Первичные документы в электронном виде

Требование вести первичную документацию закреплено в ст. 252 НК РФ. Статья устанавливает обязательство предпринимателей (юридических и физических лиц) сопровождать расходы, используемые для учета налогообложения, документами. То есть помимо того, чтобы зафиксировать сам факт совершения некой сделки, первичка необходима, чтобы подтвердить в налоговой свои расходы и корректность подсчета налоговой базы.

И хотя конкретный перечень бумаг не закреплен в нормативно-правовой базе, но, исполняя данную норму, все предприниматели ведут учет первички. Подробные комментарии и разъяснения на эту тему даны в письмах Минфина от 22.06.2016 № 03-07-11/36393 от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458.

В связи с массовым переходом на сдачу отчетности в электронном виде, важно разобраться, как устроен электронный документооборот первичных бухгалтерских документов

ФЗ об оформлении первичных документов в электронном виде

Общие требования, правила и критерии к первичке установлены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее 402-ФЗ). Согласно этому нормативно-правовому акту (далее НПА) любой факт хозяйственной деятельности в обязательном порядке подтверждается первичной документацией. Соответственно, любые операции, которые имеют стоимость, необходимо сопровождать отчетностью. В дальнейшем она регистрируется в бухгалтерских реестрах и передается для сверки в налоговые органы.

Этим же НПА закреплено, что первичка может оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. При этом сдача отчетности в электронном виде облегчает и ускоряет работу ИФНС по проверке и сверке поданных данных.

Чтобы процесс можно было автоматизировать, документы должны соответствовать формализованным критериям:

• Название документа, оформленное заглавными буквами;
• Дата составления, рекомендуется также указывать место;
• Наименование юридического или физического лица, предпринимателя, составившего документ;
• Описание конкретного факта хозяйственной деятельности;
• Сумма операции в натуральном или денежном эквиваленте с указанием валюты;
• Данные ответственного по операции лица с указанием должности;
• Подписи лиц, принимавших непосредственное участие в проведении операции, а также визы ответственных лиц.

Указанные критерии являются обязательными как для бумажного, так и для электронного варианта первички. Обратим внимание, что 402-ФЗ не устанавливает приоритетного формата сдачи отчетности, то есть ведение первичной документации в электронном виде равносильно ведению в бумажном, но имеет ряд очевидных преимуществ, о которых мы еще поговорим ниже.

Следует отметить требования, закрепленные в п.2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этому НПА первичку должен подписывать руководитель, главный бухгалтер или уполномоченное лицо. Касательно третьей категории нужно добавить, что такие лица приобретают право подписи либо на основании приказа, либо в соответствии с уставными положениями субъекта налогообложения.

Юридическая сила электронной первичной документации придается с помощью УКЭП. Требования к процедуре оформления с применением УКЭП установлены Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». НПА устанавливает некоторые требования к КЭП, например, о времени действия сертификата и механизмах его проверке. Но об этом пользователю-владельцу подписи не приходится беспокоиться, так как это обеспечивает лицензированный провайдер, который и вносит данные о собственнике в соответствующие реестры.

Поскольку ИФНС все активнее продвигает идеи сдачи счетов-фактур в электронном виде, можно отметить, что требования к оформлению электронной первички так же хорошо проработаны, как и к бумажной, отличаясь лишь оговоркой на электронную подпись.

В каких случаях электронные первичные документы приравниваются к бумажным?

Как прямо следует из анализа законодательства, первичка в электронном виде равнозначна бумажной документации. Это также отмечено в письме ФНС РФ от 06.02.2014 №Д-4-3/1984. Но следует отметить, что в указанном акте речь идет о том, что документ может быть заверен как простой, так и усиленной ЭП. С учетом судебной практики, требований НПА и отдельных формализованных стандартов к оформлению первички рекомендуется использовать только усиленную квалифицированную подпись.

Уточнение по данному поводу содержится в письме от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248, которое определяет, что критерии выбора ЭП для подписи документа устанавливает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В соответствии с этим НПА электронные документы, подписанные простой ЭП, могут использоваться только в гражданском документообороте и не подходят для подачи в государственные органы. Это обусловлено тем, что в госорганах нет механизма проверки простых ЭП.

Нюансы оформления электронных первичных документов

Кроме особых требований к формату документа и ЭП, отдельное внимание следует уделить такому реквизиту, как дата составления. От него во многом зависит период, в который следует включать расходы, значимые для налогообложения. По общему правилу датой понесенных покупателем расходов будет дата составления электронного документа. Обратите внимание, что бумага может быть составлена раньше, чем завизирована ЭП. Обратной ситуации быть не может, поскольку документ при подписании получает защиту от изменений.

Автоматизация документооборота с контрагентами 1С существенно упростит процесс оформления и передачу электронных первичных документов, снизив затраты времени и средств на это. Если вас заинтересует такая возможность, обратитесь к нашим специалистам. Мы проконсультируем вас и подберем оптимальный формат сотрудничества. В нашем арсенале - широкий выбор технических решений, включая собственные разработки, для реализации любых сценариев ЭДО.

Также следует отметить, что в отдельных случаях платежные обязательства предусматриваются в договоре и носят особый порядок. Например, оплата товара осуществляется только после фактического получения его покупателем у себя на складе. В данном случае датой возникновения расходов, принимаемых для исчисления налоговых обязательств, будет дата отгрузки товара. На этот момент нужно обращать внимание, иначе возникнут проблемы с налоговой. В лучшем случае – необходимость вносить правки, в худшем – административная ответственность.

Какой срок хранения электронных первичных документов?

Особые требования к ведению электронного документооборота устанавливаются в статьях ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ. Важно отметить, что субъект налогообложения обязан издать приказ об условиях хранения и доступа к первичке, а также обеспечить защиту документов от несанкционированного доступа. Подразумевается, что вся первичная документация в электронном виде должна храниться в папках, защищенных паролями. Причем доступ к ним могут иметь только руководитель или главный бухгалтер, а обо всех внесенных поправках составляется отчетность.

Также пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организации хранить первичку на протяжении 4 лет с момента подачи отчетности в налоговые органы. Далее информацию можно уничтожить или не делать этого. Законодательство не требует уничтожения первички по истечению сроков хранения в обязательном виде. В любом случае электронная форма хранения учетной документации удобнее, чем ведение бумажных архивов. Поиск нужной информации существенно упрощен, а последующая утилизация выполняется всего за несколько секунд.