Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Со временем большинство организаций будет вести свою документацию в «цифре». Вопрос внедрения электронного документооборота (ЭДО) активно поддерживается и продвигается на государственном уровне. На данный момент наибольшее распространение ЭДО получил в сфере бухгалтерской и кадровой документации.

Эта тема сейчас как никогда актуальна, поэтому предлагаем окунуться в тонкости ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО, ЭКДО) и легализации кадровой документации

Прежде чем начать внедрение ЭДО в своей компании, необходимо разобраться в вопросе электронных подписей. В том числе, какие кадровые документы нельзя подписывать ЭП, а какие можно.

Что такое электронная подпись и какая она бывает

ЭП (ЭЦП) – подпись, которая является электронным равнозначным аналогом собственноручной подписи. Именно электронная подпись придает документам юридическую силу. Существует 3 вида ЭП, каждый из которых используется для разного вида документации.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Этот вид подписи представляет собой вариант «логин-пароль», СМС-коды доступа и т.п. варианты. ПЭП является самой незащищенной подписью.

Документация, подписанная ПЭП, может использоваться не только внутри компании, но и при внешнем обмене документами. Для того, чтобы придать юридическую значимость документу, необходимо подписать соглашение между всеми участниками электронного взаимодействия (акт вводящий правило для сотрудников).

В соглашении прописывают случаи, в которых документация, подписанная ПЭП, будет считаться равносильной бумажному формату документов, рассматривается порядок подписания и проверки ЭП, фиксируются правила идентификации сотрудников-владельцев ПЭП.

Не стоит забывать и о конфиденциальности, особенно в случаях внедрения и использования ПЭП, так как именно простая подпись является самой незащищенной.

Сотрудник может получить ПЭП у работодателя, при этом факт получения должен быть зафиксирован в информационной системе, которую использует компания. Это может быть платформа «Работа в России» или собственная ИС, адаптированная под особенности работы конкретной компании.

ПЭП вполне достаточно будет сотруднику для подписания обычной рабочей документации, например: графика работы, табеля учета рабочего времени, служебных записок и т п.

Для подписания трудовых договоров и документации, которая доносится до сотрудников «под роспись», ПЭП не подойдет. Поэтому главбухи и HR-сотрудники таким видом подписи не пользуются.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

В отличие от ПЭП, УНЭП позволяет идентифицировать человека, который подписал документацию, показывает вносились ли правки в документ после его подписания. УНЭП является более защищенным вариантом ЭП, поэтому дает возможность его обладателю подписывать более важные документы. Например, кадровые документы внутри организации или документы в налоговые службы, используя личный кабинет.

Документ, подписанный УНЭП, равносилен документу в бумажном формате, подписанного собственноручно (пп. 3 п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). НЭП так же как и ПЭП можно получить у работодателя при приеме на работу. Эта подпись может обеспечить подписание большинства кадровых документов, должностных инструкций, правил внутреннего распорядка и трудоустройства, локальных актов компании и прочей документации.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП является самым защищенным вариантом ЭП. Ее можно получить только в специальном сертифицированном удостоверяющем центре и только она дает широкие возможности для подписания самых «важных» документов дистанционно в электронном формате.

Электронная документация, подписанная УКЭП, равносильна документу подписанному собственноручной подписью в бумажном формате и может использоваться для подписания практически любого вида документов

УКЭП совершенно точно необходима будет:

• для заключения трудовых договоров и дополнительных соглашений с дистанционными сотрудниками;
• для подписания договоров о материальной ответственности.

Поэтому наличие УКЭП особенно актуально для бухгалтеров и кадровых сотрудников. Только это даст возможность заключать электронные договоры, передавать сведения о больничных листах в ФСС, отправлять кадровую отчетность в Росстат и Пенсионный Фонд.

Варианты перехода на КЭДО: SaaS, коробка или проект. Скидки среднему и малому бизнесу 50%!

Плюсы КЭДО

Электронное подписание кадровых документов значительно повышает эффективность работы всех сотрудников внутри компании, экономит время, упрощает процесс взаимодействия между сотрудниками и дает неограниченные возможности для дистанционных сотрудников.

Для подписания электронной документации человек может использовать любую ЭЦП, если федеральным законом или нормативным актом не предусмотрено подписание конкретного документа определенным видом ЭЦП. Так же следует помнить, что электронную документацию с любой подписью нельзя использовать в том случае, если закон требует ведение конкретного документа в бумажном формате.

Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью

Закон позволяет организациям ввести электронные трудовые книжки (закон №436‑ФЗ от 16.12.19) и электронные листки нетрудоспособности (закон №86‑ФЗ от 01.05.17).

Также возможно перевести в электронный формат договоры и другую документацию оформленную с дистанционными сотрудниками (ст. 312.2 Трудовой кодекс РФ) или работниками, которые оформлены по соглашению гражданско‑правового характера (п.2. ст.160 ГК РФ).

Но не по всей кадровой документации есть четкие указания. Согласно закону «Об электронной подписи» №63‑ФЗ, документация с ЭП приравнивается к документам в бумажном формате. А это значит, что любая организация может внедрить КЭДО в свою деятельность и перевести в электронный формат свою документацию.

Какие документы нельзя подписать электронной подписью работника

Несмотря на то, что ЭДО сейчас получил активное внедрение, существуют сферы, в которых допустим только бумажный формат документации с собственноручными подписями, например, трудовое законодательство. Именно в нем существует огромное количество документов и актов, которые необходимо создавать оформлять и подписывать только в бумажном формате.

Если же рассматривать ту документацию, которую разрешено вести в электронном виде, то тут многое зависит от электронной подписи, которой владеет сотрудник и от конкретного документа, который необходимо подписать.

Переход на кадровый электронный документооборот

Калькулятор стоимости внедрения цифрового кадрового самообслуживания сотрудников и КЭДО. Прямая интеграция с 1C

Узнать больше

WA:Личный кабинет сотрудника для внедрения КЭДО

Решение собственной разработки для самообслуживания сотрудников. Расчет на сайте стоимости Saas, коробки и проекта

от 50 500 ₽

Узнать больше

Какие трудовые документы обязательно дублируются на бумаге

Помимо документов, которые можно вести только в электронном/бумажном формате, есть ряд документации, которую следует оформлять в двух вариантах.

К ним относятся:

• Трудовая книжка. Она ведется в бумажном формате, пока сам сотрудник не примет решение перейти только на электронный формат. Для этого необходимо написать заявление о переходе.
• Приказ на увольнение. В электронном формате его необходимо подписывать при помощи УКЭП. В этом варианте документ обязательно должен быть продублирован в бумажном формате, который выдается сотруднику в день увольнения лично под роспись или направляется по почте заказным письмом с уведомлением.
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Пока он может существовать только в бумажном формате.

Эффект от внедрения КЭДО

У руководителей бизнеса возникают вопросы: зачем такие сложности, может, рациональнее оставить, все как есть в привычном виде.

Давайте в завершении разберемся, что дает компании внедрение КЭДО:

• Ускорение и автоматизация процесса обмена документацией. Для создания нужного документа вам потребуется всего несколько минут, и сделать это можно из любой точки мира. Это существенно упрощает работу дистанционных сотрудников;
• Значительно сокращаются расходы на бумажное ведение документов. Сюда же подтягивается логистика, затраты на канцелярию, обслуживание принтеров, архивное хранение на складах и т.д.;
• Существенно снижается количество ошибок, связанных с человеческим фактором, при заполнении документации. Система сама напомнит, как и когда создавать тот или иной документ, кому отправлять. Показывает, кто из сотрудников подписал документ, а кто нет;
• Риск потери документов сводится к минимуму, а процесс хранения документации сильно упрощается.

Именно благодаря этим преимуществам огромное количество организаций уже внедрили в свою работу электронный документооборот, и их число с каждым днем только возрастает.

Оцените готовность вашей компании к переходу на КЭДО с помощью чек-листа. Бесплатно!