными документами между бизнес-партнерами – современный способ взаимодействия контрагентов и иных заинтересованных лиц. Законодательное закрепление такого способа обмена, доступные технические возможности, способные поддержать высокую степень защищенности и обеспечить юридическую значимость, то есть равнозначность бумажному обмену, все больше вытесняют бумажные технологии в тех организациях, где руководители стремятся максимально автоматизировать и оптимизировать работу, выстроить прозрачную бизнес-модель, которую легко контролировать удаленно.

Проект внедрения электронного документооборота в результате экономит время и ресурсы компании, помогает упорядочить взаимодействие с контрагентами, с документами, работу с архивами и автоматизировать процессы согласования, утверждения, а также контроля

В зависимости от масштабов внедрения затраты могут значительно различаться.

Можно ли весь документооборот с контрагентами перевести в электронную форму и если можно, то с чего начать?

Способы перехода на ЭДО с контрагентами

Есть два способа обмена документами с контрагентами.

Прямой обмен. В зависимости от результатов, полученных в рамках вышеуказанного плана перехода на ЭДО можно будет определить возможность использования прямого (без привлечения оператора) обмена электронными документами. Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам и готовы к такому способу передачи, то необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие, т.е. организовать систему обмена.

Основная цель использования прямого обмена – снизить затраты отправителя при большом объеме документов. Для использования прямого обмена необходимо:

• С каждым контрагентом, с которым возможен такой обмен и получено его согласие, заключить договор (соглашение), где должны быть прописаны способы, порядок взаимодействия, а главное признание юридической значимости документов, переданных в рамках такого обмена;
• Помнить, что есть ограничения использовать такой способ для обмена электронных счетов-фактур;
• Выбрать техническое решение с максимальным набором возможностей и удобств (электронная почта или специальные защищенные решения для прямого обмена).

Операторский обмен. Если стороны не нашли технического решения для прямого обмена, а также для обмена счетами-фактурами, необходимо воспользоваться системами операторов ЭДО.

Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между сторонами. Основа системы оператора ЭДО – это высоконагруженный сервис электронной почты с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

Оператор предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

1. Уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену документами (важно при обмене счетами-фактурами);
2. Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
3. Следит за форматами и регламентами (например, при обмене электронными счетами-фактурами) и гарантирует соблюдение законодательства РФ;
4. Проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов;
5. Гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом;
6. Реализует обмен приглашениями.

Регистрируясь в системе ЭДО оператора, пользователь присоединяется к регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать специальные соглашения с каждым контрагентом не требуется, что облегчает процесс внедрения ЭДО. Однако если между операторами ЭДО не реализован механизм автоматической настройки роуминга (или прямого роуминга), то придется проходить эту процедуру вручную. Например, если ваш контрагент использует операторов ЭДО, которые входят в Хаб 1С, а вы – Контур.Диадок, то настройка роуминга между вами может занять от 5 до 30 дней. Отслеживать статус настройки надо тоже самостоятельно. Отметим, что сегодня есть технология, которая позволяет работать с различными операторами ЭДО без роуминга.

Партнеров, не зарегистрированных ни в одной системе ЭДО необходимо убедить в эффективности такого средства обмена документов. Как правило, для юридических лиц и большинства предпринимателей уже очевидны преимущества ЭДО, и они представляют, как работают эти системы. Наши специалисты подскажут, как «подтолкнуть» партнеров к положительному решению, например, предоставить им бесплатный доступ к системе и бонусный пакет.

Что мы предлагаем?

• Работу с операторами 1С:ЭДО и Контур.Диадок без роуминга в едином интерфейсе;
• Выгодную цену за исходящие благодаря тому, что наша компания является агрегатором различных операторов ЭДО;
• Работу с документами в Личном кабинете, в 1С или электронной почте;
• Механизмы автоподписания и согласования;
• Быструю кастомизацию под ваши бизнес-процессы и многое другое.

Что мы гарантируем?

• Обеспечим юридическую (правовую) силу всем передаваемым документам;
• Быстрое взаимодействие, отправку/прием документов между вами и вашими партнерами;
• Надежную защиту от несанкционированного доступа;
• Сохранность документов на всех этапах переправки и при хранении;
• Поддержку пользователей и обучение персонала пользованию программой;
• Быстрое подключение к системе и плавный переход на ЭДО.

Для того чтобы связаться с нами, заполните заявку на сайте или позвоните по телефону. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о возможных вариантах.

Переход на электронный документооборот: пошаговая инструкция

Внедрение ЭДО на предприятии предполагает проведение следующих мероприятий.

Анализ документооборота на предприятии, чтобы определить:

• Есть ли законодательные требования (отраслевые стандарты, особенности документов, участвующих в обмене) на использование только бумажной формы;
• Есть ли требования к формату документа при обмене в электронном виде (обязательный формат установлен для накладных, актов и счетов-фактур. Для других документов используется доступный формат (.doc, .xls, .pdf), позволяющий контрагенту открыть документ отправителя.
• Нужно ли с кем-то из партнеров согласовать специальный формат (например, форматы файлов выполненных в графических редакторах).

Определение вида электронной подписи для каждого из документов: простая или усиленная (неквалифицированная или квалифицированная).

Определение объема документов для каждого вида подписи:

• Для счетов фактур (УПД) нужна усиленная квалифицированная подпись;
• Для ряда документов достаточно простой подписи.

По закону, равноценность бумажного документа, подписанного собственноручной подписью, устанавливается лишь в отношении электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью. Тогда как документы, подписанные простой или неквалифицированной подписью, будут равноценны документу, составленному на бумаге и подписанному личной подписью только, если это установлено законом, либо соглашением сторон.

Согласовать с контрагентами техническую возможность начать переход на ЭДО и способ обмена (исходя из результатов по предыдущему пункту):

• По обычной электронной почте;
• С использованием специализированного технического решения;
• Через специализированного оператора (обязательно в случае передачи электронных счетов-фактур).

Обеспечить электронной подписью сотрудников, уполномоченных подписывать электронные документы в соответствии с выбранными способами обмена и с выбранными типами электронных подписей и настроить их рабочие места – приобрести и установить средство криптографической защиты.

Приобрести свой сертификат ключа ЭП придется каждому из работников, чья подпись должна стоять на первичном документе. В Налоговом кодексе ничего не сказано о том, какую именно ЭП надо использовать для подписания первички, чтобы к ней в дальнейшем не было претензий при проверке. ФНС считает, что первичный электронный документ, подписанный даже простой или неквалифицированной подписью, равнозначен бумажному, но только если между контрагентами заключено об этом соответствующее соглашение.

В 2020 году Минфин наконец согласился с точкой зрения налоговиков, выпустив Письмо, разрешающее участникам ЭДО подписывать первичные документы любым видом ЭП, который они выберут и укажут в соглашении. Хотя в прошедшие годы финансисты неоднократно разъясняли: первичку необходимо подписывать исключительно квалифицированной ЭП, чтобы она считалась документом, подтверждающим расходы.

Однако сказанное не относится к счету-фактуре – этот документ в электронном формате без квалифицированной подписи не выставить, так как ее наличие прямо предусмотрено пунктом 9 статьи 169 НК.

Так что если вы решитесь на электронный документооборот, то без покупки квалифицированной ЭП вам не обойтись. Приобрести сертификат ключа ЭП и необходимое для его использования программное обеспечение можно в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи.

Для приобретения ЭП в удостоверяющий центр нужно подать определенный пакет документов (какой именно – можно прочитать на сайте того центра, в который вы планируете обратиться), а также заключить договор с центром, оформить заявку на электронную подпись и оплатить услуги удостоверяющего центра.

Также понадобится разработать внутренний документ, который будет регламентировать порядок получения работником ключа ЭП, правила его хранения, порядок применения, замены, аннулирования, а также порядок действий при компрометации ключа (они аналогичны действиям, выполняемым при потере банковской карты).

Создать на предприятии документ, регламентирующий:

• Правила перехода на ЭДО;
• Порядок создания, согласования, подписания и отправки исходящих и входящих документов;
• Порядок определения полномочий и назначения лиц, ответственных за ведение электронного документооборота.

Внести соответствующие дополнения в учетную политику, отразить:

• В каких случаях документы составляются в электронном виде, а в каких – на бумаге;
• Форматы электронных документов;
• Порядок и место хранения электронных документов, виды носителей, на которых они хранятся.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами?

При использовании усиленной квалифицированной подписи заключение соглашения об обмене для юридических лиц по закону не является обязательным условием. Если стороны выразят обоюдное желание подготовить такой документ, они могут это сделать. Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору. Оно может быть составлено как в виде бумажного документа, так и в электронной форме.

В соглашении можно указать:

• Вид используемой электронной подписи;
• Порядок и последовательность подписания электронных документов, если они не установлены законодательством;
• Действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;
• Условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);
• Условия признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, аналогичные документам, подписанным собственноручно.

На рынке IT-услуг существует множество средств, позволяющих работать с ЭДО. Здесь важно определить для себя ключевые критерии, которым должно соответствовать решение для обмена электронными документами, что и определит направление проекта и сам план перехода на ЭДО на предприятии.