Введение электронного документооборота на предприятии – не новшество, а необходимость, обусловленная требованиями современности. Успешное ведение бизнеса предполагает экономию трудовых часов на обработку входящей и исходящей корреспонденции, архивирование и оперативный поиск необходимой информации. Существует множество программ для организации электронного документооборота компании, однако при наличии любого программного продукта семейства 1С, необходимость приобретения дополнительного программного обеспечения отпадает сама собой.
С абсолютной уверенностью можно сказать, что все документы действующих хозяйствующих субъектов формируются изначально в электронном виде с применением компьютерной техники. Это и письма в различные государственные органы и контрагентам, счета-фактуры, накладные, годовые и квартальные отчеты. Затем происходит процесс распечатывания на принтере, визирование у лиц, имеющих право подписи, отсылка корреспонденции либо, опять же, сканирование уже с подписями и печатями компании с последующей отправкой адресату в электронном виде.
Система электронного документооборота 1С позволяет экономить до 90% времени компании на осуществление всех вышеуказанных операций.
В отличие от классического внутреннего документооборота система позволяет в режиме реального времени осуществлять процедуры создания, проверки и визирования документов, а также отслеживать время начала и окончания работы над документом, его архивирование и быстрый поиск содержащейся в нем информации. Правовая база для этого в России уже имеется: Федеральный закон от 06.04,2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи», Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 года №1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» и пр.
Компания 1С совместно с крупнейшим оператором передачи электронной отчетности Такском разработала модуль «1С-Такском», позволяющий организовать электронный документооборот не только с контролирующими органами, но и с контрагентами компании, а также вести внутренний документооборот. Соответствующий модуль реализован почти во всех продуктах семейства 1С.
Использование в компании внешнего ЭДО в 1С 8.3 не потребует больших дополнительных затрат. В первую очередь необходимо подписать договор с оператором передачи данных (как правило, организации выбирают в качестве такого оператора компанию, через которую отправляют электронную отчетность), приобрести флешку с электронно-цифровой подписью, а также установить программу Крипто-Про на компьютеры (если ваша компания участвует в электронных торгах, программа уже установлена на вашем компьютере). Цену 1C ЭДО вы можете посмотреть на нашем сайте или узнать у наших специалистов.
Быстро подключим и настроим юридически значимый ЭДОПосле проведения вышеуказанных процедур, необходимо в 1С зайти в меню справочника «Контрагенты».
При нажатии кнопки «Создать» всплывает окно для формирования карточки нового контрагента. В ячейке «Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН или наименованию» вводите имеющиеся у вас сведения и нажимаете кнопку «Заполнить». Система автоматически заполняет карточку на основании сведений, находящихся в едином реестре юридических лиц: краткое и полное наименование организации, ОГРН, юридический адрес.
Также возможно внести изменения в карточки уже введенных в систему контрагентов.
Далее необходимо перейти в меню «Администрирование – Обмен электронными документами».
Ставим галочку в ячейке «Электронные подписи» раздела «Электронные подписи и шифрование».
Важно! Для облегчения работы в 1С-ЭДО разработчики предусмотрели возможность электронной отправки «Заявления на выпуск сертификата» в удостоверяющий центр.
Для этого нужно перейти в раздел «Настройки цифровой подписи и шифрования», заполнить поля заявления, распечатать его, либо направить в удостоверяющий центр в электронной версии.
Далее нажимаем раздел «Обмен с контрагентами», который раскрывается следующими подразделами.
При установлении галочки в поле «Сервисы ЭДО» подразделы автоматически становятся активными. Необходимо выбрать «Подключиться к сервису 1С-ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С-Такском». При нажатии данных ячеек открывается окно «Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО».
При нажатии ячейки «Сертификат» открывается окно «Выбора сертификата для шифрования и расшифровки данных», в котором вы можете выбрать приобретенный для отправки корреспонденции сертификат.
После выбора сертификата нужно нажать на кнопку «Далее», в открывшемся окне набрать выданный оператором передачи данных пароль.
После необходимо вернуться в окно «Подключения к сервису 1С-ЭДО» и последовательно заполнить поля идентификатора организации и закрыть окно, нажав кнопку «Готово».
При подключении к сервису 1С-Такском также необходимо последовательно заполнить аналогичные поля выбора сертификата и внесения пароля.
В профиле настроек ЭДО открывается окно «Помощник настройки прямого обмена с контрагентами», в котором последовательно заполняются поля идентификатора организации (он выдается при регистрации компании в системе ЭДО, его необходимо запросить у оператора передачи данных), способ обмена и сертификат.
После заполнения профилей настроек ЭДО необходимо перейти в подраздел «Настройки ЭДО». Данный раздел заполняется по каждому контрагенту отдельно.
При нажатии кнопки «Создать» возникает окно, в котором последовательно заполняется информация из профиля настроек ЭДО, наименование контрагента, его договор и идентификаторы получателя и отправителя.
Электронный документооборот через 1С настраивается по желанию потребителя с проверкой полученной корреспонденции в соответствии с расписанием (один раз в день или же ежечасно). Данная функция становится весьма актуальной в свете того, что в соответствии с действующим законодательством компании обязаны проверять корреспонденцию из Пенсионного фонда ежедневно.
Электронный документооборот в организации настраивается как с автоматической отправкой корреспонденции, так и с ручной, когда бизнес-процесс требует дополнительного контроля в этой части.
В случае заполнения в реквизитах организации логотипа и печати организации, в электронных документах проставляются отсканированные печать и подписи ответственных лиц.
Для того чтобы обмениваться счетами-фактурами, УПД, актами и другими документами с контрагентами, необходимо настроить роуминг между вашими операторами. При этом между рядом операторов реализован механизм автоматической настройки роуминга, то есть без вашего участия. Между операторами, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ и Удостоверяющим центром, роуминг настраивается автоматически. Но если ваш контрагент использует Контур.Диадок, что случается довольно часто, то роуминг надо настраивать вручную. Это очень трудоемкий процесс, который может занимать от 5 до 30 дней. Статус настройки автоматически не отображается, отслеживать его надо самостоятельно. Такая настройка роуминга отнимает много сил и усложняет процесс обмена электронными документами.
Внедрим ЭДО с быстрой настройкой роуминга с различными операторами
Разработчики ЭДО компании WiseAdvice создали технологию WA:ЭДО, которая позволяет работать с любым оператором ЭДО без роуминга и обладает рядом расширенных возможностей. Например, работать с документами можно в едином интерфейсе (в Личном кабинете, прямо в 1С или в электронной почте), отправлять исходящие самым дешевым маршрутом, настраивать маршруты согласования и автоподписи и многое другое. Можно подключиться к сервису WA:ЭДО, нажатием одной кнопки, а можно внедрить эту технологию на вашей территории.
Быстро внедрим простой, удобный и дешевый ЭДОЕсли у вас остались вопросы по настройке функционала ЭДО, обратитесь к нашим специалистам и получите консультации по 1С:Предприятие.
«Обращение в нашу компанию гарантирует, что мы сделаем все необходимое и даже больше, чтобы вы остались довольны и рекомендовали нас своим друзьям и деловым партнерам!»
Вы успешно отправили ваше обращение для нашего директора.
Ответ поступит на адрес почты, указанной вами в форме отправки.
