Как составить прогнозный баланс предприятия в 1С ERP

В методологии реализации бюджетирования на предприятии из общего перечня обычно используемых бюджетов всегда выделены три основных мастер-бюджета: Бюджет движения денежных средств (в англоязычной транскрипции CF – cash flow), Бюджет доходов и расходов (P&L – Profit and Loss Statement) и Прогнозный баланс (BS – Balance Sheet), который еще часто называют Бюджетом по балансовому листу (ББЛ).

В этой статье мы поговорим об автоматизации бюджетирования в 1С и о том, как сформировать прогнозный баланс в 1С:ERP на платформе 8.3 (далее: 1С ERP).

Особенностью 1С:ERP для автоматизации бизнеса, по сравнению со множеством других продуктов на платформе 1С 8.3, является возможность ведения управленческого учета, включая оперативный учет, тогда как многие другие системы автоматизации бюджетирования на платформе 1С 8.3 выступают как специализированные финансовые системы, консолидирующие данные об оперативной деятельности из внешних источников.

Хотя возможность ведения бюджетирования в 1С ERP заложена в архитектурной модели решения, использование этой функции не является обязательным. Вполне допустимо внедрить 1С ERP никак не затрагивая механизмы бюджетирования прикладного решения и начать использовать возможности финансового планирования хозяйственной деятельности предприятия в системе через некоторое время после успешного перехода на 1С ERP.

Автоматизация бюджетирования на базе 1С для автоматического мониторинга и улучшения финансового результата

Принцип формирования прогнозного баланса в 1С ERP

Прогнозный баланс предназначен для планирования остатков по статьям активов и пассивов (денежные средства и остатки ТМЦ, внеоборотные активы, дебиторская и кредиторская задолженность и т.д.) и позволяет оценить прогнозируемую стоимости имущества (активов) и источников их возникновения (пассивов).

Общая методика формирования мастер-бюджетов (это касается не только 1С EPR), к которым относится и прогнозный баланс, заключается в том, что эти бюджеты являются агрегирующими и по возможности должны формироваться полностью автоматически на основании оперативных бюджетов (например, бюджетов продаж, закупок) и дополнительных бюджетов (например, бюджетов проектов).

Общие принципы организации бюджетирования в 1С ERP

Прежде чем приступить к описанию процедуры построения прогнозного баланса надо сказать пару слов о том, как устроено бюджетирование в 1С ERP.

Ключевыми объектами системы, на основе которых строится бюджетирование в прикладном решении, являются модель бюджетирования, сценарий, виды бюджетов (бюджетные формы), статьи (обороты) и показатели (остатки) бюджетов.

Плановые показатели вводятся в разрезе статей через документы «Экземпляр бюджета», причем сами документы могут быть заполнены как вручную (загружены из файлов Excel), так и заполнены автоматом на основании других бюджетов.

Что касается планирования в разрезе показателей бюджета (а прогнозный баланс в силу своей специфики строится на базе показателей, а не статей), то хорошим тоном является такая настройка отражения оборотов по статьям на показателях, при которой значения показателей являются полностью рассчитываемыми на основании ранее внесенных оборотов по статьям бюджета, а не требуют ручного заполнения. Пример такой настройки мы покажем чуть ниже.

Бесплатная
консультация
эксперта

Павел Алексанян

Руководитель проектов

Соглашаюсь на обработку персональных данных

Модель бюджетирования в 1С ERP

Вся система бюджетов и сам бюджетный процесс строятся в рамках определенной Модели бюджетирования.

На уровне модели задаются основные параметры использования бюджетных аналитик, организаций и подразделений, определяется порядок действий по формированию бюджетов (правила бюджетного процесса). В дальнейшем все бюджетные отчеты, формы, правила, позволяющие прогнозировать финансовые результаты деятельности, задаются в разрезе ранее созданной модели бюджетирования.

Возможность бюджетного контроля порядка расходования денежных средств также определяется в бюджетной модели: на закладке «Лимиты расходы ДС» можно определить виды бюджетов, по которым будет осуществляться контроль.

Статьи и показатели бюджетов в 1С ERP

В системе 1С ERP различают понятия статей и показателей бюджетов, это два разных справочника.

Как для статей бюджетов, так и для показателей, можно задавать до шести аналитик (не считая разреза Организации и Подразделения, использование которых определяется в модели бюджетирования).

Статьи бюджетов содержат обороты бюджета и оказывают влияние как на другие статьи бюджетов, так и на остаточные показатели. При этом обороты одной статьи могут одновременно изменять значения оборотов несколько других статей или остаточных показателей бюджетов.

Статьи бюджета не привязаны к определенному бюджету и могут использоваться не только в разных бюджетных формах (отчетах), но и в разрезе разных моделей бюджетирования.

Бесплатная консультация эксперта по автоматизации бюджетирования

Если статьи бюджета содержат обороты за период, то показатели бюджетов содержат остатки по бюджетной модели на начало периода, а остатки на конец формируются как остатки на начало + обороты по связанным статьям бюджета.

Построение прогнозного баланса

Как и писалось выше, прогнозный баланс – это обычный бюджетный отчет, чья специфика заключается только в том, что он в отличие от остальных мастер-бюджетов полностью строится на базе показателей бюджета и содержит остатки на конец периода в разрезе Активов и Пассивов. Здесь активами и пассивами выступают ранее созданные элементы справочника «Показатели бюджета», для которых корректно настроено отражение оборотов статей бюджета.

Таким образом, первым делом для настройки прогнозного баланса в 1С ERP требуется последовательно выполнить следующие действия:

• Создать статьи бюджета, в разрезе которых будут отражаться абсолютно все операции организации, влияющие на состояние активов и пассивов;
• Создать показатели бюджета, из которых и будет состоять прогнозный баланс;
• Добавить модель бюджетирования и сценарий, в разрезе которого будет осуществляться планирование;
• Настроить связь между статьями бюджета и показателями;
• Ввести плановые данные по статьям бюджета и построить прогнозный баланс.

Пример расчета прогнозного баланса в 1С ERP

Создадим очень простой прогнозный баланс на примере организации, занимающейся оказанием услуг юридическим лицам. Для упрощения задачи представим, что 1С ERP уже установлен в нашей компании, а все базовые настройки выполнены. От нас требуется только настроить бюджетирование в этой системе.

Начнем с создания структуры статей и показателей. Как мы и писали выше, несмотря на то, что для прогнозного баланса нам понадобятся только показатели, статьи необходимы, чтобы автоматически формировать значения этих показателей:

• Создадим в справочнике статей бюджета новые статьи, укрупненно отражающие все хозяйственные операции нашей организации. В нашем случае компания занимается оказанием услуг, а значит нам понадобится статья для отражения этих операций, которую мы так и назовем: «Оказание услуг».
• Оплата от клиентов может происходить с опозданием (или наоборот – мы можем взимать предоплату), поэтому создадим еще одну статью: «Оплата от покупателей».
• Допустим, все наши расходы делятся на две группы: выплата заработной платы собственным сотрудникам (которые и оказывают услуги) и прочие расходы (общехозяйственные, коммерческие), как, например, аренда, реклама, оплата телефонии и т.д. Для этих целей создадим три статьи: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы». В принципе для нашего очень простого примера, призванного продемонстрировать основы настройки бюджетирования в 1С ERP, такого перечня хозяйственных операций вполне достаточно.
• Создадим показатели бюджета. В нашем примере в качестве актива будет выступать остаток денежных средств на счете и дебиторская задолженность покупателей. Сразу создадим две статьи: «Денежные средства на счетах» и «Дебиторская задолженность».
• В качестве пассива, создадим показатель «Заработная плата», где будут фиксироваться начисленная, но еще не выплаченная заработная плата и показатель для отражения нашей прибыли: показатель «Прибыль (убыток)».

Следующий шаг один из самых важных: нам надо настроить связь между статьями и показателями бюджета. Как мы и писали выше, для целей построения корректного прогнозного баланса, важно правильно настроить правила отражения оборотов (статей) на остатках (показателях) бюджетной модели.

Откроем ранее созданную статью, например, «Прочие расходы». В статье бюджета на закладке «Зависимые показатели» указываются показатели бюджета, на которых отражается оборот по статье и направление движения: приход или расход.

В целях упрощения мы не разделили момент начисления и выплаты поставщикам услуг, считаем, что эта операция происходит в пределах одного месяца. Поэтому мы можем сразу указать, что операция влияет на актив «Денежные средства на счетах» с видом «Расход», и на показатель пассива «Прибыли (убыток)» с видом «Приход». Здесь важно помнить, что вид влияние «Приход» для пассивов говорит о том, что значение пассива уменьшается.

Для анализа корректности настройки отражения оборотов по статьям на остаточных показателях бюджета в системе предусмотрен отчет «Связи статей и показателей бюджетов», в котором можно проверить соблюдение «принципов двойной» записи при настройке связей между статьями и показателями бюджетов.

Обратите внимание, как на картинке выше настроена связь показателей и статей бюджета: каждая статья оказывает влияние на два показателя – на один с типом приход, на второй с типом расход.

Таким образом, при помощи статей в 1С ERP реализован принцип «двойной записи», при котором движения по статье бюджета увеличивают и уменьшают значения остаточных показателей бюджета. Если проводить аналогии с планом счетов, на котором реализуются механизмы бюджетирования в некоторых программных продуктах, статьи бюджета здесь соответствует понятию «корреспондирующий оборот» для показателей бюджета, а вид движения «Приход» или «Расход» приводит к увеличению или уменьшению показателя в зависимости от его вида, по аналогии с активными или пассивными счетами плана счетов.

Теперь можно настроить модель бюджетирования.

В справочнике моделей создадим новую модель бюджета и назовем ее «WA модель». Поскольку в нашем примере у нас одна организация и нет необходимости вести бюджетирование в разрезе подразделений, оставим эти настройки пустыми.

Статус обязательно должен быть «Действует», иначе модель будет недоступна для выбора в документах.

Теперь на закладке «Виды бюджетов» мы можем создать, наконец, наши бюджеты. Остановимся на минимально возможном для нашего примера наборе бюджетов: создадим бюджет продаж, бюджет расходов (в него у нас войдет заработная плата и прочие расходы) и настроим бюджет «Прогнозный баланс».

Начнем с бюджета продаж.

На основной закладке зададим название и уточним модель. Обратите внимание, что галочка «Использовать для ввода плана» установлена, это позволит нам ввести данные в бюджет используя документ «Экземпляр бюджета».

На закладке «Структура бюджета» создадим максимально простую структуру для ввода данных, состоящую из 2 статей: «Оказание услуг» и «Оплата от покупателей».

В колонке выведем месяц. Сохраним бюджетную форму и сразу введем на ее основании документ «Экземпляр бюджета».

В документе «Экземпляр бюджета» на закладке «Основное» все основные реквизиты будут заполнены по умолчанию. Единственный незаполненный реквизит, который надо будет сейчас создать и заполнить – сценарий по которому будет выполняться планирование. В нашем примере нам не требуется задавать никакой вариативности при планировании, поэтому создадим сценарий «Реалистичный сценарий» и выберем его в документе.

Также убедимся, что поскольку мы осуществляем планирование на год, период планирования в документе указан с первого числа года по 31 декабря.

На закладке «Бюджет» заполним данные в разрезе месяцев по бюджету.

Предположим, мы ежемесячно оказываем услуг на сумму 1 500 000 рублей, причем наши клиенты оплачивают 50% от стоимости сразу по факту оказания услуги и еще 50% на следующий месяц. В этом случае обороты по статье «Оказание услуг» мы заполняем, начиная с января месяца по 1 500 000 рублей в месяц, а оплата в январе будет составлять 750 000 рублей.

После проведения документа, данные будут отражены в бюджетировании.

По аналогии создадим бюджет, включающий все наши затраты и расходы. Создадим новый вид бюджета «Бюджет расходов» с 3 статьями: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы» и в документе «Экземпляр бюджета» спланируем обороты по этим статьям в течение года в разрезе месяцев.

Как видно на картинке выше, расходы на заработную плату составляют 700 000 рублей в месяц, а прочие расходы – 300 000 рублей в месяц.

Теперь у нас есть достаточно информации, чтобы построить прогнозный баланс.

Создадим вид бюджета, который так и назовем «Прогнозный баланс». Единственное отличие от ранее созданных: мы не будем устанавливать галку «Использовать для ввода плана» на закладке «Основное», поскольку мы планируем, что баланс, как и положено любому мастер-бюджету, будет собираться автоматически на основании данных оперативных бюджетов.

На закладке «Структура бюджета» создадим внешний вид баланса, используя ранее созданные показатели и возможности оформления: объединения показателей в группы (для наглядного разделения активов и пассивов) и возможности вывода итогов по группе.

Теперь нажмем на кнопку «Посмотреть вид отчета» и посмотрим результат планирования.

Все хорошо, у нас сформирован прогнозный баланс, показатели сгруппированы по активам и пассивам, баланс «закрыт» и данные в балансе корректные. То есть с минимальными усилиями мы буквально за несколько минут смогли «с нуля» настроить в системе 1С ERP прогнозный баланс, используя данные оперативных балансов.

Настройка бюджетирования - настройки любой сложности в минимальные сроки

Итоги

В системе 1С ERP реализованы исчерпывающие функциональные возможности для автоматизации финансов на предприятии, то есть целей финансового управления, в том числе мощная подсистема для целей автоматизации бюджетирования. Одним из основных достоинств этой систем является возможность быстрого старта бюджетирования в системе сразу после внедрения, на основании данных оперативного контура учета.