Нормативные акты, регулирующие электронный документооборот организации

Широкому распространению ЭДО в организациях способствовал курс государства на цифровизацию экономики, где свою роль сыграла и пандемия COVID-19. Однако единый нормативно-правовой акт (НПА), регулирующий электронный документооборот на текущий момент отсутствует. Применение ЭДО в организациях регулируется различными НПА.

В каждом из множества нормативно-правовых актов регулируются свои особенности электронного документооборота. Разрабатывая системы ЭДО, операторы учитывают многие из требований. Но все же типовые возможности систем операторов ЭДО могут не соответствовать ожиданиям пользователей.

Все нормативные акты, регламентирующие электронный документооборот компании, можно сгруппировать как по характеру действия (общего действия и специальные), так и по форме (кодексы, законы, приказы, распоряжения и т.д.).

Электронный документооборот по ГК РФ

По характеру действия к общим НПА можно отнести Гражданский кодекс РФ.

Обратим внимание на то, что ЭДО гарантирует исполнение письменной формы юридических действий, при этом содержание и характер гражданских взаимоотношений между сторонами остается неизменными.

Поэтому неудивительно, что в ГК РФ прямой отсыл к ЭДО встречается всего несколько раз:

• в статье 160 говорится, письменный формат сделки считается соблюденным с применением электронных либо иных техсредств;
• ст. 434 п. 2 позволяет оформить договор в письменной форме путем составления одного документа (в том числе электронного).

Электронная подпись в законе

Первым специальным законом, регулирующим ЭДО стал ФЗ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» на текущий момент, утративший силу.

Ему на смену пришел ФЗ от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи», закрепляющий, в том числе понятие ЭП (ст. 2) и ее виды (ст. 5).

Закон выделяет следующие виды ЭП:

• простая;
• усиленная. Она может быть также квалифицированной (КЭП) и неквалифицированной (НЭП).

Предназначение и признаки разных типов ЭП:

• ПЭП за счет кодов, паролей или других средств подтверждает создание ЭП гражданином (ст.5, п.2);
• НЭП:
  • создана в ходе шифрования данных с применением ключа ЭП;
  • определяет подписанта электронного документа (ЭД);
  • выявляет внесенные корректировки в ЭД после его подписания;
  • создается с применением средств ЭП (ст.5, п.3);
• КЭП идентична НЭП плюс:
  • ключ проверки ЭП есть в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки ЭП используются специальные средства (ст.5, п.4).

Наибольшую правовую силу имеет КЭП, так как подписанный ею ЭД является равнозначным документу на бумаге с ручной подписью. Хотя в отдельных случаях, согласно действующим законам и НПА, документ все же должен быть составлен на бумаге (ст.6, п.1).

Закон об информации

Важным в ЭДО является ФЗ от 27.07.2006 №149-ФЗ. Это основной закон об информации в РФ, определяющий такие понятия как информация и электронный документ. А также определяет, что такое общедоступная информация (ст. 7), право на доступ и ограничение доступа к информации (ст. 8) и основные требования к защите информации (ст. 16).

Закон о бухучете

ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо закрепляет возможность составления как на бумаге, так и в виде ЭД, подписанного ЭП:

• первичного учетного документа – УПД (ст. 9, п.5);
• регистров бухгалтерского учета (ст. 10, п.6);
• бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 13, п.7.1).

Счет-фактура в законе

НК РФ ст.169, п.1 гласит, что СФ можно сформировать и выставить на бумаге и (или) в ЭД.

Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 №14н утверждает порядок работы с электронными СФ с применением УКЭП.

НПА по маркировке

Стоит обратить внимание на НПА, регулирующие работу с маркированными товарами:

• Распоряжение Правительства от 28.12.2018 №2963-р., в котором утверждаются цели, задачи и принципы работы системы маркировки товаров;
• ФЗ от 25.12.2018 №488-ФЗ вносит изменения в более ранние №381-ФЗ и №54-ФЗ и определяет понятие маркированных товаров и другие понятия, используемые в системе маркировки;
• Распоряжением от 28.04.2018 №791-р утверждена Модель функционирования системы маркировки.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут

от 2 650 ₽

Подробнее

1С-ЭДО - встроенный сервис в 1С

Подходит малому бизнесу для типовых 1С. Оперативное подключение и настройка от экспертов ЭДО

от 250 руб./мес.

Подробнее

Еще НПА о применении ЭП

Можно выделить такие НПА, как Приказы ФСБ, регулирующие применение ЭП, включая, но не ограничиваясь:

• Приказ ФСБ РФ от 01.05.2021 г. №171. Утверждает требования в области ИБ к доверенным лицам УЦ ФОИВ, осуществляющего госрегистрации юрлиц;
• Приказ ФСБ РФ от 20.04.2021 г. №154. Утверждает правила подтверждения владения ключом ЭП.

Есть и НПА, регулирующие использование ЭДО в конкретных отраслях. Например:

• ФЗ от 05.04.2013 №44-ФЗ регулирует контрактную систему в области закупок для обеспечения госнужд;
• ФЗ от 30.12.2004 №218-ФЗ «О кредитных историях»;
• ФЗ от 02.08.2019 №259-ФЗ регулирует привлечение инвестиций на специализированных онлайн-платформах.

Вывод

Мы видим, что нормативно-правовых актов, регулирующих электронный документооборот, немало. И в каждом из них регулируются свои особенности ЭДО.

Разрабатывая системы электронного документооборота, операторы ЭДО учитывают многие из требований законодательства. При этом типовые возможности систем операторов ЭДО могут не соответствовать ожиданиям пользователей. Особенно, если в вашей компании уже сложились процессы документооборота (и электронного в том числе).